文/李孟娟 王 琳

本文以楊凌農(nóng)高會(huì)檔案收集利用情況為例，分析總結(jié)楊凌農(nóng)高會(huì)活動(dòng)檔案收集的主要做法和經(jīng)驗(yàn)，并基于楊凌農(nóng)高會(huì)檔案工作的特點(diǎn)，從管理制度化、權(quán)責(zé)清晰化、手段多樣化、歸檔科學(xué)化、利用深入化五個(gè)方面對進(jìn)一步做好重大活動(dòng)檔案收集利用工作進(jìn)行了有益的探索與思考

重大活動(dòng)是指在某一區(qū)域范圍內(nèi)所發(fā)生的有較大影響力的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、體育等活動(dòng)，其涉及面廣、關(guān)注度高，對本區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展等具有深遠(yuǎn)的影響。做好重大活動(dòng)檔案收集利用，是對活動(dòng)過程中具有保存價(jià)值的文字、物品、聲像的有效記錄，真實(shí)反映重大活動(dòng)開展的全過程，對于輔助決策、服務(wù)活動(dòng)籌辦、保存歷史記錄、傳承活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)等方面具有重要意義。

一、楊凌農(nóng)高會(huì)檔案收集情況

歷年來，楊凌示范區(qū)檔案局認(rèn)真貫徹落實(shí)《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，從提升檔案工作質(zhì)量入手，不斷加大對農(nóng)高會(huì)檔案管理的工作力度，細(xì)化農(nóng)高會(huì)檔案收集范圍、歸檔要求、移交程序等，重大活動(dòng)檔案管理工作取得了較好成效。截至目前，楊凌示范區(qū)檔案館共收集整理農(nóng)高會(huì)檔案資料219卷4878件，包含了各類文書、聲像光盤、照片、實(shí)物等，涵蓋了1994年至今每一屆農(nóng)高會(huì)從籌備到組織實(shí)施、會(huì)后總結(jié)的全過程。

二、楊凌農(nóng)高會(huì)檔案收集利用的主要實(shí)踐

（一）健全機(jī)制、夯實(shí)責(zé)任，為檔案收集提供制度保障

為了完全準(zhǔn)確收集農(nóng)高會(huì)籌辦工作中形成的各種文字、圖表、音頻、視頻等不同載體的信息資料，楊凌示范區(qū)檔案局聯(lián)合農(nóng)高會(huì)籌委會(huì)辦公室嚴(yán)格落實(shí)重大活動(dòng)檔案管理工作規(guī)定，制定印發(fā)了《楊凌農(nóng)高會(huì)檔案收集范圍和程序》，明確規(guī)定檔案工作采取“統(tǒng)籌安排、分頭辦理”的工作原則，夯實(shí)了各責(zé)任單位工作職責(zé)，明確了檔案收集的主要范圍、程序和期限。在農(nóng)高會(huì)籌備階段，專門下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)高會(huì)檔案工作的通知》，就規(guī)范化做好檔案管理工作提出了明確要求，制定和下發(fā)檔案收集目錄，對活動(dòng)組織方案、人員接待情況、外宣情況、決議決定等各類檔案收集要求都進(jìn)行了明確，并且要求各有關(guān)單位必須安排專人負(fù)責(zé)檔案工作和日常工作資料的收集，為農(nóng)高會(huì)檔案順利完成歸檔打下基礎(chǔ)。

（二）專人負(fù)責(zé)、提前介入，為檔案收集提供人員保障

楊凌示范區(qū)檔案局加強(qiáng)與農(nóng)高會(huì)籌委會(huì)辦公室的聯(lián)系溝通，在活動(dòng)的籌備階段提前介入，每年選派1-2名專職檔案工作人員直接進(jìn)駐籌委會(huì)辦公室，設(shè)置檔案收集專項(xiàng)小組，專門負(fù)責(zé)對各部門在籌辦和組織過程中形成的各類文字、音視頻資料進(jìn)行收集整理。各工作組配置專人負(fù)責(zé)檔案收集整理的全過程，通過“檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)—檔案館專職檔案員—工作小組組長—工作小組檔案責(zé)任人”四級(jí)人員聯(lián)動(dòng)機(jī)制，形成了全面覆蓋、持續(xù)推進(jìn)的檔案工作網(wǎng)格化隊(duì)伍，確保檔案能夠與活動(dòng)開展同步產(chǎn)生、同步收集。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督、嚴(yán)格把關(guān)，為檔案收集提供紀(jì)律保障

檔案專項(xiàng)工作小組在活動(dòng)開展期間開展檔案檢查，通過隨機(jī)抽查的形式加大對農(nóng)高會(huì)檔案工作的督查，在檢查中，提出了“三要”的檢查標(biāo)準(zhǔn)：資料要全、鑒定要細(xì)、分類要準(zhǔn)，確保移交檔案的內(nèi)容齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、整理規(guī)范。

1.把好制度執(zhí)行關(guān)。為了防止工作制度流于形式，楊凌示范區(qū)對檔案管理部門充分授權(quán)，要求檔案部門直接介入活動(dòng)全過程，活動(dòng)責(zé)任部門必須協(xié)助和支持檔案工作開展?；顒?dòng)開始之前，籌委會(huì)辦公室編制《農(nóng)高會(huì)工作指南》，將檔案收集直接納入工作實(shí)施方案，活動(dòng)期間，堅(jiān)持每天發(fā)布《農(nóng)高會(huì)要情通報(bào)》，對當(dāng)日重大活動(dòng)進(jìn)展情況，成交量、簽約量等進(jìn)行公布，檔案管理部門可以及時(shí)掌握活動(dòng)進(jìn)展情況，并對檔案收集范圍和項(xiàng)目進(jìn)行適時(shí)調(diào)整優(yōu)化。

2.把好材料完整關(guān)。由于重大活動(dòng)存在主題多元化、載體多樣化、過程多變化的特點(diǎn)，為了保證材料的完整性，檔案行政管理部門要求每個(gè)職能小組必須對每個(gè)子活動(dòng)、臨時(shí)性活動(dòng)進(jìn)行全面收集，檔案工作人員必須在檔案移交完畢后方能解散離崗，對于未按照規(guī)定期限收集、整理和移交檔案的承辦單位進(jìn)行通報(bào)并責(zé)令期限予以整改。

3.把好案卷質(zhì)量關(guān)。從檔案工作小組建立之初，檔案管理部門對農(nóng)高會(huì)的各主體開展活動(dòng)進(jìn)行提前控制，由檔案館牽頭，積極跟進(jìn)了解檔案管理工作進(jìn)展情況，針對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，對檔案的收集、立卷、歸檔、移交的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，以保證檔案收集質(zhì)量。

（四）及時(shí)編研、開發(fā)利用，為活動(dòng)提供服務(wù)保障

農(nóng)高會(huì)籌委會(huì)辦公室在活動(dòng)舉辦期間精心收集整理各參展企業(yè)基本情況和參展項(xiàng)目，整理匯編形成《農(nóng)高會(huì)會(huì)刊》，多方位對參展企業(yè)和項(xiàng)目進(jìn)行宣傳、推介，切實(shí)提升活動(dòng)的宣傳效果和影響力。同時(shí)，籌委會(huì)辦公室在互聯(lián)網(wǎng)上開通楊凌農(nóng)高會(huì)官網(wǎng)，由檔案館整理篩選歷屆農(nóng)高會(huì)檔案信息，通過“云上農(nóng)高會(huì)”“云上逛展會(huì)”等場景應(yīng)用，對農(nóng)高會(huì)參展情況、展團(tuán)展品、取得成就等信息在網(wǎng)上發(fā)布，全面提升服務(wù)農(nóng)高會(huì)信息化、智能化水平，擴(kuò)大農(nóng)高會(huì)知曉度，切實(shí)發(fā)揮了檔案利用服務(wù)作用。同時(shí)，楊凌示范區(qū)檔案局不斷加大農(nóng)高會(huì)檔案編研開發(fā)力度，利用館存檔案資源，編纂印刷了30余萬字的《楊凌農(nóng)高會(huì)專卷》，對農(nóng)高會(huì)歷年來的實(shí)施方案、重要會(huì)議精神、成果公告、工作總結(jié)、重要媒體報(bào)道、圖片等重要資料進(jìn)行收錄，為后續(xù)辦會(huì)提供了珍貴的資料借鑒。

三、做好重大活動(dòng)檔案收集利用工作的幾點(diǎn)思考

（一）管理制度化：確定檔案收集的基本方向

1.明確檔案部門的地位和作用。新修訂的《檔案法》中明確檔案收集的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，對標(biāo)重大活動(dòng)檔案工作，首先必須從制度層面賦予重大活動(dòng)中檔案部門的地位和權(quán)限，檔案主管部門和業(yè)務(wù)部門需要對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一部署，協(xié)助開展檔案收集并提供指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.明確檔案收集的主要范圍。通過制度規(guī)范檔案收集的各個(gè)門類及要求，對各類材料要利用清單式管理辦法盡量進(jìn)行窮盡式列舉，在內(nèi)容上做到全納入，確定檔案工作的目標(biāo)任務(wù)、時(shí)限規(guī)定，以確保重大活動(dòng)檔案歸檔完整齊全。

3.明確檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和要求。重大活動(dòng)所形成的檔案資源主要包括文書檔案、聲像檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案等，檔案主管部門需要在活動(dòng)前對移交的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等方面進(jìn)行規(guī)范，從而確保檔案資料收集的規(guī)范完整。

（二）權(quán)責(zé)清晰化：界定檔案收集主體的分工

檔案主管部門：要發(fā)揮檔案收集指揮棒作用，加強(qiáng)活動(dòng)的前端控制，為檔案收集提供制度保障，明確檔案收集管理的基本準(zhǔn)則和權(quán)責(zé)范圍。在活動(dòng)過程中要認(rèn)真做好檔案業(yè)務(wù)部門與活動(dòng)組織部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，建立起高效的收集工作網(wǎng)絡(luò)。事后要對檔案收集情況進(jìn)行評價(jià)，及時(shí)跟進(jìn)并做好監(jiān)督檢查。

檔案業(yè)務(wù)部門：是檔案收集的最重要主體，貫穿檔案的接收、征集、保管、編研和利用全過程，在活動(dòng)前期必須要對活動(dòng)的重要節(jié)點(diǎn)、活動(dòng)的主要形式和內(nèi)容、重點(diǎn)文件資料等進(jìn)行充分掌握，對檔案收集的主要范圍、框架、類別、格式等進(jìn)行設(shè)計(jì)，對活動(dòng)責(zé)任部門進(jìn)行檔案收集的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便于活動(dòng)組織部門按照流程和規(guī)范做好檔案整理。在活動(dòng)中對檔案收集工作人員進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)和指導(dǎo)。事后要第一時(shí)間做好檔案接收工作，并及時(shí)向社會(huì)征集檔案線索。

活動(dòng)責(zé)任部門：具體負(fù)責(zé)對檔案資料的收集和整理工作，作為活動(dòng)組織部門必須要充分配合檔案業(yè)務(wù)部門，在活動(dòng)前期做好溝通，嚴(yán)格按照檔案收集的規(guī)范和要求做好收集，并在事后第一時(shí)間主動(dòng)對收集的資料進(jìn)行整理和移交。

重大活動(dòng)檔案收集主體及權(quán)責(zé)范圍

（三）手段多樣化：創(chuàng)新檔案收集方法

在縱向維度，要建立以承辦單位收集為主要渠道，以檔案部門為補(bǔ)充的檔案收集思路。建立重大活動(dòng)提前備案和活動(dòng)組織部門主動(dòng)告知制度，活動(dòng)組織方需要把檔案部門主動(dòng)納入到活動(dòng)協(xié)調(diào)小組并支持檔案部門參與活動(dòng)全過程，以幫助檔案部門確定收集范圍和制定處置方案。檔案部門要建立長效跟蹤機(jī)制，除了確保對活動(dòng)前的籌備檔案、活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的即時(shí)檔案進(jìn)行完整收集外，還要對檔案收集質(zhì)量進(jìn)行后續(xù)跟蹤評估，并及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

在橫向維度，要積極拓寬檔案收集的渠道和覆蓋面。除了傳統(tǒng)媒介所形成的檔案資料外，還要加強(qiáng)對全媒體信息的收集，例如公眾號(hào)文章、活動(dòng)圖文、影像資料等，把重大活動(dòng)所產(chǎn)生的社會(huì)效應(yīng)作為檔案資源的延展和深化。同時(shí)，還可以向參展商、民眾征集線索、社會(huì)化購買、開展調(diào)查走訪等多種形式來拓寬信息渠道，以確保檔案資料的全面性、立體性和鮮活性。例如，山東省檔案館建立了重大活動(dòng)檔案征集函制度，要求“重大活動(dòng)立項(xiàng)與歸檔要求同步，活動(dòng)進(jìn)度與文件材料收集整理同步，活動(dòng)結(jié)束與檔案征集進(jìn)館同步”。

（四）歸檔科學(xué)化：確定檔案歸屬流向

檔案的歸屬和流向問題是整個(gè)重大活動(dòng)整理和保管中需要解決的關(guān)鍵問題。對于大多數(shù)重大活動(dòng)的形式和特點(diǎn)來說，各地的管理辦法均要求獨(dú)立設(shè)立全宗，但是這種界定并未清晰地確定檔案的歸屬。對于全宗的劃分，除了依據(jù)活動(dòng)組織部門的數(shù)量、角色、屬性來劃分，還應(yīng)該充分考慮活動(dòng)的實(shí)際情況、保管利用的實(shí)際需要。對于只有一個(gè)主辦單位的應(yīng)當(dāng)納入承辦單位進(jìn)行全宗管理，對活動(dòng)單設(shè)一個(gè)分類號(hào)。對于有多個(gè)相互有聯(lián)系的承辦單位的，應(yīng)當(dāng)設(shè)立聯(lián)合全宗進(jìn)行管理，由參與活動(dòng)的各承辦單位對各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案內(nèi)容進(jìn)行搜集管理。對于有多個(gè)單位聯(lián)合舉辦，涉及的事項(xiàng)相對獨(dú)立，活動(dòng)不隸屬于任何單位的職能范圍內(nèi)的，應(yīng)該根據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置單獨(dú)全宗進(jìn)行管理。例如，楊凌農(nóng)高會(huì)是由科技部、商務(wù)部等國家部委主辦，由陜西省人民政府承辦，支持單位、協(xié)辦單位近20個(gè)，活動(dòng)內(nèi)容很難歸入任何一個(gè)單位，如果對活動(dòng)檔案只按照文件形成的單位來進(jìn)行劃分，就會(huì)造成一項(xiàng)活動(dòng)分散在不同的全宗的情況，因此楊凌農(nóng)高會(huì)檔案設(shè)立了單獨(dú)全宗，由楊凌示范區(qū)檔案局進(jìn)行統(tǒng)籌管理，依據(jù)活動(dòng)成員單位和單項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容劃分卷號(hào)，保證了檔案的完整性和查找利用的便捷性。

（五）利用深入化：保障檔案作用發(fā)揮

對于活動(dòng)檔案工作來說，收集歸檔不應(yīng)該是活動(dòng)的終點(diǎn)，認(rèn)真做好檔案的開發(fā)利用，用好用活檔案資源，才是檔案工作的最后歸宿和目標(biāo)。首先，要對活動(dòng)舉辦提供參考，通過對重大活動(dòng)檔案中所形成的活動(dòng)典型經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和歸納，形成一些可復(fù)制可推廣的思路和模式，以推動(dòng)其他類似重大活動(dòng)全面高質(zhì)量開展。其次，檔案部門要認(rèn)真做好重大活動(dòng)檔案的價(jià)值鑒定和編研力度，通過匯編大事記、活動(dòng)專題概要、整理論文、圖文集等多種形式，對檔案資源中的學(xué)術(shù)價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行提煉。例如：楊凌農(nóng)高會(huì)中會(huì)進(jìn)行上合組織現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展圓桌會(huì)議、國家農(nóng)高區(qū)發(fā)展論壇、鄉(xiāng)村振興論壇，這些活動(dòng)中所形成的會(huì)議材料、交流發(fā)言材料等都具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值和推廣價(jià)值，做好農(nóng)高會(huì)活動(dòng)檔案資料的編研，對于服務(wù)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展和鄉(xiāng)村振興等具有重要的研究價(jià)值。最后，要把重大活動(dòng)檔案作為豐富文化內(nèi)涵、提升群眾文化自信的重要抓手。重大活動(dòng)檔案相較于其他類型的檔案資源，社會(huì)關(guān)注度較高，具有天然的群眾基礎(chǔ)，因此在社會(huì)宣教方面具有天然的優(yōu)勢。可以通過策劃重大活動(dòng)檔案系列展覽等形式，用直觀的照片、精簡的文字再現(xiàn)重大活動(dòng)的籌備過程、取得成就等，真正把重大活動(dòng)融入城市記憶，向社會(huì)展示城市形象和文化魅力。