文/高 倩

應(yīng)急救援檔案管理工作對于處理和應(yīng)對各類突發(fā)事件有著較強的借鑒意義，通過優(yōu)化檔案管理水平，提高檔案利用率，在一定程度上有助于減輕人身傷亡與財產(chǎn)損失。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)急救援檔案管理工作受到了更多關(guān)注，如何充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理水準(zhǔn)，是每位檔案管理人員應(yīng)思考并解決的現(xiàn)實問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，信息化平臺和各類技術(shù)終端為應(yīng)急救援檔案管理工作帶來了更多便捷性。相關(guān)單位必須要緊密跟隨時代發(fā)展腳步，積極配置信息化存儲設(shè)備，應(yīng)用先進的技術(shù)，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善應(yīng)急突發(fā)事件檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由此切實提高應(yīng)急救援檔案管理的實效性。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”下應(yīng)急救援檔案管理的意義

（一）為開展應(yīng)急突發(fā)事件教育提供素材

當(dāng)前，人們處于信息大爆炸的時代，傳統(tǒng)的應(yīng)急救援檔案也從紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為電子形式。相關(guān)單位可以應(yīng)用應(yīng)急救援檔案，以多元化的形式和載體開展常態(tài)化的突發(fā)事件應(yīng)對宣傳教育工作。通過圖、文、聲并茂的檔案資源，不僅能極大程度地提高人們學(xué)習(xí)的積極性，增強相關(guān)人員和公民的防范意識，還能夠幫助更多的人扎實掌握解決突發(fā)事件的方式方法，進而有效地降低人民財產(chǎn)損失，降低人身安全受到的威脅，為和諧社會的構(gòu)建夯實基礎(chǔ)。

（二）為解決應(yīng)急突發(fā)事件提供決策依據(jù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案的形式內(nèi)容都發(fā)生了不同程度的轉(zhuǎn)變。應(yīng)急救援檔案中記錄了大量突發(fā)事件的應(yīng)對措施和經(jīng)驗，具有較高的參考價值。相關(guān)單位可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，將應(yīng)急救援檔案發(fā)布上去，實現(xiàn)資源共享的同時，為責(zé)任人提供科學(xué)決策的依據(jù)。同時，當(dāng)突發(fā)事件出現(xiàn)時，在應(yīng)急救援檔案的指揮下，還能科學(xué)合理地解決事件，將負(fù)面影響降到最低。

（三）有助于提高應(yīng)急救援檔案管理水平

加強對應(yīng)急救援檔案的管理，有助于提高二次使用的效率，最大程度地發(fā)揮應(yīng)急救援檔案的使用價值，同時還能實現(xiàn)相關(guān)資料的快速記錄和保存。管理人員在信息技術(shù)的支撐下，從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)加以優(yōu)化，使得整個建檔效率全面提升，這不僅提高了相關(guān)單位應(yīng)對突發(fā)事件的效能，還極大程度地縮減了解決突發(fā)事件的寶貴時間。此外，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云平臺等進行檔案管理工作，有效避免了人為操作時發(fā)生的失誤，減少了投入成本，提高了檔案管理水平。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”下應(yīng)急救援檔案管理的優(yōu)化策略

（一）依托信息技術(shù)，完善管理機制

在以往的應(yīng)急救援檔案管理工作中，主要是以紙質(zhì)化的文件為主，由管理人員人工操作，對收集到的資料進行匯總、整理、分類、歸檔。這一流程不僅耗時較長，工作內(nèi)容繁雜，員工需要投入的精力較多，且容易發(fā)生人為失誤，造成信息資料偏差。而“互聯(lián)網(wǎng)+”下，信息技術(shù)及設(shè)備的應(yīng)用為高質(zhì)量的檔案管理工作提供了基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實際情況從頂層優(yōu)化設(shè)計，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的應(yīng)急救援檔案管理制度，方便各項工作的開展有章可循[1]。在制度完善中，重點要補充數(shù)字化檔案資源的管理和服務(wù)條例，強調(diào)制度服務(wù)于管理，但是不能過度管控。制度的存在目的是為了發(fā)揮應(yīng)急救援檔案的應(yīng)用價值，為應(yīng)對突發(fā)事件提供參考依據(jù)，所以檔案管理部門必須要尊重檔案資料的內(nèi)容，構(gòu)建電子檔案在線歸檔、安全防范等體系，消除管理空白，提高管理質(zhì)量。與此同時，檔案管理部門要加大投資力度，積極購置先進的設(shè)備設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)交換機、數(shù)據(jù)掃描儀等，讓每位員工熟練掌握技術(shù)，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上完善管理機制，確保檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)達到標(biāo)準(zhǔn)。邀請檔案局的專業(yè)人員蒞臨指導(dǎo)，并結(jié)合應(yīng)急救援檔案的特點制定出一套行之有效的管理方案。還可以讓專業(yè)人員研發(fā)設(shè)計實用性很高的應(yīng)急救援檔案管理軟件，從而實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，切實提高檔案管理效率。

（二）加強安全管理，提高利用效率

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境本身就具有開放性，所以做好應(yīng)急救援檔案的安全防范工作十分重要。相關(guān)單位人員應(yīng)從思想上強化保密意識，并在檔案的存放、查閱等環(huán)節(jié)上，加強安全保護力度。制定完善的規(guī)章制度，將職責(zé)落實到部門人頭。單位和每位員工簽署保密協(xié)議，一旦違反規(guī)定則按照要求對其進行懲處。與此同時，從應(yīng)急救援檔案資料的收集階段，管理部門就應(yīng)注重對信息資料的審查，尤其是要關(guān)注關(guān)鍵數(shù)字等，確保其準(zhǔn)確無誤。當(dāng)檔案收集完全、整理規(guī)范之后，再上傳到計算機指定的硬盤中。檔案管理部門還要應(yīng)用軟硬件技術(shù)，增強訪問控制力度，確保網(wǎng)絡(luò)資源規(guī)避非法使用和訪問。例如，在增強訪問的限制下，可以限制其他用戶試圖登錄服務(wù)器，限制其試圖獲得檔案資源。管理人員每次登錄需要進行動態(tài)碼的驗證，管理人員禁止在計算機上瀏覽和工作無關(guān)的網(wǎng)頁，禁止隨意將登陸密碼或檔案內(nèi)容告知他人。采取防火墻技術(shù)，在本地計算機網(wǎng)絡(luò)和其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間設(shè)置障礙，以此達到控制進出口通信的目的，依托防火墻技術(shù)杜絕和實際情況不符的信息。檔案管理部門還應(yīng)要求管理人員定期對電腦軟件殺毒，及時發(fā)現(xiàn)其中可能存在的潛在威脅，定期更新殺毒軟件，通過完善的病毒防護措施切實提高應(yīng)急救援檔案管理的安全性。此外，檔案管理部門還可以應(yīng)用元數(shù)據(jù)自動生成技術(shù)，通過爬蟲工具等對不同檔案的類型、時間戳等信息捕獲，分析標(biāo)簽信息，實現(xiàn)海量元數(shù)據(jù)的管理[2]。

（三）構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，增強員工管理能力

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，突出了應(yīng)急救援檔案資源的動態(tài)化、可視化特點。檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫，推動紙質(zhì)化檔案和電子化檔案的同步進行。在具體的操作階段中，針對文本化檔案、影像化檔案等，以及其他互動性較強的載體，應(yīng)分門別類地構(gòu)建資源庫，以此更加全面清晰地反映應(yīng)急救援檔案的特征和內(nèi)容。其次，依托互聯(lián)網(wǎng)不斷拓展數(shù)據(jù)庫資源，發(fā)揮各個功能的應(yīng)用優(yōu)勢，加強對應(yīng)急救援檔案的檢索能力。將過程性數(shù)據(jù)和結(jié)果性數(shù)據(jù)全部上傳到信息化平臺中，方便管理人員從中甄別應(yīng)急救援檔案的價值和標(biāo)準(zhǔn)，進而對其進行規(guī)范化的存儲。為了提高檔案管理水平，還可以采用多元數(shù)據(jù)融合的分析模式方法，實現(xiàn)應(yīng)急救援檔案的整合與利用。再次，從源頭出發(fā)，將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嵌入到應(yīng)急救援檔案形成過程中。制定前端控制階段檔案數(shù)據(jù)識別、檢測、清洗、分類、錄入、標(biāo)引、元數(shù)據(jù)封裝等規(guī)范，進而顯著提高應(yīng)急救援檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。在數(shù)據(jù)資源庫完善的基礎(chǔ)上，設(shè)定數(shù)據(jù)核驗計劃、行動方案、監(jiān)控手段，確保應(yīng)急救援檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性，為后續(xù)的使用做好鋪墊[3]。

高質(zhì)量的員工隊伍能夠推動應(yīng)急救援檔案管理工作有條不紊地進行，甚至達到事半功倍的管理效果。基于此，檔案管理部門必須要從前期的招聘到后期的培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，做好人力資源管理工作。首先，適當(dāng)提高招聘門檻，盡可能地選擇檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，或是工作經(jīng)驗豐富的人員。其次，加大培訓(xùn)教育力度，了解每位人員的專業(yè)水平、培訓(xùn)需求。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式要做到層次化，不要一刀切，讓每位管理人員都能獲得適應(yīng)自身水平的發(fā)展。再次，可以邀請計算機方面、檔案管理方面的專業(yè)人士，圍繞相關(guān)內(nèi)容到部門蒞臨指導(dǎo)，通過一對一的講解，幫助員工掌握更多的操作技術(shù)。

通過上述分析研究使人們看到，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，應(yīng)急救援檔案管理工作至關(guān)重要。管理人員應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，探索創(chuàng)新檔案管理方法，全面提高應(yīng)急救援檔案的應(yīng)用價值，為相關(guān)部門更好地開展應(yīng)急救援服務(wù)提供保障。