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引言

隨著近年來數字化浪潮的不斷推進，互聯網、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等信息技術得到迅猛發(fā)展，電子化管理模式被各行各業(yè)廣泛地運用于經營管理活動，而會計檔案作為反映企業(yè)財務狀況、經營成果的重要資料，其電子化進程必然受到經營者、投資人、債權人、監(jiān)管機構、審計機構等各方關注。以網絡、云計算、數據庫等信息技術手段采集、傳輸和保管的電子化檔案逐步取代傳統(tǒng)的紙質模式，具備高效便捷、節(jié)約成本、資源共享、便于運用的優(yōu)點，對于促進數據價值轉化，支撐管理決策，推動高質量發(fā)展，提升企業(yè)價值具有重要意義。國家歷來重視會計電子檔案的管理和應用，2015年12月，財政部與國家檔案局聯合發(fā)布新修訂的《會計檔案管理辦法》，對會計電子檔案的法律地位和管理做出了明確的要求，指明符合要求的會計檔案可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案，相關部委緊隨其后也相繼出臺了政策支持會計電子檔案的發(fā)展。

新經濟模式的影響下，電子普通發(fā)票、銀行回單、系統(tǒng)資料等電子單據得到廣泛應用和推廣，財務共享中心不斷鋪開，倒逼企業(yè)對會計檔案進行新一輪革新，打通財務數字化的“最后一公里”。盡管會計電子檔案得到法律認可和初步運用，但電子化管理天然存在易于攻擊、偽造變造、惡意篡改等安全風險，加之會計電子檔案當前仍處于探索階段，企業(yè)缺乏科學管理制度、安全防護技術、實際管理經驗和高素質專業(yè)人才，會計檔案數據的安全性和完整性便難以得到保障，甚至處理保管不當可能造成企業(yè)重大損失。本文將系統(tǒng)闡述當前會計電子檔案的優(yōu)勢與困境，細致分析會計電子檔案對管理制度、信息系統(tǒng)、安全體系、人員素質等方面的要求，探索構建以大數據技術為支撐的會計電子檔案管理體系，完善現代化企業(yè)財務生態(tài)，促進智慧財務建設與發(fā)展。

一、會計電子檔案的特征

會計檔案是會計業(yè)務的基礎資料，包含會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，是記錄和反映企業(yè)日常經營管理活動的重要史料和依據。大數據時代，會計檔案不同于紙質資料管理模式，而是以數字形式進行錄入和采集，通過網絡傳輸渠道在部門間流轉，最終存儲于云平臺或數據庫。由于數據的采集、傳輸、存儲和調用等環(huán)節(jié)均在線上進行，能夠擺脫時間和空間制約，提升了工作效率，節(jié)約了管理成本，便于數據分析。然而，當今社會滲透著無處不在的網絡風險，電子化會計檔案也面臨著諸多管理困境，實現穩(wěn)定、高效、安全的融合統(tǒng)一任重而道遠。

（一）會計電子檔案的優(yōu)越性

（1）降低成本，釋放潛能。相較于傳統(tǒng)紙質會計檔案，電子檔案減少了紙張、墨盒等辦公耗材的消耗和檔案室存儲空間的占用，有效節(jié)約資源，減少查閱損耗，降低管理成本，契合環(huán)保理念。電子化管理還能夠精簡會計檔案整理、歸檔、移交、入庫、保管的線下流程，將財務人員從煩瑣的檔案資料整理工作中解脫出來，減少重復勞動，節(jié)約人力成本，發(fā)揮電子化管理降本增效的優(yōu)勢。

（2）高效便捷，共享互通。傳統(tǒng)紙質檔案在查閱和調用過程中需要專業(yè)人員依據檔案借用流程在特定時間、特定地點于海量檔案中尋找數據資料，并且數據摘錄也依賴手工操作，大大降低了取用效率。電子化的會計檔案依托數字信息技術，打破了時空限制和部門壁壘，將會計憑證、財務報表、分析資料轉變?yōu)殡娮有问酱鎯τ谙到y(tǒng)數據庫中，相關人員能夠快速精準地獲取會計電子檔案數據，實現信息資源在業(yè)務和財務系統(tǒng)中共享互通，體現了智慧財務的高效便捷。

（3）數據驅動，價值轉化。會計電子檔案內部充盈著海量數字資源，涉及企業(yè)日常經營管理的方方面面，財務人員能夠方便快捷地調用數據，利用現代信息工具加以分析，以數字為引擎，建立數據模型，解決企業(yè)難題，挖掘財務數據價值，提供決策依據，探索高效智能的管理模式，開啟企業(yè)“數字財務”新發(fā)展格局。

（二）會計電子檔案面臨的困境

（1）制度標準亟須健全。新修訂的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案做出了相應的管理要求，但受限于員工認知程度、系統(tǒng)完備性、日常工作需要等因素制約，大部分企業(yè)尚未制定會計電子檔案制度文件和操作手冊，缺乏對崗位分工、權責設置、工作流程、技術要求等會計電子檔案管理內容的標準化界定，導致管理混亂，電子管理模式的高效優(yōu)勢難以得到發(fā)揮，甚至加大了數據泄露等內部控制風險。在實際工作中，對于電子票據往往采用自建文件夾保存或打印紙質資料的方式進行保管，管理隨意性大，易出現歸類模糊、備份缺失等管理不善問題。

（2）電子系統(tǒng)有待建立。會計電子檔案包含多種不同類別的資料數據，具有多種存儲格式和參數，查閱和調用也依賴于相關軟件進行，因此數據處理、傳遞和保管較為復雜，需要依賴于專業(yè)軟硬件設備作為數據處理媒介，技術要求較高。當前企業(yè)尚未建立獨立的電子檔案管理系統(tǒng)，缺乏專業(yè)化的會計數據處理、存儲設備，無法對財務數據資源的集中管控，形成無序化狀態(tài)。同時，多數企業(yè)僅僅將會計檔案數據作為紙質檔案的電子化翻版，儲存于數據中心而不加以運用，未能深入挖掘數字中蘊含的價值，難以將會計數據轉化為促進企業(yè)高質量發(fā)展的助推力量。

（3）數據安全隱患突出。會計電子檔案數據安全防護機制目前處于探索期，而會計電子檔案通過專有云、數據庫等信息系統(tǒng)進行集中管理，復雜的網絡環(huán)境和線上的隱蔽性使得電子檔案易于遭受外部的竊取和攻擊，內部人員偽造變造、惡意刪除篡改等行為也難以防范，加之電子會計數據易毀損、易篡改、難恢復的特性，數據安全將遭受嚴重的挑戰(zhàn)。備份的存儲介質也會受到潮濕、高溫等保管環(huán)境影響，存在著丟失、毀損、變質、老化、性能落后等情況，導致數據損壞、無法讀取，造成會計信息失真。

（4）專業(yè)人員能力不足。會計電子檔案的高效運行需要高素質專業(yè)人才的支撐，大數據時代下會計電子檔案管理人才不僅要具備財審專業(yè)能力和會計檔案規(guī)范化、標準化管理技能，而且要能熟練運用數據信息工具，維護電算化會計配套軟硬件，匹配“互聯網+”時代的數字發(fā)展需求。目前企業(yè)財務人員偏重于財審專業(yè)能力提升，缺少電子檔案管理專業(yè)培訓，綜合能力素質難以得到提升，財審和信息技術雙過硬人才的缺失制約了會計電子檔案未來發(fā)展。

二、數字時代下構建會計電子檔案管理體系實施路徑

（一）順應法律、因企制宜，建立健全制度標準

近年隨著會計電子化、數字化程度不斷加深，國家緊跟時代對會計法律法規(guī)進行了多次修訂，尤其是對會計電子檔案建立和管理的要求為企業(yè)提供行之有效的制度指引。企業(yè)會計電子檔案管理制度應當堅持以下原則：一是遵循法律準繩。依據《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)制定符合企業(yè)自身實際的制度文件，涵蓋歸檔范圍內容、數據傳遞移交、保管標準、儲存?zhèn)浞?、調用程序等方面條款，設定標準流程，劃分崗位職責，明確審批權限，從制度源頭確保規(guī)范標準。二是聚焦關鍵節(jié)點。充分考慮一體化、數字化財務共享模式特點，明確數據傳輸、儲存、調用等關鍵環(huán)節(jié)風險點，設置電子數據存儲和傳遞的統(tǒng)一標準、編碼規(guī)則和格式參數，規(guī)范電子簽章審批流，確保會計電子檔案真實完整。三是注重與時俱進。會計電子檔案仍在不斷飛速發(fā)展中，制度政策難免會隨著時代環(huán)境的變化與實際情況產生背離之處，需要定期根據戰(zhàn)略需要和流程更新，修訂完善相關制度文件，適應時代數字化發(fā)展趨勢。四是紙質與電子會計檔案轉換需要一定過渡期，制度修訂應當循序漸進，避免過分激進，為兩種不同檔案管理模式更迭提供幫助和指引。

（二）科學規(guī)劃、管理融合，構建電子檔案系統(tǒng)

科學高效的數字化、電子化管理系統(tǒng)是會計電子檔案管理體系的核心，也是企業(yè)智慧財務轉型升級的助推器，應當從以下三方面加以開發(fā)：一是系統(tǒng)設計全覆蓋。會計電子檔案系統(tǒng)重視前端把控，將會計檔案管理目標、流程和要求規(guī)劃進系統(tǒng)功能，清晰設定崗位職責，滿足角色應用需求，設計財務核算、檔案管理、審計調用不同場景下數據應用規(guī)則，并對會計信息的采集、傳遞、儲存和運用進行全過程痕跡化管理，確保會計電子檔案系統(tǒng)管控的全覆蓋。二是流程功能數字化。開發(fā)影像資料識別功能，支持電腦端和移動設備采集會計數據，打通業(yè)財系統(tǒng)接口，實現數據信息跨部門、跨系統(tǒng)的無縫傳輸，最終轉化為易于儲存的會計語言，提升會計憑證轉化歸檔的準確性和完整性；充分利用財務機器人等人工智能工具，處理簡明重復的檔案分類、整理和歸檔等會計檔案業(yè)務，通過編程方式對會計檔案進行編號管理，開發(fā)檔案信息和原始憑證間的聯查功能，便于信息查詢和調用，提升工作效率；會計信息存儲可采用區(qū)塊鏈技術，構建多部門共同維護的分布式財務檔案共享數據庫，科學設定電子簽名審批權限，推行修改痕跡化管理，會計檔案備份在各部門區(qū)塊鏈上的獨立節(jié)點，有效防范數據篡改風險，保證會計數據的真實完整；調用會計信息時，通過云計算和大數據技術從海量數據庫中提取數字信息進行分析，結果和報告存儲于數據中臺以供取用，有力支撐管理層決策，加快數據資源價值轉化，推動全方位數據賦能，為品牌培育、市場營銷、流程改進、戰(zhàn)略制定等領域提供精準智能分析，真正讓數據轉化為經濟效益和管理效益，實現“得數據、得未來”的美好愿景。三是保管整理智能化。利用電子標簽和二維碼，對紙質和電子檔案進行一體化管理，采用物聯網技術整合檔案室內部溫濕度系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、煙霧感應系統(tǒng)、門禁監(jiān)控系統(tǒng)相融合，定期通過系統(tǒng)檢查保管期限、歸檔內容、儲存環(huán)境等檔案管理情況，實現會計電子檔案智能化管控。

（三）專人管理、風險評估，形成安全保障機制

數字化時代網絡環(huán)境紛繁復雜，信息安全成為現代企業(yè)管理面臨的新問題，會計檔案作為反映日常經營管理活動的關鍵資料具有重要價值，在會計電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和應用中要重視規(guī)范性、效率性和安全性的兼顧與統(tǒng)一，保障數據安全。一是設置安全專崗。會計電子檔案管理制度中明確安全管理目標、操作管理風險、人員責任劃分相關內容，設置專職專崗負責系統(tǒng)信息安全管理，定期巡查電子檔案管理風險點和系統(tǒng)漏洞，開展安全教育培訓，及時處置泄密失密、網絡攻擊、惡意篡改事件，形成安全閉環(huán)管理。二是安全風險評估。按照數據價值、密級、成本等維度對會計電子檔案進行分類，形成檔案分級歸檔體系，利用大數據技術對不同等級檔案進行安全風險評估，針對性開展風險管控，在將安全風險降至最低的同時提升檔案管理效率。三是全面保障機制。針對線上檔案，嚴格執(zhí)行電子審批制度，強化訪問控制，采用防火墻、信息加密、防毒軟件等安全防護技術，實時監(jiān)控網絡動向，制定并實施網絡攻擊應急預案，強化網絡安全應急處置能力，打造預防、跟蹤、處理網絡風險的三重防護網。針對線下檔案，選用國產高質載體媒介保存電子檔案，優(yōu)化檔案室電路改善、防火防盜、預警監(jiān)測等保管環(huán)境，定期開展安全巡視檢查，對儲存介質的使用狀態(tài)進行鑒定，確保電子檔案備份保管的安全與穩(wěn)定。圍繞制度、人員、評估、設備等方面對會計電子檔案進行全方位安全防護，形成立體化安全保障體系，有利于發(fā)揮數字效能，進一步提升企業(yè)信息化管理水平。

（四）強化培訓、科學評價，打造高素質人才隊伍

數字化時代的會計電子檔案人員不僅要具備扎實的財審專業(yè)知識，更要熟練掌握互聯網信息技術工具，以數據驅動管理模式的創(chuàng)新與改進，助推企業(yè)財務數字化轉型。一是外引進，內挖潛。在外部人才引進中綜合考評財務專業(yè)知識和數據分析能力，為財務隊伍注入新鮮血液和活力，在內部員工培養(yǎng)上甄選出財務與信息雙維度復合型人才，同時明確會計電子檔案管理人員應當具備的任職、晉升條件，通過講座培訓、技能競賽、網絡授課等形式強化內部教育，提升會計電子檔案管理規(guī)范性和專業(yè)性。二是促合作，建智庫。強化單位間交流學習，充分了解先進單位經驗，完善人才培育體系；開展校企合作，分批次開設專業(yè)課程，定向培養(yǎng)人才隊伍；針對財務人員進行人力資源畫像分析，健全人才智庫，儲備專業(yè)素質高、技術能力強的新生力量，遇到業(yè)務難點問題時組建專業(yè)團隊進行課題攻堅。三是重考核，強評價。綜合會計檔案制度和財務工作要求，合理設置考核指標，定期組織員工工作業(yè)績考評，強化獎懲兌現機制，實現會計電子檔案質效提升。

結語

綜上所述，在當前數字化、信息化時代背景下，以互聯網、云計算等為支撐的信息技術不斷發(fā)展，為會計檔案管理帶來了高效便捷的電子化管理模式，能夠有效解決傳統(tǒng)紙質檔案管理成本高、勞動強度大、傳遞分享效率低等頑疾，是現代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。然而，互聯網信息技術的特征與會計檔案數據的重要性相結合形成的新內部控制風險，為企業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。本文立足于建立健全科學高效的會計電子檔案管理體系，發(fā)揮數字化、信息化優(yōu)勢的同時防范化解網絡風險，探尋企業(yè)現代化發(fā)展模式下，財審工作向智能化、數字化轉型的突破口，以促進業(yè)財融合，推動信息整合，實現共享互通，為未來開發(fā)數據資源，釋放創(chuàng)新紅利，為數字賦能打下堅實的基礎，用大數據創(chuàng)造大價值。