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        學(xué)校檔案管理工作之我見

        2022-10-08 21:54:02潘松柏
        山東檔案 2022年1期
        關(guān)鍵詞:檔案資料檔案管理學(xué)校

        文·潘松柏

        學(xué)校檔案涵蓋了學(xué)校辦學(xué)活動的文字、圖片、影像和電子等資料,是學(xué)校多年來改革發(fā)展的深厚積淀和真實(shí)再現(xiàn),對促進(jìn)學(xué)校長期穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展有著無可替代的重要價值。新時代,與時俱進(jìn)地加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作研究,創(chuàng)新推進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè),對提高學(xué)校現(xiàn)代化治理水平,辦好人民滿意的學(xué)校教育,培育德智體美勞全面發(fā)展的建設(shè)者和接班人具有重要意義。

        一、學(xué)校檔案建設(shè)的特點(diǎn)

        (一)檔案種類多、體量大

        學(xué)校檔案內(nèi)容包含了學(xué)校辦學(xué)的方方面面,內(nèi)容多,體量大。常規(guī)的包括學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)、技術(shù)裝備、學(xué)生管理、教師管理、教學(xué)教研、德育實(shí)施、招生考試、后勤服務(wù)、項(xiàng)目建設(shè)、績效考核、財務(wù)管理、督導(dǎo)檢查等。檔案類型有文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、獲獎榮譽(yù)、基建檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案等。從載體來看,既有實(shí)體檔案,也有電子檔案。這些檔案資料是學(xué)校開展教育教學(xué)工作的歷史見證,更是支撐學(xué)校發(fā)展的寶貴資料。

        (二)收集的范圍廣、渠道多

        學(xué)校檔案資料收集涉及學(xué)校辦學(xué)的全方位、全過程,范圍十分廣泛。從資料來源看,既有上級文件,也有學(xué)校辦學(xué)形成的各種檔案資料。學(xué)校辦學(xué)形成的檔案主要有八個方面。一是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃及總結(jié)、專項(xiàng)工作計劃及總結(jié)、黨群工作、行政管理、組織人事,獲獎榮譽(yù)、活動記錄、會議資料等;二是教師撰寫的教案、論文、總結(jié),指導(dǎo)學(xué)生參加各類競賽的活動資料和獲獎證書,教學(xué)質(zhì)量分析,學(xué)籍管理等;三是學(xué)生的德育教育、評優(yōu)樹先、運(yùn)動會、成人禮、畢業(yè)典禮等活動形成的照片、錄像帶,教學(xué)過程中形成的光盤、磁盤等;四是學(xué)校基本建設(shè)和各種建筑物規(guī)劃設(shè)計圖紙、質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過程中形成的基本建設(shè)檔案;五是學(xué)校招標(biāo)采購、財務(wù)管理資料;六是學(xué)校圖書館、辦公設(shè)備、教學(xué)儀器、其他設(shè)備形成的設(shè)施設(shè)備檔案;七是學(xué)校招生考試、畢業(yè)生等資料;八是安全穩(wěn)定、心理健康等工作形成的檔案資料等等。

        學(xué)校檔案資料收集渠道多。一是面向重點(diǎn)部門收集。學(xué)校檔案管理工作人員通常是辦公室工作人員。可以利用辦公室職能優(yōu)勢,及時收集整理上級文件、其他系統(tǒng)來文、考察交流、學(xué)校文件、合同協(xié)議、調(diào)研指導(dǎo)、職稱評聘、獲獎榮譽(yù)、媒體宣傳、計劃總結(jié)、黨代會、教代會、大事記等,還有開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、成人儀式、運(yùn)動會等全校性活動材料等。二是面向各部門收集。面向?qū)W校各處室、級部定期實(shí)時收集各部門每學(xué)期的計劃總結(jié)、教研活動記錄、專題講座、團(tuán)(學(xué))代會、社團(tuán)活動、比賽競賽、志愿服務(wù)、家校合作等。三是面向師生個人征集。每年末,面向全體教師和重點(diǎn)學(xué)生征集個人獲得的獎狀、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書等實(shí)物檔案。

        (三)檔案時間跨度長,變數(shù)多

        學(xué)校教育事業(yè)不斷發(fā)展,招生、建設(shè)、實(shí)驗(yàn)、教學(xué)、教研、課改、考試、職稱、考核等不斷進(jìn)行改革。這些建設(shè)發(fā)展需要延續(xù)幾年完成或者更長時間來完善,因此檔案的形成是一個連續(xù)性的過程,時間跨度長。比如高中的新課程改革,不僅僅是一種教材的改革,更是一種文化的改革,一種觀念的改革。改革有探索、有嘗試、有經(jīng)驗(yàn)、有收獲,這些過程是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的積累,也是教學(xué)檔案形成的過程。收集這些資料,需要教務(wù)處的兼職檔案收集人員及時將老師和學(xué)生的教研、交流、經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)等資料進(jìn)行收集、整理,形成“新課標(biāo)”“新理念”“新課堂”的教學(xué)檔案資料,并報送學(xué)校檔案管理人員存檔。與此同時,隨著形勢的不斷變化,許多新情況不斷出現(xiàn),對學(xué)校辦學(xué)產(chǎn)生深刻影響,如近年來突顯的安全穩(wěn)定、心理健康、家校共建、疫情防控、督導(dǎo)評估等,對傳統(tǒng)意義的學(xué)校檔案內(nèi)容帶來許多變數(shù)。需要學(xué)校檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí),緊跟形勢,不斷豐富和完善學(xué)校檔案建設(shè)內(nèi)容,適時全方位、全過程反映學(xué)校辦學(xué)情況。

        二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作

        (一)強(qiáng)化檔案建設(shè)責(zé)任意識

        1.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的主體責(zé)任。教育行政部門需要加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo),把檔案建設(shè)納入對學(xué)校的年度工作督導(dǎo)評估,并聯(lián)合地方檔案管理部門進(jìn)行優(yōu)秀檔案室、檔案建設(shè)先進(jìn)單位等評選活動,引導(dǎo)學(xué)校重視檔案建設(shè),將檔案建設(shè)列入發(fā)展規(guī)劃、工作計劃等。設(shè)立學(xué)校檔案建設(shè)專項(xiàng)資金,加大投入,完善檔案管理的設(shè)施設(shè)備,使檔案管理與提供利用適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要。健全完善檔案管理激勵機(jī)制,創(chuàng)新管理,營造良好氛圍。

        2.強(qiáng)化各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作。加大檔案建設(shè)宣傳宣講,增強(qiáng)學(xué)校全員檔案管理意識,將檔案工作當(dāng)成重要的學(xué)校管理任務(wù),齊心協(xié)力抓落實(shí)。完善學(xué)校部門工作督導(dǎo)考核指標(biāo)體系,將檔案建設(shè)納入各部門日常工作,進(jìn)行學(xué)期、年度考核。定期舉辦專題講座,給各業(yè)務(wù)部門或教職工進(jìn)行檔案歸檔和檔案收集的知識講座,積極創(chuàng)造便利的服務(wù)條件,主動提供檔案服務(wù),使檔案工作轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源,促使檔案工作產(chǎn)生良好的社會效益。

        3.強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。通過“送出去學(xué)”“請進(jìn)來教”等多種形式加強(qiáng)學(xué)校檔案管理教師的培養(yǎng)培訓(xùn)。教育引導(dǎo)學(xué)校檔案管理教師提高思想認(rèn)識,增強(qiáng)做好學(xué)校檔案管理的責(zé)任意識,自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),強(qiáng)化素質(zhì)提升。

        (二)完善檔案管理體制機(jī)制

        要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,各處室配備兼職檔案管理員,明確兼職檔案管理員的職責(zé)、任務(wù),建立檔案管理人員網(wǎng)絡(luò),形成一把手總負(fù)責(zé),分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓,上下協(xié)調(diào)、齊抓共管、縱橫制約的管理體系。加快修訂學(xué)?!稒n案人員工作職責(zé)》《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》等工作制度,增設(shè)各部門檔案資料收集、整理、保管和移交的相關(guān)制度,建立健全學(xué)校檔案管理制度保障。

        (三)規(guī)范學(xué)校檔案資料收集

        1.辦學(xué)方向的文件材料是學(xué)校檔案的根本。檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮自己隸屬校辦公室職能的有利條件,主動跟蹤學(xué)校的重大活動,了解學(xué)校長期規(guī)劃和年度計劃的主要內(nèi)容,積累學(xué)校發(fā)展歷程的有關(guān)材料,收集學(xué)校優(yōu)秀教職員工先進(jìn)事跡材料,掌握這些材料的形成規(guī)律和時間節(jié)點(diǎn),以便及時收集歸檔。

        2.教學(xué)文件材料是學(xué)校檔案的主體。教學(xué)活動離不開教師的教和學(xué)生的學(xué),學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè),教師教什么,學(xué)生學(xué)得如何,這一系列教學(xué)活動的每一個環(huán)節(jié)、每一個進(jìn)度都形成了不同形式的文件材料。由于教學(xué)工作煩瑣、零碎,檔案資料的形成也細(xì)碎、零散,因此要注重日常教學(xué)檔案的隨時收集整理,不能等到每年學(xué)期結(jié)束再統(tǒng)一收集,以避免一些產(chǎn)生于日常教學(xué)之中的珍貴資料流失。

        3.學(xué)生成長檔案是學(xué)校檔案的特色。要積極發(fā)動班主任、任課教師和各位兼職檔案員的作用,鼓勵全員參與收集學(xué)生成長的檔案資料。如個人基本信息、新課程科目修習(xí)記錄表、研究性學(xué)習(xí)課題、社區(qū)服務(wù)及社會實(shí)踐記錄、《實(shí)驗(yàn)手冊》《活動手冊》、社團(tuán)活動、榮譽(yù)及獎勵證書、優(yōu)秀作品、優(yōu)秀成果等檔案資料,應(yīng)該隨著產(chǎn)生進(jìn)行收集整理,指定人員暫為管理,到學(xué)期結(jié)束或年末歸檔時一并移交到學(xué)校檔案室統(tǒng)一保管。

        4.教師成長檔案資料是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)。教師成長檔案資料主要包括兩個方面。一是個人基本信息。個人基本信息包括所學(xué)專業(yè)、最后學(xué)歷、教師資格類型、專業(yè)技術(shù)資格級別及相應(yīng)聘書、教育教學(xué)崗位或管理崗位、從教年限、工作經(jīng)歷、個人特長和喜好等。二是教師個人成長系列。包括教師個人定崗定職、成長規(guī)劃及階段性目標(biāo),與專業(yè)發(fā)展有關(guān)的獎勵證書復(fù)印件,發(fā)表的教科研文章復(fù)印件,參與課題研究、開設(shè)研究課、講座等活動的記錄、報告、證明、評價表等,反映個人教育教學(xué)水平的代表性作品、成果,專業(yè)成長要事活動和典型事件記錄,教師專業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)作業(yè)及考試考核記錄、繼續(xù)教育證書等,教育教學(xué)案例及個人反思的相關(guān)材料,所教學(xué)生學(xué)習(xí)和活動情況,教師個性化發(fā)展記錄等等。這些檔案中,由學(xué)校直接管理的部分,由學(xué)校收集整理,由檔案產(chǎn)生者自我管理的部分,可向檔案室報備目錄和復(fù)制件,由學(xué)校掌握檔案的所在地和持有者。

        (四)把好收集整理關(guān)鍵環(huán)節(jié)

        1.做好“整理”工作。檔案專職人員要及時向領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門收集檔案信息或索要有關(guān)文件資料,防止重要文件材料丟失遺落。要做好這些檔案材料的明細(xì)劃分、檔案歸類、檔案號設(shè)置等工作,使檔案資料存放有序、管理科學(xué)、查閱方便,理順檔案工作脈絡(luò)。

        2.做好“立卷”工作。各個部門的工作人員都要學(xué)會在檔案收集整理中立卷歸檔,即在工作中提高責(zé)任心與耐心,對歸檔材料化整為零,隨時立卷存放、分類整理,做到保管有序,為定期或年底集中立卷做好準(zhǔn)備。

        3.做好“歸檔”工作。按照制定的歸檔制度,規(guī)定好每年定期統(tǒng)一歸檔的時間。在此時間段,各個部門的檔案文書人員要按照檔案管理制度,集中統(tǒng)一整理檔案,剔除不需要的文件,歸納有價值的檔案。

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