文·冷向陽 張媛

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，多數(shù)人已經(jīng)習(xí)慣通過上網(wǎng)的方式去獲取自己所需要的信息，實(shí)現(xiàn)信息共享成為檔案行業(yè)迫在眉睫的任務(wù)?，F(xiàn)全國正在推進(jìn)智慧城市建設(shè)，檔案館也緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，逐漸實(shí)現(xiàn)一體化預(yù)約、辦理業(yè)務(wù)，做到“掌上通”“碼上查”等線上一條龍的利用服務(wù)。但就縣級(jí)檔案館而言，信息在共享過程中依舊存在著很多阻礙，需要檔案部門加以研究和解決。

一、縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展歷程

隨著國家、省、市檔案局、館對(duì)縣級(jí)檔案館建設(shè)的推進(jìn)，全國建成數(shù)字檔案館、智能檔案館的數(shù)量也在逐年遞增，僅煙臺(tái)市通過數(shù)字檔案館驗(yàn)收的就有兩家，其余的縣級(jí)館也基本完成了數(shù)字化的掃描工作。

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)展歷程

1999年我國出臺(tái)檔案著錄規(guī)則，縣級(jí)檔案館開始進(jìn)行目錄著錄工作，某種程度上可以算是檔案數(shù)字化的起步。當(dāng)時(shí)的軟件系統(tǒng)功能單一，對(duì)于查閱、統(tǒng)計(jì)等延伸功能沒有展開研究，因此系統(tǒng)利用率較低、價(jià)值不大。2017年正式形成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范，之后又陸續(xù)出臺(tái)了錄音錄像、口述、縮微、OCR識(shí)別等數(shù)字化工作的規(guī)范，近年又出臺(tái)了政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、檔案數(shù)字服務(wù)外包工作等標(biāo)準(zhǔn)，檔案領(lǐng)域逐漸形成了相對(duì)系統(tǒng)的檔案數(shù)字化專業(yè)技術(shù)規(guī)范，數(shù)字檔案館建設(shè)逐步走向正軌。

（二）縣級(jí)檔案館數(shù)字化歷程

2013年，國家、省、市檔案局正式開始推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，縣級(jí)數(shù)字化檔案館建設(shè)也逐步啟動(dòng)。至2016～2017年，縣級(jí)館館藏檔案的掃描、加工工作基本結(jié)束，先進(jìn)的檔案館已實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)掛接。此時(shí)，對(duì)照數(shù)字檔案館建設(shè)的細(xì)則進(jìn)行研究對(duì)比，我們發(fā)現(xiàn)在政務(wù)系統(tǒng)這一模塊中，縣級(jí)檔案館確實(shí)不存在優(yōu)勢(shì)，因?yàn)楫?dāng)時(shí)縣級(jí)還沒有大規(guī)模的政務(wù)操作系統(tǒng)，若要求縣級(jí)檔案館投入大量資金購買軟件自己建設(shè)數(shù)字檔案館，無論從資金還是條件上都不現(xiàn)實(shí)，因此縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作就暫緩下來。

二、縣級(jí)檔案館數(shù)字化現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化檔案質(zhì)量不佳

2014年起，縣級(jí)檔案館檔案數(shù)字化前處理工作蓬勃開展，但由于受當(dāng)時(shí)掃描技術(shù)、規(guī)范要求等限制，數(shù)字化成果現(xiàn)在來看質(zhì)量并不高。比如，當(dāng)時(shí)技術(shù)條件下掃描文件的分辨率僅為200DPI，該標(biāo)準(zhǔn)在現(xiàn)在看已經(jīng)無法滿足規(guī)范要求，而現(xiàn)有技術(shù)又無法對(duì)分辨率進(jìn)行升級(jí)改造。因此，在目前縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)中，這些質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的數(shù)字化檔案成了縣級(jí)數(shù)字化檔案館建設(shè)中的雞肋。

（二）數(shù)字化系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一

縣級(jí)檔案館經(jīng)濟(jì)好發(fā)展快的地區(qū)資金充足，購置的數(shù)字系統(tǒng)軟件相對(duì)先進(jìn)，而經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱的地區(qū)，在系統(tǒng)軟件的投入上就謹(jǐn)慎得多，這就導(dǎo)致各地區(qū)軟件不一致。比如萊山、萊州等地投入較大，購置的軟件功能豐富，能夠滿足數(shù)字檔案館的功能要求。福山、芝罘等地早期購置的柯蘭德、東森等系列軟件，功能較為單一，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔、線上接收、線上歸檔等功能，目前也沒有搭載政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與各單位的連接，即使將來可以升級(jí)端口實(shí)現(xiàn)對(duì)接，也難免會(huì)造成資源上的浪費(fèi)，加大資金再申請(qǐng)的難度。

（三）陳舊的基礎(chǔ)設(shè)施與數(shù)字檔案館不相融

數(shù)字檔案館將以數(shù)字形式進(jìn)行檔案管理，而陳舊的設(shè)施設(shè)備無法以數(shù)字形式融進(jìn)檔案管理中。比如老式溫濕度計(jì)因無法與物聯(lián)網(wǎng)連接，而不能進(jìn)入檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)管理系統(tǒng)；空調(diào)的使用只有單機(jī)版，無法通過溫度檢測(cè)進(jìn)行恒溫調(diào)控；老式的密集架需手搖動(dòng)，無法根據(jù)數(shù)字定位自動(dòng)運(yùn)行等等。

（四）數(shù)字化服務(wù)公司監(jiān)管不嚴(yán)

縣級(jí)檔案館數(shù)字化起初，市場(chǎng)上可以進(jìn)行檔案整理、數(shù)字化加工的企業(yè)鳳毛麟角、挑無可挑，在檔案數(shù)字化加工服務(wù)上，縣級(jí)檔案館只能摸著石頭過河，無任何選擇權(quán)。現(xiàn)如今，第三方服務(wù)公司、監(jiān)理公司越來越多，選擇的機(jī)會(huì)多了，對(duì)企業(yè)資質(zhì)也要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。但因縣級(jí)檔案館懂?dāng)?shù)字化技術(shù)的人員缺乏，在甄別服務(wù)公司資質(zhì)、信用、水平時(shí)能力不足，選用了一些專業(yè)人才不夠、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足的檔案服務(wù)公司，導(dǎo)致數(shù)字化后的檔案質(zhì)量不佳，影響了后期的數(shù)字化檔案館建設(shè)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中存在問題的解決方案

（一）對(duì)數(shù)字化檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控

一是把控?cái)?shù)字化公司的選擇。選擇第三方服務(wù)公司時(shí)，既要仔細(xì)考察公司的實(shí)力、資質(zhì)等，還要考察公司的成功案例以及相關(guān)檔案館的反饋信息。

二是把控?cái)?shù)字化的指標(biāo)。對(duì)數(shù)字化指標(biāo)的衡量不能停留在當(dāng)時(shí)的數(shù)字上，而要長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，只要數(shù)字化結(jié)束后，不馬上進(jìn)行數(shù)字檔案館的驗(yàn)收，那就應(yīng)該將標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行提高，如當(dāng)時(shí)200DPI的標(biāo)準(zhǔn)，就可以適當(dāng)提升至300DPI甚至400DPI。

三是把控?cái)?shù)字化的驗(yàn)收。檔案館在進(jìn)行數(shù)字化驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求數(shù)字化公司進(jìn)行前期校驗(yàn)，不僅在軟件上進(jìn)行比對(duì)，也要進(jìn)行人工抽檢。針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題可進(jìn)行同類型的更改，發(fā)現(xiàn)一批改一批，提高工作效率。

（二）盡量保持軟件配置上區(qū)域一致性

對(duì)縣級(jí)檔案館來講，購買數(shù)字化建設(shè)設(shè)備是一筆不小的開支。為便于未來數(shù)字檔案館的整合發(fā)展，同一區(qū)域內(nèi)的縣級(jí)檔案館起碼在數(shù)字系統(tǒng)軟件的配置上應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一，也可以與上級(jí)主管部門使用同一家的系統(tǒng)軟件，或者至少可以開通接口，便于以后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對(duì)接和共享，也便于在數(shù)字檔案館建設(shè)上相互學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提升。

（三）加速改善與數(shù)字檔案館不相融的基礎(chǔ)設(shè)施

對(duì)一些已經(jīng)超過使用年限或存在安全隱患老舊的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)當(dāng)摸底登記，交與相關(guān)單位進(jìn)行固定資產(chǎn)報(bào)廢處理，并及時(shí)清理庫內(nèi)的不合格設(shè)施設(shè)備。要加強(qiáng)與區(qū)委區(qū)政府溝通，加大資金的爭(zhēng)取力度，對(duì)陳舊的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換、維護(hù)。在選購設(shè)施設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意做好與軟件公司的溝通，使設(shè)施設(shè)備能夠在技術(shù)層面上達(dá)到與軟件、系統(tǒng)的相融相通，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)對(duì)服務(wù)加工公司的監(jiān)管

縣級(jí)檔案館要對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)有自己明確的整體規(guī)劃和目標(biāo)指向，配備或培養(yǎng)一批對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)懂規(guī)則懂技術(shù)的人才，以便有能力按照標(biāo)準(zhǔn)考察檔案服務(wù)公司的資質(zhì)，對(duì)選用的檔案服務(wù)的公司提出具體要求，形成嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，促進(jìn)整體檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

綜上，縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化、提供利用分層化的唯一途徑和必然趨勢(shì)，縣級(jí)館應(yīng)鉚足干勁，克服自身問題，高標(biāo)準(zhǔn)建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向智慧檔案管理升華，實(shí)現(xiàn)信息孤島向信息共享的轉(zhuǎn)變。