文·秦玲
聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的,具有保存價值的照片(包括數(shù)碼照片)、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等聲像材料。它是我國《檔案法》明確規(guī)定的檔案形態(tài)之一,具有直觀、形象、生動、真實的特點,有很強的社會價值和歷史價值。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步,各級黨政機關(guān)、事業(yè)單位在履行本單位職能過程中形成了大量的聲像檔案,國家檔案局為此制定了《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等國家標準,規(guī)定了照片檔案、音視頻檔案、模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔等要求,各級機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)國家規(guī)定認真做好聲像檔案管理工作。
(一)載體的直觀形象性。聲像檔案以聲音和圖像記錄社會發(fā)展和人類活動,因此反映的客觀事物直觀形象、活靈活現(xiàn),給人以強烈的時空感和直觀性。與紙質(zhì)載體檔案相比,聲像檔案進一步凸顯了檔案的原始性和真實性。
(二)收集保管的特殊性。聲像檔案因其材質(zhì)的特殊性,導(dǎo)致原件與復(fù)制件難以區(qū)別。比如一盤錄音磁帶,母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別;又如照片檔案的原版底片和制作精良的翻版底片區(qū)別起來很困難。這給聲像檔案的收集工作帶來了一定的難度。另外,由于聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的,比紙質(zhì)檔案的保管條件要求更高,除了更為嚴苛的溫濕度要求外,還需要裝具具備一定的防消磁功能等,所以對聲像檔案的保管相比紙質(zhì)檔案而言更加困難一些。
一般來說,機關(guān)事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成的具有保存利用價值的聲像檔案均應(yīng)歸檔,主要包括反映本單位主要職能和歷史面貌的各項工作、重要會議、重大活動、重點工程、典型人物,主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化與社會事業(yè)等領(lǐng)域的重大活動,上級部門或著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研,組織或參與處置自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件,記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和知名人士以及其他具有保存價值的聲像檔案。聲像檔案不僅要客觀、系統(tǒng)地反映出主題內(nèi)容,還要保證畫面完整、音像清晰。依法向國家綜合檔案館移交聲像檔案,是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的法定義務(wù)和責(zé)任,因此機關(guān)事業(yè)單位要從助推國家檔案資源建設(shè)的高度出發(fā),確保形成的聲像檔案完整、系統(tǒng)、清晰,并按時按要求進行聲像檔案移交工作。
機關(guān)事業(yè)單位聲像檔案主要產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門或單位專業(yè)攝錄人員之手,并長期分散保管于這部分部門或人員手中,不及時移交給單位綜合檔案室進行集中保存的現(xiàn)象很普遍。一旦出現(xiàn)機構(gòu)調(diào)整或人員變動,就極易造成聲像檔案的流失或損壞。
目前,機關(guān)事業(yè)單位多半沒有符合自身情況的聲像檔案管理制度,致使歸檔部門和責(zé)任人員職責(zé)不明確,錯過聲像檔案形成、完善的最佳時機。聲像檔案具有較強實效性和特殊的歸檔要求,應(yīng)在檔案形成的第一時間輔以文字說明,并進行標注、分類和歸檔。如不及時寫明聲像檔案的時間、地點、人物、事件等信息,日后追憶起來很難記錄全面,導(dǎo)致原本挺珍貴的聲像檔案因無說明而淪為死檔,失去其應(yīng)有的保存價值。
聲像檔案有嚴格的保管條件要求,比如需要專庫、專柜存放,溫濕度管控達標,防磁、防光、防污染等保護措施到位等。但是大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位都缺少聲像檔案專門保管設(shè)施,只是將聲像資料隨意堆積存放,極不利于聲像檔案的長久保存。
隨著檔案信息化的普及,將聲像檔案用計算機技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化已是大勢所趨。但目前大部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化水平不高,不能及時對聲像檔案進行數(shù)字化處理和翻制刻錄,這不僅會影響到聲像檔案的安全保護,也阻礙了聲像檔案的大規(guī)模開發(fā)利用。
各級機關(guān)事業(yè)單位要提高對聲像檔案重要性的認識,建立健全聲像檔案收集、整理、保管、利用等工作制度,切實加強聲像檔案的管理,做到聲像檔案管理有章可循、有規(guī)可依、管理到位、責(zé)任到人。
凡是在公務(wù)活動中形成的反映本機關(guān)主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案,均應(yīng)及時收集歸檔,任何單位和個人不得拒絕歸檔和據(jù)為已有。應(yīng)明確聲像檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔部門和責(zé)任人員,定期進行督促檢查,確保聲像檔案歸檔工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。這就要求各機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員在每次活動結(jié)束時,要及時為聲像檔案附上由事由、時間、地點、人物、背景、攝錄者等要素組成的文字說明,概括揭示聲像檔案反映的主要內(nèi)容,并定期向檔案室移交。檔案部門要認真審查核實聲像檔案內(nèi)容的完整性、史實的真實性和載體的清晰度,遵循保持檔案的有機聯(lián)系、利于保管、便于利用的原則對聲像檔案進行規(guī)范整理、安全保管、有效利用。
機關(guān)事業(yè)單位要為聲像檔案設(shè)置專用庫房,安裝恒溫恒濕的溫濕度管控設(shè)施,配備具備防磁、防潮等功能的專用檔案裝具,并保持環(huán)境的清潔衛(wèi)生。對長期不使用的錄音帶、錄像帶,每年倒帶一次;照片、底片、數(shù)字文件每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題要及時修補和復(fù)制。已歸檔保存的聲像檔案未經(jīng)鑒定和批準,任何單位和個人不得私自復(fù)制和人為破壞。
機關(guān)事業(yè)單位要逐步開展聲像檔案數(shù)字化工作,尤其是對已經(jīng)超過了使用壽命的錄音帶、錄像帶,要有步驟地開展數(shù)字化搶救工作,使之可以以數(shù)字化的形式長久保存。對照片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等要定期檢查、經(jīng)常倒帶,維持其信息留存的延續(xù)性。對于年代久遠、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案,要優(yōu)先進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換及異地備份,力求妥善保管,延長壽命。
綜上所述,機關(guān)事業(yè)單位形成的大量聲像檔案在真實記錄歷史原貌、留存社會記憶、喚醒個人情感方面具有重要作用,它既是制定政策和推廣經(jīng)驗的依據(jù),又是進行經(jīng)濟建設(shè)、開展科學(xué)研究的參考。機關(guān)事業(yè)單位的檔案工作者應(yīng)提升聲像檔案管理意識和管理水平,促進聲像檔案管理的信息化建設(shè),最大限度地延長聲像檔案的保存時間,發(fā)揮聲像檔案的利用價值。