文 張譯文

檔案工作是按照科學(xué)的原則和方法及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理、處理，最大限度為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重大事業(yè)。它絕不是偶然產(chǎn)生，而是人類社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著時(shí)代的發(fā)展不斷更新、充實(shí)，它既是各種知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的呈現(xiàn)方式，也是維護(hù)國(guó)家各項(xiàng)利益的有效手段。檔案工作正是在一代又一代奮斗者的社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，通過(guò)大量文字材料、圖像、錄音等手段得以留存，從而更好地為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。作為一名高等院校辦公室從業(yè)者，分析檔案資源現(xiàn)狀、問(wèn)題，發(fā)掘檔案資源的潛在價(jià)值既是責(zé)任也是義務(wù)。檔案工作就其基本性質(zhì)來(lái)講，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性，國(guó)家公職人員在工作中不可避免地要接觸檔案工作，這就要求公職人員必須了解檔案工作的基本性質(zhì)，掌握檔案學(xué)的學(xué)科知識(shí)，接觸并處理檔案工作，總結(jié)檔案資源管理的種種規(guī)律，這樣才能適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，從而使自己的工作有規(guī)律、有秩序地進(jìn)行。

一、辦公室檔案資源現(xiàn)狀分析

檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位案卷的排列和案卷目錄的編制。高等院校辦公室是機(jī)關(guān)單位的核心部門，掌握著關(guān)乎學(xué)校發(fā)展利益的各項(xiàng)檔案資源。這些重要的文字材料以紙質(zhì)文件和電子文件雙軌制文件管理方式進(jìn)行留存。機(jī)關(guān)辦公室作為電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中的重要組成部分，有必要維護(hù)檔案的真實(shí)、完整和安全，因此，在電子政務(wù)開(kāi)展過(guò)程中一些電子文件的收集、歸檔、留存已經(jīng)成為辦公室成員所掌握的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。在全民倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公的時(shí)代，檔案資源整理已經(jīng)不再固化為檔案館編制人員的分內(nèi)工作，每一位辦公室人員的電腦里都留存著分內(nèi)工作的存檔文件。簡(jiǎn)言之，電子政務(wù)的發(fā)展讓檔案資源的共享成為可能，并且不斷擴(kuò)大檔案工作的內(nèi)涵和外延。

不同單位的檔案管理方式有所區(qū)別，但都是以檔案館為存檔中樞。與檔案館全面保存各類別資料有所差別的是，目前高校辦公室檔案資源更偏重行政事務(wù)相關(guān)檔案，與學(xué)校全局發(fā)展事項(xiàng)相關(guān)，例如校內(nèi)重要會(huì)議紀(jì)要的留存、收文發(fā)文記錄、重要合同協(xié)議備份、單位證件原件的保管等方面，這些檔案的保管一方面是方便為有些單位的決策事項(xiàng)留存依據(jù)，維護(hù)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展利益；另一方面也能看出一個(gè)單位的信息資源體系是否完整，信息資源利用制度是否健全。而這些歸口辦公室的檔案資源，它的調(diào)取過(guò)程與檔案館有所不同的是并非所有人有調(diào)取權(quán)限，它的調(diào)取要經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，做好檔案調(diào)取記錄，由于調(diào)取頻次較多，多數(shù)用于辦理某個(gè)單位各項(xiàng)行政事宜，因此，辦公室檔案工作具有相對(duì)嚴(yán)格的管理模式。

二、辦公室檔案資源處理存在的問(wèn)題

辦公室電子政務(wù)處理的水平?jīng)Q定著辦公室的工作水準(zhǔn)，它是治校理政的重要載體，同時(shí)也是單位管理工作的重中之重。由于專業(yè)性不強(qiáng)、人員素質(zhì)參差不齊，加之沒(méi)有形成完善的文件材料歸檔制度，在處理各項(xiàng)行政事務(wù)的過(guò)程中，日益暴露了檔案處理工作存在的問(wèn)題。

首先，是對(duì)檔案工作的重視程度不夠。檔案收集模式、管理手段和服務(wù)機(jī)制都需要適應(yīng)當(dāng)下國(guó)家檔案治理的要求。在中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》一文中提到要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的安全體系，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。該意見(jiàn)的下發(fā)再次確認(rèn)了檔案工作的重要性與做好檔案工作的必要性。就辦公室工作而言，檔案資源的處理并非工作的重心，但是在“以文輔政”的過(guò)程中不可避免地需要調(diào)取大量的信息用于進(jìn)行行政事務(wù)的處理，而作為整個(gè)單位的信息樞紐部門必須將檔案資源充分利用，輔助相關(guān)行政事務(wù)。目前機(jī)關(guān)單位辦公室存在忽視檔案資源管理的問(wèn)題，部分紙質(zhì)檔案和電子檔案銜接不上，出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，這恰恰反映出機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案資源的重視程度不夠，對(duì)文件的收集、整理、歸檔等流程把關(guān)不嚴(yán)、落實(shí)不細(xì)。不同單位的檔案歸口部門有所不同，有些是以檔案館為中樞管理檔案資源，即所有檔案資源全部交由檔案館，按照檔案管理辦法統(tǒng)一實(shí)行管理，極大縮減了管理的難度；相反，有些單位檔案資源分散在各個(gè)職能部門自行管理，一旦涉及調(diào)取檔案，相關(guān)人員并不知曉找誰(shuí)辦理、如何辦理。檔案歸口相對(duì)分散，又沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一且完整的檔案管理辦法，這樣就使管理過(guò)程相對(duì)雜亂，標(biāo)準(zhǔn)不一，這種分散的管理模式會(huì)直接導(dǎo)致檔案資源的歸檔保存不規(guī)范、檔案工作者工作積極性下降，檔案管理不成體系，長(zhǎng)此以往，不僅檔案的管理難度會(huì)加大，損害部分人的切身利益，對(duì)有些單位的發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生不可估量的損失。這種情況的發(fā)生顯然沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》文件精神，歸根結(jié)底，還是對(duì)檔案資源重視程度不夠，沒(méi)有明確檔案資源對(duì)國(guó)家治理的重要意義。

其次，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)水平參差不齊。有些單位從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量有限，加之開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流與人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限，使得檔案工作的新格局無(wú)法打開(kāi)。由于對(duì)檔案工作的重視程度不足，培訓(xùn)內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性、時(shí)代性，參訓(xùn)人員積極性不高、興趣不濃，導(dǎo)致檔案干部隊(duì)伍水平參差不齊，隊(duì)伍整體思想觀念比較陳舊、保守，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。多數(shù)檔案專業(yè)人員還在用過(guò)去的管理模式和經(jīng)驗(yàn)解決現(xiàn)在檔案資源的處理問(wèn)題，管理方法陳舊，管理機(jī)制有待完善。目前有些機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)和人員做不到有效整合，檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的產(chǎn)生、留存和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)做得不夠。提高信息化建設(shè)水平，不僅可以發(fā)揮電子政務(wù)的潛在價(jià)值，提高檔案處理工作的效率，也能更好地整合利用現(xiàn)有的一切資源為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時(shí)也要提高對(duì)檔案部門的監(jiān)督工作意識(shí)，對(duì)涉及保密性質(zhì)的重要文件，是否可以考慮由保密工作委員會(huì)介入進(jìn)行監(jiān)督，另外要特別注意提高檔案專業(yè)人員自身的保密意識(shí)。

最后，沒(méi)有建立便利群眾的檔案利用體系。隨著政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變，企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)由此也向服務(wù)型單位轉(zhuǎn)型。促進(jìn)職能的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)服務(wù)能力是各單位的共同目標(biāo)。檔案管理歸根結(jié)底也是便民利民、服務(wù)民生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把涉及民生的各類檔案、信息及時(shí)整理，優(yōu)先提供利用，更好服務(wù)群眾和單位的合法利益是檔案從業(yè)者的責(zé)任與義務(wù)。當(dāng)下辦公室檔案工作存在的主要問(wèn)題集中在服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式的不細(xì)致。部門之間信息化共享水平較為低下，協(xié)同辦公能力有待提高，有時(shí)出現(xiàn)一份檔案需要到多個(gè)部門進(jìn)行辦理的情況，極大降低了辦事效率。檔案工作處理中出現(xiàn)“只向上級(jí)負(fù)責(zé)”而非“關(guān)注效果，向用戶負(fù)責(zé)”的不良作風(fēng)。辦公室的檔案多為涉及學(xué)校利益的重要文件，調(diào)取過(guò)程需要領(lǐng)導(dǎo)審批，有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件甚至需要調(diào)取人陪同工作人員一起翻閱，沒(méi)有做到檔案為民服務(wù)的宗旨，歸根結(jié)底還是檔案管理過(guò)程中沒(méi)有深化服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有深刻理解檔案工作的本質(zhì)。在檔案資源的處理、利用過(guò)程中容易忽視公眾的信息需求與滿意度調(diào)查，導(dǎo)致檔案辦理人員與用戶之間產(chǎn)生相互不理解的情況，檔案資源的有效利用率因而降低，沒(méi)有構(gòu)建便民利民的檔案利用體系，檔案資源的有效價(jià)值便無(wú)法發(fā)揮。

三、創(chuàng)新辦公室檔案工作的有效途徑

檔案治理的目的是達(dá)到檔案的善治，它所強(qiáng)調(diào)的是利益的多元化，即平衡各主體之間的利益訴求和利益取向。過(guò)去，檔案管理的模式強(qiáng)調(diào)收藏，而忽略了對(duì)利益主體的開(kāi)放，這便極大程度地制約了檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮。如今當(dāng)我們意識(shí)到這一問(wèn)題的嚴(yán)重性，便不得不思考如何有效發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值。一是對(duì)機(jī)關(guān)檔案室而言，還是應(yīng)該繼續(xù)擔(dān)負(fù)接收和整理電子政務(wù)的重要職責(zé)，研究制定檔案管理?xiàng)l例，建立檔案資源的長(zhǎng)期保存與開(kāi)發(fā)利用制度，這也是加快電子政務(wù)立法進(jìn)程的有效手段。辦公室從業(yè)者應(yīng)該重視檔案資源的保存與利用，這不僅是對(duì)“以文輔政”的要求，更是核心部門促進(jìn)集成整合，將信息資源價(jià)值最大化的有效方式。二是應(yīng)更多地關(guān)注公眾需求，深化信息公開(kāi)，滿足公眾對(duì)檔案資源的利用，加強(qiáng)信息資源的集合與共享?，F(xiàn)如今公眾對(duì)檔案資源的利用需求日益增長(zhǎng)，整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案資源的重視程度也有了明顯的提高，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品越來(lái)越成為各機(jī)構(gòu)部門的新目標(biāo)，無(wú)論是從管理體制、方法技術(shù)層面建立科學(xué)的檔案資源管理戰(zhàn)略，還是堅(jiān)守“社會(huì)記憶保護(hù)者”職責(zé)，巧妙把握紙質(zhì)文件與電子文件二者的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，都將有利于在文件、檔案資源管理的重大變革中牢牢把握主動(dòng)權(quán)，更好地適應(yīng)檔案工作新常態(tài)。

四、辦公室檔案善治經(jīng)驗(yàn)談

辦公室檔案治理講究的更是善治，把握檔案治理的規(guī)律，跟隨信息化建設(shè)的步伐，不斷更新檔案治理策略，為每個(gè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)智慧力量。首先，檔案從業(yè)者需要具備認(rèn)真細(xì)致的品質(zhì)，小到個(gè)人的檔案，大到單位的合同、協(xié)議，稍有不慎就會(huì)對(duì)利益方產(chǎn)生不可估量的影響，因此，檔案從業(yè)者經(jīng)手的每一份檔案都要嚴(yán)格按照流程歸檔保存，以防萬(wàn)一，建議備份處理。

其次，辦公室部門的特殊性決定了它所經(jīng)手的檔案都是與各單位利益息息相關(guān)的，在檔案善治的過(guò)程中需要嚴(yán)格遵守保密性，凡是涉及單位發(fā)展事宜的檔案不可隨意由他人翻閱，所有的查閱和調(diào)取都要按規(guī)定流程進(jìn)行，工作人員不可泄露相關(guān)檔案的任何事項(xiàng)。

最后要想做到檔案善治，還是應(yīng)該將關(guān)注點(diǎn)投注到技術(shù)層面。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，電子政務(wù)的內(nèi)容很具體，分類相對(duì)復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案分類處理已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展，在處理瑣碎的檔案文件時(shí)，對(duì)新興軟件、智慧檔案室的需求逐漸增強(qiáng)，這就要求工作人員要有創(chuàng)新意識(shí)，在辦公過(guò)程中既要解決實(shí)際問(wèn)題也要具有質(zhì)疑精神，探索更為便利的電子文件歸檔、查閱軟件和更加科學(xué)智慧的檔案室操作系統(tǒng)，總結(jié)檔案善治的基本規(guī)律，思考檔案善治的發(fā)展思路，將檔案治理推向一個(gè)更系統(tǒng)、更完備的高度。