文/李 靜

人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要方面，對(duì)個(gè)人及單位發(fā)展具有重要作用。本文論述了目前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出人事檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新策略，旨在全面提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，為事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展提供有力支持

近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位不斷發(fā)展，其服務(wù)職能覆蓋了我們生產(chǎn)、生活和工作的各個(gè)方面，對(duì)社會(huì)公共服務(wù)的發(fā)展起到了積極作用，事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)其職能發(fā)揮具有重要意義。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已出現(xiàn)種種弊端，亟待探索出符合時(shí)代需求的新型管理方式，從而為新時(shí)代下事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的意義

人事檔案是指記錄個(gè)人主要情況的材料，一般是人事、勞資等相關(guān)部門在人才培養(yǎng)、選拔等活動(dòng)中逐漸形成的，如教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)等方面的信息記錄。人事檔案管理，主要是指專門針對(duì)人事檔案所進(jìn)行的收集、整理、保管、利用等工作。

1.人事檔案的特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性三個(gè)方面。此外，人事檔案管理工作還具有保密性，管理人員要注重加強(qiáng)安全管理意識(shí)，制定嚴(yán)格的人事檔案監(jiān)督機(jī)制，防止文檔丟失和泄密，防止檔案內(nèi)容的泄露對(duì)員工及單位的發(fā)展造成不利影響。[1]

2.人事檔案管理的重要性

第一，事業(yè)單位人事檔案是單位及社會(huì)對(duì)員工綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，對(duì)員工個(gè)人具有重要意義，也與員工的切身利益密切相關(guān)。第二，人事檔案是事業(yè)單位對(duì)員工進(jìn)行考核評(píng)定、職稱審查、職位變動(dòng)、干部提拔的主要依據(jù)，為單位進(jìn)行人才評(píng)估提供有力支持，對(duì)單位的人力資源調(diào)整發(fā)揮重要作用。[2]第三，就社會(huì)發(fā)展而言，人事檔案是社會(huì)信息資源儲(chǔ)備的重要組成部分，它能夠精簡(jiǎn)地提煉員工過(guò)往的主要經(jīng)歷。合理利用檔案信息，可以促進(jìn)人才信息社會(huì)化管理的實(shí)現(xiàn)，從而為整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要支持。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)尚停留在簡(jiǎn)單的整理和保管層面，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前的檔案工作人員并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的價(jià)值。事業(yè)單位管理者通常更加注重運(yùn)營(yíng)管理，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、不予重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作停滯不前。

2.管理制度不夠健全

目前我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理工作普遍存在管理制度不夠健全的問(wèn)題。一方面缺少明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致具體工作中出現(xiàn)信息不一致、各部門各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的質(zhì)量；另一方面檔案管理制度僵化，管理人員不能掌握新政策、新方法，并且缺乏根據(jù)環(huán)境的變化而及時(shí)改進(jìn)工作方法的能力，導(dǎo)致工作效率的下降。

3.人事檔案管理信息化水平較低

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作還在采用傳統(tǒng)管理方式，仍舊以紙質(zhì)資料為主，不但受制于時(shí)間和空間的限制，也嚴(yán)重影響使用效率，使檔案信息價(jià)值得不到有效的利用。雖然部分事業(yè)單位引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，但由于操作不熟練、系統(tǒng)功能單一、管理人員能力有限等情況，導(dǎo)致使用率不高，紙質(zhì)和電子的雙重管理反而加大了工作難度。

4.基礎(chǔ)設(shè)施陳舊

很多事業(yè)單位沒(méi)有為人事檔案管理提供專門的檔案室，存在檔案庫(kù)與辦公室合一的情況，空間上不利于保存檔案，老舊的檔案柜以及沒(méi)有控溫、控濕、除蟲設(shè)備易造成檔案受潮、受損，從而影響人事檔案的完整性，不利于檔案的保管。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的路徑

1.增強(qiáng)管理意識(shí)

事業(yè)單位管理者應(yīng)首先認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，引入專門管理人才，加強(qiáng)宣傳工作，促進(jìn)單位工作人員共同提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知；加大資金投入，完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次定期組織人員培訓(xùn)，做好知識(shí)更新，提供管理人員接觸檔案管理新政策、新方法、新理論的渠道，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，從而有效保證工作質(zhì)量。

2.健全管理制度

建立完善的人事檔案制度體系是開(kāi)展檔案管理后續(xù)工作的重要保障。事業(yè)單位人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和綜合性，需要多個(gè)部門合作。[3]制定分工明確、責(zé)任到人的現(xiàn)行制度，將檔案管理工作流程化，有針對(duì)性的制定標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案的系統(tǒng)化管理，完善管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)為審核工作提供依據(jù)。

充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，需要制定人事檔案的利用服務(wù)制度。傳統(tǒng)人事檔案管理制度往往只注重檔案的收集和保管，對(duì)于利用服務(wù)領(lǐng)域往往比較窄，但是如果要使人事檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，則必須實(shí)現(xiàn)一定程度的開(kāi)放。由于人事檔案的保密性，服務(wù)制度制定時(shí)務(wù)必同時(shí)要確保保密服務(wù)與開(kāi)放服務(wù)之間的平衡關(guān)系，實(shí)現(xiàn)人事檔案開(kāi)放性與保密性的有機(jī)統(tǒng)一。[4]

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)

首先，單位負(fù)責(zé)人和檔案工作者應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況和工作需求，購(gòu)置相關(guān)的軟件，構(gòu)建檔案信息化平臺(tái)，有效落實(shí)信息化管理。新建立的人事檔案管理平臺(tái)應(yīng)做到可以實(shí)現(xiàn)完整歸檔、精確分類、便于查閱、全文檢索等功能，以便更好地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高利用率。其次應(yīng)加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，人事檔案管理人員必須不斷更新知識(shí)體系，熟練掌握信息系統(tǒng)的操作，以此保證信息化平臺(tái)的高效使用。此外，還需建立專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全保障團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)機(jī)密信息管理和防入侵、防病毒技術(shù)的應(yīng)用，保證人事檔案的保密性，提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全運(yùn)行能力，并為后續(xù)的更新發(fā)展以及安全管理做到有備無(wú)患。

4.提高檔案利用率

在提高人事檔案利用效率方面，事業(yè)單位應(yīng)注意做好以下幾點(diǎn)工作：一是檔案管理人員要注重對(duì)檔案內(nèi)容的豐富，在原先檔案基礎(chǔ)上適當(dāng)添加其他相關(guān)信息，如經(jīng)濟(jì)收入、工作業(yè)績(jī)等方面的內(nèi)容。這樣不僅能夠充分體現(xiàn)出檔案整體利用價(jià)值，進(jìn)一步保證檔案的完整性。二是科學(xué)建立檔案利用機(jī)制，如將在職人員的職稱審核、入職退休等內(nèi)容結(jié)合人事檔案進(jìn)行。三是積極推進(jìn)檔案服務(wù)體系的創(chuàng)新工作，結(jié)合具體發(fā)展情況和單位需求，深入把握當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案服務(wù)體系進(jìn)行合理創(chuàng)新。[5]

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理辦法、模式將難以適應(yīng)新的發(fā)展需求，這意味著事業(yè)單位檔案管理部門要加大對(duì)檔案管理工作的重視度，提高認(rèn)識(shí)，促進(jìn)人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和科學(xué)管理體系的構(gòu)建，并加大對(duì)資金、人才、技術(shù)、設(shè)備以及制度的投入力度，加強(qiáng)人事檔案管理能力，全面確保事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)，提高檔案利用率，基于高效化和高質(zhì)量的工作模式，為事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展提供檔案信息支持。