溫琬稀
摘 要:在信息時代的背景下,信息檔案發(fā)揮著重要的作用,而信息檔案也是高校發(fā)展中不可缺少的一部分,是高校發(fā)展歷程的見證。隨著科技的不斷進(jìn)步,智能化和自動化逐漸融入人們的生活中,也逐漸應(yīng)用到了高校文書檔案管理方面,高校有了屬于自己的特有電子文檔庫,促進(jìn)了文書檔案的發(fā)展,朝著現(xiàn)代化管理模式發(fā)展。現(xiàn)代的文書檔案形式發(fā)生了很大的變化,都是使用的現(xiàn)代信息技術(shù),只需要一臺電腦就可以解決,不需要再花費(fèi)大量的時間和精力來完成檔案的管理工作。而本文就是針對高校文書檔案的現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀、策略和意義等方面進(jìn)行闡述,希望可以提出一些有益的建議來更好地規(guī)范現(xiàn)代化管理工作。
關(guān)鍵詞:文書檔案;現(xiàn)代化管理;策略
一、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀
1.文書檔案現(xiàn)代化管理的意識不強(qiáng)
高校在發(fā)展的過程中,沒有意識到檔案管理的重要性,對檔案也沒有進(jìn)行科學(xué)的管理,檔案管理人員較少,管理機(jī)構(gòu)也不完整。而文書檔案管理的現(xiàn)代化也是近幾年才發(fā)展起來的,在高校中開始有文書檔案方面的專業(yè),但是,文書檔案專業(yè)學(xué)習(xí)的人數(shù)很少,學(xué)生對這方面的認(rèn)知不夠,沒有很高的學(xué)習(xí)興趣,自身學(xué)習(xí)的激情也不高,沒有從心底對文書檔案現(xiàn)代化管理有正確的認(rèn)知,出現(xiàn)這一情況最主要的原因有兩個方面:一方面,從事文本檔案管理人員的工作沒有一定的新鮮感,和其他行業(yè)存在很大的不同,不能和社會的發(fā)展有效結(jié)合起來,在檔案管理和技術(shù)方面沒有先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施,導(dǎo)致員工沒有工作的主動性,覺得工作是枯燥乏味的;另一方面,在社會的需求方面,對文書檔案的管理沒有很硬性的要求,往往會被忽略掉,只有在用到的時候才會想起來,平常的時候都是放置到一邊,對其的重視度不夠。以上都是影響檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的因素,阻礙著文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。
2.從事文書檔案現(xiàn)代化管理人才的能力不強(qiáng)
在高校的發(fā)展中,文書檔案就是高校發(fā)展歷程的見證,其所需要的數(shù)據(jù)資料就存在這些檔案中,可見文書檔案的管理是很重要的,可以給高校的發(fā)展提供有利的數(shù)據(jù)信息。
所以,在對檔案管理的時候,格外重視管理的內(nèi)容,對從事管理的人員要有一定的要求,還要有足夠的細(xì)心和耐心,能夠把檔案的管理做到極致,保護(hù)好檔案的私密性和完整性,只有先進(jìn)的專業(yè)人才才能發(fā)揮作用,對文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,促進(jìn)其改革的進(jìn)程。就現(xiàn)在來說,我國的檔案管理專業(yè)人才的整體素質(zhì)不高,沒有很擅長的人才,不能滿足學(xué)校的需求,很難找到與學(xué)校文檔管理體系相適應(yīng)的高端人才。造成這一問題的原因主要有以下兩方面:一是從事文書檔案管理的人員都年齡較大,他們的學(xué)習(xí)能力和工作能力都不強(qiáng),采用的都是以往的管理方式,沒有科學(xué)的管理理念,難以學(xué)習(xí)新的知識和管理方法,不能與時俱進(jìn);二是高校自身的問題,在文書檔案管理方面沒有足夠重視,加上資金投入方面的不足,不能及時進(jìn)行檔案學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念。
3.檔案管理設(shè)備設(shè)施和技術(shù)落后
由于我國對文本檔案管理的認(rèn)知比較晚,和先進(jìn)的國家有一定的差距,檔案管理的水平整體不高。在日常工作的時候,還有可能由于自身的疏忽大意,使得高校檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象,不能掌握相關(guān)的管理技術(shù),對檔案管理的設(shè)備設(shè)施不熟練,不能掌握相關(guān)的管理技術(shù),也會造成檔案管理混亂。而造成檔案管理設(shè)備設(shè)施落后的原因有兩方面:一方面是高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度不夠,沒有專門的管理部門,沒有很完善的檔案管理體系;另一方面是在檔案管理方面的資金投入不夠,沒有能力購買一些先進(jìn)的管理設(shè)備設(shè)施,檔案管理的設(shè)備設(shè)施跟不上時代發(fā)展的步伐。
4.檔案管理人員自身的素質(zhì)不高
在高校發(fā)展的進(jìn)程中,從事檔案管理人員的自身素質(zhì)也是很重要的一部分。目前的一些高校從事檔案管理的人員大部分都是兼職人員,在檔案管理方面的知識更是一知半解,沒有很完善的管理理論,更不用說專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了,也不知道檔案管理的程序和方法,就盲目從事檔案的管理,認(rèn)為檔案管理是很簡單的事情。對于高校檔案管理人員是需要專業(yè)技術(shù)和工作素養(yǎng)的,需要有一定的管理理念,只有自身的素質(zhì)達(dá)到一定水準(zhǔn)了,才能在不斷學(xué)習(xí)中提升自己,在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革和創(chuàng)新。
二、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理策略
在這個信息高速發(fā)達(dá)的社會中,高校要想提升自身的社會地位,提高自己的發(fā)展水平,為自身以后的穩(wěn)定發(fā)展做鋪墊,就需要對高校文書檔案采用現(xiàn)代化的管理模式來滿足社會發(fā)展,順應(yīng)時代潮流。高校在對文書檔案管理的過程中,也要結(jié)合自身發(fā)展情況,要選擇有實際意義的文書檔案管理方法,能夠促進(jìn)檔案的有效管理,不能完全按照現(xiàn)代化管理的模式來進(jìn)行,要有一定的改進(jìn)和創(chuàng)新,才能真正發(fā)揮文書檔案管理的作用。高校文書檔案的現(xiàn)代化管理主要目的就是更好地滿足高校的發(fā)展,促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)步前進(jìn),給其提供無形的動力。
1.建立完善的檔案管理制度
高校在發(fā)展的過程中,對學(xué)校日常的事物、學(xué)生的檔案等都是需要記錄下來的,也是有屬于自己的檔案資料的,是可以向外人展示的、是發(fā)展歷程的說明書、是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)可以了解高校的主要方式之一,基于此,高校需要建立自己的檔案,對于文書檔案,還需要有完善的檔案管理制度,對文書檔案實行規(guī)范化的管理。對于文書檔案的管理有了相關(guān)的制度后,就對管理人員有了一定的約束,能夠切實發(fā)揮檔案管理的作用。在實施管理的過程中,管理人員要嚴(yán)格按照現(xiàn)代化的管理模式來進(jìn)行,要具有一定的時代性和社會性,更好地發(fā)揮管理的作用。例如:高校在檔案管理中,也要結(jié)合國家的相關(guān)政策來建立符合自己的管理制度,來規(guī)范檔案管理人員的行為,提高管理的質(zhì)量,當(dāng)然,也要結(jié)合人員的情況,來實行人性化的管理。
2.改革和創(chuàng)新文檔管理的觀念
觀念是行動的動力,也是促進(jìn)其行動的基礎(chǔ),只有提升檔案管理人員的觀念,才能從本質(zhì)上提升管理人員的行為,能夠有效提升管理的質(zhì)量,在原有管理的基礎(chǔ)上不斷改革和創(chuàng)新,促進(jìn)文書檔案的發(fā)展。從另一方面來說,文書檔案是高校信息的載體,也是其發(fā)展的歷程見證,是很重要的發(fā)展資料,只有對其實施現(xiàn)代化的管理,才能更好地適應(yīng)社會的發(fā)展,為高校的發(fā)展提供有力的動力。可以開展“菜單式”的培訓(xùn),對文書檔案進(jìn)行科學(xué)分類,并且按照一定的順序排列整齊,使得文書檔案的管理也朝著現(xiàn)代化的模式發(fā)展,可以在使用的時候立刻就能找出來,提高使用的效率,此外,在保存方面也要注意,要保證文書檔案的完整性。
3.根據(jù)法律進(jìn)行檔案的建立
我國是一個法律嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膰?,對檔案的管理有相關(guān)的法律規(guī)定,不能根據(jù)自己的需求胡亂管理,是具有一定的強(qiáng)制性的。高校在建立檔案管理機(jī)構(gòu)的時候就要有一定的約束,要按照國家的法律法規(guī)來執(zhí)行,不能沒有一定的秩序性。當(dāng)然,法律是一個方面,對于從事文書檔案管理的人員,也有一定的要求,需要在工作之前進(jìn)行培訓(xùn),對上崗的人員進(jìn)行法律的普及教育。從事檔案管理的人員在工作中也要按照相關(guān)的法律法規(guī)來約束自己,不能為所欲為,要有一定的規(guī)矩,俗話說:沒有規(guī)矩不成方圓,在自我約束的同時,還要接受其他有關(guān)部門的監(jiān)督,做到管理和監(jiān)督的有效結(jié)合,做好依法建檔工作。
4.引進(jìn)先進(jìn)的文書文檔管理設(shè)備設(shè)施,提高文檔管理的技術(shù)
技術(shù)和設(shè)備設(shè)施永遠(yuǎn)是一個單位能否長遠(yuǎn)發(fā)展的重要衡量指標(biāo),良好的設(shè)備設(shè)施和精湛的技術(shù)能為單位發(fā)展帶來新鮮動力,而對于高校文書檔案的管理也不例外。所以,在高校文書檔案管理的過程中,需要有先進(jìn)的文書檔案管理設(shè)備設(shè)施,并且伴隨有精湛的技術(shù)支撐,只有有了技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的硬條件,才能發(fā)揮文書檔案的現(xiàn)代化管理,實現(xiàn)高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。在文書檔案管理方面,高校要舍得投資,多學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù),使得文書管理的方法和技術(shù)能夠跟上時代發(fā)展的步伐,從本質(zhì)上提高檔案管理的效率。基于此,可以進(jìn)行互動式的培訓(xùn),這是一種新的培訓(xùn)方式,可以激發(fā)管理人員的積極性,形成以培帶學(xué)、以學(xué)促思的培訓(xùn)模式。
5.提高文書檔案現(xiàn)代化管理的水平
運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段來管理文書檔案,使得高校的文書檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化,能夠更好地完成檔案管理的工作。在現(xiàn)在這個科技的時代,高校的發(fā)展離不開現(xiàn)代化技術(shù)的支持,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的方式,是一種全新的管理模式,也是最方便的管理途徑。
對于高校文書檔案,要購買先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備,為檔案的管理埋下伏筆,除了這些,還需要對從事管理人員進(jìn)行先進(jìn)管理理論的傳授,在管理技術(shù)方面進(jìn)行培訓(xùn),使得管理人員自身的管理理念和技術(shù)都能跟上社會發(fā)展的腳步,把高校文書檔案管理得井井有條。
對于先進(jìn)管理技術(shù)的培訓(xùn),可以讓從事管理人員先學(xué)習(xí)管理的理論知識,之后,在理論的基礎(chǔ)上再學(xué)習(xí)管理技術(shù),不要盲目培訓(xùn),沒有一定的順序,不能提高管理能力,反而起到反面效果。
在實際學(xué)習(xí)培訓(xùn)中,可以開展交互式管理檔案的專題講座,不定期地邀請一些資深的檔案專業(yè)人員,舉辦一些檔案管理工作專題講座或研討會,擴(kuò)展管理人員的知識面,同時,進(jìn)行面對面互動交流,有助于提高檔案管理人員解決檔案管理的能力。
6.把電子文書檔案管理和紙質(zhì)檔案管理有機(jī)地結(jié)合在一起
在如今現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的背景下,文書檔案的電子化提供了極大的方便。在電子文書檔案管理不斷普及的情況下,也不能忽視了紙質(zhì)檔案管理的重要性。從法律層面來說,電子文書檔案是沒有法律效力的,在出現(xiàn)問題的時候,有法律效力的還是紙質(zhì)的原始檔案。從本質(zhì)上來說,要想保證高校的合法效益,就需要電子檔案和紙質(zhì)檔案有機(jī)地結(jié)合起來,共同發(fā)揮作用。
7.檔案工作人員要建立現(xiàn)代化管理的服務(wù)理念
在高校中設(shè)有文書檔案管理部門是有一定道理的,因為檔案的管理不僅僅是對資料的整理和分類,而是需要有一定的思維邏輯能力。在對文書檔案管理的時候,對整個文書檔案有明確的了解,知道里面包含的內(nèi)容,在需要哪一部分文書檔案管理的時候可以很快速地找出來,對各個方面的文書檔案都了如指掌,再加上現(xiàn)代化管理的理念,可以大大提升文書檔案管理的效率。
除此之外,還要有自己的想法,能夠?qū)Ω咝5陌l(fā)展提出特有的見解,能夠從高校發(fā)展的層面來看待問題,能夠提煉出其中重要的信息,并且能夠轉(zhuǎn)化,提供檔案管理的現(xiàn)代化服務(wù)。
8.建設(shè)資源共享的網(wǎng)站,實現(xiàn)信息的良性互動
在網(wǎng)絡(luò)時代的社會中,網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入人們的日常生活,更不用說是高校的學(xué)生了,更是學(xué)習(xí)和生活必不可少的一部分,是其社交的重要平臺和方法,也是大部分高校實際應(yīng)用的。而高校的文書檔案管理也要跟上時代的發(fā)展,也會在將來成為發(fā)展的趨勢,基于此,高校文書檔案管理的現(xiàn)代化是社會必然的結(jié)果。高校在對文書檔案實施現(xiàn)代化管理的時候,可以建立自己特有的網(wǎng)站來滿足學(xué)校的需求,來實現(xiàn)和外界信息的互動,在互動的同時,要保證自身信息的安全。而建設(shè)資源共享的網(wǎng)站,可以實現(xiàn)高校檔案管理的高效率,對于高校來說,可以建立屬于自己的網(wǎng)站,實現(xiàn)內(nèi)容共享,也可以與其他高校地網(wǎng)站互動,溝通對文書檔案的管理,相互促進(jìn),不斷進(jìn)步。
三、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理意義
在高校現(xiàn)代的教學(xué)管理中,都會有很多的教學(xué)設(shè)計和管理方面的改革,會在文書檔案上有很清晰的記載,以便以后查詢和借鑒,可以為以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ),擁有一個良好的資料庫,為以后高校在查閱資料的時候提供一定的信息參考,成為高校發(fā)展道路上的輔助工具。而在高校實際發(fā)展歷程中,文書檔案最本質(zhì)的作用沒有顯示出來,給學(xué)校在信息方面提供的作用不大,不能給予有力的文書支持?;诖?,在高校文書檔案的現(xiàn)代化管理中,要結(jié)合高校自身的情況來構(gòu)建現(xiàn)代化管理的體系,提升管理的質(zhì)量和效率。主要可以從以下兩個方面來實施:第一,實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化,就需要結(jié)合社會的發(fā)展,讓文書檔案的管理發(fā)揮出最大的作用。而高校檔案是高校重要的信息資源載體,其價值對于高校的發(fā)展是不言而喻的,也涉及了社會層面。高校文書檔案是很重要的信息資源,對學(xué)校的發(fā)展有一定的促進(jìn)作用,還對社會的發(fā)展有不可小視的作用。所以,在平時的發(fā)展中,高校要合理利用現(xiàn)代化文書檔案管理系統(tǒng),盡快整理高校的檔案信息資料,做出科學(xué)的分析,實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展和高效管理,同時,也促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步,為社會的發(fā)展提供更加有力的證據(jù)和信息資源;第二,高校檔案管理現(xiàn)代化也是符合社會發(fā)展規(guī)律的,是檔案創(chuàng)新的需求,在高校的發(fā)展中,社會的發(fā)展方向可以給其提供一個發(fā)展目標(biāo),促進(jìn)其朝著正確的方向發(fā)展。而在高校文書檔案管理的過程中,主要包括的內(nèi)容有:學(xué)生的現(xiàn)代管理、相關(guān)知識的傳播、人才的培養(yǎng)和學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)和發(fā)展等,和以往相比具有很大的不同,這些都是需要檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,只是以往的管理體系是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,不能滿足高校自身的需求,更不能滿足社會發(fā)展的需求,基于此,要進(jìn)行現(xiàn)代化管理的升級,進(jìn)行文書檔案的現(xiàn)代化管理。
四、結(jié)束語
高校文書檔案的現(xiàn)代化管理是先進(jìn)的管理方法,是滿足社會和高校等多方面需求的變革,是目前來說正確的檔案管理途徑。在高校文書檔案的現(xiàn)代化管理中,檔案管理是一個系統(tǒng)工程,要實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理,就需要不斷提升管理理念,提升管理的知識和技能,提高管理人員的素質(zhì),使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)更加高效快捷,提高我國高校文書檔案管理的現(xiàn)代化程度,切實提高工作效率,發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的價值。只有文書檔案的基礎(chǔ)工作做好了,才能使得高校的發(fā)展更加穩(wěn)定,有更大的發(fā)展前途。
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(作者單位:湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館)