文·陳晨

伴隨著新時(shí)期檔案工作的新要求和鐵路建設(shè)的高速發(fā)展，鐵路企業(yè)檔案不僅僅是保存鐵路歷史變遷、見證鐵路發(fā)展歷程的依據(jù)，更重要的是要助力鐵路項(xiàng)目高質(zhì)高速建設(shè)、鐵路品牌建立和文化傳播。加強(qiáng)檔案資源和信息化建設(shè)，通過(guò)對(duì)鐵路檔案的優(yōu)質(zhì)保存和高效利用，能方便鐵路企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、減少或者避免營(yíng)運(yùn)和建設(shè)單位容易出現(xiàn)的差錯(cuò)，更能夠通過(guò)中國(guó)鐵路企業(yè)壯大過(guò)程的歷史脈絡(luò)建立鐵路核心品牌，將中國(guó)高鐵這張傳向世界的亮麗名片打造得更有歷史和文化內(nèi)涵。對(duì)比鐵路建設(shè)的快速發(fā)展，鐵路檔案工作進(jìn)展的速度過(guò)于緩慢，嚴(yán)重影響檔案的收藏和各項(xiàng)服務(wù)功能。本文主要探討鐵路企業(yè)檔案管理工作中存在的共性及個(gè)性問(wèn)題，并提出相關(guān)建議，力求讓檔案工作逐漸跟上鐵路事業(yè)快速發(fā)展的腳步。

一、新時(shí)期鐵路企業(yè)檔案管理工作亟待解決的主要問(wèn)題

（一）檔案統(tǒng)一管理制度缺乏

鐵路企業(yè)檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、專門檔案、實(shí)物檔案等，每一個(gè)門類都對(duì)應(yīng)著鐵路一個(gè)或多個(gè)系統(tǒng)的工作。目前，由于缺乏自上而下統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，或者說(shuō)不能嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范收集、整理、保存檔案，每一個(gè)集團(tuán)公司、基層單位、工程建設(shè)指揮部，作為獨(dú)立的個(gè)體，收發(fā)文數(shù)量和格式、施工文件的類目和收集方式、聲音圖像等資料的篩選和保存，都不完全一致。鐵路建設(shè)速度越快，文件資料形成的就越多，對(duì)于不參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)全過(guò)程的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，多是憑經(jīng)驗(yàn)和對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度判定是否需要?dú)w檔，需要保存多長(zhǎng)時(shí)間。制度上的不健全不統(tǒng)一，導(dǎo)致鐵路企業(yè)文件資料歸檔不完整、標(biāo)準(zhǔn)不一致、格式不兼容、保存年限與其相應(yīng)的社會(huì)價(jià)值不匹配等情況普遍存在。

（二）鐵路檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢

鐵路檔案資料存儲(chǔ)量大、年代久遠(yuǎn)、形式多樣、保存分散，全部實(shí)現(xiàn)鐵路檔案的數(shù)字化存在很大難度，從檔案資料的數(shù)字化處理，到軟硬件設(shè)施的配備，以及信息化技術(shù)的選擇運(yùn)用，都需要大量人力、物力、財(cái)力支持。檔案工作在每個(gè)企業(yè)系統(tǒng)中都屬于小眾專業(yè)，經(jīng)費(fèi)投入上嚴(yán)重不足，無(wú)法聘用高質(zhì)量專業(yè)團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員文化素質(zhì)偏低、業(yè)務(wù)技能單一、對(duì)新技術(shù)的領(lǐng)悟能力、接受能力不強(qiáng)，面對(duì)數(shù)字化檔案管理模式有畏難情緒，讓鐵路檔案數(shù)字化建設(shè)步履艱難、進(jìn)展緩慢。目前，鐵路檔案數(shù)字化整體比例不高，以中國(guó)鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司為例，自2009年全面推廣使用檔案管理信息系統(tǒng)以來(lái)，通過(guò)和公文管理信息系統(tǒng)的對(duì)接融合，至2016年已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)全部增量檔案的電子化，極大方便了檔案資源的收集、整理、保管和利用。截至2020年，在全局管轄的65個(gè)基層單位中有45個(gè)單位通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)順利開展了檔案數(shù)字化工作，通過(guò)網(wǎng)上辦公的方式完成了檔案的電子化存儲(chǔ)和利用。但是在往年檔案資料的存量數(shù)字化方面進(jìn)展相對(duì)緩慢，運(yùn)輸業(yè)和非運(yùn)輸業(yè)單位對(duì)歷年文書、會(huì)計(jì)和聲像檔案的存儲(chǔ)利用率不到五分之一。辦公地點(diǎn)不固定的建設(shè)指揮部、局域網(wǎng)絡(luò)傳輸不方便的合資公司、經(jīng)歷機(jī)構(gòu)撤并整合的其他單位檔案數(shù)字化工作基本處于停滯狀態(tài)。

二、新時(shí)期鐵路企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)的建議

（一）創(chuàng)新鐵路企業(yè)檔案管理制度

1.要通過(guò)調(diào)研，結(jié)合鐵路檔案管理工作實(shí)際，全面盤查鐵路系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理存在的問(wèn)題及根源，進(jìn)一步建立完善檔案統(tǒng)一管理需要的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。去年濟(jì)南局集團(tuán)公司檔案館根據(jù)國(guó)鐵集團(tuán)的要求，制定并發(fā)布了文件材料歸檔范圍和保管期限實(shí)施辦法的通知，充分吸取各個(gè)業(yè)務(wù)部門的意見建議，對(duì)不同專業(yè)的文件材料歸檔范圍進(jìn)行了詳細(xì)界定、保管期限進(jìn)行了明確規(guī)定，指導(dǎo)建檔工作并取得了良好的效果。

2.要針對(duì)鐵路行業(yè)工作分散性的特點(diǎn)，將分散在各個(gè)車間、工程建設(shè)指揮部的檔案資源進(jìn)行合理整合。以耗時(shí)長(zhǎng)、數(shù)量多的鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案為例，每公里鐵路建設(shè)形成的工程檔案可達(dá)上百卷之多，建設(shè)時(shí)間橫跨數(shù)年之久，整個(gè)建設(shè)工期內(nèi)90%以上都是紙質(zhì)檔案，工程施工期間缺乏專業(yè)的檔案人員管理、不具備相應(yīng)的存放條件，項(xiàng)目竣工后的一到兩年內(nèi)通過(guò)專項(xiàng)集中突擊整理或者雇用專業(yè)檔案整理公司整理完成，來(lái)滿足項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的要求。這樣，不僅存在檔案資料形成過(guò)程中不完整難以察覺(jué)的問(wèn)題，也存在后補(bǔ)資料需要編造、涉密資料容易泄密等弊端。對(duì)此，最好的解決方式就是對(duì)檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)性收集，通過(guò)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái)、便攜的終端硬件設(shè)備和進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)的檔案管理人員，將需要保存的檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地輸入上傳到檔案管理系統(tǒng)中，整個(gè)施工過(guò)程的實(shí)時(shí)記錄信息在項(xiàng)目竣工的同時(shí)形成一套完整的、符合竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的電子化項(xiàng)目檔案，直接打印歸檔紙質(zhì)檔案即可。這種檔案收集方式，可以實(shí)時(shí)定位項(xiàng)目所在的位置和當(dāng)時(shí)發(fā)生的情況，無(wú)遺漏地記錄工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，可以有效地降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，便于集中管理和統(tǒng)一維護(hù)。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度約束統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，統(tǒng)一的信息化平臺(tái)造就標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料，既利于保存又利于調(diào)閱。

（二）加快鐵路企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)度

按照“整體規(guī)劃、提高效率、保障安全”的原則，推進(jìn)鐵路企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。整體規(guī)劃，是要統(tǒng)籌考慮資金、人員、軟硬件設(shè)備、現(xiàn)代化技術(shù)、檔案文件掃描、處理及數(shù)據(jù)管理等多方面內(nèi)容，起步之前就做好規(guī)劃，減少重復(fù)勞動(dòng)；提高效率，是在檔案文件前期處理階段和掃描質(zhì)檢階段，利用制度約束和獎(jiǎng)懲措施，規(guī)范操作人員的行為，激發(fā)操作人員積極性，確保工作質(zhì)量，提高工作效率；保障安全，既包括檔案資料的實(shí)體安全，也包含工作期間的勞動(dòng)安全和后期的數(shù)據(jù)安全，保障紙質(zhì)檔案的安全性和電子數(shù)據(jù)的保密性。在此基礎(chǔ)上，全面推進(jìn)鐵路企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。