文/劉慶文

鐵路企業(yè)在發(fā)展過程中形成的大量有價值的檔案資料，是反映企業(yè)發(fā)展的重要歷史憑證，是企業(yè)的寶貴財富。本文在分析鐵路企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了如何做好檔案管理工作的對策

檔案工作是企業(yè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作，又具有一定服務(wù)作用。檔案管理人員對各門類資料數(shù)據(jù)收集整理后形成的檔案，對企業(yè)持續(xù)發(fā)展有深遠影響?？梢詾樯a(chǎn)生活提供參考依據(jù)，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，也是企業(yè)發(fā)展歷史的見證和教材。當(dāng)前，部分鐵路企業(yè)存在對檔案管理工作不夠重視、專業(yè)技術(shù)人員缺失、基礎(chǔ)硬件設(shè)施不夠完善、檔案數(shù)字化建設(shè)相對滯后等問題，制約了檔案管理質(zhì)量。如何做好檔案工作，需要從認(rèn)知、人才、設(shè)施、管理方式等多方面入手。

一、當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理工作總體看好，但也存在一些值得注意的問題，特別是一些鐵路企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀確實不盡如人意，諸如：

1.對檔案工作重視不夠

當(dāng)前，鐵路檔案管理在某些企業(yè)內(nèi)部沒有得到真正的關(guān)注，各項基礎(chǔ)工作沒有得到企業(yè)全體成員的充分重視，缺乏廣泛參與意識。由于重視不夠，最基本的檔案管理資金以及人力資源不能得到保障，進而導(dǎo)致檔案管理工作局限于表面的層次。

2.檔案管理專業(yè)技術(shù)人員缺失

作為鐵路企業(yè)檔案管理的操作者與參與者，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力高低直接關(guān)乎著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，現(xiàn)階段鐵路企業(yè)檔案管理人員大多為非檔案專業(yè)人才，同時兼職其他崗位工作，在日常工作中，由于其他事務(wù)影響，精力旁顧，導(dǎo)致業(yè)務(wù)鉆研不夠，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱。表現(xiàn)在對檔案材料的鑒別、整理和利用的專業(yè)能力不強。因企業(yè)改革，機構(gòu)整合等原因造成檔案管理人員變動頻繁，也影響檔案工作的持續(xù)性。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)需要和鐵路建設(shè)的快速發(fā)展，缺乏兼具豐富檔案管理經(jīng)驗與先進信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案管理人員的創(chuàng)新意識、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)達不到要求，直接影響了檔案管理質(zhì)量。

3.檔案管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)施不夠完善

檔案完整安全的保管才能提供更好的利用。當(dāng)前很多鐵路基層站段的基礎(chǔ)硬件設(shè)施有所欠缺，存在一定的安全隱患，遇到突發(fā)事件，檔案安全不能得到有效保障。比如檔案庫房規(guī)劃不合要求，由于歷史原因以及單位搬遷造成有些單位庫房設(shè)立在頂樓或辦公樓兩側(cè)。庫房布局、建筑結(jié)構(gòu)這些問題短期內(nèi)都難以徹底解決。由于基層站段機構(gòu)合并，接收單位檔案資源數(shù)量大增，造成檔案庫房難以滿足需求，只能存放于現(xiàn)有各式各樣的鐵皮柜中，無法進行分門別類規(guī)范化存放。同時現(xiàn)有檔案庫房安防設(shè)施設(shè)備配備也不夠齊全，有些單位未安裝門禁、報警、監(jiān)控系統(tǒng)。為保證檔案安全，只能采取強化庫房日常巡查的人工方式。

4.檔案電子化建設(shè)相對滯后

鐵路企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進程相對緩慢，檔案收集、整理還處于手工階段，基層單位未普及電子化的檔案管理信息系統(tǒng)，電子公文系統(tǒng)未設(shè)置歸檔管理接口、未與檔案系統(tǒng)做好銜接，無法實現(xiàn)信息共享，致使檔案歸檔效率低。隨著利用次數(shù)日漸增多，在庫房里翻閱的傳統(tǒng)方式，耗費大量的時間和精力，對于年代久遠的文件，更是加大了查找的難度。數(shù)字化建設(shè)相對滯后，制約了檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化建設(shè)。

二、提升鐵路企業(yè)檔案管理水平的對策

1.提高檔案管理認(rèn)知度

要使檔案工作得到重視，檔案管理人員必須要采用多種手段，加大宣傳力度，獲得單位領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作的支持。可充分發(fā)揮新媒體方便快捷的優(yōu)勢，運用企業(yè)微信公眾號、局域網(wǎng)等，普及檔案法律法規(guī)及相關(guān)政策，提高職工的檔案參與意識。檔案工作人員更要積極拓展檔案利用領(lǐng)域，同宣傳等相關(guān)部門協(xié)同合作，選取珍貴歷史檔案，通過制作微視頻、美篇等方式，進行鐵路發(fā)展、重大項目建設(shè)的宣傳，展示企業(yè)發(fā)展成就，從檔案的視角傳播企業(yè)文化，使大家了解檔案的意義和價值。還可以區(qū)分對象有針對性地組織學(xué)習(xí)，使各級領(lǐng)導(dǎo)能帶頭增強檔案意識，業(yè)務(wù)人員能認(rèn)識到檔案集中統(tǒng)一管理的重要性，從而使業(yè)務(wù)人員變被動為主動，按時完整地移交歸檔資料，避免歸檔資料的不完整，這樣才能更好地完成檔案資料的收集工作。

2.加強檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設(shè)

檔案管理人員必須政治素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)能力過硬，才能保證檔案工作的質(zhì)量與效率。首先企業(yè)要選配責(zé)任心強、政治素質(zhì)過硬的檔案管理人員，檔案資源較多的應(yīng)安排專職檔案人員，同時保持人員相對穩(wěn)定，保證檔案規(guī)范化得以持續(xù)發(fā)展。其次要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。創(chuàng)造條件定期組織檔案學(xué)術(shù)活動，總結(jié)、交流檔案工作經(jīng)驗，拓寬管理人員的知識視野。可以針對鐵路點多線長的行業(yè)特點，結(jié)合實際，依托互聯(lián)網(wǎng)通過釘釘群等線上形式針對各個單位實際對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。目前結(jié)合專業(yè)、地域特點建立的片區(qū)協(xié)作組，要加強對新任職人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)揮好“傳、幫、帶”的作用。

同時，檔案管理人員要有危機意識和責(zé)任意識，要主動適應(yīng)新形勢新要求，善于充實自身的業(yè)務(wù)能力，不斷更新知識，積極學(xué)習(xí)電子化管理手段，創(chuàng)新工作方法，從業(yè)務(wù)素質(zhì)向綜合素質(zhì)轉(zhuǎn)變。在實際工作過程中積極探索電子化手段與檔案管理的銜接，進而結(jié)合鐵路企業(yè)的實際制定出信息化的檔案管理模式。有了專業(yè)技術(shù)人才隊伍支撐，才能有效提高檔案工作現(xiàn)代化、規(guī)范化水平。

3.完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)確保檔案安全

加強基礎(chǔ)硬件建設(shè)投入，保障開展檔案工作的必要條件。首先要滿足存儲需求，增加檔案庫房，優(yōu)化設(shè)施，庫房承載能力達到要求的，安裝現(xiàn)代化的密集柜，取代老式鐵皮柜，對檔案實行分門別類集中統(tǒng)一管理。第二，優(yōu)化庫房布局，滿足功能合理、流程便捷、設(shè)施完善，使各類檔案資料既保管安全又調(diào)閱方便。第三，配備現(xiàn)代化的檔案保護設(shè)備，比如設(shè)置門禁、報警、監(jiān)控設(shè)施等現(xiàn)代化的安防系統(tǒng)。使檔案庫房具備“八防”功能，滿足檔案保護和安全的必需。對于短期內(nèi)難以解決的建筑問題，為確保檔案安全，應(yīng)加強庫房巡查頻率，定期排查安全隱患情況，完善應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練。第四，為電子檔案管理提供硬件支持。更新檔案管理機構(gòu)的信息設(shè)備，比如配置高速度、大容量的微機，用以提高檔案信息處理速度。隨著電子檔案的增多，為防止磁介質(zhì)退磁，需配置防磁柜等相關(guān)設(shè)備，滿足存放光盤等介質(zhì)需要。

4.加快檔案電子化管理進程

信息化時代，電子化管理模式已經(jīng)被運用于各種類型的管理過程，鐵路企業(yè)應(yīng)該積極推動檔案管理電子化管理進程。首先積極進行試點，對存量檔案逐步進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，取得成功經(jīng)驗后，穩(wěn)步推廣。其次對增量檔案進行電子化管理，在基層單位全面推行檔案管理信息化平臺，為檔案電子化管理提供軟件支持，保證檔案系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接和兼容。制定出技術(shù)與管理標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可用性，規(guī)范電子文件歸檔工作。在電子化建設(shè)過程中，可實行并行，實體檔案和與之對應(yīng)的電子檔案同時接收，并保持電子檔案的順序、保管期限等與實體檔案一致，逐步建立起檔案數(shù)據(jù)庫。把電子化的管理手段運用到檔案收集及整理過程，不僅能提高效率，也節(jié)約了企業(yè)管理成本。檔案數(shù)據(jù)庫將會給檔案資料的保存過程與調(diào)取過程帶來更多的方便，從而提高利用效率，推動資源共享。

綜上所述，鐵路企業(yè)對檔案工作必須高度重視，增強檔案工作的政治意識和責(zé)任意識，從制度建設(shè)、專業(yè)人員配備、基礎(chǔ)設(shè)備、信息化建設(shè)等方面提供保障，使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、科學(xué)有序地進行，實現(xiàn)鐵路企業(yè)檔案管理高質(zhì)量地提升，為鐵路企業(yè)的加快發(fā)展提供有力的支撐。