宋本玉 齊魯醫(yī)藥學(xué)院

隨著電子信息技術(shù)快速發(fā)展，社會進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。高校發(fā)展也要與時(shí)俱進(jìn)，將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)緊密結(jié)合，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)對檔案的高效保管。適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展形勢，能夠使高校對畢業(yè)生的檔案進(jìn)行更好的管理與運(yùn)用。積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展概念，對高校檔案管理中存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，推動高校檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

高校畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、行為表現(xiàn)，是對學(xué)校、學(xué)生都有著重要意義的記錄材料，社會與國家在挑選人才時(shí)會以此為依據(jù)來考察學(xué)生的專業(yè)能力。檔案為用人單位考察人才提供了充分的參考價(jià)值。為了提高檔案管理的真實(shí)性，做好畢業(yè)生檔案管理十分重要。目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)發(fā)展中，高校也應(yīng)大力提倡互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，提升高校畢業(yè)生檔案管理水平。

高校檔案管理遵循的原則

高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)階段的真實(shí)記錄。畢業(yè)生檔案中所包含的內(nèi)容較多，尤其是當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入用人單位，檔案的內(nèi)容也會更加豐富。高校在建立畢業(yè)生檔案時(shí)必須要清楚了解檔案的特性，并制定出一套完善的管理制度，以充分體現(xiàn)畢業(yè)生檔案的作用。

保密性

畢業(yè)生檔案具有一定的機(jī)密性，因此檔案管理部門需要嚴(yán)格遵守保密管理的原則，禁止將學(xué)生信息外泄給他人。信息一旦泄露會對學(xué)生的財(cái)產(chǎn)及人身造成很大的安全隱患，也會導(dǎo)致學(xué)校的聲譽(yù)受到影響。為了減少這類情況的發(fā)生，高校檔案管理部門需要安排專人管理畢業(yè)生檔案，確保畢業(yè)生檔案信息的安全性。

及時(shí)性

檔案管理人員在記錄畢業(yè)生檔案信息時(shí)要確保信息的及時(shí)性與完整性，及時(shí)將學(xué)生的檔案資料歸檔。畢業(yè)生檔案信息具有重要價(jià)值，每年甚至每季度都要對學(xué)生的檔案進(jìn)行核查，確保信息的完整性和系統(tǒng)性。

高校畢業(yè)生檔案管理期間存在的問題

信息采集方式落后

雖然信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛普及，但是部分學(xué)校還存在信息采集方式落后的問題，尤其是在對畢業(yè)生進(jìn)行信息采集時(shí)，工作人員會下意識選擇手動記載、錄入。很多檔案信息儲存在word文檔或表格中，導(dǎo)致檔案中的信息內(nèi)容更新不及時(shí)，甚至存在信息錯(cuò)誤的情況。例如在收集學(xué)生成績信息時(shí)，多個(gè)部門需要對接，增加了信息采集的時(shí)間，造成了信息滯后。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

高校畢業(yè)生檔案管理水平與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息化水平等密不可分。但目前，高校檔案管理還在使用傳統(tǒng)的信息記錄管理方式，這種方式很容易導(dǎo)致信息溝通不對稱，信息傳達(dá)不及時(shí)，對畢業(yè)生檔案的信息化管理有著極大的阻礙，不利于提升高校檔案管理工作人員的主動性。還有部分檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)出身，自身的信息化素養(yǎng)也并不高。這些都導(dǎo)致高校難以開展畢業(yè)生的檔案管理工作。

檔案管理質(zhì)量把控較差

由于信息技術(shù)落后、信息管理水平不高，高校畢業(yè)生檔案管理存在很大的安全隱患，其中最重要的就是檔案資料鑒定的不確定性較強(qiáng)。部分高校由于沒有使用信息技術(shù)，在鑒定畢業(yè)生檔案信息資料時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間較久，無法對某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的具體信息進(jìn)行完整的提取。再加上管理人員缺乏工作能力和專業(yè)技術(shù)，無法清楚地認(rèn)識到檔案信息的重要性，導(dǎo)致在記錄過程中出現(xiàn)部分信息丟失的情況。如此，信息很難得到有效管理，對畢業(yè)生檔案的真實(shí)性也會造成一定損害。

互聯(lián)網(wǎng)視角下高校畢業(yè)生檔案管理策略

對高校畢業(yè)生檔案管理進(jìn)行優(yōu)化

首先要找準(zhǔn)檔案管理的發(fā)展方向，學(xué)生畢業(yè)后，其檔案會由學(xué)校轉(zhuǎn)到用人單位保管，檔案中所記錄的學(xué)生信息對其今后的職稱評定、職位晉升等都有著重要影響。通過檔案管理中的信息內(nèi)容可以了解學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績和獲獎(jiǎng)情況，以及學(xué)生畢業(yè)后的重要信息。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，高校應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用信息技術(shù)將畢業(yè)生檔案資料以數(shù)字化的形式保存下來，并借助互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)互通、快速傳遞等優(yōu)勢構(gòu)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的儲存管理方式。還可以推廣新檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行方式，確保高校檔案信息管理的穩(wěn)定性，為用戶提供快捷的信息查詢服務(wù)，減少信息存檔的錯(cuò)誤，讓畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到大幅度提升。

其次需要注重檔案管理工作的安全性與運(yùn)行科學(xué)性。高校畢業(yè)生檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)是為了讓用人單位突破時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地獲取畢業(yè)生的檔案信息，提高雙方的工作效率，這也是高校檔案管理的重點(diǎn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，高校畢業(yè)生檔案管理應(yīng)當(dāng)采取全新的技術(shù)，讓高校各部門都意識到信息技術(shù)安全的重要性。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然已經(jīng)十分成熟了，但是仍存在一定的安全隱患。為了保障學(xué)生的檔案信息安全，高校必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施，加強(qiáng)檔案流轉(zhuǎn)期間的跟蹤服務(wù)，構(gòu)建專門的保密制度；并根據(jù)不同職能劃分電子檔案的操作權(quán)限，以此來加強(qiáng)檔案管理工作的安全性與運(yùn)行的科學(xué)性。

最后需要確保檔案信息記錄的準(zhǔn)確性。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下，人才的選擇和聘用機(jī)制具有自主性選擇特征，企業(yè)希望能招聘到專業(yè)能力過關(guān)、綜合素養(yǎng)高的人才，而畢業(yè)生所提供的應(yīng)聘資料往往帶有很強(qiáng)烈的主觀色彩，只突出了自己的特長，并沒有從客觀角度展示出自身能力與專業(yè)水平，缺乏準(zhǔn)確度和可信程度；用人單位也很難通過紙張上的介紹判斷畢業(yè)生的真實(shí)情況。面對這種情況，高校需要建立相應(yīng)的檔案來了解學(xué)生的技能水平以及專業(yè)素養(yǎng)，記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)品行、道德習(xí)慣等。通過檔案信息記錄，學(xué)生的學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)歷將完整地展現(xiàn)在用人單位面前，用人單位也能更好地了解學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)和技能水平，從更加全面、科學(xué)的角度來選拔人才。同時(shí)，高校也能對學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量有基礎(chǔ)判斷，為后期高校畢業(yè)生檔案信息管理工作的優(yōu)化提供保障。

提高畢業(yè)生檔案管理水平的措施

一是需要加強(qiáng)高校檔案管理技術(shù)。在新時(shí)代背景下，高校培養(yǎng)人才的目標(biāo)是培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)過關(guān)的人才，即除了要注重培養(yǎng)人才的專業(yè)能力，還要注重其思想和行為。針對這一育人需求，高校畢業(yè)生檔案記錄的內(nèi)容要不斷優(yōu)化完善，不僅要記錄學(xué)生的考試信息、成績、社會實(shí)踐等相關(guān)信息，還要增加學(xué)生參加技能競賽、實(shí)習(xí)企業(yè)評價(jià)、參與創(chuàng)業(yè)活動的教育記錄等，將這些內(nèi)容以電子文檔的形式呈現(xiàn)出來，可以更好地展示畢業(yè)生的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素養(yǎng)。高校在管理畢業(yè)生檔案時(shí)需要突出檔案信息的導(dǎo)向性，將學(xué)生的優(yōu)勢和真實(shí)學(xué)習(xí)情況展示出來，做好記錄與保存工作，讓學(xué)生在社會競聘中充分展示自己的優(yōu)勢，獲得更好的發(fā)展。

二是要對高校的檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理，做好數(shù)據(jù)分析與權(quán)限管理工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校畢業(yè)生的檔案建設(shè)需要以信息化為基礎(chǔ)，深入探索數(shù)據(jù)技術(shù)，并建立相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，讓整個(gè)檔案管理的流程變得更加規(guī)范。學(xué)校要將畢業(yè)生的檔案建設(shè)納入高校發(fā)展規(guī)劃中，并投入相應(yīng)的資金建設(shè)學(xué)生的檔案信息系統(tǒng)。當(dāng)然，高校在建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)需要考慮到數(shù)據(jù)信息的分析與運(yùn)用情況，并對學(xué)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類管理及深入挖掘?？梢詷?gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)資源框架，以圖片、音頻等媒體為載體，構(gòu)建學(xué)生的關(guān)系網(wǎng)，讓學(xué)生的檔案信息更加真實(shí)。同時(shí)還要注重?cái)?shù)據(jù)挖掘過程中數(shù)據(jù)信息的安全性和隱私性，根據(jù)不同數(shù)據(jù)信息的私密等級設(shè)置不同級別的安全保護(hù)。對于不同等級的用戶也要設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限和驗(yàn)證信息，這既能夠?yàn)榫蜆I(yè)單位提供查詢畢業(yè)生信息的途徑，又能夠保證畢業(yè)生的信息不被泄露出去。為了確保數(shù)據(jù)信息庫的有效運(yùn)行，在設(shè)計(jì)初期還要做好系統(tǒng)共享結(jié)構(gòu)的開發(fā)預(yù)留準(zhǔn)備，目前，很多高校都會將校本數(shù)據(jù)中心作為切入點(diǎn)，建立檔案信息管理系統(tǒng)。這種操作方式能夠有效減少后期信息數(shù)據(jù)共享及運(yùn)行的成本。

三是高校需要組建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。隨著高校的快速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，高校畢業(yè)生檔案管理工作需要朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，畢業(yè)生檔案會從各個(gè)院系移交到學(xué)校檔案室，所有的接收、保存、查詢等環(huán)節(jié)都會讓畢業(yè)生的檔案管理工作發(fā)生改變。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入高校畢業(yè)生檔案管理中，不僅要保證硬件設(shè)備的完善，還要確保人員充足。建立相應(yīng)的檔案管理部門，制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確操作規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范化運(yùn)行，提高檔案管理部門工作的專業(yè)程度。與此同時(shí)，檔案管理工作人員也要做好本職工作，保證檔案管理系統(tǒng)處于安全運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)對學(xué)生的信息資料進(jìn)行更新，對畢業(yè)生的檔案信息實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。此外，還要積極尋求發(fā)展，從不同的檔案數(shù)據(jù)中找到相關(guān)聯(lián)的信息，從多個(gè)方面為學(xué)生提供有效的檔案信息服務(wù)。

構(gòu)建完善的畢業(yè)生檔案管理機(jī)制

首先需要建立高校內(nèi)部檔案管理工作的宣傳機(jī)制。高校檔案管理信息化發(fā)展水平較低主要是因?yàn)榻處熀蛯W(xué)生的檔案管理意識淡薄，對檔案內(nèi)容和作用的了解程度不夠。面對這種情況，高校要加強(qiáng)宣傳教育，形成相應(yīng)的檔案管理工作機(jī)制。在學(xué)生入校時(shí)就對其進(jìn)行檔案知識的普及教育，并在其日常學(xué)習(xí)生活中宣傳檔案管理相關(guān)內(nèi)容，讓學(xué)生充分了解檔案內(nèi)容以及檔案對個(gè)人發(fā)展的作用，讓學(xué)生意識到檔案信息資料的重要性。除此之外，還可以加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過建立相應(yīng)的工作激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案初始資料的把控程度，減少后期誤差。還可以對教師進(jìn)行檔案知識普及、信息錄入系統(tǒng)的教學(xué)培訓(xùn)等，將檔案管理工作納入教師的工作考核中。通過激勵(lì)機(jī)制來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，從而提高檔案信息錄入的效率與質(zhì)量。

其次需要完善檔案管理的操作流程，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化。目前許多高校的檔案管理工作不是由專人負(fù)責(zé)，而是由學(xué)生負(fù)責(zé)，專業(yè)人員較少。學(xué)生兼職處理檔案信息資料，無法確保檔案記錄的完整性，可能會導(dǎo)致整個(gè)檔案管理缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性，使得檔案信息資料的存檔沒有條理，儲存檔案的工作時(shí)間變長。面對這種情況，高校需要構(gòu)建完善的檔案管理體系。高校畢業(yè)生的檔案管理工作包含材料的收集整理以及移交等方面，要結(jié)合學(xué)生的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的操作規(guī)則。另外，考慮到高校學(xué)生參與社會實(shí)踐活動的情況，故應(yīng)將實(shí)踐活動情況也加入檔案資料中。對檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行規(guī)范處理，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。除此之外，高校還可以根據(jù)特色專業(yè)等對畢業(yè)生的檔案信息進(jìn)行擴(kuò)充，將學(xué)生在校的競賽獲獎(jiǎng)情況、個(gè)人發(fā)展等都納入其中，為學(xué)生今后的競聘提供助力。

高校畢業(yè)生檔案管理工作會為學(xué)生今后的職業(yè)發(fā)展提供助力。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)可以完善檔案管理細(xì)則，解決高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，明確檔案管理發(fā)展方向，建立相應(yīng)的檔案管理制度，從而不斷提高高校畢業(yè)生的檔案管理質(zhì)量、效率，為學(xué)生發(fā)展提供助力。

綜上所述，檔案對于高校的辦學(xué)、教研等有著重要的作用，尤其是畢業(yè)生的檔案，具有極高的保存與參考價(jià)值。高校檔案管理工作水平能夠反映高校管理的真實(shí)情況，因此要積極進(jìn)行改革創(chuàng)新，為高校學(xué)子提供全面的檔案信息，真實(shí)記錄學(xué)生在校的行為與學(xué)習(xí)情況，為學(xué)生今后發(fā)展提供助力。