劉 利

（中華女子學(xué)院 管理學(xué)院，北京 100101）

引言

2016年以來，國際上對區(qū)塊鏈技術(shù)高度關(guān)注。我國中央政府、工信部也相繼發(fā)布公告，強(qiáng)調(diào)并大力推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展研究。我國《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)“十三五”國家信息化規(guī)劃的通知》中，區(qū)塊鏈被視為戰(zhàn)略性技術(shù)已提前布局?！秶鴦?wù)院關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大和升級信息消費(fèi)持續(xù)釋放內(nèi)需潛力的指導(dǎo)意見》將開展基于區(qū)塊鏈的試點(diǎn)應(yīng)用作為重點(diǎn)任務(wù)之一。目前，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)在金融、供應(yīng)鏈、電子商務(wù)、公共服務(wù)等領(lǐng)域迅速鋪開。而在檔案管理領(lǐng)域，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠幫助構(gòu)建更加完善的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助電子檔案實(shí)現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的創(chuàng)建與保存工作。2017年和2018年國家檔案局科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題指南以及2018年國家社科基金項(xiàng)目立項(xiàng)指南中，均設(shè)有區(qū)塊鏈技術(shù)在文件檔案領(lǐng)域應(yīng)用的相關(guān)選題，彰顯出研究的迫切性。本研究基于此，探索區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的可行性和應(yīng)用模式，旨在解決當(dāng)前檔案管理存在的問題，為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理提供參考。

一、研究綜述

區(qū)塊鏈（Blockchain）在使用時(shí)，借助由完整時(shí)間戳和信息的“區(qū)塊”自動(dòng)連接而成的“鏈”，通過去中心化、加密技術(shù)和自動(dòng)有序運(yùn)行的“智能合約”，形成了可防偽溯源、可驗(yàn)證信息準(zhǔn)確性、不可進(jìn)行未授權(quán)或惡意修改的信息網(wǎng)，保證了數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、可靠性和協(xié)作性。

區(qū)塊鏈技術(shù)具有以下主要特點(diǎn)：

1.去中心化

區(qū)塊鏈技術(shù)使用了分布式核算和儲存信息，不存在中心化的硬件或管理機(jī)構(gòu)，任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)所對應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)都是均等的，這可以保證信息傳遞過程中的操作過程都是公平公正的，對于文件以及數(shù)據(jù)安全性的保障是非常有效的。

2.不可篡改

只要信息經(jīng)過驗(yàn)證并添加至區(qū)塊鏈，就會永久儲存起來，除非能夠控制系統(tǒng)流中超過51%的節(jié)點(diǎn)，否則單個(gè)節(jié)點(diǎn)上對數(shù)據(jù)庫的修改是無效的。這個(gè)不可篡改的特點(diǎn)就讓區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)更加的穩(wěn)定且可靠性極高。

3.開放使用

區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)是對所有人公開的，任何人都可以通過公共的接口查詢區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)以及它的相關(guān)應(yīng)用，對于想要使用信息的人來說，整個(gè)系統(tǒng)的信息都是高度透明的。

從上述特點(diǎn)看出，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用與文件檔案管理存在高度相關(guān)性，必然會給檔案工作帶來新的管理模式，故引起國內(nèi)外文件檔案管理相關(guān)從業(yè)者及研究者的關(guān)注。目前，檔案界探討區(qū)塊鏈技術(shù)的主要是國外學(xué)者，代表性人物為加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)的Victoria Lemieux，她有系列相關(guān)研究成果，分析了區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于文件檔案管理的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅；根據(jù)文獻(xiàn)研究和訪談?wù){(diào)研，得出區(qū)塊鏈技術(shù)本質(zhì)上是一種文件檔案管理技術(shù)的結(jié)論；基于案例研究，總結(jié)了不同區(qū)塊鏈文件管理模式及其對檔案保存領(lǐng)域的影響；等等。Kate Cumming 和Cassie Findlay（2018）的文章探討了區(qū)塊鏈技術(shù)與文件檔案管理的緊密聯(lián)系、如何應(yīng)用、應(yīng)用中需要注意并有待解決的問題。

我國檔案學(xué)界關(guān)于區(qū)塊鏈技術(shù)的研究論文數(shù)量近年來呈逐年攀升的趨勢。張姍（2017）從區(qū)塊鏈技術(shù)的概念、特點(diǎn)和應(yīng)用現(xiàn)狀入手，著重探討了區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的適用性，并對區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理上未來應(yīng)用進(jìn)行了展望[1]。劉越男（2018）等人全面深入分析了區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字檔案長期保存中的優(yōu)缺點(diǎn)以及實(shí)際應(yīng)用需要解決的關(guān)鍵問題，并預(yù)測未來區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字檔案長期保存應(yīng)用中的重要著力點(diǎn)[2]。馬仁杰等（2020）從區(qū)塊鏈技術(shù)出發(fā)構(gòu)建一種基于聯(lián)盟區(qū)塊鏈的長三角地區(qū)檔案部門信息資源共享的新模式[3]?？梢钥闯?，國外的研究更加深入，涉及了相關(guān)的理論知識、法律、標(biāo)準(zhǔn)等方面，并針對區(qū)塊鏈技術(shù)在文件檔案管理中的具體應(yīng)用實(shí)踐進(jìn)行了深入調(diào)查和分析。國內(nèi)的研究目前已開始了初步的探索，未來還將繼續(xù)進(jìn)行總結(jié)和反思，以及創(chuàng)新與探索。

二、區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的作用

高校擁有教學(xué)、科研、人事、學(xué)生等非常重要的信息資源和知識資產(chǎn)，其價(jià)值不斷凸顯。例如，高?？蒲袡n案，往往包括基礎(chǔ)研究和創(chuàng)新應(yīng)用成果，未來還會在國家政策鼓勵(lì)下進(jìn)行科研攻關(guān)和創(chuàng)新研究，如何保障檔案信息安全就更加重要。再如，學(xué)生檔案，也急需確保檔案的可追溯性、誠信審核、檔案利用和共享等。

高校電子檔案管理，是近幾年由于電子文檔的迅速發(fā)展出現(xiàn)在人們視野中的一種新型檔案保管模式[4]。正是因?yàn)閷W(xué)校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存管理的不健全，以及管理水平不高一些問題導(dǎo)致了大學(xué)的電子檔案保管工作逐步地向由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管向現(xiàn)代電子檔案保管方向發(fā)展。這一運(yùn)作模式更加符合了如今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景，能夠把先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能技術(shù)和傳統(tǒng)的高等學(xué)校檔案保存管理的方法結(jié)合在一起，從而建立了一個(gè)更為有效、便捷、穩(wěn)定的新型檔案存儲管理模式。郭昱等（2021）研究了區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理工作中的現(xiàn)狀中，針對現(xiàn)階段高校檔案電子化管理存在的問題，提出了將區(qū)塊鏈信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理的內(nèi)容上，對于高校檔案數(shù)據(jù)信息管理工具的落后、檔案信息安全性的威脅以及專業(yè)人才數(shù)量的儲備不足等這些方面的問題都可以得到極大的提升[5]。

可知，隨著區(qū)塊鏈等新技術(shù)的應(yīng)用，高校電子檔案管理的轉(zhuǎn)型勢在必行。區(qū)塊鏈技術(shù)在高校電子檔案管理中的作用可體現(xiàn)在以下幾方面。

第一，保障電子檔案的完整性和安全性。高校中部分電子檔案（如科研成果）保密級別是較高的，部分電子檔案是不開放的。區(qū)塊鏈技術(shù)自身的特性，決定了一個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的丟失或損壞，并不會影響整個(gè)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，可防止惡意刪除或篡改（錢秀芳，2020）[6]，保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，和電子檔案的真實(shí)性。

第二，促進(jìn)電子檔案的共享，提高了電子檔案的有效利用率。當(dāng)前檔案電子化、信息化進(jìn)程加快，數(shù)量加劇。區(qū)塊鏈技術(shù)通過“加戳”和“加密”等方式，既可對檔案是否使用、使用次數(shù)進(jìn)登記，建立使用者誠信記錄，對檔案收集、建立、處理、利用、銷毀過程追蹤溯源（鄧曉嬌，2020）[7]；也可保證檔案信息不被泄露，有效避免了電子檔案共享中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)有效和安全的共享，大大提高海量檔案信息的管理效率與利用效率。

第三，降低管理成本。區(qū)塊鏈技術(shù)可設(shè)置自動(dòng)執(zhí)行的命令，而且沒有第三方中介機(jī)構(gòu)參與，避免了因此而產(chǎn)生的成本，降低了數(shù)據(jù)分析和挖掘成本。

三、區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用模式

應(yīng)用模式說明了區(qū)塊鏈技術(shù)究竟能夠透過什么樣的渠道和流程融入電子檔案存儲當(dāng)中，以及區(qū)塊鏈技術(shù)能否讓電子文檔保存安全與廣泛的使用。區(qū)塊鏈技術(shù)帶來的開放式平臺對于高校電子檔案管理來說，一方面是利用分布式數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)透明化，公開化，并利用特有的密碼學(xué)內(nèi)容保證存儲內(nèi)容的安全性，使其難以篡改，難以偽造，保障了電子檔案的真實(shí)性；另一方面是查找、調(diào)取檔案時(shí)能夠節(jié)約時(shí)間，不需要再去找到特定的檔案負(fù)責(zé)人請求查看或是調(diào)取檔案，便于檔案的存儲管理。

高校檔案管理具有一定的數(shù)據(jù)規(guī)模和復(fù)雜程度，“去中心化”的數(shù)據(jù)存儲可以很好地讓數(shù)據(jù)的儲存變得清晰可見，避免以往的復(fù)制粘貼，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都具有信息的存儲。運(yùn)用在高校的區(qū)塊鏈技術(shù)結(jié)合大數(shù)據(jù)就可以對高校的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行整理和篩選，可以減少人力翻查的時(shí)間消耗，也可以將訪問人數(shù)，訪問內(nèi)容進(jìn)行排序整理，使其數(shù)據(jù)運(yùn)用更加清晰明了。

2017年，上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司開發(fā)了基于區(qū)塊鏈技術(shù)的服務(wù)平臺——“信發(fā)鏈”，成功將區(qū)塊鏈技術(shù)與電子檔案管理相結(jié)合，推動(dòng)了區(qū)塊鏈技術(shù)在我國檔案管理領(lǐng)域的落地應(yīng)用。系統(tǒng)通過本地區(qū)各級檔案館共同參與組網(wǎng)的區(qū)域性區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)，組建區(qū)域檔案館聯(lián)盟鏈，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，搭建電子檔案身份證平臺，每個(gè)生成的檔號（電子檔案身份證號）都上鏈存證，并在鏈上核驗(yàn)檔案證明其真實(shí)性、可靠性等。不僅是實(shí)現(xiàn)了電子檔案全生命周期管理。還統(tǒng)一了電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)，同時(shí)兼顧了電子檔案安全性和利用便捷。這是構(gòu)建了電子檔案管理的新模式。據(jù)此，結(jié)合高校的教學(xué)、科研、人事以及學(xué)生檔案的特殊性，構(gòu)建如下應(yīng)用模式（見圖1）。

圖1 區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用模式

第一，前期準(zhǔn)備階段。基于區(qū)塊鏈技術(shù)，首先，建立高校不同類別的電子檔案與元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，確定各類型電子檔案管理部門與管理規(guī)章、加密處理級別、訪問權(quán)限、保密期限和利用范圍。對于上述檔案管理與規(guī)范不明確的，確定訪問和利用的審批流程，以確保不出現(xiàn)電子檔案隨意被獲取的問題。其次，建立用戶身份管理與驗(yàn)證系統(tǒng)。采用基于區(qū)塊鏈的“數(shù)字型身份”解決方案，創(chuàng)建自動(dòng)化、程序化的用戶身份驗(yàn)證管理（Identity Management）。

第二，中期利用階段。根據(jù)前期準(zhǔn)備階段建立的分類電子檔案，給予用戶檢索訪問權(quán)限。用戶在提出檢索請求時(shí)，區(qū)塊鏈電子檔案系統(tǒng)會更加智能的識別和判斷用戶角色和電子檔案權(quán)限設(shè)置是否匹配。當(dāng)用戶權(quán)限通過后，再判斷檔案的真實(shí)性，以保證用戶使用準(zhǔn)確的電子檔案。

同時(shí)，在內(nèi)部促進(jìn)積極共享，創(chuàng)建有利于教學(xué)改革、科研創(chuàng)新、人事規(guī)范，以及學(xué)生征信檔案建立的氛圍。同時(shí)，在外部，促進(jìn)電子檔案商業(yè)價(jià)值的體現(xiàn)（王子鵬，2020）[8]，對于可擴(kuò)大利用范圍的、真實(shí)性、權(quán)威性的電子檔案（例如圖書館電子資源），可盡量滿足社會和個(gè)人的訴求服務(wù)。

第三，后期管理階段。在區(qū)塊鏈技術(shù)下對電子檔案進(jìn)行管理，可以準(zhǔn)確記錄電子檔案從創(chuàng)建、檢索、訪問、讀寫等所有操作。這種追蹤溯源功能，可確保電子檔案及過程記錄的完整性、真實(shí)性和可靠性，進(jìn)行用戶行為統(tǒng)計(jì)和分析，實(shí)現(xiàn)后期有效管理。同時(shí)，對于存在問題的電子檔案，及時(shí)提交錯(cuò)誤信息，并給出初步錯(cuò)誤判斷。管理員再進(jìn)一步明確故障發(fā)生原因，積極追責(zé)、彌補(bǔ)修復(fù)。

結(jié)語

結(jié)合高校檔案管理內(nèi)容和流程以及實(shí)際利用需求，這三個(gè)階段可細(xì)化成各項(xiàng)明確可控的管理目標(biāo)，以解決涉密檔案管理不到位、檔案誠信審核困難、難以實(shí)現(xiàn)信息共享等問題。高校電子檔案有效利用和管理的影響因素是復(fù)雜和多樣的。加快區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用場景建設(shè)，有助于建立一個(gè)可全程溯源、共享利用、無法惡意篡改、安全運(yùn)行、便捷使用的檔案管理系統(tǒng)，使用戶提高檔案的利用效率，并充分認(rèn)識到檔案的利用價(jià)值。

同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有可能對管理文件檔案部門的中心地位帶來影響。高校的檔案包括教學(xué)、科研、人事、學(xué)生等環(huán)節(jié)的檔案，區(qū)塊鏈中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件，該以何種方式歸檔管理？如何在區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用中構(gòu)建檔案管理的構(gòu)架，在研究中也是一大難點(diǎn)。需要相關(guān)人員更新觀念，提高對區(qū)塊鏈技術(shù)的認(rèn)識，并合理配置資源，以加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)。