朱旭美

（寧波市醫(yī)療中心李惠利醫(yī)院，浙江 寧波 315041）

在一家醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，醫(yī)療設(shè)備占據(jù)著舉足輕重的地位，臨床診斷、檢驗(yàn)檢查都依賴于醫(yī)療設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，一旦設(shè)備發(fā)生故障，將會(huì)直接影響到診斷的準(zhǔn)確性及治療的安全性，為了保障醫(yī)療設(shè)備的性能安全可靠，需要把醫(yī)療設(shè)備的全生命周期納入有效管理，對(duì)采購(gòu)論證、安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、計(jì)量質(zhì)控等環(huán)節(jié)層層把關(guān)。醫(yī)院于2012年引入了設(shè)備管理系統(tǒng)，具備采購(gòu)申請(qǐng)，設(shè)備安裝，到貨錄入、查詢、報(bào)廢等功能，初步達(dá)到了信息化管理。

然而，信息化管理系統(tǒng)的搭建從來(lái)不是一蹴而就，醫(yī)院和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)處在不斷地磨合，在系統(tǒng)投入使用之初，僅用到了系統(tǒng)的設(shè)備采購(gòu)管理、固定資產(chǎn)管理、科室報(bào)損管理功能，反而忽視了一臺(tái)設(shè)備全生命周期中最重要的質(zhì)量管理模塊。在經(jīng)過(guò)幾年的磨合期，已經(jīng)新增了維修管理、預(yù)防性維護(hù)管理、計(jì)量管理等功能，充分發(fā)揮系統(tǒng)功能。在2019年又運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在原有固定資產(chǎn)標(biāo)簽的基礎(chǔ)上新增了二維碼，支持微信掃描，可以達(dá)到查看醫(yī)療設(shè)備詳細(xì)信息和故障報(bào)修的效果，使得醫(yī)療設(shè)備的管理水平逐漸從相對(duì)粗放化轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化，醫(yī)院管理人員可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)設(shè)備全生命周期內(nèi)所發(fā)生的運(yùn)維成本進(jìn)行分析、科學(xué)論證，對(duì)今后的設(shè)備選型、供應(yīng)商遴選等決策提供參考依據(jù)。

1 系統(tǒng)需求分析

醫(yī)療設(shè)備的管理旨在建立醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，對(duì)資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃審批、采購(gòu)論證、技術(shù)評(píng)估、安裝調(diào)試、質(zhì)量安全、最終報(bào)廢環(huán)節(jié)進(jìn)行全程的監(jiān)管和記錄，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的全生命周期進(jìn)行追蹤，實(shí)現(xiàn)每個(gè)步驟的可溯源。醫(yī)院在信息化管理平臺(tái)建立之初，整個(gè)流程還不夠完善，信息化程度很低，醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)覆蓋面較窄，僅僅提供靜態(tài)信息的統(tǒng)計(jì)和簡(jiǎn)單報(bào)表處理的功能，設(shè)備購(gòu)置后的動(dòng)態(tài)分析較少，缺乏數(shù)字化的質(zhì)量管理。傳統(tǒng)的質(zhì)量管理僅停留在口頭傳達(dá)或者紙質(zhì)記錄，容易遺漏，數(shù)據(jù)保留難度較大，記錄的信息僅起到了數(shù)據(jù)的初步統(tǒng)計(jì)，無(wú)法追溯及對(duì)設(shè)備質(zhì)量情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，數(shù)據(jù)較難實(shí)現(xiàn)深層挖掘利用，也難以實(shí)現(xiàn)縱向?qū)Ρ取；谛畔⒒芾硐到y(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制體系的建立使得醫(yī)院設(shè)備管理部門(mén)的工作效率得到了大大提高，日常管理工作難度有所降低，可以更加有效地追蹤、分析、評(píng)價(jià)醫(yī)療設(shè)備在臨床使用過(guò)程中的安全性、穩(wěn)定性。

2 系統(tǒng)初始功能

設(shè)備采購(gòu)管理：在每年8、9月份開(kāi)啟下一年度預(yù)算申報(bào)，臨床依據(jù)需求進(jìn)行申報(bào)，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理委員會(huì)討論通過(guò)形成下一年度采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)申請(qǐng)支持導(dǎo)出、審批修改、備注、退回等功能。

采購(gòu)合同管理：采購(gòu)談判完畢后在系統(tǒng)內(nèi)直接簽訂合同，包含買賣雙方信息、采購(gòu)設(shè)備信息、設(shè)備配置清單、付款方式、保修約定等條例，采購(gòu)合同和采購(gòu)計(jì)劃掛鉤，通過(guò)合同上的預(yù)算號(hào)進(jìn)行追溯。

固定資產(chǎn)管理：將醫(yī)院原有的固定資產(chǎn)通過(guò)新建入庫(kù)的方式錄入系統(tǒng)，對(duì)后續(xù)增加的設(shè)備通過(guò)固定資產(chǎn)到貨驗(yàn)收模塊進(jìn)行錄入。審核完畢后系統(tǒng)將自動(dòng)生成唯一的固定資產(chǎn)編碼，用于標(biāo)志此臺(tái)設(shè)備，并將固定資產(chǎn)編碼、設(shè)備名稱、品牌型號(hào)、購(gòu)入時(shí)間、使用科室等信息匯總在固定資產(chǎn)標(biāo)簽上，如圖1所示，粘貼機(jī)器形成每一臺(tái)設(shè)備的身份證明。

圖1 固定資產(chǎn)標(biāo)簽

科室報(bào)損管理：醫(yī)療設(shè)備的壽命是有限的，當(dāng)設(shè)備達(dá)到報(bào)損年限（6~8年），且嚴(yán)重老化，已不能達(dá)到正常技術(shù)指標(biāo)，可以由臨床使用科室提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批同意后在醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中對(duì)該臺(tái)設(shè)備進(jìn)行報(bào)損管理，從而完成其生命狀態(tài)從在庫(kù)在用到已報(bào)廢的轉(zhuǎn)變。

3 存在的問(wèn)題

醫(yī)療設(shè)備全生命周期中涉及的質(zhì)量管理模塊，諸如設(shè)備故障維修、性能檢測(cè)、預(yù)防性維護(hù)、計(jì)量管理、日常巡檢均采用紙質(zhì)版的登記方式，工程師在完成對(duì)設(shè)備的日常維系、維護(hù)保養(yǎng)外還需要完成書(shū)面登記工作，耗費(fèi)大量人力成本。巡檢記錄每月一匯總，性能檢測(cè)報(bào)告、預(yù)防性維護(hù)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告一年一匯總。我院目前兩個(gè)院區(qū)，僅一個(gè)院區(qū)就有三千多臺(tái)固定資產(chǎn)，數(shù)量大，時(shí)間一長(zhǎng)，形成的文檔堆積，再加上中間存在人員調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)崗，設(shè)備科辦公空間不足等因素，后續(xù)查閱難度大，發(fā)生緊急情況無(wú)法及時(shí)追根溯源。

4 改進(jìn)措施

資產(chǎn)管理：在原有的固定資產(chǎn)標(biāo)簽基礎(chǔ)上增加了二維碼，醫(yī)務(wù)人員通過(guò)手機(jī)微信掃描二維碼可以查看設(shè)備的詳細(xì)信息?？紤]到新入職員工可能對(duì)設(shè)備操作不夠熟悉，特意在手機(jī)移動(dòng)端設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)增加了查看設(shè)備操作規(guī)程的功能。

設(shè)備維修：傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備故障一般都是通過(guò)臨床使用人員口頭傳遞，使用電話或者微信聯(lián)系工程師，工程師接收到維修任務(wù)后即前往現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行故障維修。但是由于我院醫(yī)療設(shè)備臺(tái)數(shù)較多，配備工程師又比較有限，當(dāng)人員都外出維修時(shí)可能出現(xiàn)科室電話無(wú)人接聽(tīng)、送修設(shè)備無(wú)人接收，臨床科室對(duì)設(shè)備科工作的滿意度大大降低。若設(shè)備能夠自主解決的，維修結(jié)束后跟臨床科室人員確認(rèn)；無(wú)法自主解決的，聯(lián)系廠家工程師進(jìn)行協(xié)助維修或是直接送到院外維修，維修周期較長(zhǎng)，過(guò)程中可能存在和臨床科室溝通不頻繁造成的信息延誤，以為設(shè)備科不作為，沒(méi)有及時(shí)完成設(shè)備維修。維修過(guò)程中涉及的故障報(bào)修響應(yīng)時(shí)間、設(shè)備停滯周期、維修成本等無(wú)詳細(xì)記錄，工程師的工作時(shí)長(zhǎng)和工作量也無(wú)法得以體現(xiàn)。

引入的二維碼功能在很大程度上解決了這一難題，如圖2所示，使用人員微信掃描二維碼，輸入工號(hào)、密碼即可進(jìn)入設(shè)備詳細(xì)界面，如圖3所示，點(diǎn)擊設(shè)備報(bào)修，進(jìn)入設(shè)備維修申請(qǐng)界面，如圖4所示，選擇故障設(shè)備送修或者工程師上門(mén)，在故障描述一欄寫(xiě)入故障信息，也可以直接錄音進(jìn)行語(yǔ)音描述，支持照片上傳，將實(shí)時(shí)的故障信息保存下來(lái)，便于工程師分析診斷。

圖2 設(shè)備故障申請(qǐng)流程

圖3 設(shè)備詳細(xì)信息界面

圖4 設(shè)備維修申請(qǐng)界面

故障申請(qǐng)?zhí)峤缓笙到y(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的維修分工情況通過(guò)短信形式點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送給分管工程師，工程師接收到報(bào)修信息后需及時(shí)做出反饋，維修報(bào)告單中配備有維修狀態(tài)模塊，包含待維修、維修中、等待配件、寄送廠家、已修復(fù)，臨床科室可以通過(guò)再次掃描二維碼查看當(dāng)前設(shè)備維修進(jìn)程?？剖覂?nèi)還配備有專業(yè)顯示屏，和醫(yī)院設(shè)備管理系統(tǒng)連接，上面實(shí)時(shí)顯示了所有待完成的維修項(xiàng)目，避免了工程師因?yàn)槭韬鲈斐傻倪z漏。同時(shí)也起到了提醒工程師在完成維修工作后立即填寫(xiě)維修報(bào)告的效果，維修記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性得以保障。系統(tǒng)內(nèi)留存著所有的維修工作信息，具有查看科室所有未完成維修單、查看設(shè)備所有維修單、查看科室已完成維修單的功能，維修人員的工作量可以較為準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出來(lái)。

預(yù)防性維護(hù)管理：定期對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)可以消除潛在的隱患，保障設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，提高設(shè)備使用壽命，降低因設(shè)備故障導(dǎo)致不良事件發(fā)生的概率。在引入信息化系統(tǒng)之前，原有的維護(hù)保養(yǎng)工作內(nèi)容比較分散，例如：除顫儀電氣安全檢測(cè)、高頻電刀、呼吸機(jī)性能安全檢測(cè)等，沒(méi)有統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)規(guī)范。

現(xiàn)有的預(yù)防性維護(hù)管理功能下設(shè)置有預(yù)防性維護(hù)模板維護(hù)、預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃、預(yù)防性維護(hù)實(shí)施3個(gè)模塊。預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容包含外觀檢查、清潔保養(yǎng)、更換維修、功能檢查、性能檢測(cè)、電氣安全檢測(cè)，可以按照設(shè)備類別統(tǒng)一維護(hù)模板。不同醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)周期應(yīng)該不同，按照醫(yī)療設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，可以將設(shè)備分為高、中、低3級(jí)，高風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備半年維護(hù)1次、中風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備1年維護(hù)1次、低風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備2年維護(hù)1次。

如圖5所示，工程師前期需要把相關(guān)設(shè)備按照其類別，在信息化系統(tǒng)內(nèi)選取相應(yīng)的維護(hù)模板，根據(jù)其維護(hù)周期生成預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃表。工程師根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定的計(jì)劃表執(zhí)行預(yù)防性維護(hù)工作并粘貼預(yù)防性維護(hù)標(biāo)簽，如圖6所示。預(yù)防性維護(hù)工作結(jié)束后需要在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)此次維護(hù)計(jì)劃已實(shí)施，預(yù)防性維護(hù)的質(zhì)量大大提高。

圖5 預(yù)防性維護(hù)流程圖

圖6 預(yù)防性維護(hù)標(biāo)簽

5 應(yīng)用效果

在二維碼報(bào)修試運(yùn)行階段，我們選取了部分科室首先嘗試使用該功能，其余科室繼續(xù)沿用原來(lái)傳統(tǒng)的電話或微信報(bào)修，并詳細(xì)記錄設(shè)備從故障報(bào)修到完成維修工作所花費(fèi)的時(shí)長(zhǎng)。試運(yùn)行期3個(gè)月，3個(gè)月后我們對(duì)統(tǒng)計(jì)的維修數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，按照完修時(shí)長(zhǎng)在1天、1~3天、3~10天、10~15天、15天以上分成5組，用每一組內(nèi)的維修量除以總的維修量得到每一組內(nèi)維修量所占比例，2種報(bào)修模式下，設(shè)備完修效率對(duì)比如圖7所示，研究發(fā)現(xiàn)在2種模式下，可以在短期內(nèi)完成維修的占比差別不是很大，維修周期拉長(zhǎng)，需要申請(qǐng)廠家工程師協(xié)助或者需要把產(chǎn)品寄到廠家進(jìn)行維修的情況下會(huì)產(chǎn)生較大區(qū)別，二維碼報(bào)修后在10天內(nèi)完成維修工作的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)方式報(bào)修。這主要是由于工程師日常工作較為細(xì)碎，時(shí)間一長(zhǎng)，難免對(duì)某些維修任務(wù)有所疏漏，而信息化系統(tǒng)的介入可以起到實(shí)時(shí)提醒的功能，在維修單未確認(rèn)完成前，此條維修信息會(huì)始終出現(xiàn)在科室的電子顯示屏上，讓人無(wú)法忽視，工作效率大大提高。

圖7 設(shè)備完修效率對(duì)比

經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，醫(yī)療設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)工作逐漸完善，有了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)防性維護(hù)版本基本涵蓋了醫(yī)院內(nèi)所有醫(yī)療設(shè)備，工程師只需要按照系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)的計(jì)劃周期性地開(kāi)展工作，工作重心由被動(dòng)維修向主動(dòng)維護(hù)靠攏，盡早發(fā)現(xiàn)設(shè)備隱患并消除，提高設(shè)備使用壽命。2021年度，全院預(yù)防性維護(hù)次數(shù)達(dá)2036臺(tái)次，其中高風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備611臺(tái)次，中風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備1425臺(tái)次，預(yù)防性維護(hù)工作完成率100%。

6 結(jié)語(yǔ)

信息化系統(tǒng)的引入規(guī)范了醫(yī)療設(shè)備的管理，設(shè)備臺(tái)賬越來(lái)越有條理，歷史維修記錄和預(yù)防性維護(hù)記錄均可上網(wǎng)查看，實(shí)現(xiàn)信息匯總，能夠更好地面對(duì)各級(jí)醫(yī)療設(shè)備安全質(zhì)量檢查。醫(yī)療設(shè)備全生命周期中的維修數(shù)據(jù)保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，形成維修數(shù)據(jù)庫(kù)，維修經(jīng)驗(yàn)得以累積，后續(xù)發(fā)生相似故障可以檢索借鑒歷史維修記錄，排除故障快速修復(fù)，避免工程師在相似問(wèn)題上花費(fèi)不必要的查詢時(shí)間，另外，總結(jié)匯報(bào)工作時(shí)不需要重新翻閱厚重的紙質(zhì)資料，手工進(jìn)行匯總，系統(tǒng)內(nèi)可以直接導(dǎo)出所有的工作記錄，包括維修時(shí)間、維修次數(shù)、維修費(fèi)用等明細(xì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有據(jù)可依，工程師的工作量直觀可見(jiàn)，能夠真實(shí)反映醫(yī)院設(shè)備科在醫(yī)院管理中的存在價(jià)值。

醫(yī)療設(shè)備信息化管理是醫(yī)院智慧管理的必然趨勢(shì)，信息化建設(shè)迫在眉睫。目前，我院醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量控制信息化管理還是停留在初級(jí)階段，預(yù)防性維護(hù)工作的前半段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，然而后半段還是停留在書(shū)面狀態(tài)，存在直接勾選作假的漏洞，在未來(lái)的發(fā)展中可以考慮擴(kuò)展醫(yī)療設(shè)備標(biāo)簽二維碼功能，工程師在預(yù)防性維護(hù)工作中需要現(xiàn)場(chǎng)掃描二維碼，完成性能檢測(cè)、電氣安全檢測(cè)等工作，檢測(cè)結(jié)果通過(guò)照片上傳確認(rèn)更具真實(shí)性。