●劉瑞峰 趙素琴 李玉龍

人力資源作為公立醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，要想充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，必須利用合理的方式對人力資源進行管理，進而優(yōu)化公立醫(yī)院人力資源配置。但在傳統(tǒng)的人力資源管理工作中，因?qū)ｍ椆ぷ鲿r間跨度較長，容易遺忘關(guān)鍵信息，造成工作紕漏，增加管理難度，形成“信息孤島”，即工作人員之間的信息不能共享，容易導(dǎo)致重復(fù)勞動與信息錯誤，限制了人力資源管理工作的發(fā)展?；诖?，我們有必要設(shè)計一款專門人力資源管理軟件以適應(yīng)現(xiàn)代管理信息化需求，避免在人力資源管理中因遺忘造成工作紕漏。雖然部分醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)有備忘功能，但其設(shè)計主要針對員工檔案信息的提取，對員工有效檔案信息以外的人力資源管理工作缺乏系統(tǒng)的備忘、提醒、管理功能。研究表明應(yīng)用備忘錄數(shù)據(jù)庫對單位的人事信息進行管理，具有以往管理所無法比擬的優(yōu)點，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。因此，開發(fā)一套備忘錄管理軟件是很有必要的事情。本研究將介紹醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的思路。

一、研發(fā)的目的和作用

目前已有的人力資源管理備忘，依然采用傳統(tǒng)的筆記本記錄、Microsoft Office軟件或電子記事本進行管理，這種原始的備忘管理方式存在著諸多缺點，如員工的信息遺漏等。本系統(tǒng)研發(fā)的目的是以醫(yī)院人力資源管理為基礎(chǔ)，立足于人力資源信息化建設(shè)，幫助醫(yī)院人力資源管理者有效提高工作效率，加快人力資源管理具體工作的無紙化進程，建立動態(tài)化的人力資源管理體系，進而強化醫(yī)院綜合競爭實力。

通過本系統(tǒng)，醫(yī)院人力資源管理者可以實現(xiàn)員工檔案管理、人員信息統(tǒng)計及員工招聘、培訓(xùn)、考核、員工薪酬福利、保險、公積金及離職等工作的管理。由于醫(yī)院管理人員需要對醫(yī)院人力資源工作信息進行系統(tǒng)的掌握和管理，本系統(tǒng)采用了模糊查詢的功能，醫(yī)院人力資源管理者可以清晰、系統(tǒng)地了解人事職能工作、法規(guī)政策依據(jù)、工作流程及人事科專項工作等信息。同時，人力資源管理者還可以將相應(yīng)的數(shù)據(jù)通過Excel、Word、圖片等形式予以保存，規(guī)范工作電子檔案的歸納收集，并按照預(yù)先設(shè)定的時間節(jié)點進行備忘提醒，避免時間跨度較大的專項工作重復(fù)和遺忘，實現(xiàn)優(yōu)化辦公流程、提升辦公效率的目標(biāo)，促進人力資源管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化。為滿足不同人力資源管理者對本系統(tǒng)的特殊要求，系統(tǒng)添加了權(quán)限設(shè)置的功能，針對不同人力資源管理者分配不同的權(quán)限，以更有利于醫(yī)院人事工作的規(guī)范化。

二、醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的功能需求

通過文獻回顧，結(jié)合人力資源管理工作現(xiàn)狀，本研究對醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的需求進行收集、了解，認(rèn)為醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)需要實現(xiàn)以下功能：一是備忘功能。備忘的寬度要能夠涵蓋醫(yī)院人力資源基本事務(wù)工作、員工職業(yè)生涯工作、人力資源規(guī)劃管理等工作的法律法規(guī)、流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)等內(nèi)容；信息的錄入、檢索、查詢、修改、刪除要簡單、方便、快捷。二是提醒功能。在規(guī)劃事件完成時間節(jié)點，如期提供到期預(yù)警提醒功能；提醒標(biāo)識醒目，易于查找；便捷鎖定提醒內(nèi)容事項。三是管理功能。用戶賬戶授權(quán)；使用權(quán)限設(shè)定；密碼設(shè)定和變更。四是設(shè)備和軟件性能。資金投入少；軟件操作門檻低，便于日常維護和管理；性能穩(wěn)定，保密性好，信息存儲安全。

三、醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)采用Visual FoxPro語言開發(fā)。Visual FoxPro語言雖使用時間較長，但其易被非專業(yè)人員掌握，對系統(tǒng)硬件要求較低，在特定使用條件下其具有獨特的優(yōu)勢，便于日常更新和維護。

根據(jù)實際需求，可分別使用單機版及網(wǎng)絡(luò)版。單機版使用Visual FoxPro自身數(shù)據(jù)庫，其最大優(yōu)點為不需搭建服務(wù)器，甚至可以將應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)存放于U盤，插到任意一臺電腦即可使用；系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版采用C/S結(jié)構(gòu)，即一種分布式處理模式，通過充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，將任務(wù)合理分配到Client端和Server端來實現(xiàn),降低系統(tǒng)通訊開銷，客戶端應(yīng)用程序同樣采用Visual FoxPro語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫使用SQL Server 2008。在硬件方面，客戶端一般辦公用計算機均可滿足本系統(tǒng)的要求；由于本系統(tǒng)用戶數(shù)量一般不多，服務(wù)器也可使用網(wǎng)絡(luò)中的某一臺電腦。同時，退出系統(tǒng)時根據(jù)提示可以選擇將數(shù)據(jù)備份到電腦硬盤或可移動硬盤。

（一）備忘系統(tǒng)

1.人事職能工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源傳統(tǒng)職能工作進行管理和備忘。其內(nèi)容包括人力資源規(guī)劃、醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)、檔案和員工信息、人員招聘和配置、人員培訓(xùn)開發(fā)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)管理、行政職務(wù)管理、員工薪酬福利、保險和公積金管理、撫恤、勞動關(guān)系、退休人員管理、退役人員管理等14項人事管理二級項目，二級項目下設(shè)計139項三級子項目。該模塊基本涵蓋了醫(yī)院目前人事職能工作的全部內(nèi)容，子項目模塊分類系統(tǒng)、科學(xué)，適合不同人力資源管理部門人員分工使用，且便于各種人事信息的存儲、備忘和查找。同時，支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項目下的導(dǎo)入和導(dǎo)出，并對導(dǎo)入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。

2．應(yīng)急狀態(tài)備忘模塊。該模塊主要針對類似新冠肺炎疫情救治等突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急狀態(tài)下的人力資源管理和備忘工作。其內(nèi)容包括應(yīng)急管理組織架構(gòu)、應(yīng)急處置流程及應(yīng)急狀態(tài)下的人員調(diào)配、培訓(xùn)、考勤與考核、激勵、人文關(guān)懷和心理支持、工作獎懲等子項目。人力資源管理者能夠在應(yīng)急狀態(tài)下系統(tǒng)、直觀地了解醫(yī)院人事工作的應(yīng)急預(yù)案，保證人力資源管理部門充分發(fā)揮選人、用人、培訓(xùn)、獎勵等職能作用，讓人力資源管理者充分調(diào)動應(yīng)急狀態(tài)人事工作能動性，更好地服務(wù)臨床一線，使醫(yī)護人員始終保持強大戰(zhàn)斗力，切實維護好人民群眾身體健康和生命安全。

3.專項工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源制度改革、退休制度改革等人力資源專項綜合性工作進行管理和備忘，這些工作一般存在職能交叉、工作時間跨度較大等情況，適合進行專項管理，系“人事職能工作備忘模塊”的補充，有利于綜合性工作的管理和備忘。

4.法規(guī)政策備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的法律、法規(guī)、各級政府和主管部門人力資源管理相關(guān)政策、醫(yī)院人力資源管理制度等的管理和備忘。該模塊穿插在“人事職能工作備忘模塊”“應(yīng)急狀態(tài)備忘模塊”“專項工作備忘模塊”的二級子項目，有利于人力資源管理者便捷地查詢?nèi)肆Y源管理的法規(guī)政策，為執(zhí)行人力資源工作提供相關(guān)依據(jù)。

5.工作流程備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的各項工作流程進行管理和備忘，有利于人力資源管理者便捷地查詢?nèi)肆Y源管理的各項工作流程，幫助人力資源管理者了解實際工作活動，消除多余的工作環(huán)節(jié)、合并同類活動，使人力資源工作更為經(jīng)濟、合理和簡便，從而提高工作效率。

6.其他備忘模塊。該模塊主要有賬號密碼備忘模塊、日常事件備忘模塊。賬號密碼備忘模塊模塊主要用于記錄日常工作中使用的非私密、非保密的工作賬號和密碼信息，比如，調(diào)資工作軟件密碼、醫(yī)師護士注冊系統(tǒng)賬號密碼、工作郵箱密碼、某些工作網(wǎng)站登陸密碼等。日常事件備忘模塊主要用于記錄日常工作一般事宜和簡短的事項總結(jié)事宜，便于年終總結(jié)等。

所有模塊均支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項目下的導(dǎo)入和導(dǎo)出，并對導(dǎo)入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。

（二）提醒系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要針對時間跨度較大、時限要求高的人力資源管理工作進行提醒。該系統(tǒng)在備忘系統(tǒng)的基礎(chǔ)上運行。

1.提醒設(shè)置。提醒系統(tǒng)需要系統(tǒng)操作人員在備忘系統(tǒng)模塊進行備忘的同時，預(yù)設(shè)提醒時間。提醒時間的設(shè)定可按照間隔天數(shù)提醒，也可按照公元紀(jì)年日期進行預(yù)設(shè)提醒，提醒時間默認(rèn)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)運行的計算機時間?？砂凑帐马椌o急和重要程度設(shè)置緊急事項、一般緊急事項、一般事項三級提醒等級。

2.提醒執(zhí)行。安裝本系統(tǒng)的計算機，在預(yù)設(shè)提醒時間，顯示器自動彈窗提醒操作人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，操作人員辦理完結(jié)點擊“已辦結(jié)”，完成提醒工作。對尚未辦結(jié)或需要另外設(shè)置提醒的信息，可再次設(shè)置提醒，循環(huán)提醒流程直至辦結(jié)。

3.提醒管理。系統(tǒng)對設(shè)置的提醒信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。分別用紅色、黃色、藍色三種字體顏色分別對預(yù)設(shè)的緊急事項、一般緊急事項、一般事項三級提醒事項進行標(biāo)記，操作人員可以直觀地區(qū)分提醒類別。同時系統(tǒng)可以實現(xiàn)按照提醒等級進行排序的功能。

（三）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要實現(xiàn)對用戶登入退出的管理，具體分為新增用戶、刪減用戶、權(quán)限管理和登錄管理。系統(tǒng)的運行由一個系統(tǒng)管理人員和多個系統(tǒng)操作人員協(xié)同操作。系統(tǒng)管理人員有新增、刪減用戶的管理權(quán)限。新增用戶默認(rèn)登錄密碼，登入后可自行修改登錄密碼。系統(tǒng)管理人員對新增人員可開放所有或部分操作權(quán)限，操作用戶在開放權(quán)限內(nèi)自行管理本人系統(tǒng)。操作用戶在系統(tǒng)內(nèi)的任何信息增減均留有操作痕跡，便于系統(tǒng)管理人員對各種操作工作進行收集備份。

四、系統(tǒng)工作流程

系統(tǒng)操作人員工作計算機安裝本系統(tǒng)，并設(shè)置為開機自動啟動，輸入管理密碼后進入系統(tǒng)。

系統(tǒng)操作人員按照個人分工和備忘信息屬性，在系統(tǒng)模塊目錄最低層級子項目內(nèi)完成相應(yīng)的人事備忘信息錄入，根據(jù)需要設(shè)置備忘提醒時間，并設(shè)置備忘提醒等級。系統(tǒng)將備忘信息和提醒信息默認(rèn)存儲在外置的存儲硬盤內(nèi)。操作人員根據(jù)日常工作需求，可對備忘信息和提醒信息進行檢索、查詢、修改、刪除。

系統(tǒng)內(nèi)已設(shè)置提醒的信息，在預(yù)設(shè)的提醒時間點，系統(tǒng)登錄/未登錄狀態(tài)下，電腦顯示器均可自動彈窗提醒操作人員“有到期事項需辦理”，操作人員辦理完結(jié)點擊“已辦結(jié)”，完成本次提醒工作。對尚未辦結(jié)或需要另外設(shè)置提醒的信息，可再次設(shè)置提醒，循環(huán)提醒流程直至辦結(jié)。上述事項辦理情況將默認(rèn)存儲在外置的存儲硬盤內(nèi)。

五、小結(jié)

新形勢下，各醫(yī)院已充分認(rèn)識到人力資源的重要性，紛紛進行人力資源管理體制的創(chuàng)新。為適應(yīng)現(xiàn)代社會高度強烈的時間觀念，人力資源管理者不斷探索者新型、方便、簡潔的人力資源管理模式。本系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計，采用Visual FoxPro語言，便于非計算機專業(yè)技術(shù)人員掌握，對系統(tǒng)硬件要求較低，可將應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)存放于U盤，便于人力資源管理工作者攜帶，方便異地使用。同時，使用本系統(tǒng)將在很大程度上規(guī)范人力資源管理工作流程，完善管理制度，并按照預(yù)先設(shè)定的時間節(jié)點進行備忘提醒，為醫(yī)院人力資源管理者提供強大的信息支撐，節(jié)省了大量時間和精力，提高工作效率。但本系統(tǒng)也存在一定的不足，如未能實現(xiàn)移動終端的即時備忘提醒功能等，有望在后續(xù)研發(fā)設(shè)計過程中進一步改進，逐漸完善系統(tǒng)。