舒 輝

廣東科貿(mào)職業(yè)學院 廣東 廣州

高校固定資產(chǎn)清查可以真實反映高校國有資產(chǎn)占有使用狀況，是資產(chǎn)管理的一項基礎(chǔ)性、常規(guī)性工作，對于保障學校資產(chǎn)安全完整、合理安排預算、提高資源配置效率具有十分重要的意義?！敦斦筷P(guān)于加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》（財資〔2020〕97號）中規(guī)定，定期對固定資產(chǎn)進行清產(chǎn)盤點，每年至少盤點一次，全面掌握并真實反映固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)、價值和使用狀況，確保賬賬相符、賬實相符。2021年4月1日開始實施的《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》（國務院令第738號）列舉了應當進行國有資產(chǎn)清查的六種情形，并明確說明“未按規(guī)定進行國有資產(chǎn)清查”需擔負的相關(guān)責任。清查工作的高要求與實際落實情況之間存在著較大差距，即使定期開展，但多流于形式、走過場，無法真正達到清查工作的常態(tài)化和有效性要求。本文通過對廣東省K院校資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的問題進行深入細致的分析，理論結(jié)合實踐，總結(jié)具體的解決方案，以期使學校通過常態(tài)化和有效性資產(chǎn)清查準確掌握資產(chǎn)總值、數(shù)量、分布、使用狀況，從而提高資產(chǎn)使用效率，提高資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，進一步健全管理制度。

一、清查工作的問題及難點

高校資產(chǎn)總量大、種類多、規(guī)格多樣且涉及面廣，開展資產(chǎn)清查不管是請第三方機構(gòu)還是學校自行組織，都是一件耗時費力、問題如山的事情，賬實不符、賬賬不符在高校資產(chǎn)管理工作中普遍存在。廣東省K高校涵蓋農(nóng)、工、經(jīng)、管、文等多專業(yè)領(lǐng)域，龐大的資產(chǎn)分散在三個校區(qū)、上百個教室、實訓室、辦公室、實踐基地中。在最近的全校性固定資產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)，賬實不符和歷史遺留問題多，清查進度緩慢，后期數(shù)據(jù)處理核對困難，返工確認耗費人力物力等諸多問題。這些問題不僅是觀念上不重視造成的，也是平時制度落實不嚴、管理方式落后等日積月累積攢下的，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.重視程度不高，管理隊伍不穩(wěn)定

學校資產(chǎn)管理部門一般是比較重視固定資產(chǎn)管理與清查工作的，但由于其他部門對固定資產(chǎn)的概念模糊不清，也沒有認識到固定資產(chǎn)管理與清查的要點及作用，有時是被動應付。由于業(yè)務部門的資產(chǎn)管理人員大多為兼職或編外人員，資產(chǎn)管理不是其工作主業(yè)，工作得不到有效激勵，缺乏主動性，且頻繁的人員流動導致資產(chǎn)交接工作不嚴謹，新到崗的管理員對所管轄的資產(chǎn)內(nèi)容、業(yè)務流程等不熟悉，造成管理斷層，在開展固定資產(chǎn)清查工作時嚴重影響清查進度及效果。不穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊伍與學校龐大的固定資產(chǎn)之間存在矛盾，亟須解決。

2.登記信息不完整，資產(chǎn)檔案難追溯

在清查過程中發(fā)現(xiàn)，一些年份較長的固定資產(chǎn)登記信息不完善、不準確，有的只登記了資產(chǎn)名稱、使用部門、數(shù)量、原值，沒有規(guī)格型號、使用人、存放地點甚至會計憑證號等信息，無法根據(jù)資產(chǎn)清單去查找實物。年份近的資產(chǎn)雖然登記的字段信息很完整，但由于資產(chǎn)標簽粘貼不及時，特別是遇到?jīng)]有品牌信息的辦公用品時，也無法準確判斷屬于哪一條資產(chǎn)賬。若想對登記不完整的資產(chǎn)信息進行追溯查詢，由于未建立資產(chǎn)的電子檔案，需要去檔案室查詢當年的紙質(zhì)財務憑證才能獲取準確信息，耗費的時間成本、人力成本非常大。后期各部門雖然上交了賬實相符、有賬無物、有物無賬的清查統(tǒng)計表格，但資產(chǎn)管理人員仍需要對有賬無物、有賬無物的數(shù)據(jù)再進行一次交叉匹配，還要對賬實相符的資產(chǎn)再進行復盤、抽盤，補充完善資產(chǎn)卡片信息，工作量非常之大。

3.日常管理不到位，日后清查問題多

由于固定資產(chǎn)管理工作質(zhì)量無直觀評判指標，也缺乏有效的考評體系，導致高校對固定資產(chǎn)管理工作重視不足，在資產(chǎn)使用和管理上不同程度地存在著“重購置、輕使用，重支出、輕管理”的現(xiàn)象。資產(chǎn)的入賬、調(diào)撥、移交、報廢等具體操作流程和操作細則執(zhí)行不力，久而久之造成賬賬不符、賬實不符。在清查期間發(fā)現(xiàn)，有的由于部門人員異動未辦理資產(chǎn)交接手續(xù)或資產(chǎn)交接手續(xù)嚴重滯后導致資產(chǎn)賬實不符；有的因場地改造、被盜等原因造成資產(chǎn)損失，使用部門未及時辦理資產(chǎn)報廢報損手續(xù)，造成盤虧；有的因機構(gòu)調(diào)整、合并、重組時沒有進行資產(chǎn)清查，造成資產(chǎn)不清、賬實不符；有的部門對物資設備保管維修不善，出現(xiàn)故障甚至癱瘓報廢也沒有專人清理，清查的時候重復核查，造成人力物力的資源浪費。各種管理不到位導致資產(chǎn)數(shù)據(jù)失真，清查時按賬索物耗費的精力、時間大大增加。

4.清查隊伍業(yè)務不熟練，缺乏清查經(jīng)驗

資產(chǎn)清查人員包括部門資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用人、盤點人、數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)管理員及其他協(xié)作人員等，管理經(jīng)驗、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務熟練度各不相同，這些都是影響清查進度、清查效果的重要因素。管理經(jīng)驗缺乏、專業(yè)知識匱乏、業(yè)務不熟練的清查人員很難全面把握好待清查資產(chǎn)的內(nèi)容和數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系，結(jié)果會造成資產(chǎn)的“假盤虧”或“假盤盈”，后期數(shù)據(jù)處理能力欠缺也會影響清查結(jié)果的數(shù)據(jù)質(zhì)量，清查的有效性大打折扣。

5.信息化程度低，清查方式落后

K院校的資產(chǎn)管理信息化是借助廣東省財政廳的行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)的，但由于該系統(tǒng)在實物管理模塊功能不足，只能做到傳統(tǒng)的記賬功能和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，無法通過系統(tǒng)實現(xiàn)權(quán)責劃分、業(yè)務流程設定及線上辦理，導致資產(chǎn)信息的更新維護具有一定的滯后性。同時信息錄入沒有校驗及規(guī)則制約，使用人的名字錄錯，同一個存放地點錄入內(nèi)容不一致，開展清查時不管是按賬索物還是按物對賬都變得極其困難，最后只得采用實地盤點、手工登記、后期核對的傳統(tǒng)清查方式，工作量大、效率低、工作質(zhì)量不高。同時由于清查一般是通知部門自查，然后再上報自查數(shù)據(jù)，資產(chǎn)管理部門由于人手缺乏未逐一對提交數(shù)據(jù)進行實地復查，加之對上報的損壞、丟失、待報廢問題處理不及時，久而久之造成資產(chǎn)清查工作流于形式。

二、資產(chǎn)清查常態(tài)化和有效性對策

固定資產(chǎn)清查工作看似簡單，但清查的常態(tài)化、有效性與前期資產(chǎn)管理的重視程度、制度建設、信息化投入等因素息息相關(guān)，并不能一蹴而就，是一件久久為功的事情，需要從宏觀政策制定到微觀執(zhí)行層面整體考慮和全盤統(tǒng)籌，科學利用項目管理的方法和信息化手段做好日常管理工作，開展清查時界定好范圍、規(guī)劃好進度，才能讓頭緒繁雜的清查工作在規(guī)定的時間內(nèi)達成既定目標。對于多年未實質(zhì)開展過資產(chǎn)清查的高校來說，第一次清查問題一定很多，需要花費大量的時間、人力、物力，但第一次的有效性清查對今后清查的常態(tài)化工作是非常重要的。

1.加強管理隊伍建設，促進制度高效落實

固定資產(chǎn)管理制度的有效發(fā)揮、資產(chǎn)設備的高效使用依賴于資產(chǎn)管理員的管理、執(zhí)行、監(jiān)督。高校應重視資產(chǎn)管理人員隊伍建設、專業(yè)培訓等工作，并形成內(nèi)部制度。比如將固定資產(chǎn)日常管理工作作為資產(chǎn)管理員績效考核的組成部分，強化責任的同時給予部門專職、兼職待遇保證，充分調(diào)動工作積極性。資產(chǎn)數(shù)量達到一定規(guī)模的學院、部門要設置專職資產(chǎn)管理員，保持資產(chǎn)管理隊伍的穩(wěn)定性，確保資產(chǎn)管理工作的持續(xù)性和連貫性。同時定期對資產(chǎn)管理員進行業(yè)務流程、財務會計、管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)匯總、清查方法等方面的培訓，提高資產(chǎn)管理隊伍專業(yè)化水平。通過管理隊伍建設落實好各項管理制度，資產(chǎn)清查工作才會有開展的基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化資產(chǎn)管理方式，做好資產(chǎn)分類管理

固定資產(chǎn)清查時，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些資產(chǎn)如碎紙機、液晶顯示器、文件柜、電子天平等未貼標簽，但這類資產(chǎn)有些是登記在資產(chǎn)賬的，而有些達不到入賬標準。清查時為避免漏盤，工作人員一般都會先登記，后續(xù)再查證。如果在資產(chǎn)原始清單里面匹配不到，大概率會把它們歸類到盤盈資產(chǎn)，對盤盈資產(chǎn)再進行追根溯源時發(fā)現(xiàn)這些“盤盈”的資產(chǎn)原值并未達到入固定資產(chǎn)賬的標準，浪費了精力與時間。因此，將達不到入賬標準的低值耐用品納入學校資產(chǎn)管理體系，做到低值耐用品一物一卡（可采用不同顏色的標簽紙打印粘貼），清查的時候能與固定資產(chǎn)準確區(qū)別，會大大提升清查效率，同時對學校資產(chǎn)管理做到精細化科學化。

3.召開清查動員大會，做好前期培訓工作

如果高校沒有形成“人人用資產(chǎn)、人人管資產(chǎn)”的良好氛圍，那么資產(chǎn)清查工作將無法推進和落實。在清查工作開展前，應由高校管理層牽頭進行全校性動員，做好相關(guān)人員的思想工作，提高認識，加強政策宣傳，號召參與人員認真對待資產(chǎn)清查工作，提升大家對資產(chǎn)管理的重視程度，這些將促進資產(chǎn)清查推進及各部門的配合力度。對于缺乏經(jīng)驗的資產(chǎn)清查人員，必須對其進行崗前培訓，加強清查流程、清查內(nèi)容、數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系、數(shù)據(jù)處理、資產(chǎn)系統(tǒng)操作等方面的指導。

4.做好前期準備工作，重視清查過程細節(jié)

清查工作前期準備工作很重要，由于清查的主要對象是固定資產(chǎn)，目的是查看賬目與實際數(shù)量、型號等是否一致，因此首先要整理好與固定資產(chǎn)有關(guān)的采購合同、發(fā)票、房屋產(chǎn)權(quán)證、車輛行駛證等權(quán)屬文件以備查。這些文件在平時資產(chǎn)報增的時候，就可以掃描成電子版作為資產(chǎn)卡片附件上傳到系統(tǒng)，清查時若遇到權(quán)屬不清晰、賬實有差異可以通過上述材料迅速給予確認。其次通知各固定資產(chǎn)使用人、保管人確認固定資產(chǎn)存放位置，便于盤點人員進行賬實核對，從而提高盤點效率、降低失誤概率、推進盤點進度。

正式開展清查時，以賬點物，見物對賬，充分摸清固定資產(chǎn)實存數(shù)，及時更新固定資產(chǎn)信息，補齊漏記內(nèi)容。對實際已經(jīng)報廢、毀損或失去使用價值卻長期掛賬的資產(chǎn)及時申報核銷；對未登記使用人或者保管人的資產(chǎn)落實到相關(guān)人員，確保責任到人；實地清查中發(fā)現(xiàn)的賬外資產(chǎn)和遺失資產(chǎn)要及時登記到盤盈、盤虧表，后期查明原因做進一步處理；全面清理并處置閑置待報廢固定資產(chǎn)，及時銷賬。

5.利用信息技術(shù)，創(chuàng)新清查方法

充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段進行資產(chǎn)管理與清查。將全校各資產(chǎn)使用人（部門）、管理人（部門）等納入信息系統(tǒng)，對資產(chǎn)的建賬、移交、清查、處置等業(yè)務流程進行線上開展和管控。在系統(tǒng)中設置“統(tǒng)一領(lǐng)導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理架構(gòu)，從業(yè)務流程到管理范圍，從權(quán)限分配到數(shù)據(jù)管理，建立嚴格的內(nèi)控制度，見圖1。

（1）通過資產(chǎn)日常管理系統(tǒng)，使資產(chǎn)信息透明、易查詢盤點。教職工可以查詢到個人占有使用的所有資產(chǎn)信息，例如每臺設備的編號、名稱、規(guī)格型號、存放地點、取得日期、原值等詳細信息，結(jié)合設備上的資產(chǎn)卡片或規(guī)格型號信息實現(xiàn)快速盤點。同時登錄系統(tǒng)可以在全校范圍內(nèi)查找不在自己名下但實際使用的資產(chǎn)，并匹配原使用人，后面補辦移交手續(xù)。

（2）設定分級負責模塊，推進清查速度。清查過程中，校內(nèi)各部門資產(chǎn)管理員和其他教職工都可以登錄資產(chǎn)日常管理系統(tǒng)，對問題設備的信息變更、處置申請、審批可以直接通過系統(tǒng)進行操作，方便、快捷、響應時間短，大大加快了清查速度。

（3）采用PDA（PersonalDigitalAssistant）手持終端進行復查和抽盤。資產(chǎn)管理部門在各部門自查完畢后，采用PDA掃描資產(chǎn)條碼進行復盤，可節(jié)省大量的人力物力，有效提高工作效率，降低勞動強度和管理成本。

6.解決歷史遺留問題，清除障礙

一些高校的發(fā)展經(jīng)歷了合并、拆分、劃撥等歷程，為順應新發(fā)展要求，內(nèi)部院系、部門也會隨之調(diào)整，造成資產(chǎn)來源的多樣性、復雜性。若資產(chǎn)交接、劃撥、賬務處理不清晰、不徹底，后面清查時因年代久遠、取證困難等因素難以追溯緣由。這些歷史問題有些是可以通過部門協(xié)調(diào)自行解決的，有些需要上報到校長辦公會議進行指導、審批、協(xié)調(diào)才可以解決，但會議制度有審批流程，在清查期間上報不可能做到即提即決，因此在以往清查中未得到解決的歷史問題，必須逐項消化解決，才能使后續(xù)的資產(chǎn)清查順利推進。

7.及時反饋清查結(jié)果，避免前清后亂局面

資產(chǎn)清查結(jié)束后要對資產(chǎn)清查的數(shù)據(jù)資料及時整理。其中，賬實相符的資產(chǎn)要對其登記信息查漏補缺，及時更換或補打資產(chǎn)標簽；對于盤盈、盤虧的資產(chǎn)，可以通過委托會計師事務所進行核查，出具經(jīng)濟鑒證，形成核查報告，提出處理意見及建議，做好會計核算處理；對于清查出的待報廢資產(chǎn)，經(jīng)技術(shù)鑒定后，按政策法規(guī)完成審批流程，及時拍賣處置，做好賬務銷賬處理。

三、結(jié)語

固定資產(chǎn)清查是高校資產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容，不僅可以增強管理意識、提高管理水平，也是摸清高校辦學家底的重要途徑。資產(chǎn)清查是一項復雜的工作，若在日常管理、制度落實、管理隊伍建設、信息化管理等方面做足、做細工作，通過制訂科學、系統(tǒng)的清查方案，是可以做到資產(chǎn)清查的常態(tài)化和有效性的，進一步發(fā)揮固定資產(chǎn)對高校事業(yè)發(fā)展的重要作用。