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        談電子表格軟件在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用

        2022-10-14 12:28:04諶業(yè)敏東平湖管理局東平黃河河務(wù)局井非非山東潤(rùn)泰水利工程有限公司第二養(yǎng)護(hù)分公司
        環(huán)球市場(chǎng) 2022年26期
        關(guān)鍵詞:用款財(cái)政撥款賬務(wù)

        諶業(yè)敏 東平湖管理局東平黃河河務(wù)局 井非非 山東潤(rùn)泰水利工程有限公司第二養(yǎng)護(hù)分公司

        一、財(cái)務(wù)工作中EXCEL 應(yīng)用的必要性

        (一)快速查詢財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)

        大部分單位財(cái)務(wù)工作較為煩瑣,上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)需要相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),EXCEL 表格的正確熟練運(yùn)用可以化繁為簡(jiǎn),快速提供部分所需信息。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析是單位運(yùn)行狀態(tài)的檢測(cè)儀,可以通過(guò) EXCEL 表格的數(shù)據(jù)分析功能,快速方便的為單位領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)參考。及時(shí)掌握單位收支“大盤子”,了解單位財(cái)政資金、自有資金收支實(shí)時(shí)情況,保障資金使用安全有效,確保單位管理、項(xiàng)目決策做出正確判斷。有的單位財(cái)政資金保障率比較低,更需要繼續(xù)強(qiáng)化資金資產(chǎn)監(jiān)管,保障資金支付進(jìn)度,保證資金使用效率,提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)水平。

        (二)促進(jìn)部門間溝通協(xié)調(diào)

        單位業(yè)務(wù)科室和部門較多,工作內(nèi)容也較為復(fù)雜。各科室或者部門經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)較多,工作內(nèi)容不盡相同。對(duì)財(cái)務(wù)部門而言,加強(qiáng)各科室或者部門間的溝通尤為重要。在財(cái)務(wù)實(shí)際工作中,比如職工培訓(xùn)費(fèi)、各種會(huì)議費(fèi)、公務(wù)用車運(yùn)行維護(hù)費(fèi)、值班費(fèi)、差旅費(fèi)等都是較為重要的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng),財(cái)務(wù)部門需要設(shè)計(jì)不同 EXCEL 表格,記錄日常經(jīng)濟(jì)支出事項(xiàng),方便各科室間的溝通協(xié)調(diào),為相關(guān)科室和部門提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)參考,為下一步工作安排奠定基礎(chǔ)。

        (三)助力審計(jì)工作、規(guī)范財(cái)務(wù)發(fā)展

        單位每年都會(huì)接受社會(huì)審計(jì),審計(jì)部門對(duì)單位收支情況、資產(chǎn)財(cái)務(wù)狀況、重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)分類事項(xiàng)等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。在財(cái)務(wù)工作中,通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐探索出一些重點(diǎn)事項(xiàng),利用 EXCEL 分析表格格式,對(duì)部分固定檢查的重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行日常記錄和分析,達(dá)到提前收集、提前準(zhǔn)備、隨時(shí)核查的目的。

        二、基層財(cái)務(wù)工作與EXCEL 的應(yīng)用分析

        (一)支出情況與EXCEL 的應(yīng)用分析

        目前在新發(fā)展理念下,既要節(jié)支降耗提升資金的使用效率,也要保證單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn),單位領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)刻掌控單位的收支情況。對(duì)此,基層財(cái)務(wù)人員需要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)基本支出和項(xiàng)目支出的進(jìn)度,為年度資金整體安排提供依據(jù),為下年度預(yù)算編制提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)分析。

        支出執(zhí)行進(jìn)度表格的設(shè)計(jì),是以水利財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件中預(yù)算指標(biāo)余額查詢?yōu)榛A(chǔ),分為基本支出執(zhí)行進(jìn)度表和項(xiàng)目支出執(zhí)行進(jìn)度表?;局С鰣?zhí)行進(jìn)度表橫向包含科目編碼、科目名稱、支出類別(經(jīng)濟(jì)分類)、本年支出執(zhí)行情況、備注等。本年支出執(zhí)行情況中包括財(cái)政撥款預(yù)算金額、財(cái)政撥款執(zhí)行金額、財(cái)政撥款執(zhí)行進(jìn)度、其他資金預(yù)算金額、其他資金執(zhí)行金額、其他資金執(zhí)行進(jìn)度(如表1)。

        項(xiàng)目支出執(zhí)行進(jìn)度表橫向包括項(xiàng)目名稱、科目編碼、經(jīng)濟(jì)分類、財(cái)政撥款預(yù)算金額、財(cái)政撥款執(zhí)行金額、財(cái)政撥款執(zhí)行進(jìn)度、應(yīng)達(dá)進(jìn)度、未達(dá)進(jìn)度金額、政府經(jīng)濟(jì)分類-預(yù)算等(如表 2)。

        一表多用強(qiáng)化資金管理,促進(jìn)預(yù)算執(zhí)行合理合規(guī)。支出執(zhí)行進(jìn)度表每月更新一次,首要目的是及時(shí)迅速向單位領(lǐng)導(dǎo)定期匯報(bào)收入支付進(jìn)度和使用情況,強(qiáng)化節(jié)支降耗意識(shí)、做到精打細(xì)算的目的。支出執(zhí)行進(jìn)度表是聯(lián)系會(huì)計(jì)和出納日常支付的橋梁,出納在支付資金制單時(shí),可以根據(jù)支出進(jìn)度表中科目編碼、政府經(jīng)濟(jì)分類-預(yù)算,在單據(jù)附加信息中填寫對(duì)應(yīng)的支付代碼完成單據(jù)編制;會(huì)計(jì)同樣可以使用支出執(zhí)行進(jìn)度表對(duì)進(jìn)行中的對(duì)應(yīng)編碼等信息進(jìn)行單據(jù)核實(shí),確保每筆支出不出差錯(cuò),保證每筆資金安全有效。

        支出執(zhí)行進(jìn)度表是預(yù)算管理和執(zhí)行管理的有效結(jié)合,隨著預(yù)算管理越來(lái)越精細(xì)化的編制,執(zhí)行同樣嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行。在支出執(zhí)行進(jìn)度表中進(jìn)行備注,工作內(nèi)容必須體現(xiàn)對(duì)應(yīng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的使用。例如公用經(jīng)費(fèi)中辦公設(shè)備購(gòu)置、維修業(yè)務(wù)費(fèi)等經(jīng)濟(jì)分類,需要明確事項(xiàng)、數(shù)量、金額等硬性約束;項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)需要按照項(xiàng)目實(shí)施方案,明確專項(xiàng)資金各類費(fèi)用的使用內(nèi)容、范圍、頻次、要求等。以此強(qiáng)化資金管理力度,提高統(tǒng)籌意識(shí),提前謀劃、統(tǒng)一規(guī)劃各項(xiàng)支出,確保各項(xiàng)工作順利開展。

        (二)用款計(jì)劃與 EXCEL 的應(yīng)用分析

        單位用款計(jì)劃的上報(bào)需要根據(jù)單位工作具體安排情況和上級(jí)部門的具體要求,與單位支付執(zhí)行進(jìn)度、單位工作進(jìn)度密切相關(guān)。然而用款計(jì)劃的上報(bào)往往面臨時(shí)間緊、要求嚴(yán)、科目多的情況,作為財(cái)務(wù)人員需要提前著手,準(zhǔn)確掌握單位資金預(yù)申請(qǐng)進(jìn)度和相關(guān)工作安排情況,做到有備無(wú)患,及時(shí)迅速,方便用款計(jì)劃上報(bào)、核實(shí)與賬務(wù)處理。用款計(jì)劃上報(bào)核實(shí)表是結(jié)合財(cái)政撥款用款計(jì)劃填報(bào)內(nèi)容與財(cái)政撥款撥付額度、財(cái)政撥款賬務(wù)處理實(shí)際需要設(shè)計(jì)而成。用款計(jì)劃上報(bào)核實(shí)表橫向包括科目編碼、科目名稱、支出類別、預(yù)算金額、月份、合計(jì)等(如表3)。

        表3 2022 年XXX 項(xiàng)目用款計(jì)劃上報(bào)核實(shí)表

        用款計(jì)劃上報(bào)核算表中的橫向合計(jì)列,是對(duì)1 月至12 月各科目經(jīng)費(fèi)的合計(jì),可以及時(shí)與預(yù)算金額相互核對(duì)找出差錯(cuò)。表格中合計(jì)列是縱向匯總每個(gè)月份申請(qǐng)用款計(jì)劃的合計(jì)數(shù),縱向與橫向雙向核實(shí)上報(bào)計(jì)劃,確保上報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。財(cái)政撥款用款計(jì)劃上報(bào)核實(shí)表中對(duì)應(yīng)的上報(bào)金額與每月的銀行額度通知單相互核實(shí),確保額度準(zhǔn)確到賬無(wú)誤。銀行額度通知單額度到賬金額是按照科目編碼下達(dá),并未分出人員經(jīng)費(fèi)與公用經(jīng)費(fèi)的具體分配金額,因此,該表是額度到賬、賬務(wù)處理的最佳依據(jù),按照用款計(jì)劃申請(qǐng)金額進(jìn)行人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)的賬務(wù)處理。總之,用款計(jì)劃上報(bào)核實(shí)表的使用,可以將用款計(jì)劃上報(bào)、額度到賬情況、賬務(wù)處理三個(gè)事項(xiàng)緊密結(jié)合,相互制約、相互參照,簡(jiǎn)單清晰地反映出額度使用的各個(gè)環(huán)節(jié),提高財(cái)務(wù)人員的工作效率,也為財(cái)務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展夯實(shí)了基礎(chǔ)。

        (三)合同管理與 EXCEL 的應(yīng)用分析

        合同是從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶,經(jīng)濟(jì)合同管理作為單位管理的重要內(nèi)容,規(guī)避經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),依法簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同管理不僅是全過(guò)程的而且是系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性的。合同管理全過(guò)程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來(lái)管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過(guò)程的情況變化,特別要掌握對(duì)自己不利的變化,及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。

        單位涉及經(jīng)濟(jì)合同比較繁雜,大體分為四種,第一為政府采購(gòu)或參照政府采購(gòu),簽訂的資產(chǎn)購(gòu)置和服務(wù)購(gòu)置協(xié)議、合同;第二為土地管護(hù)與樹株分成等涉及收入的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)合同;第三為日常定點(diǎn)采購(gòu)或商定事項(xiàng),如定點(diǎn)車輛維修合同、定點(diǎn)辦公用品購(gòu)置協(xié)議、定點(diǎn)租車協(xié)議等;第四為根據(jù)管理辦法應(yīng)該簽訂的協(xié)議、合同。

        政府采購(gòu)組織形式分為集中采購(gòu)和分散采購(gòu),集中采購(gòu)由財(cái)務(wù)部門組織實(shí)施,風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小,合同管理相對(duì)規(guī)范。而單位自行采購(gòu)的購(gòu)置方式較多,包含邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、詢價(jià)等方式,涉及承辦單位部門較多,供應(yīng)單位較復(fù)雜,購(gòu)置方式也多樣化,對(duì)合同的管理統(tǒng)計(jì)要求更為嚴(yán)格。比如有的單位對(duì)日常定點(diǎn)采購(gòu)和土地管護(hù)、樹株分成等對(duì)外經(jīng)濟(jì)事項(xiàng),涉及當(dāng)?shù)乩习傩蘸蜆渲瓿邪?、土地承包者,?nèi)容繁雜多樣,較其他事項(xiàng)容易出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn),因此根據(jù)基層單位自身的情況建立科學(xué)的合同管理制度,設(shè)計(jì)簡(jiǎn)易的合同管理臺(tái)賬可以規(guī)范合同管理,提高合同管理與查詢效率。合同(協(xié)議)信息統(tǒng)計(jì)表設(shè)計(jì)是根據(jù)基層單位實(shí)際需要,結(jié)合相關(guān)科室部門及內(nèi)控制度要求,緊抓合同關(guān)鍵信息,明確合同責(zé)任部門,為合同的規(guī)范管理提供便捷。合同信息統(tǒng)計(jì)表所列信息包含合同(協(xié)議)名稱、對(duì)方單位(個(gè)人)名稱、合同金額、簽訂時(shí)間、生效時(shí)間、購(gòu)置方式、內(nèi)容要點(diǎn)、承辦部門、監(jiān)管單位或部門、備注(如表4)。方便篩選查詢相關(guān)合同信息,提高信息傳遞效率、節(jié)約合同查詢時(shí)間、加快各部門間溝通協(xié)調(diào),有效提升合同管理水平。

        表4 2022 年合同信息統(tǒng)計(jì)表

        (四)電子賬簿與 EXCEL 的應(yīng)用分析

        基層單位有時(shí)會(huì)涉及基建會(huì)計(jì)賬務(wù)的處理,對(duì)于基建賬務(wù)而言,如果資金較少、項(xiàng)目明確、賬務(wù)處理相對(duì)較為簡(jiǎn)單,大多是基層單位財(cái)務(wù)工作兼管賬務(wù)處理。為達(dá)到賬務(wù)明確、核查方便、利于管理的目的,以銀行存款日記賬為例,在Excel 中設(shè)計(jì)借、貸、余三欄式日記賬,其中借指收入金額、貸指支出金額、余是借貸方余額。銀行日記賬表格,往往涉及SUM 函數(shù)的使用,月度匯總收入金額合計(jì)時(shí),在合計(jì)欄中輸入求和公式并按下回車鍵,可以快速準(zhǔn)確的計(jì)算出當(dāng)月收入總額。同理,支出金額也可以用同樣的方法得出。期末現(xiàn)金余額公式原理為“期初余額 + 本期收入-本期支出”,能直接下拉填充得出。

        有的單位會(huì)涉及小的基建工程,其賬務(wù)處理比較簡(jiǎn)單,基建賬務(wù)總賬的設(shè)計(jì)本著賬務(wù)清晰、方便核查、利于匯總的目的,方便使用者快速查找基建數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確上報(bào)相關(guān)報(bào)表(如表5)。基建賬務(wù)總賬表,橫向包含序號(hào)、發(fā)生時(shí)間、收款/付款、摘要、銀行存款、基建撥款、預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款。其中銀行存款、基建撥款、預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款根據(jù)借貸平衡原則分設(shè)兩列,方便賬務(wù)記錄??v向使用 SUM 函數(shù)設(shè)本月合計(jì)、本年累計(jì),可以與銀行日記賬、相應(yīng)分類賬進(jìn)行月度核實(shí)。

        表5 XX 基建工程賬務(wù)總賬表

        基建賬務(wù)分類賬,根據(jù)日常實(shí)際發(fā)生事項(xiàng)設(shè)計(jì)而成(如表6)。其橫向包含時(shí)間、單據(jù)編號(hào)、摘要、余額和事項(xiàng)分析。其中事項(xiàng)分析中根據(jù)實(shí)際情況分別設(shè)置了工程款項(xiàng)、財(cái)務(wù)費(fèi)用、辦公費(fèi)、郵電費(fèi)、職工差旅費(fèi)、車輛使用費(fèi)等??v向使用 SUM 函數(shù)設(shè)本月合計(jì)、本年累計(jì),可以清晰地對(duì)每項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行歸類分析,方便賬務(wù)核查。

        表6 待攤投資分類表

        電子賬簿的設(shè)置僅僅是提供 EXCEL 表格對(duì)日常賬務(wù)記錄核查的一種思路。政府新舊制度轉(zhuǎn)換后,賬務(wù)處理的內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜,上級(jí)檢查巡查的次數(shù)日漸增多,財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)自身需要拓寬思路,對(duì)三公經(jīng)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、值班費(fèi)、差旅費(fèi)等具體經(jīng)濟(jì)分類事項(xiàng)舉一反三,不斷提升自身財(cái)務(wù)管理能力和水平。

        三、結(jié)語(yǔ)

        電子表格軟件憑借其友好的人機(jī)交互界面以及內(nèi)部含有功能強(qiáng)大的數(shù)學(xué)函數(shù),為數(shù)據(jù)的計(jì)算提供了諸多方便,同時(shí)還具有強(qiáng)大的繪圖功能,使財(cái)務(wù)人員能夠直觀地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,從而制定更加合理的財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,財(cái)務(wù)人員在實(shí)際使用 EXCEL 的過(guò)程中,不斷摸索新的工作方法和工作技巧,讓電子表格軟件更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)工作。

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