趙玉欣 龐夢(mèng)然 龐國(guó)偉

山東中醫(yī)藥大學(xué) 山東濟(jì)南 250355

一、概述

辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)是推動(dòng)高校教育管理流程再造的一個(gè)重要的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，努力推進(jìn)教育信息一體化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，推動(dòng)數(shù)據(jù)信息化共享，整合學(xué)校信息碎片和信息孤島，建設(shè)支持學(xué)校教學(xué)科研、教育管理、學(xué)生工作、生活服務(wù)等各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)任務(wù)，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化、推動(dòng)高校教育信息一體化建設(shè)起著重要作用。

二、辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)概述

(一)辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)的功能需求

近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)辦學(xué)體制和教育管理的不斷重視，對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求也越來(lái)越高。因此，基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高校教育管理的設(shè)計(jì)與研究成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。

結(jié)合高校電子政務(wù)現(xiàn)代化管理實(shí)踐的迫切需求，努力創(chuàng)造條件將全校辦公信息自動(dòng)化處理系統(tǒng)功能涵蓋現(xiàn)代學(xué)校教育行政部門(mén)管理部門(mén)日常政務(wù)辦公信息事務(wù)系統(tǒng)的其他各個(gè)管理方面，建立起來(lái)一個(gè)真正高品質(zhì)、高效率、智能化管理的電子政務(wù)辦公應(yīng)用系統(tǒng)，為行政領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和跨部門(mén)協(xié)調(diào)辦公信息化，提供另一個(gè)高效方便和快捷靈活的溝通渠道，節(jié)約辦學(xué)經(jīng)費(fèi)，變更了傳統(tǒng)落后的現(xiàn)代化高校傳統(tǒng)教育辦公管理傳統(tǒng)模式，實(shí)現(xiàn)教育無(wú)紙化辦公操作便捷、決策協(xié)調(diào)高效科學(xué)化，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)線上聯(lián)合辦公，應(yīng)考慮從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)三個(gè)方面入手，并全面設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求和功能模塊。

(二)辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)

為了提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊的質(zhì)量，一般將高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊分為三個(gè)部分：學(xué)生功能模塊、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)功能模塊和教育管理功能模塊。

學(xué)生功能模塊是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊中的第一個(gè)功能模塊。學(xué)生功能模塊分為學(xué)生對(duì)學(xué)校整體管理的整體了解，方便學(xué)生進(jìn)行出校返校的行程報(bào)備，為學(xué)校檢查學(xué)生考勤提供良好的應(yīng)用平臺(tái)。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)功能模塊是辦公輔助自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)模塊中的第二個(gè)功能模塊，學(xué)生功能模塊之間的職能劃分都是為了可以讓一個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)能對(duì)本部門(mén)履行的部門(mén)職責(zé)功能有大致上的了解，領(lǐng)導(dǎo)同樣也可以熟練地使用辦公輔助自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)軟件進(jìn)行辦公。管理員功能模塊是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的第三個(gè)功能模塊，管理員功能模塊包括行政功能模塊。管理員可以使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)管理部門(mén)，同時(shí)，管理員可以使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)方便管理員管理每個(gè)角色。

(三)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計(jì)

眾所周知，不同角色對(duì)應(yīng)的操作權(quán)限在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中大不相同，通過(guò)觀察辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計(jì)可以看出。當(dāng)有不同權(quán)限的電腦用戶輸入正確無(wú)誤地登錄密碼時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將為權(quán)限不同的用戶分配不同類(lèi)別的電腦功能菜單，以便不同的角色可以擁有不同的操作權(quán)限。

(四)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)

正常情況下，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求和功能模塊設(shè)計(jì)過(guò)程中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口應(yīng)科學(xué)合理地設(shè)計(jì)，因?yàn)橹挥修k公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)工作才能完成，才可以對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員的高效開(kāi)發(fā)產(chǎn)生積極影響。開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有必要參考辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行開(kāi)發(fā)，《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)圖》是一個(gè)發(fā)展性規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。因此，如果開(kāi)發(fā)者想要開(kāi)發(fā)一個(gè)穩(wěn)定可靠的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)圖必須是有效的。同時(shí)，還應(yīng)該留有預(yù)留接口，為高校發(fā)展新的辦公功能留有接口。

三、流程再造概述

目前，許多國(guó)內(nèi)重點(diǎn)高校教師日常辦公信息化管理與自動(dòng)化的應(yīng)用及系統(tǒng)項(xiàng)目雖然大多已開(kāi)始進(jìn)行正式開(kāi)發(fā)安裝或上線，但其與校園現(xiàn)實(shí)辦公教育環(huán)境和教育管理教學(xué)實(shí)踐場(chǎng)景的開(kāi)發(fā)應(yīng)用實(shí)際切合度等仍然有較大差距。如何更好地規(guī)劃建設(shè)全校統(tǒng)一的一體化認(rèn)證及辦公服務(wù)平臺(tái)，來(lái)達(dá)到“提高全校認(rèn)證系統(tǒng)安全、提高教育管理信息化水平”的管理目標(biāo)，進(jìn)而提升學(xué)校治理能力和治理系統(tǒng)，仍需進(jìn)一步地探究。因此學(xué)校教育管理服務(wù)的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)——辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)再造(Business process reengineering，BPR)便顯得尤為重要。

(一)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造理論誕生于20世紀(jì)90年代，旨在達(dá)到降低成本、提高質(zhì)量、加強(qiáng)服務(wù)、提高工作效率的目的。重新研究并徹底改變了企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程。達(dá)文波特在新工業(yè)工程中提出了業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)的概念：信息技術(shù)和業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)。他認(rèn)為BPR是對(duì)組織內(nèi)部和組織之間的工作流程和程序的分析和設(shè)計(jì)。Alter認(rèn)為BPR是一種方法論過(guò)程，它利用信息技術(shù)從根本上改變企業(yè)流程，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的主要目標(biāo)。V enkatraman認(rèn)為，BPR是一種以信息技術(shù)的使用為中心的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想如下：

首先，面向業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程重新再造打破了以前傳統(tǒng)上的企業(yè)按行政職能分工、按流程分工的模式。其次，以解決客戶需求最大化為戰(zhàn)略出發(fā)點(diǎn)。要敢于從新客戶管理的角度上重新研究設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品流程體系，大膽修改優(yōu)化原有管理流程，建立完善面向大客戶企業(yè)和細(xì)分市場(chǎng)組織的完整業(yè)務(wù)流程體系結(jié)構(gòu)和更加靈活的業(yè)務(wù)流程組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)公司從企業(yè)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)職能流程管理逐漸向精細(xì)化、流程化管理服務(wù)的有效轉(zhuǎn)變。最后，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)為其有效工具。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造技術(shù)依靠各種先進(jìn)應(yīng)用的數(shù)字信息技術(shù)，突破了傳統(tǒng)時(shí)間上和組織空間方面的空間限制，促進(jìn)和改善了傳統(tǒng)組織中內(nèi)部的信息流數(shù)據(jù)的及時(shí)快速有效傳遞，從而極大優(yōu)化了公司業(yè)務(wù)流程重組再造管理的運(yùn)作速度效果和運(yùn)營(yíng)效率。

(二)高校教育管理流程再造

隨著B(niǎo)PR理論的不斷發(fā)展和完善，相關(guān)學(xué)者將其引入高等教育領(lǐng)域。Penrod和dolence認(rèn)為，隨著高等教育成本的上升和信息技術(shù)的發(fā)展，高等教育需要進(jìn)行“流程再造”以適應(yīng)這種變化。在這個(gè)過(guò)程中，我們需要建立一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)推動(dòng)變革，引入一種強(qiáng)調(diào)責(zé)任、響應(yīng)和服務(wù)的新的組織文化，注重改進(jìn)工作流程，使用全面質(zhì)量管理(TQM)，建立扁平靈活的組織結(jié)構(gòu)。

高?，F(xiàn)代教學(xué)常規(guī)管理主要就是指按照特定人才培養(yǎng)總目標(biāo)、一定程序的各項(xiàng)管理教學(xué)原則、程序步驟和技術(shù)方法，組織利用教學(xué)實(shí)踐過(guò)程環(huán)節(jié)中形成的各項(xiàng)人力、物力、信息技術(shù)等現(xiàn)代教學(xué)要素資源，建立科學(xué)正常、相對(duì)完整穩(wěn)定合理的現(xiàn)代化教學(xué)活動(dòng)秩序，使各種教學(xué)實(shí)施過(guò)程實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)、高效、優(yōu)化，確保本科教學(xué)人才培養(yǎng)任務(wù)有序合理完成，培養(yǎng)造就全面均衡發(fā)展的高水平人才。

四、中國(guó)高校教育管理中存在的問(wèn)題

(一)管理理念落后，教師和學(xué)生的需求沒(méi)有得到重視

在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)模式和現(xiàn)代宏觀教學(xué)管理組織體制模式下，我國(guó)目前高校課程教學(xué)組織管理與職能配置定位大多堅(jiān)持以“控制”原則為基本中心，從主管理者延伸到主被教學(xué)管理者，從上到下均實(shí)行單向和被動(dòng)管理。這種管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)教育大眾化和人才雙向流動(dòng)的時(shí)代。高等教育是一種服務(wù)，其服務(wù)對(duì)象是學(xué)生和教師，高校只有提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源和服務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量，才能吸引優(yōu)秀學(xué)生；只有提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)平臺(tái)和資源，簡(jiǎn)化教學(xué)管理流程，提高管理效率，才能吸收和維護(hù)優(yōu)質(zhì)的教師資源。高校各項(xiàng)工作流程應(yīng)樹(shù)立以人為本的理念，以教師和學(xué)生的需求為中心，更好地設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程。

(二)管理層流程運(yùn)行不順暢

我國(guó)的高校目前的課程教學(xué)行政管理結(jié)構(gòu)模式中大多仍采用行政職能化管理組織模式，將行政教學(xué)及管理工作的工作任務(wù)主體和主要職能縱向自上而下分解細(xì)化為若干學(xué)校系統(tǒng)和各個(gè)學(xué)院，橫向依次分解細(xì)化為各種不同性質(zhì)的政府職能部門(mén)，自上而下分解形成的金字塔型或多層次管理組織結(jié)構(gòu)。整個(gè)結(jié)構(gòu)的正常運(yùn)行過(guò)程是作為一個(gè)命令的傳遞過(guò)程和一個(gè)執(zhí)行的系統(tǒng)，類(lèi)似于政府的行政控制系統(tǒng)。過(guò)程管理中出現(xiàn)的空白區(qū)域可能會(huì)導(dǎo)致一個(gè)過(guò)程斷點(diǎn)，并且過(guò)程管理中存在的重疊空白區(qū)域還可能會(huì)導(dǎo)致一個(gè)重復(fù)管理，從而導(dǎo)致管理混亂。

同時(shí)，由于連續(xù)的業(yè)務(wù)流程被劃分為各種簡(jiǎn)單、專(zhuān)門(mén)的任務(wù)，導(dǎo)致工作環(huán)節(jié)增多，需要多部門(mén)協(xié)作。由于流程組織結(jié)構(gòu)較多，任務(wù)溝通多層次，部門(mén)之間缺乏有效的信息交流和溝通，任務(wù)執(zhí)行滯后。

(三)管理信息零碎，信息資源無(wú)法共享

由于各校職能以及管理職責(zé)的具體分工，教學(xué)行政管理領(lǐng)域的相關(guān)各種教學(xué)信息資料大多散存于我國(guó)各主要高校職能部門(mén)，形成了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”系統(tǒng)，沒(méi)有能建立比較先進(jìn)高效的公共信息平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)系統(tǒng)信息資源有效的共享。每單項(xiàng)目的教學(xué)目標(biāo)任務(wù)分解下達(dá)任務(wù)后，教學(xué)組織管理信息部門(mén)將需要同時(shí)投入過(guò)多的信息時(shí)間成本和工作精力用于重新組織收集數(shù)據(jù)和整理匯總各類(lèi)信息，導(dǎo)致工作效率不高。高校只有積極運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、ERP平臺(tái)等企業(yè)管理現(xiàn)代化軟件，整合學(xué)習(xí)型組織運(yùn)行中形成的內(nèi)部各種作業(yè)流程，建立一套面向企業(yè)流程優(yōu)化的內(nèi)部運(yùn)行管控模式，才能有利于更好地高效實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)部門(mén)、跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部信息高效共享整合與處理。

五、我國(guó)高校教育管理流程再造的關(guān)鍵因素

我國(guó)高校教育管理流程再造應(yīng)以業(yè)務(wù)流程再造理論為基礎(chǔ)，結(jié)合高校自身特點(diǎn)、實(shí)際情況和人才培養(yǎng)目標(biāo)，有針對(duì)性地進(jìn)行流程再造。在實(shí)施過(guò)程中，需要注意以下幾點(diǎn)：

(一)確定再造目標(biāo)

大學(xué)教學(xué)質(zhì)量管理是流程的再造工作的第一步，要求領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從宏觀戰(zhàn)略高度考慮和圍繞大學(xué)本身的目標(biāo)定位、愿景、使命任務(wù)和教學(xué)流程優(yōu)化出發(fā)而制定業(yè)務(wù)流程再造具體目標(biāo)，這無(wú)疑是學(xué)校流程管理再造目標(biāo)的首要出發(fā)點(diǎn)之一和其最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。在系統(tǒng)明確業(yè)務(wù)流程再造目標(biāo)內(nèi)涵和企業(yè)戰(zhàn)略流程定位目標(biāo)后，高校管理系統(tǒng)需要系統(tǒng)地將其內(nèi)涵分解細(xì)化為各系別的具體核心流程目標(biāo)內(nèi)涵，圍繞于該系統(tǒng)目標(biāo)內(nèi)涵的各類(lèi)具體核心工作流程目標(biāo)，以便系統(tǒng)教學(xué)運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)部門(mén)全面了解高?，F(xiàn)有管理流程目標(biāo)是否足以真正為支持高校戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型服務(wù)，通過(guò)細(xì)化實(shí)施高校本部門(mén)流程的相關(guān)各項(xiàng)操作流程要求和目標(biāo)，確保學(xué)校整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(二)關(guān)注頂層設(shè)計(jì)

我國(guó)高校教學(xué)管理流程的再造離不開(kāi)教育部頂層統(tǒng)籌設(shè)計(jì)體系和高校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的關(guān)注重視。只有高校領(lǐng)導(dǎo)真正充分深刻認(rèn)識(shí)到我國(guó)當(dāng)前大多數(shù)高校重視教育而教學(xué)流程管理還不能有效滿足于時(shí)代社會(huì)發(fā)展需求的緊迫需要，認(rèn)識(shí)到推進(jìn)教學(xué)過(guò)程管理與流程系統(tǒng)優(yōu)化改革和業(yè)務(wù)流程再造創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)重要性，精心謀劃設(shè)計(jì)制定和研究論證改革學(xué)校自身的教學(xué)使命、愿景理念和專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量目標(biāo)，確立了教學(xué)和管理中流程的再造新的核心目標(biāo)，并及時(shí)有效組織推進(jìn)并為這項(xiàng)改革舉措提供了相應(yīng)有力的技術(shù)制度措施和物質(zhì)資源環(huán)境保障，消除一切阻礙學(xué)校流程管理再造推進(jìn)的潛在負(fù)面因素，調(diào)動(dòng)學(xué)校師生的智慧力量與團(tuán)結(jié)和協(xié)作，最終能推動(dòng)流程的再造而發(fā)揮積極作用。

(三)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

教學(xué)管理者應(yīng)是實(shí)施高校的教育管理制度流程整體再造活動(dòng)的具體參與者單位和積極執(zhí)行者。高校內(nèi)部教育的管理制度流程整體性再造實(shí)踐，離不開(kāi)廣大教學(xué)組織管理者自身對(duì)實(shí)現(xiàn)各種重要教學(xué)管理工作任務(wù)形成的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借鑒和相關(guān)改革對(duì)策建議。因此，高校應(yīng)始終充分關(guān)注重視加強(qiáng)教學(xué)信息化管理人才隊(duì)伍自身建設(shè)，定期組織教學(xué)流程管理再造相關(guān)課程，對(duì)各類(lèi)教學(xué)組織管理崗人員系統(tǒng)地進(jìn)行管理知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作業(yè)務(wù)能力素質(zhì)和工作業(yè)務(wù)素質(zhì)全面的提升培訓(xùn)，促進(jìn)組織學(xué)生能夠深入全面理解各種教學(xué)管理流程優(yōu)化再造新的基本概念技術(shù)和應(yīng)用方法，熟悉信息化流程建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)開(kāi)發(fā)的有關(guān)工作，增強(qiáng)學(xué)習(xí)組織系統(tǒng)學(xué)習(xí)效率和管理創(chuàng)新學(xué)習(xí)能力，為開(kāi)展BPR培訓(xùn)提供一個(gè)更高效地學(xué)習(xí)人力資源保障。

(四)建立監(jiān)督反饋機(jī)制

首先，各校要通過(guò)教師、學(xué)生代表和有關(guān)教學(xué)及行政管理部門(mén)代表之間共同建立互動(dòng)監(jiān)督管理反饋機(jī)制，變“管理”為“服務(wù)”制度，充分創(chuàng)造條件調(diào)動(dòng)好學(xué)校師生監(jiān)督的內(nèi)在積極性和主動(dòng)參與性，為所有師生群眾提供學(xué)生更多充分的民主決策權(quán)、建議權(quán)和管理監(jiān)督權(quán)。

其次，在高校教學(xué)行政管理工作過(guò)程改進(jìn)中，要格外重視高校教學(xué)管理者個(gè)人的教學(xué)績(jī)效工作考核評(píng)定和績(jī)效反饋。激發(fā)一線教學(xué)和管理一線相關(guān)部門(mén)責(zé)任人工作思路的探索不斷實(shí)踐創(chuàng)新，促進(jìn)績(jī)效提升。

(五)提高信息化水平

網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)是中國(guó)高校進(jìn)行教育和管理信息流程整合再造創(chuàng)新的重要信息化工具體系和系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)支撐。高校應(yīng)繼續(xù)創(chuàng)新利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源的信息化教學(xué)服務(wù)管理新流程，圍繞流程數(shù)字化再造流程的其他各個(gè)主要環(huán)節(jié)來(lái)重新開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，以創(chuàng)新服務(wù)功能為服務(wù)導(dǎo)向，以流程精簡(jiǎn)高效為管理原則，利用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用先進(jìn)手段的教育網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，促進(jìn)國(guó)內(nèi)高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源信息交流和數(shù)據(jù)資源交換共享，實(shí)現(xiàn)師生無(wú)紙化電子辦公，促進(jìn)整個(gè)高校的教學(xué)及管理新流程進(jìn)一步地規(guī)范化，使信息化應(yīng)用水平更精準(zhǔn)高效。