宋婷婷 河南省白龜山水庫管理局

在信息化、數(shù)字化發(fā)展的大背景下，電子政務應用已延伸至日常辦公的各個環(huán)節(jié)，相對應的檔案管理工作也需要適應新的變化和要求，依據(jù)數(shù)字化方式實現(xiàn)檔案管理的提質(zhì)升級。通過剖析電子政務環(huán)境下數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，總結數(shù)字檔案管理的成果以及需要優(yōu)化升級的內(nèi)容，研究新時期政務工作中數(shù)字檔案的管理策略，充分發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效益，滿足政務工作對數(shù)字檔案管理的迫切需求，不斷優(yōu)化檔案管理體制機制，提供更加科學透明的信息服務，提升數(shù)字檔案管理水平。

現(xiàn)代社會信息化的不斷發(fā)展，帶動檔案由平面紙質(zhì)向更加豐富、立體的數(shù)字化方向發(fā)展，數(shù)字檔案的產(chǎn)生與發(fā)展促進了信息化、數(shù)字化與政務工作的深度融合，使其在內(nèi)容和形式上更加豐富多樣。數(shù)字化、信息化也為檔案管理提供了更先進的手段和方法，在紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案互相補充、并行發(fā)展的同時，建立健全檔案管理體制機制，打破檔案長期閉合管理的狀態(tài)，為實現(xiàn)共建共享提供了依據(jù)和可能。

電子政務與數(shù)字檔案的概念

吳愛民在《中國電子政務——理論與實踐》一文中提到：“電子政務就是政府機構應用現(xiàn)代信息和通信技術，將管理和服務通過網(wǎng)絡技術進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結構和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間、空間與部門分隔的限制，全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明，符合國際水準的管理和服務?！秉h政機關和企事業(yè)單位的電子政務運轉過程主要依靠信息基礎和計算機軟件技術的支持，構建內(nèi)部辦公與外部交流的信息通道，實現(xiàn)電子政務使用者與接受者的雙向交流溝通，縮短信息傳遞路徑，縮減交流溝通時間，提供更加有效、全面的信息服務。

數(shù)字檔案是在計算機和網(wǎng)絡信息技術對電子政務系統(tǒng)全方位支持的基礎上實現(xiàn)的，主要對文字、數(shù)字、代碼、圖像等信息進行復制、讀取和傳遞，以磁盤、光盤、硬盤為介質(zhì)進行存儲、復制和轉移，便于查閱和重復利用，具有讀取方便、查閱便捷、儲存體積小、重復利用率高、保管損耗少等優(yōu)勢。數(shù)字檔案以電子信息技術和信息應用系統(tǒng)為支撐，在檢索、篩選、利用和保存等方面發(fā)揮了巨大優(yōu)勢。經(jīng)過檔案管理人員專業(yè)、高效的分類整理和歸檔存儲，使數(shù)字檔案在應用范圍延伸、共建共享發(fā)展上與電子政務同向同頻。

電子政務與數(shù)字檔案相互依托，相互依存，實現(xiàn)了政務信息的整理和讀取，也為檔案數(shù)字化管理提供了便利。在電子政務環(huán)境下，數(shù)字檔案的應用在內(nèi)容和形式上突破了傳統(tǒng)檔案管理模式，采用新技術、新手段優(yōu)化整合檔案管理流程，在安全性、便利性和存儲性上進行更新升級。隨著信息技術的不斷發(fā)展，電子政務更加透明公開，應用范圍擴大，推動了檔案信息化、數(shù)字化進程，為數(shù)字檔案提供了技術和數(shù)據(jù)支撐，構建了一個更加科學、合理、便捷的管理體系。

電子政務環(huán)境下數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字檔案管理的重要性認識不足

社會各層面對電子政務普及和應用的接受程度高，特別是對檔案管理者，簡化了工作流程，擴大了傳播范圍，便于信息篩選和利用。數(shù)字檔案能夠保存和記錄電子政務工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有價值的資料，實現(xiàn)共建共享，為開展各項工作提供了可靠翔實的資料依據(jù)。但在數(shù)字檔案管理過程中若僅依靠傳統(tǒng)管理模式和機制，會制約檔案管理水平的提升，限制數(shù)字檔案管理服務范圍，使檔案內(nèi)容和信息存在不連續(xù)性和不可讀取性，無法發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，阻礙檔案管理在信息化、數(shù)字化發(fā)展進程中的步伐，削弱數(shù)字檔案在電子政務應用過程中的優(yōu)勢。

數(shù)字檔案信息資源利用不充分

數(shù)字檔案作為檔案的一個種類，需要長期持續(xù)有效地保存利用，最大限度發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢和長處。目前，在黨政機關和企事業(yè)單位中對數(shù)字檔案信息的管理能力和水平還未達到電子政務檔案的管理要求，數(shù)字檔案中的電子文件歸檔和保存依然存在任意歸檔的情況，缺乏條理性和邏輯性，甚至在檔案目錄中存在錄入和記載缺失，以及電子文檔存儲內(nèi)容丟失的現(xiàn)象；有的電子文檔雖然保存下來，但按照傳統(tǒng)歸檔方式進行存儲，忽略了其數(shù)字信息保存的特殊性，出現(xiàn)讀檔失敗、轉換內(nèi)容不完整等問題，失去了存檔的價值。

數(shù)字檔案安全問題亟待解決

保密是檔案管理的重中之重，紙質(zhì)檔案保密管理相對成熟，對文件的涉密性處理非常重視，檔案管理人員涉密審查也比較嚴格，文件的管理過程比較規(guī)范。但對于同樣承載一些涉密信息的數(shù)字檔案管理卻不夠重視，安全性問題依然存在。計算機、硬盤、磁盤介質(zhì)的便捷復制和插取便利帶來了被竊密的可能性，安全隱患日益突出。一些計算機和檔案管理人員安全保密意識淡薄，數(shù)字檔案安全管理體制機制不健全，歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范，以及信息公開審查機制缺位等，都使得數(shù)字檔案的管理出現(xiàn)漏洞，其安全問題亟待解決。

數(shù)字檔案在電子政務環(huán)境中的利用不足

數(shù)字檔案的管理有利于電子政務的發(fā)展和延伸，是各項事業(yè)發(fā)展的重要信息資源基礎，有利于提升政務工作的高效性，實現(xiàn)信息共享。目前，在黨政機關和企事業(yè)單位中普遍存在數(shù)字檔案區(qū)域性利用限制，無法實現(xiàn)共聯(lián)共享；數(shù)字檔案信息管理機制不健全和信息資源保護意識淡薄，導致電子政務信息接收渠道少，信息獲取不及時。

電子政務環(huán)境下數(shù)字檔案的管理策略

完善管理體制機制

要想實現(xiàn)數(shù)字檔案的有效管理，需要專業(yè)人員、專門崗位、行業(yè)規(guī)范優(yōu)化和完善數(shù)字檔案管理體制機制。隨著電子政務的更新發(fā)展，以及數(shù)字檔案內(nèi)容和存儲介質(zhì)的變化，科學整合和利用數(shù)字檔案，在滿足電子政務工作需求的前提下，為檔案管理人員提供更加安全、科學、合理的服務。

數(shù)字檔案需要專業(yè)人員進行長期、科學的維護和管理，需要建立全面的管理規(guī)范制度，保證日常運行安全有序。對電子文檔歸檔流程、檔案工作規(guī)章制度、人員定崗定責要求等進行詳細規(guī)定，完善數(shù)字信息內(nèi)容存檔制度和電子文件涉密安全管理制度。數(shù)字檔案管理要以建設高質(zhì)量的數(shù)字化檔案平臺系統(tǒng)為支撐，投入大量的人力、物力、財力和技術支持，做好后期的運行服務。這就要求各單位做好數(shù)字檔案管理人才儲備工作，挑選和培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字檔案管理人員，使其能夠熟練運用計算機技能，具備優(yōu)秀的檔案管理能力和公文處理能力，不斷提升數(shù)字檔案的安全管理意識。

優(yōu)化數(shù)字檔案標準體系建設

數(shù)字檔案標準體系建設有助于規(guī)范數(shù)字檔案管理流程，有利于數(shù)字檔案內(nèi)容的篩選、分類、收集、歸檔，提高檔案管理效率。數(shù)字檔案中的信息資源零碎、種類繁多，涉及范圍較廣，這就需要科學有效的檔案管理標準對檔案信息進行系統(tǒng)化、科學化、有序化的統(tǒng)一梳理和優(yōu)化整合，避免重要檔案信息流失，揚長避短，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢。

數(shù)字檔案標準體系建設離不開各個部門、各個環(huán)節(jié)的相互配合，特別是在電子政務環(huán)境下，涉及電子政務運用內(nèi)容的各個部門、各個崗位的重要人員都要納入標準體系工作中，每個環(huán)節(jié)都要形成閉口，做到不遺漏、不斷檔，落實數(shù)字檔案事前準備、事中處理、事后歸納整理等工作內(nèi)容。要形成規(guī)范可行的數(shù)字檔案標準體系，加強對相關人員的培訓力度，保障數(shù)字檔案在管理和應用中的規(guī)范秩序。涉及數(shù)字檔案的各崗位人員，要認真學習數(shù)字檔案知識，了解操作規(guī)程，熟悉檔案工作，熟練進行公文處理和信息的篩選和整合，特別是計算機信息人員要對數(shù)字檔案標準體系內(nèi)容進行深入了解，保證在后臺運行管理過程中能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，熟練掌握處理電子文檔、磁盤信息讀取等數(shù)字檔案信息化利用和操作的內(nèi)容。

加強保護數(shù)字檔案信息的力度

電子政務信息化程度不斷加深，電子文件和信息資源數(shù)量不斷加大，內(nèi)容更加豐富、載體更加多樣、類別更加細化，對數(shù)字檔案管理水平的要求更高。如何準確地甄別和保護數(shù)字檔案信息的安全，成為電子政務環(huán)境下數(shù)字檔案發(fā)展的重要內(nèi)容。信息安全的基礎是信息技術的不斷升級，網(wǎng)絡數(shù)字信息安全化是保證數(shù)字檔案信息安全的重要基礎，協(xié)調(diào)聯(lián)系專業(yè)的信息安全部門和安全人員進行規(guī)范的技術支持和長期合作，運用先進的信息技術、科學的管理體系、嚴格的防護制度、專業(yè)的技術人員等措施全力維護數(shù)字檔案信息的安全。

加強數(shù)字檔案軟硬件基礎設施建設

數(shù)字檔案軟件和硬件的配置和使用，直接關系到數(shù)字檔案應用的廣度和深度。便捷的操作和使用界面、規(guī)范流暢的管理方式、科學合理的存儲環(huán)境、安全可靠的管理流程和專業(yè)的技術支持，能夠使數(shù)字檔案管理工作獲得質(zhì)的飛躍，促進電子政務向科學便捷、共享共建的方向發(fā)展。

要做好數(shù)字檔案與電子文件的銜接，開發(fā)和利用更加簡便和高效的應用系統(tǒng)，依據(jù)局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)等，強化共享聯(lián)動，幫助數(shù)字檔案進行體系細分、類別整理、流程簡化。同時，要整合數(shù)字信息資源，充實檔案數(shù)據(jù)庫，探索檔案數(shù)字化的深度和廣度，在現(xiàn)代信息技術的強力支撐下，提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

做好數(shù)字檔案前段把控

數(shù)字檔案作為電子政務信息綜合匯總的后臺保障，具有信息獲取和易于復制的便捷性。在歸檔前要對原始資料進行辨別和對照，避免出現(xiàn)人為篡改和故意損壞的情況，這就要求在做好數(shù)字檔案管理工作的同時，進行數(shù)字檔案原始資料的前段把控工作，要認真甄別數(shù)字檔案內(nèi)容的真實性，保證檔案的保存和利用價值。在數(shù)字檔案的具體管理過程中，要結合電子文檔特性和公文處理要求，將數(shù)字檔案審查和確認階段進行前置，按照檔案管理工作要求認真做好前端把控工作，在簡化數(shù)字檔案歸檔流程、縮短工作時間的同時，保證數(shù)字檔案的利用效果，提高整體工作效率，服務社會大眾，不斷推動數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理和有效整合。

規(guī)范數(shù)字檔案的整理流程

數(shù)字檔案管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)就是內(nèi)容整理，對數(shù)字檔案條目進行系統(tǒng)化、有序化的規(guī)范整理。在收集、組件、分類、排列、編目、數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)中要從始至終保證內(nèi)容的一致性、分類整理的有序性。對同一體系、同一類別的內(nèi)容進行重新整合和歸類，為實現(xiàn)電子政務網(wǎng)的高效檢索做好準備，能夠第一時間為檔案使用者提供詳細、及時的數(shù)據(jù)信息，使數(shù)字檔案庫成為檔案信息高效運用的中樞神經(jīng)。

深化數(shù)字檔案與電子公文處理的關系

電子公文處理流程在整體性上把數(shù)字檔案管理中的整理和歸檔納入其中，從關聯(lián)性上來講，電子公文處理是數(shù)字檔案工作的基礎，也是檔案工作中的重要部分。電子公文處理過程與數(shù)字檔案管理各個流程緊密相關，電子公文處理貫穿電子政務工作的始終，它既優(yōu)化了辦文辦事的效率，也在上行下達、橫向關聯(lián)等方面起到不可替代的作用，公文處理產(chǎn)生的電子文檔直接生成數(shù)字檔案，通過紙質(zhì)文件的數(shù)字信息化轉換進行歸檔和保存。具有法律效力的電子公文，無論在整理起草，還是立卷歸檔環(huán)節(jié)都要求把規(guī)范性放在首位，同時要求數(shù)字檔案內(nèi)容在表述、樣式、用紙、裝訂等方面都具有相同的標準。電子公文歸檔和存放時限，根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)進行細分，特別是對一些涉密公文的存放和保管，要求檔案管理過程嚴格，查閱、處理、復制等各個環(huán)節(jié)都要注重安全保密性。在電子公文轉化為數(shù)字檔案的過程中，要保證電子公文的嚴肅性和規(guī)范性，遵照公文處理要求做好檔案存檔工作。

數(shù)字檔案把紙質(zhì)文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，在一定程度上提高了辦公效率，使查閱更加方便迅速，避免了辦公過程中出現(xiàn)的浪費現(xiàn)象，同時為上情下達、下情上傳的過程提供更加詳細可靠的信息依據(jù)，從而方便各項工作的決策部署，做到檔案信息服務不出戶，接收利用不超時。在已有的局域網(wǎng)和政務網(wǎng)的基礎上，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案的隨時隨地讀取，提高利用檔案的效率，使各項工作流程更簡化、管理更優(yōu)化、人員更專業(yè)化、服務更全面化。數(shù)字檔案所涉及的各領域、各階層能夠通過信息時空連接，做到信息互通、資源互享，在一定程度上推動社會的發(fā)展，帶來重要的社會價值和經(jīng)濟效益。

電子政務環(huán)境下的數(shù)字檔案管理在內(nèi)容、形式、方法和手段各方面進行不斷的優(yōu)化更新，共享信息資源、共建信息技術、共用檔案平臺成為服務社會、推動發(fā)展的可行性措施。電子政務的不斷深化帶來電子文檔和信息的增長，對數(shù)字檔案管理造成壓力，如何維護好、管理好、利用好數(shù)字檔案成為新時期檔案工作人員面臨的挑戰(zhàn)。需要構建更加合理和科學的數(shù)字檔案管理體系和機制，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)技術能力和素質(zhì)水平，在創(chuàng)新信息技術，更新管理理念，優(yōu)化數(shù)字化檔案平臺等方面進行探索和研究，推動數(shù)字檔案與電子政務的深度融合，提升數(shù)字檔案科學化、規(guī)范化管理水平，增強數(shù)字檔案服務能力和辦公效率。