文·潘松柏

學(xué)校檔案涵蓋了學(xué)校辦學(xué)活動(dòng)的文字、圖片、影像和電子等資料，是學(xué)校多年來改革發(fā)展的深厚積淀和真實(shí)再現(xiàn)，對促進(jìn)學(xué)校長期穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展有著無可替代的重要價(jià)值。新時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)地加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作研究，創(chuàng)新推進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)，對提高學(xué)?，F(xiàn)代化治理水平，辦好人民滿意的學(xué)校教育，培育德智體美勞全面發(fā)展的建設(shè)者和接班人具有重要意義。

一、學(xué)校檔案建設(shè)的特點(diǎn)

（一）檔案種類多、體量大

學(xué)校檔案內(nèi)容包含了學(xué)校辦學(xué)的方方面面，內(nèi)容多，體量大。常規(guī)的包括學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)、技術(shù)裝備、學(xué)生管理、教師管理、教學(xué)教研、德育實(shí)施、招生考試、后勤服務(wù)、項(xiàng)目建設(shè)、績效考核、財(cái)務(wù)管理、督導(dǎo)檢查等。檔案類型有文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案等。從載體來看，既有實(shí)體檔案，也有電子檔案。這些檔案資料是學(xué)校開展教育教學(xué)工作的歷史見證，更是支撐學(xué)校發(fā)展的寶貴資料。

（二）收集的范圍廣、渠道多

學(xué)校檔案資料收集涉及學(xué)校辦學(xué)的全方位、全過程，范圍十分廣泛。從資料來源看，既有上級文件，也有學(xué)校辦學(xué)形成的各種檔案資料。學(xué)校辦學(xué)形成的檔案主要有八個(gè)方面。一是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃及總結(jié)、專項(xiàng)工作計(jì)劃及總結(jié)、黨群工作、行政管理、組織人事，獲獎(jiǎng)榮譽(yù)、活動(dòng)記錄、會(huì)議資料等；二是教師撰寫的教案、論文、總結(jié)，指導(dǎo)學(xué)生參加各類競賽的活動(dòng)資料和獲獎(jiǎng)證書，教學(xué)質(zhì)量分析，學(xué)籍管理等；三是學(xué)生的德育教育、評優(yōu)樹先、運(yùn)動(dòng)會(huì)、成人禮、畢業(yè)典禮等活動(dòng)形成的照片、錄像帶，教學(xué)過程中形成的光盤、磁盤等；四是學(xué)?；窘ㄔO(shè)和各種建筑物規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過程中形成的基本建設(shè)檔案；五是學(xué)校招標(biāo)采購、財(cái)務(wù)管理資料；六是學(xué)校圖書館、辦公設(shè)備、教學(xué)儀器、其他設(shè)備形成的設(shè)施設(shè)備檔案；七是學(xué)校招生考試、畢業(yè)生等資料；八是安全穩(wěn)定、心理健康等工作形成的檔案資料等等。

學(xué)校檔案資料收集渠道多。一是面向重點(diǎn)部門收集。學(xué)校檔案管理工作人員通常是辦公室工作人員。可以利用辦公室職能優(yōu)勢，及時(shí)收集整理上級文件、其他系統(tǒng)來文、考察交流、學(xué)校文件、合同協(xié)議、調(diào)研指導(dǎo)、職稱評聘、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)、媒體宣傳、計(jì)劃總結(jié)、黨代會(huì)、教代會(huì)、大事記等，還有開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、成人儀式、運(yùn)動(dòng)會(huì)等全校性活動(dòng)材料等。二是面向各部門收集。面向?qū)W校各處室、級部定期實(shí)時(shí)收集各部門每學(xué)期的計(jì)劃總結(jié)、教研活動(dòng)記錄、專題講座、團(tuán)（學(xué)）代會(huì)、社團(tuán)活動(dòng)、比賽競賽、志愿服務(wù)、家校合作等。三是面向師生個(gè)人征集。每年末，面向全體教師和重點(diǎn)學(xué)生征集個(gè)人獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書等實(shí)物檔案。

（三）檔案時(shí)間跨度長，變數(shù)多

學(xué)校教育事業(yè)不斷發(fā)展，招生、建設(shè)、實(shí)驗(yàn)、教學(xué)、教研、課改、考試、職稱、考核等不斷進(jìn)行改革。這些建設(shè)發(fā)展需要延續(xù)幾年完成或者更長時(shí)間來完善，因此檔案的形成是一個(gè)連續(xù)性的過程，時(shí)間跨度長。比如高中的新課程改革，不僅僅是一種教材的改革，更是一種文化的改革，一種觀念的改革。改革有探索、有嘗試、有經(jīng)驗(yàn)、有收獲，這些過程是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的積累，也是教學(xué)檔案形成的過程。收集這些資料，需要教務(wù)處的兼職檔案收集人員及時(shí)將老師和學(xué)生的教研、交流、經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)等資料進(jìn)行收集、整理，形成“新課標(biāo)”“新理念”“新課堂”的教學(xué)檔案資料，并報(bào)送學(xué)校檔案管理人員存檔。與此同時(shí)，隨著形勢的不斷變化，許多新情況不斷出現(xiàn)，對學(xué)校辦學(xué)產(chǎn)生深刻影響，如近年來突顯的安全穩(wěn)定、心理健康、家校共建、疫情防控、督導(dǎo)評估等，對傳統(tǒng)意義的學(xué)校檔案內(nèi)容帶來許多變數(shù)。需要學(xué)校檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，緊跟形勢，不斷豐富和完善學(xué)校檔案建設(shè)內(nèi)容，適時(shí)全方位、全過程反映學(xué)校辦學(xué)情況。

二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作

（一）強(qiáng)化檔案建設(shè)責(zé)任意識

1.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的主體責(zé)任。教育行政部門需要加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案建設(shè)納入對學(xué)校的年度工作督導(dǎo)評估，并聯(lián)合地方檔案管理部門進(jìn)行優(yōu)秀檔案室、檔案建設(shè)先進(jìn)單位等評選活動(dòng)，引導(dǎo)學(xué)校重視檔案建設(shè)，將檔案建設(shè)列入發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃等。設(shè)立學(xué)校檔案建設(shè)專項(xiàng)資金，加大投入，完善檔案管理的設(shè)施設(shè)備，使檔案管理與提供利用適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要。健全完善檔案管理激勵(lì)機(jī)制，創(chuàng)新管理，營造良好氛圍。

2.強(qiáng)化各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作。加大檔案建設(shè)宣傳宣講，增強(qiáng)學(xué)校全員檔案管理意識，將檔案工作當(dāng)成重要的學(xué)校管理任務(wù)，齊心協(xié)力抓落實(shí)。完善學(xué)校部門工作督導(dǎo)考核指標(biāo)體系，將檔案建設(shè)納入各部門日常工作，進(jìn)行學(xué)期、年度考核。定期舉辦專題講座，給各業(yè)務(wù)部門或教職工進(jìn)行檔案歸檔和檔案收集的知識講座，積極創(chuàng)造便利的服務(wù)條件，主動(dòng)提供檔案服務(wù)，使檔案工作轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源，促使檔案工作產(chǎn)生良好的社會(huì)效益。

3.強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。通過“送出去學(xué)”“請進(jìn)來教”等多種形式加強(qiáng)學(xué)校檔案管理教師的培養(yǎng)培訓(xùn)。教育引導(dǎo)學(xué)校檔案管理教師提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)做好學(xué)校檔案管理的責(zé)任意識，自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化素質(zhì)提升。

（二）完善檔案管理體制機(jī)制

要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各處室配備兼職檔案管理員，明確兼職檔案管理員的職責(zé)、任務(wù)，建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，形成一把手總負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，上下協(xié)調(diào)、齊抓共管、縱橫制約的管理體系。加快修訂學(xué)校《檔案人員工作職責(zé)》《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》等工作制度，增設(shè)各部門檔案資料收集、整理、保管和移交的相關(guān)制度，建立健全學(xué)校檔案管理制度保障。

（三）規(guī)范學(xué)校檔案資料收集

1.辦學(xué)方向的文件材料是學(xué)校檔案的根本。檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮自己隸屬校辦公室職能的有利條件，主動(dòng)跟蹤學(xué)校的重大活動(dòng)，了解學(xué)校長期規(guī)劃和年度計(jì)劃的主要內(nèi)容，積累學(xué)校發(fā)展歷程的有關(guān)材料，收集學(xué)校優(yōu)秀教職員工先進(jìn)事跡材料，掌握這些材料的形成規(guī)律和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以便及時(shí)收集歸檔。

2.教學(xué)文件材料是學(xué)校檔案的主體。教學(xué)活動(dòng)離不開教師的教和學(xué)生的學(xué)，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，教師教什么，學(xué)生學(xué)得如何，這一系列教學(xué)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)進(jìn)度都形成了不同形式的文件材料。由于教學(xué)工作煩瑣、零碎，檔案資料的形成也細(xì)碎、零散，因此要注重日常教學(xué)檔案的隨時(shí)收集整理，不能等到每年學(xué)期結(jié)束再統(tǒng)一收集，以避免一些產(chǎn)生于日常教學(xué)之中的珍貴資料流失。

3.學(xué)生成長檔案是學(xué)校檔案的特色。要積極發(fā)動(dòng)班主任、任課教師和各位兼職檔案員的作用，鼓勵(lì)全員參與收集學(xué)生成長的檔案資料。如個(gè)人基本信息、新課程科目修習(xí)記錄表、研究性學(xué)習(xí)課題、社區(qū)服務(wù)及社會(huì)實(shí)踐記錄、《實(shí)驗(yàn)手冊》《活動(dòng)手冊》、社團(tuán)活動(dòng)、榮譽(yù)及獎(jiǎng)勵(lì)證書、優(yōu)秀作品、優(yōu)秀成果等檔案資料，應(yīng)該隨著產(chǎn)生進(jìn)行收集整理，指定人員暫為管理，到學(xué)期結(jié)束或年末歸檔時(shí)一并移交到學(xué)校檔案室統(tǒng)一保管。

4.教師成長檔案資料是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)。教師成長檔案資料主要包括兩個(gè)方面。一是個(gè)人基本信息。個(gè)人基本信息包括所學(xué)專業(yè)、最后學(xué)歷、教師資格類型、專業(yè)技術(shù)資格級別及相應(yīng)聘書、教育教學(xué)崗位或管理崗位、從教年限、工作經(jīng)歷、個(gè)人特長和喜好等。二是教師個(gè)人成長系列。包括教師個(gè)人定崗定職、成長規(guī)劃及階段性目標(biāo)，與專業(yè)發(fā)展有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件，發(fā)表的教科研文章復(fù)印件，參與課題研究、開設(shè)研究課、講座等活動(dòng)的記錄、報(bào)告、證明、評價(jià)表等，反映個(gè)人教育教學(xué)水平的代表性作品、成果，專業(yè)成長要事活動(dòng)和典型事件記錄，教師專業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)作業(yè)及考試考核記錄、繼續(xù)教育證書等，教育教學(xué)案例及個(gè)人反思的相關(guān)材料，所教學(xué)生學(xué)習(xí)和活動(dòng)情況，教師個(gè)性化發(fā)展記錄等等。這些檔案中，由學(xué)校直接管理的部分，由學(xué)校收集整理，由檔案產(chǎn)生者自我管理的部分，可向檔案室報(bào)備目錄和復(fù)制件，由學(xué)校掌握檔案的所在地和持有者。

（四）把好收集整理關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.做好“整理”工作。檔案專職人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門收集檔案信息或索要有關(guān)文件資料，防止重要文件材料丟失遺落。要做好這些檔案材料的明細(xì)劃分、檔案歸類、檔案號設(shè)置等工作，使檔案資料存放有序、管理科學(xué)、查閱方便，理順檔案工作脈絡(luò)。

2.做好“立卷”工作。各個(gè)部門的工作人員都要學(xué)會(huì)在檔案收集整理中立卷歸檔，即在工作中提高責(zé)任心與耐心，對歸檔材料化整為零，隨時(shí)立卷存放、分類整理，做到保管有序，為定期或年底集中立卷做好準(zhǔn)備。

3.做好“歸檔”工作。按照制定的歸檔制度，規(guī)定好每年定期統(tǒng)一歸檔的時(shí)間。在此時(shí)間段，各個(gè)部門的檔案文書人員要按照檔案管理制度，集中統(tǒng)一整理檔案，剔除不需要的文件，歸納有價(jià)值的檔案。