文/天津社會科學院 姜霽純

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規(guī)律得以認識、歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。習近平總書記對于檔案工作的重要指示，深刻闡述了檔案工作的重要性，是新時代檔案工作的根本遵循。2020年6月，全國人大常委會修訂的《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”從法律上界定了檔案的定義，明確了事業(yè)單位檔案管理工作是我國檔案工作的重要組成部分。隨著我國事業(yè)單位改革步伐的加快，其公益性日益凸顯，事業(yè)單位改革對于檔案管理工作提出了新的任務和要求。因此，事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新成為新時期檔案管理工作中迫切需要完成的任務。本文結合筆者在地方社會科學研究機構從事檔案管理工作的經驗，對事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進行初步探討。

一、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

近年來，隨著事業(yè)單位的改革，國家對事業(yè)單位的性質、職能以及工作任務進行了重新定義和劃分，事業(yè)單位在經濟社會發(fā)展中的任務日益清晰、重要性日益凸顯。以地方社會科學研究機構（以下簡稱“地方社科研究機構”）為例，過去各地社科研究機構主要以各地社會經濟文化為對象，從事學術研究，突出研究的學科特點和學理性。近年來，國家高度重視智庫建設，地方社科研究機構作為黨和政府的思想庫、智囊團，充分發(fā)揮智庫作用，為地方社會經濟建設服務。職能的轉變，使地方社科研究機構各項工作發(fā)生了根本性變化，作為各項工作的重要組成部分，檔案管理工作也伴隨本單位的改革和發(fā)展同步推進。隨著職能的轉變，檔案管理從原來單純?yōu)楸締挝环?，轉變?yōu)榉丈鐣哂泻軓姷墓孀饔?。地方社科研究機構檔案管理工作內容從整理保管，進一步發(fā)展到重視檔案資源特別是科研檔案的使用價值，從而為智庫建設提供了重要的信息資源。檔案資源所具備的獨特價值，為開展各項工作提供了有力支持，檔案管理工作成為智庫建設的基礎和保障。

事業(yè)單位改革，凸顯其公益性質，職能的轉變，增強了事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，隨之而來的是檔案管理工作的難度以及復雜性大幅增加，如果依舊沿用傳統的管理方法，無法滿足新形勢提出的新要求。事業(yè)單位必須抓住這一機遇，推動檔案管理改革步伐，創(chuàng)新機制，推陳出新，為事業(yè)單位檔案管理工作開辟新局面。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，產生了許多檔案，記錄了事業(yè)單位發(fā)展的歷史，同時，也是事業(yè)單位服務社會的重要資料。就地方社科研究機構來說，大多成立于改革開放初期，有40年以上的歷史，創(chuàng)造了大量的科研成果，積累了豐富的檔案資源，因此，必須對其進行妥善保存。但目前許多單位領導對檔案的重要性認識不足，重視不夠，長期將檔案管理工作置于行政辦公的從屬地位，忽視了檔案管理的主體性。在黨委（黨組）研究工作時，很少專題研究檔案工作，檔案工作與單位中心工作缺乏緊密結合，沒有發(fā)揮出應有的作用，由此導致許多單位檔案管理工作邊緣化，檔案管理雜亂無章，檔案信息不夠完整，甚至出現檔案資源流失現象。長此以往，勢必影響事業(yè)單位充分發(fā)揮應有的職能，阻礙本單位的長期發(fā)展。

（二）檔案管理制度陳舊。制度是一切工作的關鍵。黨的十八大以來，中央對制度建設高度重視，各級黨組織和各級政府都把制度建設放在首要位置。各類事業(yè)單位結合自身工作實際，制訂、修改、完善各項規(guī)章制度，并取得了很好的成效，對于推動事業(yè)單位改革發(fā)展奠定了良好基礎。不過，由于長期以來事業(yè)單位對于檔案工作重視不夠，檔案管理工作的制度建設相對滯后，制度創(chuàng)新成為檔案管理工作的迫切任務。地方社科研究機構的職能轉變，也對檔案管理工作提出了新要求。以科研成果檔案管理為例，如何對科研成果進行分類整理；如何使用新的技術手段對科研成果檔案進行保管；如何對科研成果檔案加以利用以及將這些檔案納入智庫建設之中，這些都對傳統檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。按照筆者實際工作情況，目前事業(yè)單位對于社科成果檔案管理缺乏研究，尚未制定統一標準，導致科研成果檔案管理制度無章可依，阻礙了科研成果檔案在智庫建設中發(fā)揮作用。

（三）檔案管理方法手段落后。事業(yè)單位傳統檔案管理模式基本是以紙質檔案作為基礎的。紙質檔案有一個缺點，紙張會隨著時間延長發(fā)生物理變化，易陳舊破損，如果保存的環(huán)境不理想，還會出現發(fā)潮、發(fā)霉，導致檔案內容難以辨認，甚至會造成重要數據資料丟失。近年來，有關檔案管理部門要求使用專門的檔案軟件對紙質檔案進行電子化管理，但是，由于工作量大、技術要求高、設備更新快，許多事業(yè)單位往往望而卻步。同時，隨著時代的發(fā)展，新型檔案資料種類增多，圖片檔案、音像檔案、云檔案等逐步成為檔案資料的重要組成部分。對于這些新型檔案的管理，不僅需要專業(yè)知識、專門人才，而且需要新的管理手段。許多事業(yè)單位對此往往采取回避或者拖延的態(tài)度，不能及時適應新的變化。

（四）檔案管理人員專業(yè)化水平不高。檔案管理是一項專業(yè)化程度很高的工作，目前，大多數事業(yè)單位的檔案管理工作由兼職人員擔任。這些人員缺乏應當具備的檔案專業(yè)知識和專業(yè)能力，也缺乏必要的專業(yè)培訓。地方社科研究機構中檔案管理人員很少被認定為專業(yè)人員，大多數由管理人員兼職，他們缺乏必要的專業(yè)知識和事業(yè)進取心，普遍存在敷衍現象。事業(yè)單位檔案管理必須建設一支專業(yè)化的檔案人才隊伍，檔案管理現代化的目標才能得以實現。

（五）檔案資源的服務功能沒有得到充分發(fā)揮。在傳統管理模式中，檔案管理人員的主要任務就是整理保管，確保檔案不丟失即可。很顯然，這樣的管理模式是較為封閉的，不利于檔案資源特質的充分發(fā)揮。地方社科研究機構保存的檔案資源，同樣面臨如何開發(fā)利用的問題。以目前情況來看，地方社科研究機構檔案資源數字化程度比較低，尤其是科研檔案亟須建立數據庫，并且逐步向社會開放，更好地為地方經濟社會建設服務，助力地方社科研究機構充分發(fā)揮智庫作用，這是檔案工作的重要責任。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

新時期事業(yè)單位檔案管理模式與傳統模式之間存在較大差別，不論是檔案的現代化管理，還是信息共享，都為檔案管理工作在新時期的快速發(fā)展提供了強有力的支持。社會經濟的高速發(fā)展，科學技術的飛速變化，為檔案管理的改革和創(chuàng)新提供了更多的思路，也為之帶來了新的手段和方法。事業(yè)單位必須多角度、多方面對檔案管理工作的創(chuàng)新進行探索和實踐。

（一）完善規(guī)章制度，提升檔案管理水平。只有具備完善的規(guī)章制度，才能使檔案管理與各方面的工作順利對接，進而提高檔案管理工作水平。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作創(chuàng)新建設中，應當重視經驗的積累與借鑒，同時，要與本單位的實際情況相結合，制定完善的管理制度，使檔案管理工作與新時期社會發(fā)展要求相適應。以筆者所在地方社科研究機構為例，我們參照國家及本地檔案工作最新標準性文件，借鑒中國社會科學院有關科研檔案管理經驗，結合科研檔案工作實際，經過反復論證實踐，建立完善了“科研檔案管理規(guī)范”和“科研檔案的保管期限”兩個標準性文件，為科研檔案管理做了新的探索。

（二）創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理現代化水平。管理方式的創(chuàng)新在提升檔案管理現代化水平的過程中，是不可缺少的一個關鍵環(huán)節(jié)。從目前情況看，檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展中不可阻擋的必然趨勢。電子技術的發(fā)展催生了許多針對檔案管理的軟件，而計算機相關知識的普及和應用以及網絡技術水平的不斷提升，成為檔案管理數據資源信息化發(fā)展強有力的后盾。檔案管理人員在這個過程中，應當對本單位的具體情況詳細分析，結合實際情況，梳理檔案，建立相應系統。對于不同的檔案應當采取不同的管理方式，所有檔案資料都應該采用多樣化的保存方式，既要保留紙質檔案，又要保留電子檔案。除此之外，事業(yè)單位在對軟件系統進行選擇的過程中，應當確保所選擇的軟件系統與本單位的檔案特質相符合。對于一些保密程度較高的材料，在整理以及上傳的過程中，必須遵循保密原則，避免因疏忽大意造成信息泄露。促進管理工作與信息技術相融合，是檔案管理工作創(chuàng)新的重要趨勢，同時也是事業(yè)單位保持與社會同步發(fā)展的重要手段。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)化素質，實現人才創(chuàng)新。在創(chuàng)新工作中，應當明確檔案管理人員在工作中的主體地位，只有具備專業(yè)水平的現代化人才，才能推動檔案管理工作的創(chuàng)新，所以事業(yè)單位應當從多個方面重視人才的培養(yǎng)。首先，事業(yè)單位應當明確認定檔案管理人員的專業(yè)身份，按照國家的有關政策，鼓勵其評聘相應的檔案專業(yè)職稱。其次，要重視提高檔案管理人員的信息技術水平，應當在員工的日常培訓中增加計算機技術培訓，幫助檔案管理人員取得相應的計算機等級證書，確保其都能夠熟練操作信息系統。再次，還應加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和更新。定期安排本單位檔案管理人員進行專業(yè)培訓，采取“走出去請進來”的方法，鼓勵其參加各種專業(yè)訓練和進修，并將其納入事業(yè)單位的培訓考核。最后，事業(yè)單位還應當重視檔案專業(yè)人才的引進，實現人才更新。

（四）加強實踐創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新要通過具體的管理工作實踐才能實現。在這個過程中，單位應重視并踐行“以人為本”的管理理念。同時重視人才競爭機制的建立，通過競爭機制激發(fā)工作人員的責任心和創(chuàng)造力。事業(yè)單位可將年度考核情況作為依據，建立優(yōu)勝劣汰機制，鼓勵競爭上崗。檔案管理人員要適應事業(yè)單位改革，積極轉變觀念，根據本單位工作實際和任務，通過不斷實踐，探索新的方法和手段，實現檔案管理工作的創(chuàng)新。

事業(yè)單位檔案管理工作從傳統的相對封閉、落后的管理模式，轉變?yōu)殚_放、先進的管理模式是時代賦予的任務，只有這樣，才能提升檔案管理工作水平，促進檔案管理工作發(fā)展，從而拓寬事業(yè)單位為社會服務的渠道。

四、結語

本文以地方社科研究機構檔案管理工作的實際情況為例，從多方面對新時期檔案管理工作面臨的問題進行分析，結合事業(yè)單位改革，提出創(chuàng)新檔案管理工作的一些新思路。事業(yè)單位檔案管理工作必須適應新形勢提出的新任務、新要求，轉變觀念，改變傳統、陳舊的工作模式，積極探索，從而更好地實現檔案管理工作的創(chuàng)新。