文/濟(jì)南市法官培訓(xùn)中心 李曉麗

干部人事檔案是記錄干部個人成長和組織培養(yǎng)管理過程中形成的材料，記載著干部的基本信息，體現(xiàn)干部的基本誠信，反映組織人事部門管理水平，是歷史地、全面地考察了解、選拔任用和管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)，因此做好干部人事檔案工作極為重要。

近年來，干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化，已成為當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的必然趨勢。因此，我院開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成為順應(yīng)時勢、做好干部人事檔案工作的必然要求。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)有以下幾個方面的現(xiàn)實意義：

（一）減少對紙質(zhì)檔案的損害，延長紙質(zhì)檔案的壽命。我院干部檔案主要來源于軍轉(zhuǎn)安置人員、調(diào)入人員和新錄用公務(wù)員。軍轉(zhuǎn)安置人員的檔案很多，由于部隊干部檔案審核整理標(biāo)準(zhǔn)、方法與地方有很大差異，很多檔案轉(zhuǎn)來時，有的裝訂側(cè)已經(jīng)存在很多孔洞，有的甚至一件被分成了很多頁，按照中組部的要求，整理裝訂后已經(jīng)比較脆弱。在日常管理中，經(jīng)常要查閱檔案、復(fù)印檔案材料，一次次翻閱和拆卷復(fù)印等會損害紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致紙質(zhì)破損、老化，也容易丟失，而實現(xiàn)數(shù)字化后，若無特殊需要，查閱打印數(shù)字化檔案就可以滿足查詢和利用需要，這將極大地保護(hù)紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的壽命并保證紙質(zhì)檔案的安全。

（二）提高干部人事檔案的查閱和利用效率。我院機(jī)關(guān)及法官培訓(xùn)中心、司法技術(shù)中心和審判保障中心三個直屬事業(yè)單位（無管檔權(quán)）的檔案都由我院政治部組織人事處集中保管，檔案數(shù)量眾多，在職人員、離退休人員和已故人員的檔案接近1000卷。人員類別復(fù)雜，包括員額法官、法官助理、行政人員、機(jī)關(guān)工勤、事業(yè)單位技術(shù)人員、事業(yè)單位管理人員、工人改套在專業(yè)技術(shù)崗位、事業(yè)單位工人等等。在日常管理的過程中，查詢和利用的頻率很高，但查閱利用紙質(zhì)檔案費時費力。通過數(shù)字化檔案，可以精準(zhǔn)高效地查找到某名干部的檔案，通過目錄索引，很快查找到所需材料，并直接打印，比查閱紙質(zhì)檔案、拆卷復(fù)印的效率要高很多。

（三）紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存，保護(hù)干部人事檔案的安全。我院一直嚴(yán)格按照中組部、省委組織部和市委組織部的要求，開展干部人事檔案日常管理工作。我院管檔數(shù)量眾多，院黨組極為重視，為政治部組織人事處配備了干部人事檔案室、閱檔室和檔案管理人員辦公室。檔案管理人員經(jīng)常檢查檔案室防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等安全保護(hù)設(shè)施，最大限度地保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全。干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，存儲空間小，可以通過電腦、磁盤等異地保存，這樣可以保護(hù)干部人事檔案的安全，避免遭受毀滅性的破壞。

二、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的開展

為提高干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、智能化水平，創(chuàng)新干部人事檔案管理方式，推動信息技術(shù)與組工業(yè)務(wù)深度融合，建成上下貫通、功能完善、安全可靠的干部人事檔案數(shù)字化信息庫，從而為組織人事工作提供高效、便捷、精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。2017年以來，中共濟(jì)南市委組織部統(tǒng)一安排部署，在全市范圍內(nèi)開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。目前，我院已按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（一）數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備。開展干部人事檔案數(shù)字化工作之前，應(yīng)做好以下幾個方面的準(zhǔn)備工作：1.對干部人事檔案進(jìn)行全面審核。2014年以來，全國范圍內(nèi)自上而下開展了干部人事檔案的專項審核工作。此次審核工作是在全面審核的基礎(chǔ)上，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等重要信息，同時審核檔案材料是否涂改造假、干部信息是否真實準(zhǔn)確、重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等，審核方法比以往更為嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范和全面，政策運用更為具體。根據(jù)中共濟(jì)南市委組織部的部署和要求，我院對列入數(shù)字化建設(shè)范圍的干部人事檔案進(jìn)行了專項審核。審核過程中，逐份填寫《干部人事檔案專項審核情況登記表》，對審核發(fā)現(xiàn)的問題和需要補充收集的材料逐本進(jìn)行登記，對干部重要信息存疑的問題開展了調(diào)查核實并最終認(rèn)定，有些干部的“三齡兩歷一身份”信息進(jìn)行了重新認(rèn)定和處理。在此基礎(chǔ)上形成了《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》和檔案專項審核專用《干部任免審批表》。目前，通過查閱《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》，就可以了解每名干部檔案審核發(fā)現(xiàn)的問題，針對這些問題，個人作出的說明和組織開展的調(diào)查，最后的認(rèn)定意見，一目了然。2.對干部人事檔案進(jìn)行整理。我院嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）、《關(guān)于做好文件改版后干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（魯組發(fā)〔2012〕47號）和《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》（魯組通字〔2017〕37號）等有關(guān)規(guī)定和專項審核結(jié)果及時收集補充材料，此后對全部檔案材料進(jìn)行鑒別，確保歸檔材料屬于歸檔范圍、辦理完畢、對象明確、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。在這一過程中，對重份材料、替換下來的舊目錄及按規(guī)定撤出的不符合歸檔要求的材料，根據(jù)實際情況采取了退回、留存等不同的方式進(jìn)行了處理。除此以外，對每本檔案進(jìn)行了分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂和檢查驗收等整理工作。3.確定外包服務(wù)單位。檔案掃描錄入工作量大，專業(yè)性強(qiáng)，保密要求高，我院選用山東旗幟軟件股份有限公司作為檔案數(shù)字化建設(shè)的外包服務(wù)單位，并與其簽訂檔案數(shù)字化加工服務(wù)協(xié)議。該公司具有國家認(rèn)證的涉密資質(zhì)，符合有關(guān)安全保密規(guī)定，且其開發(fā)的干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)符合全市統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)要求。4.提供經(jīng)費和設(shè)備保障。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作要求，我院還購買了山東旗幟軟件股份有限公司開發(fā)的干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)，配備了1臺專用計算機(jī)以及1臺大容量存儲設(shè)備，并為檔案掃描加工費（包括檔案拆分、電子目錄導(dǎo)入、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接入庫、審核、光盤刻錄、數(shù)據(jù)備份）等做了相應(yīng)預(yù)算。

（二）數(shù)字化建設(shè)工作實施。為確保數(shù)字化建設(shè)的有序開展，我院采取了以下措施：1.選擇安全工作場地。干部人事檔案的重要性不言而喻，因我院管檔數(shù)量較多，為確保檔案傳遞安全，經(jīng)多次溝通，山東旗幟軟件股份有限公司為我院提供上門服務(wù)。我院將掃描錄入場所設(shè)在人事檔案室所在樓層會議室，并調(diào)整門禁權(quán)限，僅有工作人員和我院指派的專門的檔案管理人員可以出入。2.配備專門檔案管理人員。我院始終把檔案安全放在首要位置，選配政治素質(zhì)好、責(zé)任意識強(qiáng)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力出色、熟悉干部人事檔案管理和計算機(jī)使用的人員從事干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。在數(shù)字化實施過程中，檔案管理人員每天將需要處理的檔案運至數(shù)字化處理現(xiàn)場，同時與檔案處理現(xiàn)場負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案交接手續(xù)。每天工作結(jié)束后，再由檔案管理人員檢查無誤后將檔案送回檔案室，掃描錄入完成后，對加工質(zhì)量進(jìn)行終審驗收。因我院職務(wù)序列多，檔案材料復(fù)雜，工作人員在數(shù)字化過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)不同于其他掃描單位的情況，檔案管理人員及時解答、處理，保障數(shù)字化工作的順利開展。3.對干部人事檔案進(jìn)行掃描錄入。山東旗幟軟件股份有限公司指派人員、自帶設(shè)備到我院指定的工作場所進(jìn)行數(shù)字化加工服務(wù)，對符合入庫標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案按照《檔案數(shù)字化加工服務(wù)協(xié)議》中約定的《檔案掃描技術(shù)質(zhì)量規(guī)范》進(jìn)行掃描錄入，包括檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收等?！稒n案掃描技術(shù)質(zhì)量規(guī)范》對檔案數(shù)字化掃描成果，包括掃描產(chǎn)生的影像文件、索引信息等的質(zhì)量、內(nèi)容和形式都有明確規(guī)定。數(shù)字化工作過程中，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案完全對應(yīng)，掃描分辨率不低于300dpi，并根據(jù)影像情況適當(dāng)進(jìn)行去黑邊、糾斜、除噪點等處理，保證影像圖片完整、影像字跡清晰。4.對檔案數(shù)字化掃描成果進(jìn)行驗收。山東旗幟軟件股份有限公司利用大約兩個月的時間對我院370多卷檔案進(jìn)行了掃描錄入。在工作人員進(jìn)行掃描的過程中，我院專門安排兩名工作人員對每卷已完成檔案的掃描結(jié)果進(jìn)行檢查，包括影像質(zhì)量、清晰度等，確保掃描結(jié)果與目錄完全對應(yīng)，出現(xiàn)漏掃、多掃、圖像不清晰、掛接錯誤等問題及時溝通修正，確保數(shù)字化掃描成果能夠滿足我院未來識別的需要。所有檔案驗收完成后，為保證數(shù)字化檔案成果的安全，進(jìn)行了服務(wù)器本地備份和移動硬盤兩份備份。

三、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果的利用

數(shù)字化檔案建設(shè)工作完成以后，根據(jù)中共濟(jì)南市委組織部關(guān)于印發(fā)《濟(jì)南市干部人事檔案集中管理暫行辦法》的通知要求，2019年3月，我院統(tǒng)一將機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在編且在干部崗位的人員紙質(zhì)檔案共350余本移交濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心實行集中管理。市委組織部打造了云組工綜合分析應(yīng)用平臺，我院的數(shù)字化成果已經(jīng)掛接到該平臺。通過其中的“濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺”，可以在線查詢?yōu)g覽已經(jīng)移交檔案的數(shù)字化檔案，也可以在線打印。此后，新進(jìn)人員的檔案和干部逐年形成的散材料，由我院審核整理后，移交濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心進(jìn)行掃描掛接，很快我們就可以在濟(jì)南市人事檔案集中管控平臺查閱新移交檔案的數(shù)字化檔案，新移交的散材料也都被掛接到干部本人檔案中。干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)和濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺，為我院做好干部人事檔案管理工作提供了極大便利：

（一）大大提高了查閱和利用效率。通過干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)和濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺，已經(jīng)基本可以滿足對人事檔案工作的需要。如在“數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)”的“檔案材料審核”模塊，“查詢”位置，輸入人名，即可檢索出其檔案全部的JPG圖片，這樣在查閱檔案相關(guān)信息和打印檔案材料時，非常方便。如，根據(jù)市委組織部的要求，需要對我院干警2001年以后取得的學(xué)歷進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，而部隊院校學(xué)歷在學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證需要提交大量的材料，我院軍轉(zhuǎn)干部比較多，大專以上學(xué)歷也多，這樣在學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證就要復(fù)印大量的檔案材料，工作量非常大。但我院進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化后，每名干警進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證所需要的檔案材料，我們都可以通過系統(tǒng)打印，效率很高。目前學(xué)歷認(rèn)證工作已全部完成。干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)優(yōu)點是查詢和打印速度快，缺點是單機(jī)版，僅掛接了在我院掃描時的檔案成果，此后移交的零散材料沒有掛接到系統(tǒng)中，無法查詢使用，內(nèi)容不夠全面。濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺是網(wǎng)絡(luò)版，優(yōu)點是檔案內(nèi)容全面，但因電腦和系統(tǒng)配置原因查詢和打印速度較慢，工作中需要靈活使用。

（二）有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。干部人事檔案經(jīng)常查閱、借入借出、拆卷復(fù)印等，不僅不利于安全，還容易造成紙張的損壞、老化和丟失。我院干部人事檔案數(shù)字化完成后，大部分在職在崗人員的檔案已經(jīng)移交濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心實行集中管理，提供和利用以數(shù)字檔案為主，大大減少了對紙質(zhì)檔案的使用，有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

（三）減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率。因檔案數(shù)量多，檔案管理人員有時需查多個檔案柜才能找到某名干部的檔案，加上近年來，隨著查閱利用的需求增多，經(jīng)常需要拆卷復(fù)印大量的檔案材料，檔案管理人員疲于應(yīng)付，工作的熱情和積極性受挫。干部人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)集中管理以后，我院僅保管退（離）休、已故人員、工勤及其他人員的人事檔案，管檔數(shù)量大幅度減少。每年形成的零散材料移交濟(jì)南市干部人事檔案服務(wù)中心進(jìn)行掃描、整理、裝訂，極大減少了我院檔案管理人員整理裝訂零散材料的工作量。同時，通過數(shù)字化檔案，基本可以滿足查詢和利用的需要，減少了翻閱和復(fù)印的工作量，檔案管理人員的工作效率提高，能夠更好地為組織人事工作和我院各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。