宋本玉 齊魯醫(yī)藥學院

隨著電子信息技術快速發(fā)展，社會進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。高校發(fā)展也要與時俱進，將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術緊密結合，提高管理效率，實現(xiàn)對檔案的高效保管。適應現(xiàn)代化發(fā)展形勢，能夠使高校對畢業(yè)生的檔案進行更好的管理與運用。積極運用“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展概念，對高校檔案管理中存在的問題進行優(yōu)化，推動高校檔案信息化建設的可持續(xù)發(fā)展。

高校畢業(yè)生檔案記錄了學生在校期間的學習、行為表現(xiàn)，是對學校、學生都有著重要意義的記錄材料，社會與國家在挑選人才時會以此為依據(jù)來考察學生的專業(yè)能力。檔案為用人單位考察人才提供了充分的參考價值。為了提高檔案管理的真實性，做好畢業(yè)生檔案管理十分重要。目前互聯(lián)網(wǎng)技術已經融入各行各業(yè)發(fā)展中，高校也應大力提倡互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，提升高校畢業(yè)生檔案管理水平。

高校檔案管理遵循的原則

高校畢業(yè)生檔案是學生從入學到畢業(yè)整個階段的真實記錄。畢業(yè)生檔案中所包含的內容較多，尤其是當學生畢業(yè)后進入用人單位，檔案的內容也會更加豐富。高校在建立畢業(yè)生檔案時必須要清楚了解檔案的特性，并制定出一套完善的管理制度，以充分體現(xiàn)畢業(yè)生檔案的作用。

保密性

畢業(yè)生檔案具有一定的機密性，因此檔案管理部門需要嚴格遵守保密管理的原則，禁止將學生信息外泄給他人。信息一旦泄露會對學生的財產及人身造成很大的安全隱患，也會導致學校的聲譽受到影響。為了減少這類情況的發(fā)生，高校檔案管理部門需要安排專人管理畢業(yè)生檔案，確保畢業(yè)生檔案信息的安全性。

及時性

檔案管理人員在記錄畢業(yè)生檔案信息時要確保信息的及時性與完整性，及時將學生的檔案資料歸檔。畢業(yè)生檔案信息具有重要價值，每年甚至每季度都要對學生的檔案進行核查，確保信息的完整性和系統(tǒng)性。

高校畢業(yè)生檔案管理期間存在的問題

信息采集方式落后

雖然信息技術在檔案管理中已經得到了廣泛普及，但是部分學校還存在信息采集方式落后的問題，尤其是在對畢業(yè)生進行信息采集時，工作人員會下意識選擇手動記載、錄入。很多檔案信息儲存在word文檔或表格中，導致檔案中的信息內容更新不及時，甚至存在信息錯誤的情況。例如在收集學生成績信息時，多個部門需要對接，增加了信息采集的時間，造成了信息滯后。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

高校畢業(yè)生檔案管理水平與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息化水平等密不可分。但目前，高校檔案管理還在使用傳統(tǒng)的信息記錄管理方式，這種方式很容易導致信息溝通不對稱，信息傳達不及時，對畢業(yè)生檔案的信息化管理有著極大的阻礙，不利于提升高校檔案管理工作人員的主動性。還有部分檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)出身，自身的信息化素養(yǎng)也并不高。這些都導致高校難以開展畢業(yè)生的檔案管理工作。

檔案管理質量把控較差

由于信息技術落后、信息管理水平不高，高校畢業(yè)生檔案管理存在很大的安全隱患，其中最重要的就是檔案資料鑒定的不確定性較強。部分高校由于沒有使用信息技術，在鑒定畢業(yè)生檔案信息資料時所花費的時間較久，無法對某個時間段內的具體信息進行完整的提取。再加上管理人員缺乏工作能力和專業(yè)技術，無法清楚地認識到檔案信息的重要性，導致在記錄過程中出現(xiàn)部分信息丟失的情況。如此，信息很難得到有效管理，對畢業(yè)生檔案的真實性也會造成一定損害。

互聯(lián)網(wǎng)視角下高校畢業(yè)生檔案管理策略

對高校畢業(yè)生檔案管理進行優(yōu)化

首先要找準檔案管理的發(fā)展方向，學生畢業(yè)后，其檔案會由學校轉到用人單位保管，檔案中所記錄的學生信息對其今后的職稱評定、職位晉升等都有著重要影響。通過檔案管理中的信息內容可以了解學生在校期間的學習成績和獲獎情況，以及學生畢業(yè)后的重要信息。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，高校應當積極應用信息技術將畢業(yè)生檔案資料以數(shù)字化的形式保存下來，并借助互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)互通、快速傳遞等優(yōu)勢構建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)紙質化檔案的儲存管理方式。還可以推廣新檔案管理系統(tǒng)的運行方式，確保高校檔案信息管理的穩(wěn)定性，為用戶提供快捷的信息查詢服務，減少信息存檔的錯誤，讓畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質量得到大幅度提升。

其次需要注重檔案管理工作的安全性與運行科學性。高校畢業(yè)生檔案管理應用信息技術是為了讓用人單位突破時間和空間的限制，隨時隨地獲取畢業(yè)生的檔案信息，提高雙方的工作效率，這也是高校檔案管理的重點。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，高校畢業(yè)生檔案管理應當采取全新的技術，讓高校各部門都意識到信息技術安全的重要性。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術雖然已經十分成熟了，但是仍存在一定的安全隱患。為了保障學生的檔案信息安全，高校必須制定相應的保護措施，加強檔案流轉期間的跟蹤服務，構建專門的保密制度；并根據(jù)不同職能劃分電子檔案的操作權限，以此來加強檔案管理工作的安全性與運行的科學性。

最后需要確保檔案信息記錄的準確性。在市場經濟環(huán)境的影響下，人才的選擇和聘用機制具有自主性選擇特征，企業(yè)希望能招聘到專業(yè)能力過關、綜合素養(yǎng)高的人才，而畢業(yè)生所提供的應聘資料往往帶有很強烈的主觀色彩，只突出了自己的特長，并沒有從客觀角度展示出自身能力與專業(yè)水平，缺乏準確度和可信程度；用人單位也很難通過紙張上的介紹判斷畢業(yè)生的真實情況。面對這種情況，高校需要建立相應的檔案來了解學生的技能水平以及專業(yè)素養(yǎng)，記錄學生在校期間的學習品行、道德習慣等。通過檔案信息記錄，學生的學習實踐經歷將完整地展現(xiàn)在用人單位面前，用人單位也能更好地了解學生的職業(yè)素養(yǎng)和技能水平，從更加全面、科學的角度來選拔人才。同時，高校也能對學生培養(yǎng)質量有基礎判斷，為后期高校畢業(yè)生檔案信息管理工作的優(yōu)化提供保障。

提高畢業(yè)生檔案管理水平的措施

一是需要加強高校檔案管理技術。在新時代背景下，高校培養(yǎng)人才的目標是培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)和道德品質過關的人才，即除了要注重培養(yǎng)人才的專業(yè)能力，還要注重其思想和行為。針對這一育人需求，高校畢業(yè)生檔案記錄的內容要不斷優(yōu)化完善，不僅要記錄學生的考試信息、成績、社會實踐等相關信息，還要增加學生參加技能競賽、實習企業(yè)評價、參與創(chuàng)業(yè)活動的教育記錄等，將這些內容以電子文檔的形式呈現(xiàn)出來，可以更好地展示畢業(yè)生的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素養(yǎng)。高校在管理畢業(yè)生檔案時需要突出檔案信息的導向性，將學生的優(yōu)勢和真實學習情況展示出來，做好記錄與保存工作，讓學生在社會競聘中充分展示自己的優(yōu)勢，獲得更好的發(fā)展。

二是要對高校的檔案系統(tǒng)進行數(shù)字化管理，做好數(shù)據(jù)分析與權限管理工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，高校畢業(yè)生的檔案建設需要以信息化為基礎，深入探索數(shù)據(jù)技術，并建立相應的檔案信息管理系統(tǒng)，讓整個檔案管理的流程變得更加規(guī)范。學校要將畢業(yè)生的檔案建設納入高校發(fā)展規(guī)劃中，并投入相應的資金建設學生的檔案信息系統(tǒng)。當然，高校在建設檔案信息數(shù)據(jù)庫時需要考慮到數(shù)據(jù)信息的分析與運用情況，并對學生的數(shù)據(jù)信息進行分類管理及深入挖掘。可以構建一個數(shù)據(jù)資源框架，以圖片、音頻等媒體為載體，構建學生的關系網(wǎng)，讓學生的檔案信息更加真實。同時還要注重數(shù)據(jù)挖掘過程中數(shù)據(jù)信息的安全性和隱私性，根據(jù)不同數(shù)據(jù)信息的私密等級設置不同級別的安全保護。對于不同等級的用戶也要設置相應的使用權限和驗證信息，這既能夠為就業(yè)單位提供查詢畢業(yè)生信息的途徑，又能夠保證畢業(yè)生的信息不被泄露出去。為了確保數(shù)據(jù)信息庫的有效運行，在設計初期還要做好系統(tǒng)共享結構的開發(fā)預留準備，目前，很多高校都會將校本數(shù)據(jù)中心作為切入點，建立檔案信息管理系統(tǒng)。這種操作方式能夠有效減少后期信息數(shù)據(jù)共享及運行的成本。

三是高校需要組建一支專業(yè)的檔案管理隊伍。隨著高校的快速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，高校畢業(yè)生檔案管理工作需要朝著規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展，畢業(yè)生檔案會從各個院系移交到學校檔案室，所有的接收、保存、查詢等環(huán)節(jié)都會讓畢業(yè)生的檔案管理工作發(fā)生改變。將互聯(lián)網(wǎng)技術融入高校畢業(yè)生檔案管理中，不僅要保證硬件設備的完善，還要確保人員充足。建立相應的檔案管理部門，制定完善的獎懲機制，明確操作規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范化運行，提高檔案管理部門工作的專業(yè)程度。與此同時，檔案管理工作人員也要做好本職工作，保證檔案管理系統(tǒng)處于安全運行狀態(tài)，及時對學生的信息資料進行更新，對畢業(yè)生的檔案信息實現(xiàn)動態(tài)管理。此外，還要積極尋求發(fā)展，從不同的檔案數(shù)據(jù)中找到相關聯(lián)的信息，從多個方面為學生提供有效的檔案信息服務。

構建完善的畢業(yè)生檔案管理機制

首先需要建立高校內部檔案管理工作的宣傳機制。高校檔案管理信息化發(fā)展水平較低主要是因為教師和學生的檔案管理意識淡薄，對檔案內容和作用的了解程度不夠。面對這種情況，高校要加強宣傳教育，形成相應的檔案管理工作機制。在學生入校時就對其進行檔案知識的普及教育，并在其日常學習生活中宣傳檔案管理相關內容，讓學生充分了解檔案內容以及檔案對個人發(fā)展的作用，讓學生意識到檔案信息資料的重要性。除此之外，還可以加強對檔案管理人員的培訓工作，通過建立相應的工作激勵機制，加強對畢業(yè)生檔案初始資料的把控程度，減少后期誤差。還可以對教師進行檔案知識普及、信息錄入系統(tǒng)的教學培訓等，將檔案管理工作納入教師的工作考核中。通過激勵機制來調動檔案管理人員的工作積極性，從而提高檔案信息錄入的效率與質量。

其次需要完善檔案管理的操作流程，確保流程標準化。目前許多高校的檔案管理工作不是由專人負責，而是由學生負責，專業(yè)人員較少。學生兼職處理檔案信息資料，無法確保檔案記錄的完整性，可能會導致整個檔案管理缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性，使得檔案信息資料的存檔沒有條理，儲存檔案的工作時間變長。面對這種情況，高校需要構建完善的檔案管理體系。高校畢業(yè)生的檔案管理工作包含材料的收集整理以及移交等方面，要結合學生的實際情況來制定相應的操作規(guī)則。另外，考慮到高校學生參與社會實踐活動的情況，故應將實踐活動情況也加入檔案資料中。對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都要進行規(guī)范處理，保證檔案內容的真實性和完整性。除此之外，高校還可以根據(jù)特色專業(yè)等對畢業(yè)生的檔案信息進行擴充，將學生在校的競賽獲獎情況、個人發(fā)展等都納入其中，為學生今后的競聘提供助力。

高校畢業(yè)生檔案管理工作會為學生今后的職業(yè)發(fā)展提供助力。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息技術可以完善檔案管理細則，解決高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，明確檔案管理發(fā)展方向，建立相應的檔案管理制度，從而不斷提高高校畢業(yè)生的檔案管理質量、效率，為學生發(fā)展提供助力。

綜上所述，檔案對于高校的辦學、教研等有著重要的作用，尤其是畢業(yè)生的檔案，具有極高的保存與參考價值。高校檔案管理工作水平能夠反映高校管理的真實情況，因此要積極進行改革創(chuàng)新，為高校學子提供全面的檔案信息，真實記錄學生在校的行為與學習情況，為學生今后發(fā)展提供助力。