孫 蕾

（青島大學(xué)教育集團(tuán)，山東 青島 266000）

前言

在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)普及發(fā)展的背景下，作為人們社會活動痕跡存留載體的檔案數(shù)字化愈發(fā)受到重視。高校圖書館檔案則是圖書館為師生服務(wù)過程的記錄，匯聚了圖書館工作開展經(jīng)驗(yàn)與服務(wù)成果，對圖書館未來管理效率與質(zhì)量優(yōu)化具有重要的戰(zhàn)略意義。數(shù)字化資源的實(shí)踐應(yīng)用是提升高校圖書館管理效率的有效手段之一。因此，分析數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用具有非常重要的意義。

一、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐意義

1．提高服務(wù)效率

數(shù)字化資源是以電子文件為核心、以圖片庫或云端為載體的資源，可以快捷搜索、匹配、發(fā)布、應(yīng)用，縮短高校圖書館檔案查找、咨詢應(yīng)答時(shí)間[1]。同時(shí)，在已有現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，可以將檔案數(shù)字化資源快速發(fā)送給需求端，全面提升圖書館檔案管理效率，為圖書館檔案管理工作開展提供充足支持。

2．縮小物理空間

傳統(tǒng)高校圖書館檔案存儲方式為文稿、錄音、影像，存儲地點(diǎn)為專門的檔案室，占據(jù)物理空間較大，給檔案規(guī)整、分類、加工提出了較大挑戰(zhàn)。而以計(jì)算機(jī)為存儲工具的檔案數(shù)字化資源，可以異地完整保存，占據(jù)物理空間較小，降低人為、自然災(zāi)害對檔案資源保存完整性的干擾，奠定檔案開發(fā)應(yīng)用基礎(chǔ)[2]。

3．實(shí)現(xiàn)公開管理

傳統(tǒng)高校圖書館檔案管理環(huán)境處于密閉狀態(tài)，埋下了檔案廢置、成本損耗隱患。而數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用，可以搭建公開管理框架，賦予高校圖書館檔案新的活力，及時(shí)將各種檔案信息輸送給需求者，為檔案資源高效率利用提供充足支持。而圖書館檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，也可以促使校內(nèi)師生對圖書館檔案產(chǎn)生全新的認(rèn)知，助力高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

二、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐方案

根據(jù)高校自身特點(diǎn)，結(jié)合數(shù)字化檔案建設(shè)要求，可以從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源數(shù)字化、綜合管理系統(tǒng)開發(fā)與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)幾個(gè)方面著手，搭建完整的圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

1．基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)涵蓋了高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件設(shè)施、硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境幾個(gè)方面。

1.1 系統(tǒng)軟件設(shè)施。高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件設(shè)施主要為操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

1.2 硬件設(shè)施。高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)硬件設(shè)施涵蓋了終端、服務(wù)器、存儲、數(shù)字化設(shè)備等幾個(gè)模塊。在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)服務(wù)器與終端存儲設(shè)備引進(jìn)的基礎(chǔ)上，高校圖書館可以根據(jù)管理需要升級數(shù)字化掃描儀等設(shè)備，為基于信息技術(shù)的信息搜索體系構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。

1.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。為解決高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)給檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，可以引入雙密鑰加密機(jī)制，要求全部用戶利用公共密鑰提交文檔，收件人則根據(jù)密鑰獲取加密文檔。

2．檔案資源數(shù)字化

檔案資源數(shù)字化是高校圖書館檔案數(shù)字化管理的核心，主要是以數(shù)字化資源庫為載體，依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，搭建館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫。進(jìn)而面向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，滿足檔案文件跨平臺管理需求。

2.1 檔案資源收集。對于原生數(shù)字化檔案，可以經(jīng)檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間接口（應(yīng)用服務(wù)程序推送）完成原生數(shù)字化檔案的自動化歸檔，或者由數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接讀取業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)功能直接交換數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)。在接入信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全性測試，避免檔案資源數(shù)字化進(jìn)度受擾。比如，青島大學(xué)圖書館于2021年4月推出紅色報(bào)刊檔案數(shù)據(jù)庫，記錄了中國共產(chǎn)黨誕生到中華人民共和國成立時(shí)期經(jīng)歷的光輝歷程，包含檢索文獻(xiàn)條目超20萬條，圖片超3萬幅，內(nèi)容持續(xù)更新，校內(nèi)符合查閱權(quán)限的師生可以點(diǎn)擊按類別檢索獲得按期陳列的某個(gè)時(shí)段記錄，進(jìn)而點(diǎn)擊篇目列數(shù)字了解對應(yīng)時(shí)期事件[3]。

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，應(yīng)借助掃描識別軟件工具掃描檔案中文字與數(shù)字，解除檔案文字與數(shù)字之間結(jié)構(gòu)關(guān)系。進(jìn)而根據(jù)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化查詢與統(tǒng)計(jì)需求，借助雙層圖文結(jié)構(gòu)，對分散的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化還原。雙層圖文結(jié)構(gòu)可在識別數(shù)據(jù)上層后覆蓋一層原始掃描圖片，便于在查看數(shù)字化檔案資源的同時(shí)獲得原始檔案信息。在這個(gè)基礎(chǔ)上，借助檔案數(shù)據(jù)詞典與紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)幾何位置自動匹配的手段，根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字化掃描圖片中位置信息判定數(shù)據(jù)之間關(guān)系，進(jìn)而對文本進(jìn)行語義分析將數(shù)據(jù)歸類達(dá)到位置相同的檔案類別下，精準(zhǔn)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化信息。

2.2 檔案資源匯總。檔案目標(biāo)數(shù)字化是數(shù)字化資源在檔案管理中實(shí)踐的前提，需要以檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫為載體，落實(shí)層級清晰、結(jié)構(gòu)合理、范圍廣泛原則，經(jīng)目標(biāo)數(shù)據(jù)庫匯總圖書館原生檔案數(shù)據(jù)庫資源、自建檔案數(shù)據(jù)庫資源、人文社科數(shù)據(jù)庫資源，并進(jìn)行規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，奠定檔案資源開發(fā)應(yīng)用基礎(chǔ)。其中檔案資源中的元數(shù)據(jù)內(nèi)容為Content Information、Packaging Information、Descriptive Information幾個(gè)部分，分別負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)內(nèi)容描述、數(shù)據(jù)信息包關(guān)聯(lián)封裝、數(shù)據(jù)信息報(bào)屬性描述。

在檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的基礎(chǔ)上，基于檔案充分利用需求，有機(jī)整合檔案目錄數(shù)據(jù)庫與部分檔案全文數(shù)據(jù)庫。其中檔案全文數(shù)據(jù)庫主要是依據(jù)一定存儲方式，經(jīng)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化手段處理檔案資料與文獻(xiàn)資源，進(jìn)而以聲音、圖片、影像的形式在磁盤陣列、云空間內(nèi)存儲。最終建立全文數(shù)據(jù)庫文件路徑索引信息，允許訪問圖書館網(wǎng)頁的管理者檢索應(yīng)用。

3．綜合管理系統(tǒng)開發(fā)

綜合管理系統(tǒng)是具備收集、管理、存儲、應(yīng)用功能的管理系統(tǒng)，包括數(shù)字化資源采集、數(shù)字化資源管理、數(shù)字化資源訪問應(yīng)用幾個(gè)模塊。

3.1 綜合管理系統(tǒng)框架。高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架源于OAIS（Open Archival Information System，開放檔案信息系統(tǒng)），強(qiáng)調(diào)目的信息長期保護(hù)與留存。基于OAIS功能模型的高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架如圖1。

圖1 高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架

如圖1所示，數(shù)據(jù)收集模塊主要負(fù)責(zé)從信息提供方獲取滿足格式要求的信息資源，并臨時(shí)存儲數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)管理模塊則需要為用戶查找檔案數(shù)據(jù)庫提供支持，同時(shí)從數(shù)據(jù)接收模塊接收AIP完成數(shù)據(jù)檔案的永久管理維護(hù)；數(shù)據(jù)訪問利用模塊則負(fù)責(zé)有效訪問長期存儲的圖書館搭嘎南信息，為用戶提供傳輸服務(wù)[4]。

3.2 綜合管理系統(tǒng)流程。在綜合管理系統(tǒng)框架搭建完畢后，根據(jù)現(xiàn)行檔案文件、預(yù)立案卷、借閱管理需求，進(jìn)行管理流程的梳理。其中現(xiàn)行檔案文件管理流程為檔案原始材料收集→檔案材料提交→檔案材料組織；預(yù)立案卷管理流程為檔案文件編輯→原文編輯→文件分揀→文件所有者權(quán)限設(shè)置→打印管理；借閱管理流程為檔案借閱申請→借閱審批→借閱發(fā)放→借閱歸還→借閱方式維護(hù)。

4．檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中實(shí)踐的依據(jù)，需要根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合通用規(guī)范，進(jìn)行系列標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善。

數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要部分是分類標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)高校圖書館檔案共性，參考對應(yīng)高校圖書館檔案特殊性，圍繞圖書日常檔案工作各個(gè)方面，進(jìn)行清晰檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，為目標(biāo)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫構(gòu)建提供依據(jù)。如將圖書館檔案劃分為業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、黨群檔案、科研檔案、綜合類幾個(gè)部分。其中圖書館業(yè)務(wù)檔案包括業(yè)務(wù)綜合、部門業(yè)務(wù)計(jì)劃與總結(jié)、文獻(xiàn)采購與編目、圖書協(xié)會與讀者教育、館際協(xié)作與咨詢、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)等；行政檔案包括行政綜合、工作計(jì)劃與報(bào)告、規(guī)章制度與崗位職責(zé)、大事記與館史、會議記錄與工作簡報(bào)、評估材料與其他等；黨群檔案包括黨組織工作計(jì)劃與總結(jié)、黨群綜合、黨組織教育與發(fā)展、黨組織活動與會議記錄等；科研檔案包括科研綜合、館內(nèi)項(xiàng)目申報(bào)與立項(xiàng)、科研成果與登記等；綜合類包括圖書館建筑、館辦刊物、館內(nèi)編印材料與數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)材料、圖書館使用指南等[5]。

三、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐問題

1．綜合配置不全

現(xiàn)行高校圖書館數(shù)字化檔案資源綜合配置缺乏整體性，如現(xiàn)行圖書館數(shù)字化讀者檔案僅涉及了讀者證管理與書籍借還記錄，未涉及重點(diǎn)師生借閱規(guī)律，不利于個(gè)性化管理工作開展，給后期檔案統(tǒng)計(jì)也造成了較大難題。

2．系統(tǒng)功能缺乏

現(xiàn)行高校圖書館數(shù)字化檔案資源較為注重基本信息存儲記錄，無法為技術(shù)部門與采編部門決策提供依據(jù)，也影響了相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)在師生閱讀喜好分析、到館信息匯總方面的有效應(yīng)用，致使整體服務(wù)專業(yè)性下降。

3．系統(tǒng)檔案零散

檔案是高校圖書館業(yè)務(wù)開展的信息支撐，但當(dāng)前高校圖書館數(shù)字化檔案信息較為零散且流于形式，多數(shù)停留在讀者座談、流通記錄、問卷調(diào)查層面，影響了數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的有效應(yīng)用。

四、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實(shí)踐對策

1．完善綜合配置

在既有檔案信息收集、管理、訪問利用模塊運(yùn)行的基礎(chǔ)上，高校圖書館可以在細(xì)分?jǐn)?shù)字化檔案資源類別的基礎(chǔ)上，匯總師生基本借閱信息、來館信息、閱讀偏好信息、特殊登錄信息等，并實(shí)現(xiàn)基于數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)開展情況的變動提醒，為高校圖書館內(nèi)部簡易局域聯(lián)系工具的高效率利用提供依據(jù)[6]。其中師生基本借閱信息包括姓名、學(xué)號、電話號、借閱書籍、借閱時(shí)間等，可以經(jīng)ACCESS技術(shù)與ADO技術(shù)（ActiveX Data Objects），進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)存儲、訪問；來館信息隸屬于歷史文件管理領(lǐng)域，包括師生歷史借閱記錄、師生投訴意見管理、師生個(gè)性化服務(wù)反饋等，需要在某一時(shí)間節(jié)點(diǎn)前將海量相關(guān)信息錄入系統(tǒng)；閱讀偏好信息特指某一師生在不同時(shí)間點(diǎn)的借閱類別分布；特殊登錄信息主要是在用戶名+登錄密碼的基礎(chǔ)上，增設(shè)用戶權(quán)限、登錄密鎖、我的信息等模塊。在完善綜合信息配置后，可以在原數(shù)據(jù)庫數(shù)字化資源綜合導(dǎo)入的基礎(chǔ)上，引入模糊檢索方式，規(guī)避師生原始信息錯(cuò)誤無法找到的情況。

2．增設(shè)輔助系統(tǒng)

在現(xiàn)有高校圖書館數(shù)字化檔案資源管理系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)上，可以增設(shè)數(shù)字化輔助系統(tǒng)，如積分系統(tǒng)、個(gè)性化推薦系統(tǒng)等。積分系統(tǒng)主要是對校內(nèi)外師生進(jìn)行激勵(lì)，通過其在圖書館文獻(xiàn)借閱行為、活動參與度、文獻(xiàn)利用量方面的表現(xiàn)給予一定積分，積分可以兌換借閱時(shí)長或小禮品，正確引導(dǎo)校內(nèi)師生行為，提高借閱黏性。同時(shí)，以條目記錄師生在圖書館借閱行為，配套設(shè)置信用積分，以提升服務(wù)等級或降低服務(wù)等級的方式，在師生、圖書館之間架構(gòu)信任的橋梁。

個(gè)性化推薦則是以校內(nèi)師生動態(tài)活動數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，匹配校內(nèi)師生文獻(xiàn)使用、服務(wù)定制、活動參與等館內(nèi)行為與后臺數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)活動的高精度、自動化推薦。比如，根據(jù)師生研究方向、閱讀興趣、社會熱點(diǎn)開展多維數(shù)據(jù)分析，推薦生成新書單或者經(jīng)典書單，供師生選擇定制，提高館內(nèi)圖書資源利用率。

3．整合系統(tǒng)檔案

根據(jù)實(shí)有讀者數(shù)進(jìn)行系統(tǒng)檔案的整合應(yīng)用，是數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。因此，高校圖書館工作者可以借助固定格式的數(shù)字卡片，動態(tài)整合系統(tǒng)檔案。在動態(tài)整合系統(tǒng)檔案過程中，深層次推敲每一位師生的顯性、隱性個(gè)性化需求，逐步走近師生、了解師生。根據(jù)師生反饋，制定與師生需求相符的圖書館發(fā)展規(guī)劃，控制館內(nèi)紙質(zhì)書刊、數(shù)字資源的館藏比例以及不同學(xué)科知識載體的經(jīng)費(fèi)比例，實(shí)現(xiàn)資源精準(zhǔn)建設(shè)。

在資源精準(zhǔn)建設(shè)過程中，圖書館工作者應(yīng)落實(shí)集中與分散結(jié)合原則，由專職檔案管理者集中管理系統(tǒng)檔案與借閱證辦理、退還操作。同時(shí)，由師生擔(dān)任兼職檔案管理員，承擔(dān)各自檔案管理責(zé)任，自主按規(guī)定填寫信息并經(jīng)后臺上傳到數(shù)據(jù)庫，經(jīng)管理員審核后發(fā)布，并根據(jù)日常閱讀需求，在個(gè)人信息欄調(diào)整服務(wù)需求，確保圖書館檔案數(shù)字化資源完整性。

結(jié)語

綜上所述，在高校圖書館檔案管理過程中，數(shù)字化資源的應(yīng)用涉及了檔案收集、管理、保存、應(yīng)用多個(gè)環(huán)節(jié)，需要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為核心，開發(fā)契合功能需求的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并制定系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，促使數(shù)字化資源成為檔案管理的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的快速采集、海量儲存、系統(tǒng)管理、實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程共享，最終達(dá)到高校圖書館檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理層次，提高高校圖書館檔案管理效率。