□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案記述反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、會(huì)計(jì)與產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)及設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。近年來，徐州發(fā)電公司利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)成為獨(dú)立經(jīng)營(yíng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案工作遇到挑戰(zhàn)，出路在哪里，本文略陳淺見，以期拋磚引玉。

一、我國(guó)企業(yè)文件與檔案管理工作正面臨著企業(yè)管理現(xiàn)代化的新形勢(shì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)的廣泛應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)文件與檔案的管理手段，帶來了文件與檔案管理內(nèi)容、程序及方式的變革。企業(yè)文件與檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)文件與檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程，可以將其劃分為以下三大階段。

1.文件與檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的階段。文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于管理信息系統(tǒng)（MIS）的建立，檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。

2.文件與檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的階段。開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。

3.電子文件與檔案管理的階段。數(shù)字檔案館。電子文件與檔案管理將是21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)信息管理的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。數(shù)字檔案館是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò)化方式相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)信息共享的信息系統(tǒng)。具有提供檔案數(shù)字資源、檔案數(shù)字資源的遠(yuǎn)程訪問、檔案數(shù)據(jù)交換與互操作的能力，通過該系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、利用在線化、管理自動(dòng)化。

二、企業(yè)檔案工作應(yīng)突出以信息資源為中心的管理

現(xiàn)代企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息工作的激烈挑戰(zhàn)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，突出以信息資源為中心的管理，做好檔案信息的開發(fā)利用工作。

1.建立良好的信息結(jié)構(gòu)體系是開展信息工作的基礎(chǔ)。必須注意從市場(chǎng)、營(yíng)銷、管理、生產(chǎn)、科技、決策等多角度、全方位地建立信息體系，才能豐富信息資源，為突出以信息資源為中心的管理奠定基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)化檔案信息的收集。文件材料歸檔制度，應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施，文件形成、歸檔責(zé)任。制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我廠各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

3.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的需要，做好檔案信息資源開發(fā)利用工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的，近年來，公司利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元。①發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。例如2020年7月，公司需要進(jìn)行#1鍋爐一過至二過連接管彎頭安全性評(píng)價(jià)。2020年7月27日，公司生產(chǎn)技術(shù)部金屬專工張某及評(píng)價(jià)單位5人到檔案室借閱了0401-8055-024、050、080、089、094等科技檔案案卷16卷，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，為#1鍋爐一過至二過連接管彎頭安全性評(píng)價(jià)工作的圓滿完成提供了有力保障。再如2020年，徐州發(fā)電公司會(huì)進(jìn)一步加快環(huán)保項(xiàng)目實(shí)施步伐，將儲(chǔ)煤場(chǎng)防塵封閉改造、1、2號(hào)機(jī)組灰?guī)旆勖夯覔P(yáng)塵綜合治理升級(jí)改造和煙氣脫硝還原劑液氨改尿素改目三個(gè)項(xiàng)目作為全面環(huán)保工程管理提升的重點(diǎn)工作，積極推進(jìn)無組織排放和重大危險(xiǎn)源的治理，以重大項(xiàng)目的有效實(shí)施，提升機(jī)組安全、環(huán)保、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行能力。2020年，公司將按照“履程序、嚴(yán)變更、重評(píng)價(jià)、追責(zé)任”原則，結(jié)合機(jī)組調(diào)停、檢修細(xì)致謀劃各項(xiàng)目實(shí)施節(jié)點(diǎn)，確保煤場(chǎng)封閉改造、液氨改尿素等項(xiàng)目進(jìn)度正常，進(jìn)而提高機(jī)組安全、環(huán)保、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行能力。2019年12月19日及2019年12月26日，公司設(shè)備維護(hù)部技術(shù)人員及施工單位人員等到檔案室借閱了0400-8888-003、0400-8291-007等47卷 百 萬機(jī)組檔案，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，檔案為公司煙氣脫硝還原劑液氨改尿素項(xiàng)目前期工作的順利進(jìn)行起到了至關(guān)重要的作用。又如公司2號(hào)機(jī)組B級(jí)檢修。公司2號(hào)機(jī)組于2011年12月31日順利完成168小時(shí)滿負(fù)荷試運(yùn)行正式投入生產(chǎn)，期間機(jī)組進(jìn)行過1次A級(jí)檢修、3次C級(jí)檢修，本次檢修是該機(jī)組首次B級(jí)檢修，計(jì)劃2020年9月16日開工，檢修工期40天。2020年公司高風(fēng)險(xiǎn)施工項(xiàng)目較多，安全壓力非常大，要求重點(diǎn)檢修項(xiàng)目、重大修理項(xiàng)目、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目全部要編制施工“三措”，并加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)檢修質(zhì)量、安全風(fēng)險(xiǎn)管控力度。公司要求高標(biāo)準(zhǔn)策劃、布置檢修現(xiàn)場(chǎng)，積極促進(jìn)檢修現(xiàn)場(chǎng)施工管理標(biāo)準(zhǔn)化和安全文明生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化高度融合，較大項(xiàng)目開工前由安健環(huán)監(jiān)察部組織現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收，不達(dá)標(biāo)絕不開工。2號(hào)機(jī)組B級(jí)檢修是2020年檢修工作的收官之戰(zhàn)，對(duì)公司全年的生產(chǎn)管理、績(jī)效評(píng)價(jià)至關(guān)重要，必須打好這一仗，沒有退路。在2號(hào)機(jī)組B級(jí)檢修期間，公司生產(chǎn)技術(shù)部、設(shè)備維護(hù)部、檢修公司等部門的專業(yè)技術(shù)人員到檔案室查閱科技檔案案卷40余 卷 （ 0402-8052-001、 003、005，0400-922-006、009等 ） ， 檔案人員服務(wù)熱情周到，熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速，為2號(hào)機(jī)組B級(jí)檢修工作的順利完成保駕護(hù)航，受到公司員工好評(píng)。再如2021年10月27日，公司人力資源部鹿某到檔案室要求查閱公司員工陳永佳與吳繼紅撫養(yǎng)關(guān)系糾紛案材料，檔案人員業(yè)務(wù)熟練， 迅速調(diào)出檔案2010-110-2-018（徐州市鼓樓區(qū)人民法院民事裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書、關(guān)于執(zhí)行《徐州市鼓樓區(qū)人民法院協(xié)助執(zhí)行通知書》的函），檔案為憑，解決了問題。以及徐州電廠1號(hào)機(jī)組寬負(fù)荷脫硝改造是公司2021年重大技術(shù)改造項(xiàng)目，2021年12月3日，施工單位青島達(dá)能環(huán)保設(shè)備股份有限公司項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理葉某到檔案室要求查找1號(hào)爐寬負(fù)荷脫硝改造中三個(gè)進(jìn)口閥門的重量，由于公司給施工單位三個(gè)進(jìn)口閥門的重量不準(zhǔn)確，造成三個(gè)進(jìn)口閥門的支吊架發(fā)生偏移，給機(jī)組運(yùn)行帶來安全隱患。檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，耐心細(xì)致，葉某查閱了0401-925-007、 0401-935-004等 科 技 檔案，終于查找到三個(gè)進(jìn)口閥門的重量，施工單位青島達(dá)能環(huán)保設(shè)備股份有限公司將對(duì)支吊架重新設(shè)計(jì)，保證1號(hào)機(jī)組安全運(yùn)行。以及江蘇公司對(duì)公司進(jìn)行7、8號(hào)機(jī)組資產(chǎn)處置審計(jì)。為切實(shí)做好江蘇公司對(duì)公司進(jìn)行7、8號(hào)機(jī)組資產(chǎn)處置審計(jì)工作，2021年12月27日，徐州公司紀(jì)檢監(jiān)察部審計(jì)人員尹某到檔案室要求借閱7、8號(hào)機(jī)組資產(chǎn)處置批復(fù)、請(qǐng)示、五方協(xié)議等相關(guān)文件，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，迅速調(diào)出案卷0400-8030-010（#7、#8機(jī)組資產(chǎn)處置批復(fù)、請(qǐng)示、國(guó)有資產(chǎn)評(píng)估項(xiàng)目備案表） 等科技檔案原件15卷（件），檔案為圓滿完成江蘇公司對(duì)公司進(jìn)行7、8號(hào)機(jī)組資產(chǎn)處置審計(jì)提供有力保障。以及徐州電廠#1、#2機(jī)組灰?guī)煨略龃只夷ブ葡到y(tǒng)是公司2021年重大技術(shù)改造項(xiàng)目。由于灰渣等固廢物的經(jīng)濟(jì)附加值逐步提高等原因，同時(shí)環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)提高以及節(jié)能減排政策發(fā)生變化，為實(shí)現(xiàn)電廠的可持續(xù)發(fā)展，并響應(yīng)國(guó)家“低碳環(huán)保、節(jié)能減排、循環(huán)經(jīng)濟(jì)”的要求，為增加副產(chǎn)品附加值，提高全公司粉煤灰的綜合利用附加值，公司開展增設(shè)粗灰磨細(xì)生產(chǎn)線項(xiàng)目建設(shè)。2022年1月10、14日，公司生產(chǎn)技術(shù)部脫硫?qū)I(yè)工程師梁某到檔案室要求查找1、2號(hào)爐干式排渣系統(tǒng)施工圖、百萬機(jī)組鍋爐基礎(chǔ)竣工圖等科技檔案。檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，耐心細(xì)致，檔案為徐州電廠#1、#2機(jī)組灰?guī)煨略龃只夷ブ葡到y(tǒng)的順利施工提供強(qiáng)有力的保障。以及做好徐州公司電除塵防坍塌專項(xiàng)排查和迎檢配合工作。按照國(guó)家能源局、江蘇省能監(jiān)辦《關(guān)于上海外高橋發(fā)電有限責(zé)任公司電除塵坍塌事故的通報(bào)》和國(guó)家能源集團(tuán)《關(guān)于堅(jiān)決防止火電廠電除塵坍塌事故的通知》要求，國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司也要對(duì)徐州公司進(jìn)行專項(xiàng)檢查，為配合江蘇公司專項(xiàng)排查和迎檢配合工作，2022年2月28日，徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部脫硫?qū)I(yè)工程師梁某到檔案室要求查找施工單位浙江某公司的施工組織設(shè)計(jì)及方案類竣工資料檔案以及兩臺(tái)百萬機(jī)組電除塵器合同檔案、招投標(biāo)檔案等，檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，迅速調(diào)出2016-641-146、0400-8032-030等科技檔案案卷，以便徐州公司迎檢配合江蘇公司專項(xiàng)檢查工作。以及國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司利用公司照片檔案、實(shí)物檔案。2022年3月7日，國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司打電話到徐州公司檔案室要求查找黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人李鵬、顧秀蓮等到徐州電廠視察的照片檔案以及黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人題詞的實(shí)物檔案，由于我是檔案室的元老，熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，迅速調(diào)出1980-ZP-001-01等照片檔案以及MH-005李鵬總理的題詞“努力辦好徐州電廠為發(fā)展江蘇經(jīng)濟(jì)做出新貢獻(xiàn)”等實(shí)物檔案，并下載電子文件用電子郵件發(fā)送給國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司，圓滿完成任務(wù)。以及2022年3月1日，公司財(cái)務(wù)部謝某到檔案室要求查找2004年有關(guān)徐州發(fā)電廠改制的檔案，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速，迅速調(diào)出2004-12-1-019（徐州發(fā)電有限公司首屆一次董事會(huì)暨監(jiān)事會(huì)—徐州發(fā)電廠改制情況的報(bào)告）、2004-52-1-003（關(guān)于審批《徐州發(fā)電廠改制方案》及《徐州發(fā)電有限公司章程》的請(qǐng)示）、2004-52-1-007（關(guān)于江蘇徐州發(fā)電廠改制有關(guān)問題的批復(fù)）以及其它徐州發(fā)電廠改制有關(guān)材料等檔案12件，謝某表示非常滿意，檔案為憑，解決了問題。等等。②提供檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月公司朱廠長(zhǎng)借閱徐州發(fā)電廠征地實(shí)況及紅線圖以及#1、#2灰場(chǎng)等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。再如1997年、2007年、2017年公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了檔案室大量檔案資料 （ 89-073-45、 92-601-01、 02等），為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

3.圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作做好資料匯編。公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等編研材料，同時(shí)還編制了多種檔案檢索工具，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。

三、建立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

清華紫光檔案軟件系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)部分包括：信息收集、信息管理、借閱管理和綜合利用四部份，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、日常管理和信息綜合利用工作，主要針對(duì)檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，這部份功能系統(tǒng)設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單實(shí)用、方便快捷，檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動(dòng)或輔助手工實(shí)現(xiàn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

四、建立高素質(zhì)、專業(yè)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍

企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。企業(yè)檔案干部應(yīng)精通外語(yǔ)及計(jì)算機(jī)知識(shí)。

比如生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。筆者作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且了解和掌握專業(yè)生產(chǎn)知識(shí)，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內(nèi)容和成分，工作起來才能得心應(yīng)手，有利于幫助工程技術(shù)人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術(shù)人員的交流，有利于實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。有些班組工程技術(shù)人員對(duì)我說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”。由于我既懂科技檔案管理知識(shí)，又懂生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)知識(shí)，公司工程技術(shù)人員都信任我為他們查找科技檔案，綜合檔案室其他檔案人員在查找科技檔案遇到困難時(shí)也喜歡向我求教。這幾年來，公司綜合檔案室每年利用科技檔案達(dá)800卷冊(cè)以上，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。筆者在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)?？萍加⒄Z(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《辦公自動(dòng)化》、《現(xiàn)代企業(yè)》、《城建檔案》等期刊雜志上面發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文230篇。曾榮獲中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)術(shù)論文類三等獎(jiǎng)，徐州市 檔 案 學(xué) 會(huì)2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。徐州市檔案學(xué)會(huì)2014、2015年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文獎(jiǎng)。51篇檔案學(xué)術(shù)論文評(píng)為歷屆中國(guó)檔案學(xué)會(huì)全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀學(xué)術(shù)論文、入選學(xué)術(shù)論文。