文·李娜

做好一年一度的檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作，準確掌握檔案事業(yè)基本情況，可以為各單位科學開展檔案管理工作提供有力的信息支撐。但目前檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作中，存在諸多問題，需引起檔案部門足夠重視，并加以解決。

一、檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作存在的問題及原因分析

（一）對檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作重視不足

有些單位的領導和檔案員對統(tǒng)計調查工作的重要性認識不足，不能認真按要求填報數據，導致有些指標錯填、漏填，不能真實地反映本單位檔案工作情況。有的單位認為檔案工作與其業(yè)務工作相比沒那么重要，不及時填報數據，多次督促后敷衍塞責，甚至拒不填報，導致最后匯總數據與各單位實際檔案總數量有較大差距。

（二）對全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調查信息管理系統(tǒng)運用不熟練

有的單位統(tǒng)計員年齡大，計算機知識匱乏，對在電腦上安裝系統(tǒng)、填報數據操作不熟，甚至不會，對填報流程說明也看不明白，也不愿意嘗試著去操作；有的統(tǒng)計員掌握一定的計算機知識，也年年負責統(tǒng)計填報工作，但是對系統(tǒng)的安裝、填報操作存在畏難情緒，感覺填報流程步驟繁瑣，不如直接來檔案館填報或直接報送電子表格填報省事，形成了習慣惰性，影響了填報效率。有的單位干脆不安裝統(tǒng)計調查管理系統(tǒng)，每年直接向檔案館索要電子表格填寫，再由檔案館幫他們錄入系統(tǒng)。

（三）填報數據不準確

一是有的單位在檔案并不存在銷毀的情況下，填報數據比上一年少。原因是統(tǒng)計員更換，沒有做好工作交接，新統(tǒng)計員由于業(yè)務不熟無法準確計算數量，只能估算；有的是上一年填報數據沒保存，對本單位累計檔案數量統(tǒng)計不準確，造成誤報。二是未能準確理解所填指標含義。例如，在統(tǒng)計紙質檔案時，有的案卷數量填寫之后，又把案卷中件的數量填入以件為保管單位的統(tǒng)計指標中，造成檔案重復統(tǒng)計。有的把以件為單位裝盒保管的文書檔案按一盒一卷的統(tǒng)計方式填入案卷統(tǒng)計指標中，造成填報數據不準確；有的將總排架長度理解為密集架或櫥柜長度，使檔案數量總數與總排架長度在邏輯上不符。在統(tǒng)計數碼照片、錄音錄像磁帶時，有的認為凡是電腦中存放的電子數碼照片或單位形成的錄音錄像磁帶，即使未整理歸檔也是檔案，造成所填數據虛高。

二、做好檔案事業(yè)調查統(tǒng)計工作的對策

（一）加大宣傳與考核力度，引起領導重視

一是利用“6·9”國際檔案日，搞好檔案工作宣傳活動。向各單位領導宣傳檔案知識，使其增強檔案意識，充分認識檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作的重要性，并予以支持。二是要加大對檔案統(tǒng)計調查工作的考核力度，將此項工作列入年度績效考核，形成約束機制。對統(tǒng)計數據弄虛作假或遲報、拒不填報的人員和單位進行嚴肅問責，并將考核結果與年度績效掛鉤，以此來倒逼各單位領導重視檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作，將該項工作落實、落細。

（二）提升檔案整理歸檔工作質量，為檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作打好基礎

一是檔案員要增強責任意識。將工作變被動為主動，加強與本單位各部門各科室的聯(lián)系，按照文件材料的歸檔范圍去收集檔案，保證檔案材料應收盡收，齊全完整。要嚴格按照規(guī)定標準對檔案材料進行立卷歸檔，保證檔案立卷標準，整理規(guī)范，為檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作奠定基礎。

二是檔案員要加強業(yè)務學習，提升業(yè)務水平。新形勢下，檔案工作發(fā)展日新月異，檔案新知識、新業(yè)務、新規(guī)定不斷涌現(xiàn)，需要老檔案員不能囿于老的知識、老的做法，更新檔案業(yè)務知識，掌握新的檔案管理規(guī)定，以免與時代脫節(jié)。新檔案員要盡快掌握檔案業(yè)務知識，進入新角色、融入新領域，將檔案工作更好地延展下去。

（三）加大對檔案員的培訓力度

一是加強檔案事業(yè)統(tǒng)計調查業(yè)務培訓。每年至少開展一次全縣范圍內的檔案員業(yè)務培訓，使老檔案員適應時代發(fā)展的新需求，新檔案員提升檔案業(yè)務水平，盡快勝任檔案管理工作，讓統(tǒng)計調查工作后繼有人。

二是在開展檔案事業(yè)調查工作前進行一次集中培訓。對各單位負責檔案統(tǒng)計工作的檔案員進行系統(tǒng)安裝及填報操作流程培訓，詳細講解報表中各個指標含義及填寫注意事項，避免數據錯填、漏填，解決因檔案員更替或統(tǒng)計工作間隔時間過長導致的操作流程不熟等問題。

三是創(chuàng)建微信交流群，及時交流討論。檔案員在實際操作填報時遇到的問題可以隨時在微信群里進行交流，并及時得到解決，其他單位遇到同類問題也可參考解決，減少同類問題重復咨詢、反復解決等問題，提高調查統(tǒng)計工作效率。