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        探究如何在信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作

        2022-10-23 21:36:42趙建梅
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2022年13期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化管理

        趙建梅

        (河北省水文工程地質(zhì)勘查院 河北石家莊 050800)

        信息化時代,各行各業(yè)都廣泛應(yīng)用了信息技術(shù),其除了對經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生較大影響之外,還影響了精神文明方面的建設(shè)。信息化條件下,企業(yè)檔案管理同樣需要緊跟時代步伐積極創(chuàng)新,下面,結(jié)合檔案管理工作,探討信息化條件下的檔案管理改進(jìn)策略。

        1 新時期檔案管理的要求

        1.1 從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變

        傳統(tǒng)檔案管理工作中,管理人員僅需要收集和整理檔案,若其他人員需要借閱檔案,就必須按照相關(guān)手續(xù)辦理檔案的借閱登記,這樣的管理模式很顯然滿足不了信息時代的發(fā)展需要。檔案是檔案管理的主要對象,且服務(wù)于群眾。因此,從管理理念上分析,檔案管理理念從以往的管理朝著服務(wù)轉(zhuǎn)變,滿足了時代的發(fā)展需要,而且不斷提高了檔案管理質(zhì)量,最大程度地發(fā)揮了檔案管理的價值。

        1.2 對檔案管理效率的追求更高

        現(xiàn)如今,檔案管理工作基本上都是保留紙質(zhì)檔案和電子檔案,對檔案管理人員而言,增加了管理難度;同時,在社區(qū)管理服務(wù)不斷開展的今天,人們對檔案管理效率的要求顯著提高。例如,傳統(tǒng)的工作模式先是由其他部門和群眾提高使用檔案的要求,然后由檔案管理人員查找檔案,并及時填寫借閱表,之后在規(guī)定的期限內(nèi)將檔案歸還,這個過程中,檔案的管理相當(dāng)復(fù)雜繁瑣,需要耗費(fèi)較多的時間,且整體工作效率不高。信息化條件下,逐步投入了新設(shè)備和新技術(shù),為高質(zhì)量、高效開展檔案管理提供良好的條件,且追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)也是當(dāng)前時代檔案管理工作的開展方向。

        1.3 檔案保持和挖掘價值同等重要

        保持檔案資料的安全性和完整性是早期檔案管理工作的核心,降低檔案出現(xiàn)丟失、破損問題的發(fā)生率。但是,檔案除了借閱之外,還具有一定的使用和參考屬性,這個過程中,檔案管理人員可在信息化條件下合理分析、整合與利用檔案資料,充分挖掘檔案的價值,讓檔案資源的服務(wù)價值充分發(fā)揮出來。由此可見,當(dāng)前時期背景下,檔案管理人員要發(fā)揮信息技術(shù)的作用,加快檔案管理轉(zhuǎn)型的步伐,提高檔案資料的完整性,充分挖掘檔案的價值,這也是預(yù)期的目標(biāo)。

        2 信息化條件下檔案管理工作存在的問題

        2.1 檔案管理人員水平有待加強(qiáng)

        企業(yè)要想更好地轉(zhuǎn)型升級,有必要優(yōu)化人力資源并加強(qiáng)管理。企業(yè)管理人員要想構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng),就必須具有充足的與檔案管理信息化相匹配的優(yōu)秀技術(shù)人員。但是,傳統(tǒng)檔案管理工作中,基本上都是只能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化,檔案管理人員綜合能力不高,甚至有很多企業(yè)都沒有專門的檔案管理部門和檔案管理人員。檔案管理人員對檔案管理軟件的了解不足,最終在檔案管理工作中仍然應(yīng)用傳統(tǒng)的方法,對企業(yè)檔案信息化管理產(chǎn)生不利影響。因此,要想促進(jìn)檔案管理人員綜合技能和素質(zhì)的提高,讓其技術(shù)能力達(dá)到計算機(jī)水平,企業(yè)必須花費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)和實(shí)際系統(tǒng)地培訓(xùn)員工,但這無疑給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

        2.2 檔案管理信息化意識不強(qiáng)

        企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動時,主要以利潤最大化為終極目標(biāo),這些問題容易導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理存在較大的偏差,錯誤地認(rèn)為檔案管理無法給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益,因此,對檔案管理的重視不足,更不注重投資檔案管理。這樣,在未來企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型的過程中,存檔設(shè)備過時、檔案管理人員短缺的問題比較突出,甚至還可能出現(xiàn)檔案管理人員缺乏工作積極性,對提高檔案管理效率產(chǎn)生不利影響。此外,企業(yè)檔案管理中,除了管理層不重視檔案管理之外,檔案管理人員信息化意識不強(qiáng)也會影響檔案管理信息化水平的提高。一方面,檔案管理人員并沒有深刻意識到檔案管理工作的重要性,錯誤地認(rèn)為檔案管理就是簡單地收集和整理檔案,員工工作缺乏熱情。另一方面,檔案管理人員信息素養(yǎng)不高,并未深刻認(rèn)識檔案管理信息化,對答案管理的認(rèn)知不足,以此將檔案管理當(dāng)做整理歸檔紙質(zhì)資料劃上等號,更不了解以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案管理對企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認(rèn)識,對企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展造成較大的影響。

        2.3 缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施

        我國檔案管理中保存紙質(zhì)檔案仍然是主要的一種方式,這就意味著檔案管理需要耗費(fèi)較多的人力、物力?;跈n案管理人員工作能力的差異,每個員工的工作效率不同,自然無法提高檔案管理效率。但是,信息化條件下,我國檔案管理工作改革的過程中需要大量的檔案管理設(shè)備,受到缺乏資金影響,不利于提高檔案管理信息化建設(shè)效率。也有部分企業(yè)在信息化建設(shè)方面投入較多,但是信息技術(shù)人員并不了解檔案管理工作,開發(fā)出來的檔案管理軟件實(shí)用性不強(qiáng),滿足不了當(dāng)前時代檔案管理信息化建設(shè)的需要。最后,我國大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的過程中仍然以單機(jī)為主,不同檔案管理機(jī)構(gòu)還未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

        2.4 缺乏健全的管理機(jī)制

        檔案管理工作中仍然存在換機(jī)構(gòu)管理和檔案運(yùn)輸?shù)膯栴},這無疑加大力度檔案管理難度。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。一方面,未明確職責(zé)。目前,仍然有很多檔案管理機(jī)構(gòu)沒有完善的檔案管理工作制度,缺乏統(tǒng)一且規(guī)范的檔案管理,如此一來,就會在檔案運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理時存在重復(fù)收錄信息的問題,造成不必要的人力物力浪費(fèi)。另一方面,檔案管理方法有待完善。目前,仍然有很多檔案管理機(jī)構(gòu)堆放儲存材料,差別檔案時再統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞和移交,整理檔案和歸檔時基本上都是有需求再整理,檔案管理效率不高。

        3 信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作策略

        3.1 提高檔案人員的綜合能力

        針對當(dāng)前階段檔案管理缺乏人才的問題,企業(yè)很有必要從源頭上加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),也就是加大建設(shè)檔案管理人員隊伍,提高檔案人員的綜合能力。具體來講,可從3個方面改進(jìn)。

        第一,不斷強(qiáng)化檔案人員的信息化意識。企業(yè)管理者應(yīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)離不開人才的支撐,這就需要企業(yè)從外界引進(jìn)具有較高的計算機(jī)水平且對檔案信息技術(shù)相當(dāng)熟悉的專業(yè)人才。加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識,在提高其意識的基礎(chǔ)上,調(diào)動檔案管理人員檔案信息化管理的積極性。

        第二,招聘檔案管理人員時,應(yīng)全面了解員工后續(xù)崗位是否適應(yīng)和軟件系統(tǒng)的應(yīng)用相關(guān)問題,之后,從檔案管理信息化的需要出發(fā)招聘員工。為了建設(shè)一支可以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理信息化的人才隊伍,必須為檔案管理人員提供良好的條件。

        第三,加大培訓(xùn)力度。企業(yè)管理制可以立足當(dāng)前時代信息化技術(shù)發(fā)展和自身需求,定期開展與信息化技術(shù)有關(guān)的培訓(xùn)班,并在日常工作中發(fā)送案例資料、信息化技術(shù)和理論有關(guān)的資料,為檔案管理人員提供參考,提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。如此一來,檔案管理人員參與培訓(xùn)的過程中不斷提高自身計算機(jī)水平和電子文檔操作能力,提高其學(xué)習(xí)積極性,增強(qiáng)其對檔案安全包含的了解,促進(jìn)自身綜合能力的提高。

        3.2 加大制度建設(shè)

        制度建設(shè)是檔案管理信息系統(tǒng)中重要的一部分內(nèi)容,具體包含安全、監(jiān)控和管理方面的制度。

        首先,從管理及監(jiān)控制度方面分析。為了促進(jìn)系統(tǒng)的正常運(yùn)行,管理人員應(yīng)結(jié)合特定的監(jiān)督方法,并給予和檔案管理有關(guān)的利益者制定明確的獎懲制度,但必須對獎懲的標(biāo)準(zhǔn)與對象進(jìn)行明確。同時,為了推動檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行,必須警告和處罰違規(guī)違法的員工。加大力度監(jiān)督員工,確保工作任務(wù)的安全性,調(diào)動員工工作積極性。

        其次,從安全管理制度方面分析。對安全的責(zé)任進(jìn)行明確,讓安全措施不斷規(guī)范。檔案室應(yīng)及時配備各種類型的安全設(shè)施,并由專人管理,確保不會發(fā)生意外事件。此外,企業(yè)要以自身情況制定相關(guān)的制度,例如,查詢和注冊文件,直接嚴(yán)格按照相關(guān)計劃對文件儲存系統(tǒng)進(jìn)行升級,促進(jìn)檔案管理工作更具穩(wěn)定性和安全性。同時,保障數(shù)據(jù)的安全性,管理敏感數(shù)據(jù)時,可利用加密技術(shù),由多人同時保管,并共同開啟儲存文件的密鑰,避免競爭對手采取非法手段獲取數(shù)據(jù)給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

        3.3 改進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)

        檔案信息化這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)很有必要健全檔案管理系統(tǒng)。首先,設(shè)計檔案信息化系統(tǒng)的軟件功能時,應(yīng)合理利用文件處理流程。其次,在信息系統(tǒng)中,健全內(nèi)部控制制度,確保檔案的安全。最后,使用電子檔案時,需要注意幾個問題:第一,電子檔案的安全。計算機(jī)快速發(fā)展使得電子檔案的范圍逐步擴(kuò)展,數(shù)量也顯著增加,尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度相當(dāng)驚人,但是也面臨主動黑客攻擊、計算機(jī)病毒的防范等問題。第二,電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮游募纳傻綒w檔的過程中并沒有進(jìn)行程序化和規(guī)范化管理,仍然存在草稿性電子文件自生自滅的問題,且絕大部分檔案管理還未形成統(tǒng)一的管理方法,電子檔案的儲存載體耐久性不足對檔案的可靠性和完整性都產(chǎn)生影響,最終影響其真實(shí)性。第三,電子檔案法律效力問題。一般情況下,都是通過相關(guān)載體確定檔案的法律效力,但是電子檔案的載體是不固定的,因此,增加了法律認(rèn)定條文的復(fù)雜程度。

        3.4 整合資源優(yōu)化檔案管理模式

        為企業(yè)提供良好的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)是企業(yè)檔案管理的目的和責(zé)任,這是滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中信息需要的關(guān)鍵,而且也是確認(rèn)工作有效性的關(guān)鍵。目前,企業(yè)檔案管理常見的方法有分散管理和集中管理兩大類,很顯然兩種模式都滿足不了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。這就要求企業(yè)以一體化管理系統(tǒng)切入改革檔案管理系統(tǒng),促進(jìn)檔案背景資料、檔案資料和其他方面信息的融合,促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)中各方面需求得到滿足。為了發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方面的作用,企業(yè)檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際問題進(jìn)行改革,創(chuàng)新檔案管理工作時,以提高管理效率為主,健全管理體系,確保準(zhǔn)確、完整地錄入檔案,配備專業(yè)的數(shù)據(jù)監(jiān)督,并健全追責(zé)制度,保證發(fā)生問題時可以找到相應(yīng)的責(zé)任人,從源頭上解決存在的問題。如此一來,在完善相關(guān)制度后,管理效率顯著提高,數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險也相應(yīng)地降低。

        3.5 融合知識把握檔案管理發(fā)展方向

        企業(yè)檔案管理工作的開展目標(biāo)為滿足企業(yè)經(jīng)營活動中相關(guān)信息的需求,因此,很有必要發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)如大數(shù)據(jù)技術(shù)等整合、分類和開發(fā)檔案信息的作用,為企業(yè)提供良好的服務(wù)。從知識管理的角度切入,除了要提高檔案管理人員服務(wù)意識之外,還要加強(qiáng)提高其創(chuàng)造意識和理解知識信息的能力,充分挖掘有效的檔案資源。當(dāng)前時期正處于創(chuàng)新的時代,企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深化檔案改革,促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)發(fā)展的高度融合,使企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面融入檔案信息管理。因此,企業(yè)管理部門要加強(qiáng)收集信息,從多個渠道收集有效的信息,之后分類整理并再挖掘,過濾掉無用的信息,選出有效且有規(guī)律的檔案信息。檔案管理部門應(yīng)采取有效的方法挖掘、整合和再排列信息,提高信息的有序性和有效性。與此同時,還要確保檔案的完整性和安全性,避免檔案泄露或檔案流失。最后,還要注意增強(qiáng)自身服務(wù)意識,對各類檔案進(jìn)行了解,借助自身工作經(jīng)驗(yàn)對用戶使用行為進(jìn)行預(yù)判,從檔案使用者的角度思考問題,為企業(yè)提供良好的服務(wù),讓企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動對檔案管理的需求得以滿足。

        4 結(jié)語

        總而言之,檔案管理是一項(xiàng)緊跟時代步伐工作,需要管理人員緊跟時代的步伐積極創(chuàng)新。當(dāng)前時代,信息技術(shù)對各行各業(yè)都產(chǎn)生較大的影響,加大檔案管理信息化建設(shè),有利于推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時,加大力度培訓(xùn)檔案管理人員,加強(qiáng)信息管理硬件系統(tǒng)建設(shè),保障電子檔案的安全。做好這些工作,才能將檔案管理信息化優(yōu)勢充分發(fā)揮出來,給檔案管理人員做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ),提高檔案管理效率,為檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支撐。

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