梅 林，張 維，聶榮輝

(重慶大學附屬腫瘤醫(yī)院 400030)

2014年8月國家發(fā)展和改革委員會聯合工業(yè)和信息化部等八部委發(fā)布了《關于促進智慧城市健康發(fā)展的指導意見》，首次提出智慧醫(yī)院建設。隨后，中央和地方發(fā)布一系列政策，推動了智慧醫(yī)院建設的進一步發(fā)展。智慧醫(yī)院建設涉及醫(yī)院運行的方方面面，包括患者、臨床、醫(yī)技、管理、后勤、教學、科研等。其中，作為保障醫(yī)院正常運行的一個重要環(huán)節(jié)，物資采購活動的信息化建設具有非常重要的作用，是建設智慧醫(yī)院的重要內容。

根據《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購實施條例》的相關規(guī)定，醫(yī)院的物資采購實行政府采購和自主采購相結合的模式，對于采購限額標準以上的未列入政府采購目錄的項目醫(yī)院可自行采購。隨著我國行政事業(yè)單位對政府采購政策的不斷改善調整，自主招標項目在醫(yī)院采購活動中數量逐年增多，采購金額也有所提高，發(fā)揮的作用日趨顯著，引起了許多學者圍繞采購活動的模式、內部控制、管理等方面進行研究。

由此可見，無論是從國家戰(zhàn)略發(fā)展的要求，還是從醫(yī)院自身運行管理和發(fā)展的角度均迫切需要各級公立醫(yī)院加強其采購活動的信息化建設，尤其是在自主招標采購活動中。為此，本文圍繞本院自主研發(fā)的智慧招標系統，介紹該系統在自主采購活動中的信息化建設情況，并通過對20個參與投標供應商的采購成本進行調研統計其在智慧招標系統上線前后的成本支出情況，隨后運用數據統計和對比分析法對智慧招標系統的實施效果展開分析。結果表明智慧采購系統對于降低采購成本、提高采購效率、促進醫(yī)院管理和廉政建設均具有積極的作用，并推進了智慧醫(yī)院建設。

圍繞醫(yī)院采購活動，已有研究表明部分醫(yī)院采購模式落后沿用傳統采購模式，存在采購制度不完善、監(jiān)督力度不夠、信息不能有效共享、人力成本和時間成本消耗大等問題[1-2]。因此，為了加強醫(yī)院物資采購管理，有學者圍繞醫(yī)院物資采購的信息化建設展開了討論[2-5]。但缺乏對自主招標系統的信息技術建設與招標流程的系統性研究，且部分學者僅介紹了信息系統的設計和建立，未對系統的實施效果展開分析。此外，也有學者從采購活動的內部控制和管理的研究視角展開討論[6-9]。但少有學者結合采購活動的信息化建設探討其對醫(yī)院內部控制的影響。因此，本研究能夠為相關領域的研究提供一定的經驗參考，彌補現有研究的不足。此外，本研究的智慧招標采購系統是依據傳統自主招標系統存在的共性問題設計的，對各級醫(yī)院的自主招標采購具有較強的移植性，有利于在其他醫(yī)院及事業(yè)單位中推廣，具有非常重要的現實意義。

1 研究背景

本院是一所國家三級甲等腫瘤專科醫(yī)院。隨著醫(yī)院的發(fā)展，近年來自主物資采購量大幅增長，2020年自主招標金額為1 476.4萬元，2021年1-10月自主招標總金額達1 469.06萬元。

2021年1月起，醫(yī)院在自主招標采購中改變了招標采購模式，由原有的以人為主的傳統招標采購模式變?yōu)槿鞒绦畔⒒闹腔壅袠讼到y。

在醫(yī)院中，物資采購的全流程涉及申購、審批、計劃、調研論證、招標和評審、中標、合同簽訂、安裝驗收、歸檔、入庫、出庫、臺賬管理、日常管理、報廢和檔案管理等方面。本研究重點為智慧招標系統涵蓋的主要流程，即申購、審批、計劃、調研論證、招標和評審、中標、合同簽訂、合同管理等方面。

在傳統的招標采購模式下，各環(huán)節(jié)主要依靠人工來執(zhí)行，參與人員較多，受人為因素干擾較強。以申購環(huán)節(jié)為例，各科室根據年度采購計劃以及臨時工作需要向招標采購辦提起采購申請，招標采購辦需要匯總各科室提交的紙質版采購申請以及通過郵件發(fā)送的電子版采購申請，操作重復煩瑣，工作量大且效率低下。此外，如在招投標環(huán)節(jié)供需雙方的信息溝通主要采用雙方面對面或電話的方式，不僅增加了供需雙方的工作量，且不便于監(jiān)管?？偟膩碚f，傳統的招標采購模式存在嚴重的問題：(1)招標周期長，人力、物力、時間成本消耗較大[3]，效率低下；(2)采購信息獨立，同一信息在不同系統中存在，需要招標采購辦人員手工統計和錄入[1]；(3)采購流程信息不透明，不便于控制和監(jiān)管，風險較高；(4)各環(huán)節(jié)涉及的文件以紙質為主，不便于管理，且容易出現資料存檔不及時、調閱不方便等問題?？梢?，傳統的招標模式已無法滿足智慧型醫(yī)院發(fā)展的需要。

鑒于傳統招標采購模式存在的問題，本院根據流程重組理論，對自主招標采購流程進行重組，建立與醫(yī)院官網、OA辦公系統、移動終端、供應商、物資等的信息交流平臺，實現智慧招標系統的管理模式[2]。

2 功能模塊

智慧招標系統突破了傳統招標采購模式的桎梏，提高了信息化程度[10]。通過對申購、審批、計劃、論證、調研、招標、評標、中標公示、合同簽訂、檔案歸檔等流程的分析，制定了相應的信息化方案，將資源進行有效整合，在重要節(jié)點設計無紙化流轉、移動端審批和手機筆跡簽名等的電子化功能。

2.1申購模塊

智慧招標系統在保留了現有模式中的申請單號、科室名稱、申報人員、申報時間、經費來源、設備名稱、規(guī)格型號、數量、預算總金額、申請理由、主要配置、到貨時間等基線信息的基礎上還增加了自定義滿足醫(yī)用物資的特殊性。申購模塊中設計有申購資料、產品信息等手機端推送功能，設置有標準采購字典和自主關鍵詞填寫功能，對規(guī)范采購關鍵詞、醫(yī)學用語的信息化起到了促進作用。各科室僅需要在智慧招標系統中提交采購申請即可，不再需要提交紙質申請和通過郵件發(fā)送電子申請。其次，各科室申購項目往往與科室預算相聯系，因此智慧招標系統自動更新各科室的預算情況，控制超預算申購項目，有利于醫(yī)院總體的經濟管理。此外，根據采購流程內部控制制度，針對需要各級領導、相關部門審批環(huán)節(jié)，智慧招標流程設計了移動端審批及手機筆跡簽名功能，為審批流程提供了便利。

2.2產品調研模塊

產品調研模塊設計包括了調研負責人、調研計劃、調研節(jié)點制定，以及產品論證、同類產品參數比較、產品信息發(fā)布等流程。與傳統模式相比，智慧招標系統創(chuàng)建了相關信息發(fā)布平臺，便于供應商獲取招標信息以及提交其資質或與投標產品的相關信息。對需要論證的情況，專家可直接在系統中獲取相關信息并提交論證結果。該流程完成時系統可自動形成調研結論，報送相關部門審批并進入下一步工作流程。

2.3招投標管理模塊

招投標是招標采購活動中重要環(huán)節(jié)之一，不僅涉及招標產品參數、價格、售后服務等，還涉及與供需雙方的信息溝通。因此智慧招標系統的招標管理模塊設計了采購公告發(fā)布、供應商線上注冊、報名、審核、認證、資料上傳、資料加密與解密等功能，大大減少了投標人員到現場的次數，降低了供需雙方人力、物力和時間成本，還有助于特殊時期對疫情的防控。見圖1。

圖1 招標管理流程圖

醫(yī)院可根據招標產品的關鍵詞在專家?guī)熘凶詣舆x擇專家，并通過短信或微信向專家發(fā)送評審時間、評審地點、評審內容等。評審專家通過授權在智慧招標系統中查閱解密后的電子投標文件，并進行評標等工作。評審完成后模塊自動上傳專家的評審結果，并完成評審結果的匯總、評標報告的生成和在網上發(fā)布中標公告。中標公示結束后可自動完成領導審批及合同生成等。

鑒于招標流程中廉政風險較高，智慧招標系統從評審專家的選定、評審流程及評審結果匯總等環(huán)節(jié)中加入廉政監(jiān)督，如當評審專家上傳評審結果后不能再次進入到上一個評審環(huán)節(jié)，如需修改評審結果評審專家需提交正當理由，經監(jiān)督小組討論決定后由經授權的人員進行修改，由此杜絕評審專家打錯分、打人情分、收集評標信息等違紀行為的發(fā)生。廉政監(jiān)督的介入不僅降低了評審專家泄密的概率，也減少了投標人對招標結果的質疑，堅持了自主招標公平、公開、公正的原則。

2.4檔案管理模塊

智慧招標系統的檔案管理主要包括招投標文件管理和后期合同檔案管理。

對于招投標相關文件，智慧招標系統設計了電子文件加密、解密、自動歸檔以及線下文件補充歸檔的實時歸檔功能。通過信息化管理加強了供應商資質、投標文件、產品報價等的保密性，也為后期的說明書、培訓資料、產品信息等資料提供了實時查閱，也增加了后期的掃碼產品序列號(SN碼)、筆跡簽名驗收、資產標簽打印、自動生成預入庫清單和對接入庫轉出庫的管理等功能。

合同管理模塊是在優(yōu)化現有合同管理[8]方式的基礎上進行設計的，合同管理模塊增加了自動讀取合同的關鍵詞、檔案附件等功能，合同形成后經OA系統發(fā)送至相關領導、科室執(zhí)行會簽，并完成付款計劃、保修期等的制定并具有以下特點：(1)可設置不同的合同模板，針對不同類型的采購可以自動生成相應的合同；(2)匯簽審批完成后可生成帶水印的PDF，方便供應商下載；(3)合同能對接保證金，付款計劃能自動生成；(4)后續(xù)可以對合同執(zhí)行進行評價。

2.5風險控制模塊

智慧招標系統還設計了信息安全風險防控模塊，建立有應用系統交互身份鑒別，依據系統分配權限控制用戶對文件、數據等訪問。對重要信息采用數據傳輸加密技術對數據流加密，對數據傳輸的完整性通過數字簽名來實現。對投標文件系統要求供應商在錄入時錄入信息加密秘鑰。解密同樣要求供應商錄入相同秘鑰以及相同秘鑰生成步驟獲取秘鑰，進行AES解密。

2.6廉政建設模塊

智慧招標系統不僅在招投標管理模塊中設計了相關的廉政管理，對自主招標采購流程中的其他環(huán)節(jié)也加入了廉政監(jiān)督機制。此外，系統還增加了供應商履約評價的功能，對供應商在一定時期內執(zhí)行合同的情況進行定性和定量分析，有助于醫(yī)院對供應商做出客觀、公正的綜合評價，進而達到“留優(yōu)去劣”、陽光采購的目的[11]。

3 運行情況和實施效果

智慧招標系統對自主招標采購進行流程重組，通過對申購、審批、計劃、論證、招標、評標、合同簽訂、檔案歸檔等模塊的標準化建設，實現了各環(huán)節(jié)的有效銜接，對醫(yī)院的自主招標采購產生了積極作用。

3.1大大降低了采購成本、縮短了招標采購周期、提高了采購效率

自2021年1月起，本院開始在物資自主采購中使用智慧招標系統。2020年自主招標采購項目數量49項，招標總金額1 476.4萬元。2021年1-10月，自主招標采購項目數量58項，招標總金額1 469.06萬元。

通過對20個參與投標供應商就其支出成本展開調研。同時統計了招標人在立項申請、咨詢通知、咨詢會議、標書擬定、標書會簽、公告發(fā)布、接收報名、發(fā)送招標文件、投標文件遞交、通知開標、打印表格、開標、專家評審、合同簽訂和管理等環(huán)節(jié)的人力成本和辦公成本，結果表明，無論是招標人還是投標人，其2021年1-10月人力成本和辦公成本均值較2020年降低，且降低幅度明顯，見表1。由此可見，智慧招標系統的使用能夠減少執(zhí)行各項活動所花費的時間成本、人力成本和物資成本，提高采購效率。

3.2降低了信息不對稱，提高了信息透明度

智慧招標系統搭建了信息交流平臺，供應商可以從醫(yī)院官方網站和云招采平臺獲取招標信息，并在相關平臺進行報名、注冊完成投標所需資料和投標價格的提交，實現了招投標信息共享，避免了因招標信息不對稱給供需雙方帶來的影響，提高了招投標相關信息的獲取速度，降低了信息不對稱程度，有效避免了信息延后、信息缺失等問題的發(fā)生。

表1 智慧招標系統績效分析

3.3提升了檔案的規(guī)范化管理

智慧招標系統中采用電子文檔替代紙質文檔，提升了資料收集、檔案制作效率。歸檔時間從30 min優(yōu)化為實時歸檔，檔案查找從需要1 h左右減少至1～3 min，大大提高了檔案獲取效率，實現了檔案的信息化管理。

3.4促進了自主招標采購的標準化建設，實現陽光采購

智慧招標系統對招標采購各環(huán)節(jié)進行了標準化模塊設計，增強了自主招標的嚴肅性、規(guī)范性、標準化建設，促進了自主招標的可持續(xù)發(fā)展。同時智慧招標系統通過信息公開、信息化技術運用，構建了全面、有效的招標采購監(jiān)督管理體系，降低了人為因素對自主招標活動的影響，實現了自主招標的廉政建設和陽光采購，促進了自主招標采購的高質量發(fā)展，提升了醫(yī)院自主招標的公信力。

3.5激發(fā)了創(chuàng)新精神

通過智慧招標系統的建立，加大了工作人員對招標管理能力，通過質量管理更加激發(fā)了相關人員的創(chuàng)新精神。目前，智慧招標采購系統已取得兩項中華人民共和國國家版權局計算機軟件著作權登記證書(證書號：軟著登字第5434597、7197186)。

綜上所述，醫(yī)院物資采購為醫(yī)院正常運行提供了物資保障，對采購業(yè)務進行合理的流程設計并降低招標采購中發(fā)生的成本、提高采購效率和質量成為醫(yī)院管理關注的重點。隨著信息技術的發(fā)展及國家對信息化發(fā)展的戰(zhàn)略部署，各級公立醫(yī)院應加快智慧醫(yī)院的發(fā)展步伐。本院圍繞自主招標采購業(yè)務，針對傳統采購模式所存在的問題和不足，自主研發(fā)了智慧招標采購系統，通過對自主招標采購系統中各環(huán)節(jié)進行流程重組，實現了申購、審批、計劃、論證、招標、評標、合同簽訂、檔案歸檔等環(huán)節(jié)的標準化建設，大大提高了醫(yī)院的采購效率和質量，降低了采購成本，縮短了招標采購周期，提升了信息透明度，加強了廉政建設，促進了智慧醫(yī)院建設。