張斌，馮愛宏，陳妮娜，邱瑞桂

［作者單位］ 316000 浙江 舟山，解放軍東部戰(zhàn)區(qū)海軍醫(yī)院藥劑科

醫(yī)院藥事管理工作中，藥品采購監(jiān)管、《藥品目錄》管理、醫(yī)保目錄變更維護［1］等工作比重較大，而這些工作均需核對大量的藥品信息數(shù)據(jù)，若靠人工核對這些藥品信息數(shù)據(jù)，需消耗大量時間和精力，且難以保證準確率。在用的藥品管理軟件系統(tǒng)沒有相關數(shù)據(jù)處理功能，且每升級一個模塊就需花費不少經(jīng)費，而Office 辦公軟件（或WPS 軟件）所含的Excel 軟件（或WPS表格組件）則具備這些功能。因此，適當開發(fā)該軟件功能，創(chuàng)建藥品信息數(shù)據(jù)的批量核對方法，可解決以上問題。

1 藥品信息數(shù)據(jù)核對的目的

1.1 核對采購的藥品是否符合《藥品目錄》信息

藥品采購在醫(yī)院為敏感工作，按規(guī)定的采購目錄采購藥品是基本要求。醫(yī)院藥事管理規(guī)定：醫(yī)院采購的藥品名稱、規(guī)格、廠家必須與醫(yī)院《藥品目錄》相一致［2］，但由于供應商發(fā)錯貨物或采購員工作疏忽等因素，可能出現(xiàn)個別采購的藥品與《藥品目錄》信息不一致的情況。因此，藥劑科須定期核查過往一段時期內采購的藥品信息情況，并對異常采購及時進行相應的處理，從而起到監(jiān)管作用。

1.2 核對篩選的藥品是否符合更新的《藥品目錄》信息

《藥品目錄》是醫(yī)院合法采購的依據(jù)，藥品的基本信息包含藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家3 個要素，此3 個要素綜合起來在《藥品目錄》中是唯一的。一般情況下，一兩年內未采購過的藥品，應提交藥事委員會研究決定是否對其更新?lián)Q代。因此，篩選符合條件的藥品時需要嚴格核對其綜合信息。

1.3 核對醫(yī)院的《藥品目錄》是否對接省市變更的《醫(yī)保目錄》

市醫(yī)保局每月將省醫(yī)保目錄變更的藥品信息發(fā)至醫(yī)院，由藥劑科人員核對這些變更后的藥品是否涉及醫(yī)院《藥品目錄》中的藥品，并將涉及的藥品信息進行標記交由醫(yī)院醫(yī)保辦及時更新到醫(yī)保結算系統(tǒng)，若更新不及時可能會產(chǎn)生患者費用糾紛。

2 藥品信息數(shù)據(jù)核對的內容

由工作經(jīng)驗得知，批量核對的藥品數(shù)據(jù)從數(shù)百條至上萬條不等，每條藥品信息由“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”3 個要素組成。藥品信息數(shù)據(jù)的核對，即核對以上3 個要素是否一致。

3 原核對方法存在的問題

原核對方法通常是組織員工利用Excel 軟件最原始的“查找”功能對每條藥品信息數(shù)據(jù)逐一查找并進行肉眼核對，此方法存在人力耗費大、效率低下、準確率難以保證、工作體驗差等問題。

4 新核對方法

在掌握Excel 軟件基本操作基礎上，如篩選、批量填充單元格、連接單元格內容、運用Countif 函數(shù)等基本功能［3］，創(chuàng)建Excel 軟件批量核對方法能有效解決原核對方法存在的問題?，F(xiàn)以核對“上個月采購的藥品”與醫(yī)院的《藥品目錄》信息是否一致為例進行詳細介紹。

4.1 整理原始數(shù)據(jù)表

從藥庫藥品管理系統(tǒng)（軍字一號系統(tǒng)，下同）導出上個月藥品采購數(shù)據(jù)（截取部分演示）至Excel 表格，見圖1。由圖1 可見，該表內有空白單元格，需填充空白單元格并進行有效整理，形成符合Excel 軟件計算格式的標準數(shù)據(jù)表。具體操作步驟：鼠標點擊有內容的單元格，按Ctrl+A 全選表格→按F5 鍵在“定位”欄選擇“定位條件”中的“空值”選項→輸入“=”→按鍵盤上的向上箭頭“↑”→同時按組合鍵Ctrl+Enter，即完成空白單元格填充，同時原始表格也整理成規(guī)范的數(shù)據(jù)表，見圖2。

圖1 軍字一號系統(tǒng)導出的“上個月采購數(shù)據(jù)”（截取部分演示）

圖2 數(shù)據(jù)填充后軍字一號系統(tǒng)導出的“上個月采購數(shù)據(jù)”（截取部分演示）

4.2 連接數(shù)據(jù)信息要素

該步驟的目的在于將藥品的3 個不同要素信息轉化為單一要素信息。上文中介紹到完整的藥品信息包含“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”3 個要素，它們分別在同一行的3 個不同列單元格，現(xiàn)需將3 個單元格內容連接起來放置在同一行另一空白單元格，目的是核對2 個藥品是否為同一個藥品，需核對這兩個藥品的“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”是否一致，則只需核對連接后單元格內容“藥品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家”是否一致即可。具體操作步驟：在表格最后一列添加輔助列→在輔助列第一個單元格輸入“=”→鼠標點擊“藥品名稱”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標點擊“規(guī)格”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標點擊“生產(chǎn)廠家”單元格→按Enter 鍵完成每行數(shù)據(jù)要素連接。組合成“藥品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家”放置在輔助列第一個單元格，將鼠標移到單元格邊框，待光標變作“十”時雙擊鼠標，數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)將自動批量生成同一形式的內容，見圖3，該列命名為“數(shù)據(jù)A”，見圖4；同理將《藥品目錄》內藥品相關信息組合后放置在輔助列，命名為“數(shù)據(jù)B”，見圖5。

圖3 連接數(shù)據(jù)信息要素（截取部分演示）

圖4 批量生成數(shù)據(jù)A（截取部分演示）

圖5 批量生成數(shù)據(jù)B（截取部分演示）

4.3 核對計算

利用Excel 軟件Countif 計數(shù)函數(shù)對“數(shù)據(jù)A”和“數(shù)據(jù)B”進行計算。具體操作步驟：英文輸入法狀態(tài)下，在“數(shù)據(jù)A”一側空單元格輸入“=Countif（輸入數(shù)據(jù)B 整列名稱，輸入數(shù)據(jù)A 第一單元格位置名稱）”→按Enter 鍵完成第一行數(shù)據(jù)計算→將鼠標移到該單元格邊框，見圖6；待光標變作“十”時雙擊鼠標，數(shù)據(jù)表中第二行以后的數(shù)據(jù)將參照第一行的計算規(guī)則自動完成批量計算，見圖7。

圖6 輸入函數(shù)效果

4.4 篩選計算結果

對計算結果進行篩選（操作略），正常情況下，計算結果只有一種，即“數(shù)據(jù)A”的數(shù)據(jù)與“數(shù)據(jù)B”的數(shù)據(jù)核對一致時，顯示結果為“=1”，表示《藥品目錄》包含了“上個月采購的藥品”，為按目錄采購的藥品行為，符合采購規(guī)則，見圖7；特殊情況下，會出現(xiàn)第二種結果，即“數(shù)據(jù)A”的數(shù)據(jù)與“數(shù)據(jù)B”的數(shù)據(jù)核對不一致時，顯示結果為“=0”，表示該結果對應的藥品未按《藥品目錄》進行采購，可能是非法采購行為，也可能是經(jīng)審批后的合法臨時采購行為。對第二種結果，應立即查明不按目錄采購的具體原因，進行相應的處理。

圖7 數(shù)據(jù)A 與數(shù)據(jù)B 核對計算結果（截取部分演示）

5 結果

5.1 核對速度方面

由于該核對方法是由計算機自動批量計算結果并核對，數(shù)秒之內即可完成計算，相對人工核對而言，該方法用時幾乎可以忽略不計，且數(shù)據(jù)量越大，優(yōu)勢越明顯。

5.2 核對準確率方面

理論上，在確保原始數(shù)據(jù)準確無誤的情況下，該核對方法的準確率為100%。

5.3 其他方面

同樣的方法可應用到文中提及的《藥品目錄》管理和《醫(yī)保目錄》變更維護等方面的核對，原理是一致的，操作上大同小異，在此不再贅述。

6 討論

6.1 創(chuàng)建該方法的必要性

《藥品目錄》管理、《醫(yī)保目錄》管理、藥品采購監(jiān)管等工作，關系到藥事工作的嚴謹性、就醫(yī)患者費用結算的時效性、藥品采購的規(guī)范性等，利用新方法核對以上信息數(shù)據(jù)確保了時效性和準確率。

6.2 藥品信息“唯一性”問題

Excel 軟件在處理數(shù)據(jù)時，對數(shù)據(jù)的“唯一性”要求極高，否則影響核對準確率。因此，要注意各方面來源的藥品信息數(shù)據(jù)是否符合“唯一性”特點。筆者認為藥品信息“唯一性”標準為：所有藥品信息均符合最新版的《國家藥典》信息［4］，每一個藥品信息在全院均唯一存在。筆者所在醫(yī)院的藥品信息源主要有：醫(yī)院《藥品目錄》、藥庫藥品管理系統(tǒng)、市醫(yī)保局每月發(fā)送醫(yī)院的《醫(yī)保藥品變更目錄》等。由于種種原因，部分藥品信息存在以下問題。

6.2.1 藥品名稱信息不“唯一”（1）英文、希臘文、羅馬文混搭現(xiàn)象，例如藥品“注射用聚乙二醇干擾素α-2b”中的“α”應為希臘文而非英文“a”，但在醫(yī)院藥品信息源中有的使用羅馬文“α”，有的使用英文“a”。因此，同一個藥品其名稱有多種形式存在。類似的還有如“硫酸鋇（Ⅱ）干混懸劑”中的“Ⅱ”應為羅馬數(shù)字“Ⅱ”而不是2 個大寫英文“I”組成的“II”。（2）酸根使用不唯一，例如藥品“鹽酸異丙嗪注射液”，部分臨床科室在工作中簡寫為“異丙嗪注射液”，省略了“鹽酸”。（3）劑型描述不唯一，例如藥品“注射液青霉素鈉”，有些描述為“青霉素鈉粉針劑”等。

6.2.2 藥品規(guī)格信息不“唯一” 例如，規(guī)格中“μg”錄入為“ug”，規(guī)格為“g”的錄入為“G”，規(guī)格為0.9% 的氯化鈉注射液，直接使用“0.9%氯化鈉注射液”作為該規(guī)格氯化鈉的名稱，實際上“氯化鈉注射液”及“0.9%”應分別錄入在名稱欄及規(guī)格欄，5%、10%等規(guī)格的葡萄糖注射液也存在類似現(xiàn)象。

6.2.3 藥品生產(chǎn)廠家信息不“唯一” 由于藥庫藥品管理軟件系統(tǒng)本身原因，藥品生產(chǎn)廠家一欄最多只能輸入4 個字，而《藥品目錄》生產(chǎn)廠家則為生產(chǎn)廠家全稱。例如藥品“注射用青霉素鈉”在藥品管理軟件系統(tǒng)中的生產(chǎn)廠家為“山東魯醫(yī)”，《藥品目錄》中的生產(chǎn)廠家為“山東魯抗醫(yī)藥股份有限公司”，本為同一生產(chǎn)廠家的藥品，軟件在處理信息時識別為2 個不同廠家。

6.3 解決藥品“唯一性”的措施

可以從以下4 個方面入手，確保藥品信息數(shù)據(jù)“唯一性”。（1）規(guī)范藥庫藥品管理軟件系統(tǒng)內名稱及規(guī)格，使之與最新版的《國家藥典》信息相統(tǒng)一。（2）梳理醫(yī)院《藥品目錄》藥品名稱及規(guī)格信息，使之與藥品管理軟件系統(tǒng)內信息相統(tǒng)一。（3）健全《藥品目錄》生產(chǎn)廠家信息，將藥品管理系統(tǒng)內藥品生產(chǎn)廠家簡稱通過Excel 軟件中的Vlookup 函數(shù)匹配至《藥品目錄》對應的藥品生產(chǎn)廠家欄，標注為“廠家簡稱”單列，并保留原“生產(chǎn)廠家全稱”欄，標注為“廠家全稱”單列，應用函數(shù)計算時通常使用“廠家簡稱”列。（4）其他如藥品信息涉及標點符號的均使用中文格式、清除表格數(shù)據(jù)單元格內的空格字段、刪除表格數(shù)據(jù)間的空行等。

6.4 Excel 軟件在藥學管理方面的其他應用

筆者了解到，有同行在“Ⅰ類切口手術預防使用抗菌藥物點評”工作中，很好地運用了Excel 軟件的功能，創(chuàng)建了一套點評系統(tǒng)。其詳細描述了開發(fā)步驟，得出了能明顯提高點評工作效率和準確率的結論。其系統(tǒng)的特點是巧妙地將多個函數(shù)配合起來使用，如If、Countifs、Counta、Vlookup 等函數(shù)的單獨或嵌套使用。值得一提的是，其使用的Countifs 函數(shù)即為本文使用的Countif 函數(shù)的升級版。其文中同樣認為完全依靠軟件公司開發(fā)的專業(yè)軟件存在費用高、效果不盡理想、后續(xù)升級難等問題，積極開發(fā)Excel 軟件中強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能成為提高工作效率的有效途徑［5］。

綜上所述，醫(yī)院藥品采購員按照規(guī)范采購藥品、庫房管理員及時掌握藥品信息流通情況、醫(yī)院藥事委員會管理好《藥品目錄》是其本職工作，應嚴格落實好。以前數(shù)據(jù)核對是讓人“一聽就煩惱，一做就頭暈”、具有強烈挫敗感的工作，且擔心數(shù)據(jù)核對不準確造成“違規(guī)違紀”問題，使用該核對方法后，以上問題隨之解決，本方法可供同行參考拓展使用。