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        埃爾瑪·庫奇:增強(qiáng)韌性以應(yīng)對不確定性

        2022-10-21 01:54:50撰文尉艷娟編輯王興釗
        項(xiàng)目管理評論 2022年2期
        關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理

        撰文/本刊記者 尉艷娟 編輯/王興釗

        Resilience 一詞可譯為:韌性或復(fù)原力?!禤MBOK指南》(第七版)指出,韌性是指吸收沖擊的能力和從挫折或失敗中快速恢復(fù)的能力。在項(xiàng)目中保持適應(yīng)性和韌性,可使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在內(nèi)部和外部因素發(fā)生變化時(shí)聚焦于期望成果,這有助于他們從挫折中恢復(fù)過來。埃爾瑪·庫奇(Elmar Kutsch)認(rèn)為,增強(qiáng)韌性有助于應(yīng)對不確定性。

        埃爾瑪·庫奇是風(fēng)險(xiǎn)管理方面的副教授。此前,他曾在信息技術(shù)行業(yè)擔(dān)任過各種商務(wù)和高級管理職位。作為一名激情四射的跳傘者和前項(xiàng)目經(jīng)理,無論是在私人生活還是職業(yè)方面,他的興趣都圍繞著風(fēng)險(xiǎn)和不確定性的管理。他的著作有《正念項(xiàng)目管理:超越風(fēng)險(xiǎn)范圍的韌性表現(xiàn)》(:)(下稱“《正念項(xiàng)目管理》”)、《組織韌性的藝術(shù):重溫1940年法國的衰落》()。

        圍繞韌性和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的相關(guān)內(nèi)容,本刊記者與埃爾瑪·庫奇展開了如下對話。

        正念項(xiàng)目管理培養(yǎng)遠(yuǎn)見

        記者:

        ·傳統(tǒng)項(xiàng)目管理職業(yè)的框架強(qiáng)調(diào)確定性、概率性、簡化論和最佳案例思維。對計(jì)劃的癡迷使我們只關(guān)注過去的成功經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致我們不太可能發(fā)現(xiàn)未來的失敗并為其做好準(zhǔn)備。

        正念項(xiàng)目管理倡導(dǎo)我們超越有形和可測量的任意不確定性,去擁抱真正未知和不可知的認(rèn)知不確定性。與以過程、工具和技術(shù)為特征的傳統(tǒng)項(xiàng)目管理不同,正念項(xiàng)目管理重在培養(yǎng)情境式人類認(rèn)知(Situated Human Cognition)。

        引用艾倫·蘭格(Ellen Langer)的話:“對特定情況的謹(jǐn)慎反應(yīng)不是試圖從已有選項(xiàng)中做出最佳選擇,而是創(chuàng)造選項(xiàng)?!?換句話說,傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理讓我們“回收”過去的情況、決策和規(guī)定,正念項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)注意、解讀(Interpreting)、準(zhǔn)備、遏制(Contain)和復(fù)原,從而管理超出風(fēng)險(xiǎn)范圍的項(xiàng)目。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理依賴后見之明,正念項(xiàng)目管理培養(yǎng)遠(yuǎn)見。

        記者:

        ·我不認(rèn)為這些是技能,而是項(xiàng)目經(jīng)理在應(yīng)對意外事件時(shí)必須經(jīng)歷的基礎(chǔ)性認(rèn)知過程。首先,我們需要注意到即將到來的逆境的警告信號。然后,我們要解讀所有信號,過濾出相關(guān)信息。通過觀察和解讀,我們對未來的可能性有了最新的認(rèn)識。在這一遠(yuǎn)見基礎(chǔ)之上,我們就可以準(zhǔn)備遏制不斷升級的失敗,并在必要時(shí)從中復(fù)原。

        記者:

        ·復(fù)原的促進(jìn)因素有很多,如老虎隊(duì)、大局思維、魔鬼代言人(Devil's Advocate)、豐富的響應(yīng)庫(A Wide Response Repository)。

        我重點(diǎn)談?wù)劺匣㈥?duì)。老虎隊(duì)是一個(gè)關(guān)鍵因素,閱歷深、經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者空降項(xiàng)目組,他們迅速創(chuàng)造新的選項(xiàng)以便復(fù)原。老虎隊(duì)的成員通常來自多個(gè)學(xué)科和領(lǐng)域的專家,應(yīng)該具備以下特點(diǎn):傾聽并針對正在發(fā)生的事情從多個(gè)角度提出問題,盡管面臨快速行動的壓力,但不急于下結(jié)論;想象最壞情況的影響及復(fù)雜、可能動態(tài)變化的任務(wù)細(xì)節(jié);抑制成員“知道答案”的沖動,在創(chuàng)造選項(xiàng)時(shí)保持開放、好奇;愿意打破現(xiàn)有規(guī)則和流程,能夠跳出常規(guī)操作方法進(jìn)行思考;能夠在技術(shù)、流程和人員層面創(chuàng)建解決方案;持續(xù)保持專注力和行動;在備受高級管理層關(guān)注和時(shí)間緊迫的情況下,保持以上特點(diǎn),以快速實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目復(fù)原。

        有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理要超越風(fēng)險(xiǎn)范圍思考

        記者:

        ·有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理不會靠“自動駕駛”來管理項(xiàng)目。沒有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理會把大部分注意力花在規(guī)劃最佳方案上,即使易變性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性使計(jì)劃過時(shí)了,他們也都堅(jiān)持一個(gè)計(jì)劃。

        有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理具有前瞻性思維,設(shè)法預(yù)見可能會對績效產(chǎn)生破壞性影響的相關(guān)場景。有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)疑并挑戰(zhàn)固有假設(shè)以避免思維過度僵化,他們通過超越風(fēng)險(xiǎn)范圍的思考,建立冗余性(Robustness)和適應(yīng)性,以便在必要時(shí)遏制意外并從中恢復(fù)。本質(zhì)上,有韌性的項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作是建立物理(Physical)冗余性和社會冗余性,一旦意外出現(xiàn),冗余性可被迅速激活,這為項(xiàng)目管理的關(guān)鍵技能之一“團(tuán)隊(duì)即興發(fā)揮”(Team Improvisation)奠定了基礎(chǔ)。

        記者:

        ·團(tuán)隊(duì)即興發(fā)揮是計(jì)劃和行動同時(shí)進(jìn)行的過程,在此過程中,我們即時(shí)臨場發(fā)明和創(chuàng)造解決方案。在團(tuán)隊(duì)即興發(fā)揮中,每個(gè)人的實(shí)時(shí)計(jì)劃和行動要像爵士樂隊(duì)一樣相互協(xié)調(diào)。爵士樂獨(dú)奏者即興創(chuàng)作出符合主題規(guī)定結(jié)構(gòu)的新旋律,在極短的時(shí)間跨度內(nèi),獨(dú)奏者要做出很多不可逆的決定,如音高、表情及節(jié)奏位置。每個(gè)音符都會對下一個(gè)音符產(chǎn)生直接影響,獨(dú)奏者的演奏也受到其他演奏者的影響,因此相互協(xié)調(diào)很重要。

        有韌性的項(xiàng)目是開放的

        記者:

        ·它不是一個(gè)被定義為“精益機(jī)器”的項(xiàng)目:一個(gè)嚴(yán)格遵守規(guī)則和最佳案例計(jì)劃的項(xiàng)目,項(xiàng)目成員在確定性和控制力的虛幻泡泡中運(yùn)作。相反,一個(gè)有韌性的項(xiàng)目不把成功視為理所當(dāng)然的事情,它是開放的,對失敗的可能性感到不安,它側(cè)重于建立適應(yīng)性和即興發(fā)揮的能力。

        記者:

        ·基于規(guī)則的韌性可以比作“自動駕駛儀”。“自動駕駛儀”上滿是過去事件和問題的成功管理經(jīng)驗(yàn),如果再次遇到同樣的問題,“自動駕駛儀”可以快速有效地激活完全相同的響應(yīng)機(jī)制。然而,“自動駕駛儀”無法處理新問題,因?yàn)樗鼪]有提前準(zhǔn)備好的答案,這就是情境式認(rèn)知發(fā)揮作用的時(shí)候:集體正念(Collective Mindfulness)。無意識的項(xiàng)目管理試圖將人類認(rèn)知作為錯(cuò)誤來源,而正念項(xiàng)目管理培養(yǎng)情境式人類認(rèn)知,以應(yīng)對意外。

        不幸的是,越來越多的項(xiàng)目管理變得程序化和自動化,因?yàn)槿藗兏矚g穩(wěn)定、確定和控制的概念,哪怕這只是一種幻覺。正念項(xiàng)目管理承認(rèn)易變性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性,并將可變性、敏捷性和韌性融入思維和工作方式。

        記者:

        ·這個(gè)問題更多的是關(guān)于我們在管理項(xiàng)目時(shí)采用什么類型的復(fù)原方法。傳統(tǒng)上,項(xiàng)目管理是靠基于規(guī)則、無意識的韌性驅(qū)動的,由以往的知情決定論和最佳案例簡化論定義,采用過于簡化的概率風(fēng)險(xiǎn)管理方法?;谡畹捻g性不會將人類即時(shí)認(rèn)知作為錯(cuò)誤來源,而是用其管理項(xiàng)目中的意外情況。

        要具備基于正念的韌性,我們首先要相信并培養(yǎng)項(xiàng)目成員的正念能力。計(jì)劃方面的能力要退居次要地位,團(tuán)隊(duì)即興創(chuàng)作能力才是最重要的。必須仔細(xì)檢查項(xiàng)目管理中常用的工具和技術(shù)是否有利于培養(yǎng)具備靈活性、敏捷性和冗余性的文化。

        記者:

        ·我們無法對易變性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性進(jìn)行充分規(guī)劃和設(shè)計(jì),但是我們可以利用我們所擁有的自然力量“正念”來擁抱不確定性。

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