文·劉洪霞 臧志美

隨著“互聯(lián)網(wǎng)”、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)迅速發(fā)展，數(shù)字中國、數(shù)字山東、數(shù)字強省建設(shè)如火如荼，極大地推進了電子辦公系統(tǒng)建設(shè)與管理。隨之產(chǎn)生的大量電子文件如何歸檔保存，引起檔案界的頗多關(guān)注與探討。曾經(jīng)采用的電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套并存管理模式，因自身的許多弊端，逐漸向電子文件單軌運行、單套保存模式發(fā)展。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也指出：“切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”“大力推進黨政機關(guān)電子文件單套制歸檔?！?021年1月實施的新《檔案法》規(guī)定：“符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力?！睆姆缮险J可了電子文件的效力，為電子文件單套制歸檔提供了法律保障。因此，對于電子文件單套制歸檔如何規(guī)范運行，需要檔案部門認真思考。

一、單套制推行面臨的問題

（一）對電子文件單套制的認識不足

單套制是這幾年才進入到基層檔案人員的視野，對于什么是單套制、什么是元數(shù)據(jù)、電子文件的真實性、安全怎樣保障等很多問題，檔案人員認識還不是很清晰。有的對單套制理解為紙質(zhì)文件保存數(shù)量為一套，有的把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化當(dāng)做電子文件，有的把原數(shù)據(jù)等同于元數(shù)據(jù)，還有的對電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”不知等等。

（二）電子文件單套制歸檔的前期準備工作不足

電子文件單套制歸檔需要做好各項準備工作，比如電子文件規(guī)范格式、電子印章、數(shù)字簽名、“四性”等的考慮。有的單位對電子檔案安全性保障方面考慮不多，未將電子文件歸檔的“四性”作為系統(tǒng)內(nèi)容之一，無法進行“四性”檢測，導(dǎo)致辦公系統(tǒng)中的電子文件在信息流轉(zhuǎn)及歸檔過程中極易出現(xiàn)信息要素被篡改或丟失；有的單位采取“拿來主義”工作思路，沒有根據(jù)自己單位工作實際情況，制定符合本單位管理需要的電子文件歸檔業(yè)務(wù)流程、標準要求；有的單位電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)不充分，在電子辦公系統(tǒng)中沒有文件歸檔管理系統(tǒng)，使得電子文件無法通過辦公系統(tǒng)自主歸檔；有的單位檔案管理相對獨立，與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)不對接，也導(dǎo)致電子文件不能在線歸檔；有的單位檔案管理系統(tǒng)雖在辦公系統(tǒng)內(nèi)可以對接，但歸檔流程設(shè)置上不規(guī)范，導(dǎo)致電子文件形成后依然保存在形成部門中，不能自動歸集到檔案部門集中管理。

（三）信息知識儲備、數(shù)字技能運用欠缺

電子文件單套制歸檔涉及電子文件的形成、保存、歸檔、查找和利用以及數(shù)據(jù)采集和離線數(shù)據(jù)管理，這對檔案管理人員提出了更高的專業(yè)要求。實際工作中不少檔案管理人員年齡較大，對計算機的使用只會簡單操作，對檔案信息化知識知之甚少，再加上多年形成的紙質(zhì)歸檔意識，思想上不愿意接受新的知識和新技能，對信息網(wǎng)絡(luò)、安全防護知識、數(shù)據(jù)介質(zhì)存儲、計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等存在心理上抵觸、行動上滯后現(xiàn)象。

二、穩(wěn)步探索以原生電子檔案為基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)路徑

機關(guān)檔案室要嚴格按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，構(gòu)建機關(guān)檔案信息化建設(shè)思路?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，“機關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作?！?019年國務(wù)院第716號令《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條指出：“除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力?！?021年1月實施的新《檔案法》規(guī)定：“符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力”。機關(guān)檔案室電子文件單套制歸檔的架構(gòu)就應(yīng)該是“以數(shù)字檔案室建設(shè)為依托，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理兩大任務(wù)，并在全文識別和真實性管理基礎(chǔ)上，最終實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)化、單套制和數(shù)據(jù)挖掘目標”。

例如，省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，自2019年事業(yè)單位改革合并成立后，一直非常重視檔案工作，在省檔案館和省水利廳的指導(dǎo)下，以數(shù)字檔案室建設(shè)為抓手，把檔案信息化工作列入單位信息化發(fā)展整體規(guī)劃，堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理“四統(tǒng)一”方針，集合合并前各單位檔案資源的優(yōu)勢，從基礎(chǔ)設(shè)施、資金、人才等方面加大投入，投入300多萬對檔案庫房進行擴建、改造升級及檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，配備專職檔案和信息技術(shù)人員，提升檔案信息化應(yīng)用和管理水平。硬件方面：先后完成了流域中心北辦公區(qū)和南辦公區(qū)的信息基礎(chǔ)設(shè)施升級改造，建成了標準化的網(wǎng)絡(luò)機房和智能檔案庫房。對南北辦公區(qū)及濟寧辦公區(qū)的檔案庫房進行改造升級及擴建，檔案庫房以“智慧檔案室”平臺為載體的六大系統(tǒng)，涵蓋了應(yīng)用軟件系統(tǒng)、環(huán)境管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、智能安防系統(tǒng)、精準引導(dǎo)系統(tǒng)，綜合消防系統(tǒng)等。軟件方面：檔案管理系統(tǒng)在原有基礎(chǔ)上不斷改造升級，實現(xiàn)云平臺的跨越，功能也從單一的檔案歸檔、查詢延伸到軟硬件一體化的檔案綜合應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)安全：加強網(wǎng)絡(luò)信息安全工作，制定完備的信息安全制度保障體系，包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的所有新建軟硬件系統(tǒng)，均符合等保三級標準，并定期檢測、定期維護。

2021年進一步建設(shè)、改進、完善辦公電子政務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)系統(tǒng)對接，具備電子、文件在線收集、歸檔、管理、利用等功能，新系統(tǒng)2021年10月開始運行。新建設(shè)的辦公電子政務(wù)信息系統(tǒng)不再是辦公流程的電子化，而是一個承擔(dān)樞紐作用的平臺載體，以“大平臺、微服務(wù)”的理念全面承載各系統(tǒng)的融合；新運行的檔案管理系統(tǒng)，不僅僅局限于檔案文件的保存和查閱，而是融入大平臺之后的重要業(yè)務(wù)節(jié)點，軟硬件一體化的建設(shè)升級，向數(shù)字檔案室全面邁進。并逐步推進存量數(shù)字化、增量電子化，將合并前南北兩區(qū)檔案庫房文書檔案全部數(shù)字化，雙層PDF全文（OCR）識別，后續(xù)將分批對合并前原有數(shù)據(jù)對接檔案管理系統(tǒng)，豐富系統(tǒng)檔案資源、發(fā)揮網(wǎng)上借閱利用功能。