李 淼 梁 昊 葉 甜 孟理靜 譚明亮 岳 曉 李興娟 李盛楠 楊 萍 潘亞男＊

1 中國科學(xué)院 檔案館 北京 1001902 中國科學(xué)院遺傳與發(fā)育生物學(xué)研究所 北京 1001013 中國科學(xué)院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院 蘭州 7300004 中國科學(xué)院沈陽應(yīng)用生態(tài)研究所 沈陽 1100165 中國科學(xué)院文獻(xiàn)情報中心 北京 1001906 中國科學(xué)院 科技促進(jìn)發(fā)展局 北京 100864

“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”①國家檔案局. 國家檔案局印發(fā)《通知》要求認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作重要批示.(2021-07-29). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202107/4447a48629a74bfba6ae8585fc133162.shtml.?！啊奈濉瘯r期，檔案作為重要信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn)，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出”②國家檔案局. 中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》. (2021-06-08). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1 b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.。如何提升檔案治理效能，更好地支撐、服務(wù)科技創(chuàng)新活動，是中國科學(xué)院（簡稱“中科院”）檔案工作面臨的重要任務(wù)，也是建設(shè)現(xiàn)代科研院所的應(yīng)有之義。

近年來，國家愈加重視對科研檔案特別是科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本的歸檔及其管理工作。2020年國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部發(fā)布第 15 號令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“第 15 號令”），對科研檔案管理提出了新的要求，明確歸檔范圍應(yīng)包括“……科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實物及其目錄、圖片等”③國家檔案局 中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部令 第15號. 科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定. (2020-09-11). http://www.gov.cn/gongbao/content/2020/content_5565834.htm?ivk_sa=1024320u.；2021年中辦、國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，要求“大力推動科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”②。野外臺站形成的檔案是上述歸檔內(nèi)容的集中體現(xiàn)，因而新時期加強(qiáng)對野外臺站檔案的規(guī)范管理是豐富科研檔案資源體系、解決科研檔案管理突出性問題的重要環(huán)節(jié)。

中科院自建院以來共有 50 余個研究所建立了近 300 個野外臺站，其中國家站 68 個（占國家站總數(shù)的 40.7%），涉及生態(tài)、環(huán)境、農(nóng)業(yè)、海洋、地球物理、天文、空間、金屬腐蝕等研究領(lǐng)域[1]。野外臺站是重要的國家科技創(chuàng)新基地，為科學(xué)研究提供了大量、直接、綜合和長期的第一手?jǐn)?shù)據(jù)和資料，在服務(wù)國家和地方農(nóng)業(yè)發(fā)展、生態(tài)建設(shè)、環(huán)境治理、資源可持續(xù)利用、災(zāi)害防治等方面發(fā)揮著重要科技支撐作用。中科院野外臺站分布范圍廣、多處偏遠(yuǎn)地區(qū)，臺站隸屬不同的法人單位，依托管理層次不同，臺站規(guī)模大小不一，人員調(diào)整、變化頻繁；新時期野外臺站信息化、智能化水平日益提高，形成的數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)據(jù)量增長迅猛；作為科技支撐平臺，既要滿足越來越多的重點(diǎn)科學(xué)研究任務(wù)，又要服務(wù)于國家重大需求，同時也要服務(wù)于地方科技示范需求和部門業(yè)務(wù)需求等，這些特征給野外臺站的檔案管理工作提出了更高要求，也給科研檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為了完善中科院野外臺站檔案管理體系，提高中科院科研檔案管理水平，更好地服務(wù)科技創(chuàng)新活動，中科院檔案館牽頭對 50 個院屬單位所屬野外臺站的數(shù)據(jù)、文件形成及其歸檔情況、檔案保管與利用現(xiàn)狀進(jìn)行了詳實調(diào)研。本文以調(diào)研數(shù)據(jù)為研究基礎(chǔ)，總結(jié)分析了中科院野外臺站檔案管理的現(xiàn)狀，對野外臺站檔案管理的突出問題提出了思考與完善建議。

1 中科院野外臺站檔案管理現(xiàn)狀與問題

本次調(diào)研采取問卷調(diào)查與訪談兩種方式相結(jié)合。收回有效問卷 153 份，受訪者所在單位涉及50個院屬單位（野外臺站依托單位）、137 個野外臺站（表 1、表 2），重點(diǎn)訪談野外臺站及相關(guān)管理部門 5 個，涉及的野外臺站范圍廣、類型全，調(diào)研人員含野外臺站管理人員（站長、副站長、駐站管理人員和科研人員等）及其依托單位檔案部門人員，填報數(shù)據(jù)具有可信度，因而能夠反映出中科院野外臺站檔案管理的基本情況。

表1 調(diào)研野外臺站的構(gòu)成情況Table 1 Composition of investigated CAS field stations

表2 調(diào)研野外臺站的所屬研究領(lǐng)域情況Table 2 Research fields of investigated CAS field stations

1.1 中科院野外臺站檔案管理現(xiàn)狀

（1）具有較完善的檔案管理體制，保障野外臺站檔案工作開展與檔案資源建設(shè)。中科院檔案工作堅持院所兩級分級負(fù)責(zé)、統(tǒng)分結(jié)合的管理體制。中科院辦公廳是全院檔案工作的主管部門，中科院檔案館受辦公廳委托，履行全院檔案工作行政管理和業(yè)務(wù)建設(shè)職能，并依法集中保管院屬單位具有永久保存價值的檔案；院屬單位設(shè)置綜合檔案室、配備專職檔案人員，歸口管理本單位各類檔案工作，要求對單位內(nèi)各野外臺站的檔案和檔案工作實行集中統(tǒng)一管理；野外臺站的主管部門及各臺站應(yīng)配備兼職檔案人員，負(fù)責(zé)歸檔工作。這種自上而下的檔案管理體制，較好地保證了野外臺站的檔案工作開展和檔案資源管護(hù)。從對 50 個院屬單位綜合檔案室的調(diào)研反饋情況看（圖 1），多數(shù)單位能夠?qū)σ巴馀_站形成的文書檔案、科研課題檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案等進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

圖1 中科院50個院屬單位野外臺站檔案集中統(tǒng)一管理現(xiàn)狀（按單位數(shù)量統(tǒng)計）Figure 1 Current situation of centralized and unified management of field station archives of 50 CAS affiliated institutions (counted by number of institutions)

（2）具有相應(yīng)的檔案管理制度依據(jù)，指導(dǎo)野外臺站檔案管理。中科院歷來重視野外臺站檔案的管理，從 1964年制定全院科技檔案管理制度起，一直將野外臺站形成的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件納入歸檔范圍（表 3）。從調(diào)研情況看，77% 的國家級野外臺站的管理制度中明確了文件歸檔或數(shù)據(jù)歸檔的要求，甚至部分野外臺站制定了專門的檔案管理制度。新時期，《中國科學(xué)院“十四五”檔案工作發(fā)展規(guī)劃》中更明確提出要“規(guī)范并加強(qiáng)野外臺站建檔工作”。這些制度和規(guī)劃為野外臺站檔案資源規(guī)范管理提供了重要依據(jù)和保障。

表3 中科院野外臺站檔案管理相關(guān)制度沿革Table 3 List of main regulations for archives management of CAS field stations

（3）歸檔保存了較豐富的野外臺站檔案，形成了特色鮮明的專題檔案資源。野外臺站是開展野外觀測、試驗、研究和示范的科研平臺，在科學(xué)發(fā)展和滿足國家戰(zhàn)略需求方面具有重要的地位和不可替代的作用，其形成的觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等是不可重復(fù)、不可再生的基礎(chǔ)科技資源。野外臺站檔案是野外臺站在管理、科研等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，囊括了文書、科研、基建、設(shè)備、聲像等各門類檔案內(nèi)容，其中野外臺站形成的科研檔案中既有常規(guī)的科研課題（項目）檔案，又包含上述觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本等特色檔案內(nèi)容。據(jù)初步統(tǒng)計，中科院檔案館館藏有 200 余個野外臺站的相關(guān)檔案內(nèi)容，是國內(nèi)任何一家檔案館所無法企及的。從觀測數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本目錄檔案看，由于 20 世紀(jì) 90年代前多采用紙質(zhì)記錄形式，因而大量的觀測數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本目錄已歸檔并已移交到中科院檔案館保存，館藏最早的觀測數(shù)據(jù)可追溯到 1912年徐家匯、佘山天文臺形成的氣象觀測記錄，最早的標(biāo)本目錄為鐘觀光先生所著的植物標(biāo)本目錄。中科院成立最早的生態(tài)站——寧夏沙坡頭沙漠生態(tài)系統(tǒng)國家野外科學(xué)觀測研究站（以下簡稱“沙坡頭站”），歸檔保存了綜合事務(wù)管理、科研課題、動植物標(biāo)本、土壤樣品等豐富的檔案資源，通過檔案真實、全面地記錄了該站近 70年的發(fā)展歷程（圖 2）。同時中科院檔案館還保存有重要科研成果檔案（圖 3）、臺站發(fā)展歷史檔案，以及相關(guān)科學(xué)家（如高魯、劉慎諤、張鈺哲等）的檔案（見封三），這些檔案一方面真實記錄和反映了野外臺站的發(fā)展歷史和科研歷程，是重要的科技文化遺產(chǎn)；一方面蘊(yùn)藏了較全面、系統(tǒng)的原始的科學(xué)數(shù)據(jù)資源，是中科院重要的基礎(chǔ)科技資源。

圖2 沙坡頭站紙質(zhì)檔案與實物檔案Figure 2 Paper archives and physical archives of Shapotou Desert Research and Experiment Station

圖3 天山冰川觀測試驗站科研檔案——照片記錄烏魯木齊河源1號冰川60年變遷Figure 3 Scientific research archives of Tianshan Glaciological Station—Photos record changes of Glacier No.1 at headwater of Urumqi River

1.2 野外臺站檔案管理的問題

1.2.1 野外臺站檔案處于多頭分散管理狀態(tài)

野外臺站是國家基礎(chǔ)科技資源的重要來源，從調(diào)研情況看，其產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本、檔案等資源目前分屬不同的管理主體，且各自形成了相對獨(dú)立的管理體系（表 4）。這一多頭管理的現(xiàn)狀明顯與我國檔案法律法規(guī)“集中統(tǒng)一管理”的要求，以及第15號令將“科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等”納入科研檔案歸檔范圍的規(guī)定不符。

表4 中科院野外臺站管理主體情況Table 4 Management subjects of CAS field stations

從對 50 個院屬單位檔案部門的調(diào)研反饋情況看（圖 4），觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本基本由野外臺站自行保管，未納入歸檔范圍和檔案部門管理范疇；常規(guī)檔案門類管理方面，超過 30% 的單位對野外臺站的文書、科研課題、基建、設(shè)備等檔案尚未進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，78% 的單位未對野外臺站的聲像檔案（包括照片、音頻、視頻檔案）進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；仍有部分單位的野外臺站文件、數(shù)據(jù)分散保存在其他相關(guān)部門或個人手中。

圖4 中科院野外臺站各類檔案集中統(tǒng)一管理情況（按單位數(shù)量統(tǒng)計）Figure 4 Centralized and unified management of various archives of CAS field stations

野外臺站檔案資源分散管理的狀況會給臺站管理和科學(xué)研究工作帶來弊端。根據(jù)中科院檔案館館藏檔案梳理，建立于20世紀(jì)50年代的某臺站因缺少早期成立的相關(guān)文件，其歷史沿革無法完整記錄；某些臺站因未歸檔保存早期的觀測、科考數(shù)據(jù)和底片造成資源丟失，嚴(yán)重影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)長期積累和科研工作的延續(xù)性。“檔案不全、甚至沒有檔案，就會影響出成果、出人才”④1987年，中科院召開科技檔案工作會議，時任中科院副院長孫鴻烈出席會議并講話。

1.2.2 缺乏針對性的檔案管理制度體系和約束機(jī)制

中科院自 20 世紀(jì) 80年代開始籌建野外臺站網(wǎng)絡(luò)，先后建立了中國生態(tài)系統(tǒng)研究網(wǎng)絡(luò)（CERN）、高寒區(qū)地表過程與環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡(luò)（HORN）、日地空間環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡(luò)（STERN）、近海海洋環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡(luò)（OMORN）等 4 個綜合觀測研究網(wǎng)絡(luò)和 6 個專項觀測網(wǎng)絡(luò)。其中 CERN 是生態(tài)系統(tǒng)領(lǐng)域國家野外站的主體，主導(dǎo)、引領(lǐng)了我國生態(tài)系統(tǒng)領(lǐng)域國家野外站建設(shè)、發(fā)展的方向；CERN 在國際上是與美國長期生態(tài)研究網(wǎng)絡(luò)（LTER Network）、英國環(huán)境變化網(wǎng)絡(luò)（ECN）齊名的世界三大國家級生態(tài)網(wǎng)絡(luò)之一，具有重要影響力，在野外站網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，野外臺站的規(guī)范化管理水平不斷提升[1]。但是，中科院野外臺站的檔案管理工作一直未引起各級管理層的重視，目前仍處于相對落后的狀態(tài)。相較于野外臺站網(wǎng)絡(luò)近年來的迅猛發(fā)展，特別是在野外臺站網(wǎng)絡(luò)體制機(jī)制和規(guī)范制度日益建立、健全，管理體制和運(yùn)行機(jī)制逐步完善，建制化優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)化特征突出的背景下，作為管理工作的一個重要方面，野外臺站的檔案管理近年來卻存在被弱化的問題，其中檔案制度體系不健全、缺少有效的約束機(jī)制是重要表現(xiàn)。

從中科院層面看，野外臺站的檔案管理缺乏頂層設(shè)計，缺少制度體系設(shè)計和有效管理機(jī)制。針對野外臺站檔案管理的特殊性、復(fù)雜性問題，當(dāng)前缺少對檔案管理職責(zé)體系、歸檔范圍、共享利用和安全管理等方面的具體規(guī)定和要求，現(xiàn)有制度體系中沒有針對野外臺站檔案管理的專門性制度。現(xiàn)行的《中國科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》僅對納入課題研究范圍的觀測、調(diào)查考察的資料要求歸檔保存，而對于未納入課題研究范疇的系統(tǒng)的、長期觀測的原始記錄則缺少規(guī)定，因而造成這部分重要資源游離于檔案之外。在《關(guān)于規(guī)范我院野外站網(wǎng)絡(luò)的通知》《中國科學(xué)院野外臺站國有資產(chǎn)管理辦法》等制度及野外臺站驗收考評的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中，缺少對文件、數(shù)據(jù)歸檔及檔案管理的要求，缺少對野外臺站檔案管理的有效考核和約束機(jī)制。

從研究所、野外臺站層面看，缺少切實可行的臺站檔案管理制度和相關(guān)要求。從調(diào)研情況看，55 個野外臺站（占調(diào)研總數(shù) 40%）未在相關(guān)管理制度中明確規(guī)定“歸檔”或“檔案管理”的要求。同時各級野外臺站的檔案管理制度呈現(xiàn)分化態(tài)勢（表 5），國家站管理雖然相對規(guī)范，但未明確歸檔或檔案管理要求的仍占 22.82%；院級站、所級站未明確歸檔或檔案管理要求的占 50% 以上；室/組級站管理相對隨意，各野外臺站缺少歸檔或檔案管理要求。

表5 調(diào)研野外臺站檔案管理制度情況Table 5 Archive management regulations of investigated field stations

1.2.3 野外臺站缺少必要的檔案保管設(shè)施及條件

野外臺站大都位于遠(yuǎn)離研究所的偏遠(yuǎn)野外區(qū)域，且站點(diǎn)分布分散，檔案管理相對獨(dú)立，異地管理難度很大。從調(diào)研情況看，規(guī)模普遍較?。?0 人以下臺站占比 60.8%），野外臺站的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)有限，因而檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、保管條件欠缺，檔案存在蟲蛀、高溫、高濕等安全隱患；所級站、室/組級站多因階段性工作而設(shè)立，其變動、撤銷情況時有發(fā)生，機(jī)構(gòu)與人員變動過程中存在檔案丟失的安全風(fēng)險；從內(nèi)設(shè)管理部門看，僅有 17.6% 的臺站設(shè)有管理部門，負(fù)責(zé)綜合性事務(wù)工作，73.9% 的臺站配備了相關(guān)管理崗位人員（如數(shù)據(jù)管理、設(shè)備管理等），多由科研人員兼任，各野外臺站均未設(shè)立檔案部門或配備專兼職檔案人員，檔案專業(yè)管理能力明顯欠缺。

野外臺站檔案是國家和中科院的寶貴財富和信息資源，檔案安全保管需要配置適宜的庫房、必要的設(shè)施設(shè)備。但從調(diào)研現(xiàn)狀看，目前多數(shù)野外臺站檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有限，暫時不能配置獨(dú)立的檔案保管庫房、設(shè)置檔案部門或配備專職檔案人員，不具備獨(dú)立承擔(dān)檔案安全保管的條件和能力，野外臺站各類檔案資源需要由其依托單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理。

1.2.4 野外臺站部分重要檔案資源處于失存狀態(tài)

野外臺站圍繞“長期觀測、科學(xué)研究、示范應(yīng)用、開放服務(wù)”的目標(biāo)和定位開展工作。根據(jù)調(diào)研情況，野外臺站主要形成長期觀測數(shù)據(jù)、行政管理性文件、研究成果文件等 8 個方面的資源內(nèi)容（圖 5），應(yīng)納入相應(yīng)檔案門類的歸檔范圍。但從管理現(xiàn)狀看，每一類資源的構(gòu)成體系、具體的歸檔范圍等缺少相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，各野外臺站歸檔及管理情況差異很大。

圖5 調(diào)研野外臺站資源構(gòu)成情況Figure 5 Resources composition of investigated field stations注：該內(nèi)容調(diào)研問卷設(shè)計為多選題，選項百分比＝該選項被選擇次數(shù)÷有效答卷份數(shù)，所以對于多選題百分比相加可能超過100%The survey questionnaire of this content is designed to be multi topic, and the percentage of options = the number of times this option is selected ÷ the number of valid answers, so the sum of the percentage of multi topic may exceed 100%

在野外臺站的核心檔案資源——數(shù)據(jù)管理方面，國家、中科院及院屬單位對數(shù)據(jù)質(zhì)量審核、數(shù)據(jù)匯交制度等都有相對成熟的規(guī)范和要求，但各野外臺站匯交管理狀況不盡相同，不同級別臺站差異較大（表 6）。國家站、院級站基本能做到規(guī)范化管理，絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)都通過野外站網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行匯交、運(yùn)維和管理，并長期保存；而所級站、室/組級站則多散存在站長、副站長或相關(guān)個人手中，這部分?jǐn)?shù)據(jù)資源面臨著人員變動、機(jī)構(gòu)撤并等問題，極有可能帶來數(shù)據(jù)缺失或散落的風(fēng)險，對于野外臺站自主管理和處置的數(shù)據(jù)，如自主監(jiān)測及野外調(diào)查記錄、樣品標(biāo)本采集原始記錄、站務(wù)管理數(shù)據(jù)、中間計算數(shù)據(jù)等，從長期保存的角度，這部分資源面臨著失存風(fēng)險和安全隱患。

表6 調(diào)研野外臺站的數(shù)據(jù)資源匯交與管理情況Table 6 Data collection and management of investigated field stations

在對樣品標(biāo)本的管理方面，根據(jù)調(diào)研問卷統(tǒng)計，68 個野外臺站未建立樣品庫、標(biāo)本館或相關(guān)管理場所，一部分樣品、標(biāo)本等實物處于無專人管理的狀態(tài)；在樣品標(biāo)本等實物歸檔意識方面，有 31.37% 的問卷認(rèn)為僅歸檔目錄數(shù)據(jù)即可，不必進(jìn)行實物歸檔保存，甚至個別臺站人員認(rèn)為實物及目錄都不必歸檔保存，這明顯與第 15 號令管理要求相悖。

1.2.5 野外臺站檔案管理自動化、信息化水平較低

在野外臺站電子檔案資源管理方面，存在著海量數(shù)據(jù)歸檔難、存儲難的問題。近年來，野外臺站科研與管理自動化水平不斷提升，結(jié)合衛(wèi)星遙感、無人機(jī)、激光雷達(dá)等新技術(shù)開展多維多時空自動化監(jiān)測，獲取了大范圍、多尺度、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的高頻次、高精度數(shù)據(jù)，部分?jǐn)?shù)據(jù)達(dá)到海量級別。根據(jù)調(diào)研問卷統(tǒng)計（表 7），野外臺站存量數(shù)據(jù)日益增多，增量數(shù)據(jù)增速加快，科學(xué)數(shù)據(jù)體量較大，如某觀象臺每年數(shù)據(jù)量將達(dá)到 PB 級別，給數(shù)據(jù)自動收集、長期存儲和共享利用等工作帶來了挑戰(zhàn)。野外臺站的信息化要求同步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，但從 50 個野外臺站依托單位的調(diào)研情況下，38 個單位（占比 76%）暫未研發(fā)或購置檔案管理系統(tǒng)和存儲設(shè)備，48 個單位（占比 96%）尚未開發(fā)歸檔接口、不能實現(xiàn)各類資源在線歸檔和管理。

表7 調(diào)研野外臺站數(shù)據(jù)存量及增量情況統(tǒng)計表Table 7 Statistics of data stock and increment of investigated field stations

在野外臺站檔案資源共享利用方面，存在著科研利用需求旺盛與臺站檔案資源開發(fā)不足的矛盾。從研究人員對臺站信息的利用需求看（圖 6），觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本資源、研究成果文件的需求排在首要位置，這些重要資源部分保存在檔案館（室）中，而從檔案資源的開發(fā)利用層面看，檔案部門尚未有效開發(fā)這些原始記錄，未開展檔案的數(shù)據(jù)化工作，未建立相關(guān)專題數(shù)據(jù)庫。面對野外臺站“從定性描述性研究到定量、模型模擬、生態(tài)過程的精細(xì)化描述和預(yù)測研究的升級”[2]，檔案部門和人員尚不具備對館室藏資源整合、組織和深度挖掘的能力，相關(guān)工作有待全面推進(jìn)。

圖6 調(diào)研野外臺站各類資源利用需求情況Figure 6 Use demand of various resources of investigated field stations*注：該內(nèi)容調(diào)研問卷設(shè)計為排序題，選項平均綜合得分＝（∑ 頻數(shù)×權(quán)值）/本題填寫人次，它反映了選項的綜合排名情況，得分越高表示綜合排序越靠前The content questionnaire is designed as a ranking question, and the average comprehensive score of the options =（ ∑ frequency × weight) / the number of people who fill in this question, which reflects the comprehensive ranking of options. The higher the score, the higher the comprehensive ranking

2 野外臺站檔案建設(shè)與管理建議

2.1 將檔案納入院科技資源體系，加強(qiáng)多元主體的協(xié)同管理

從科研檔案管理的理論看，早在 20 世紀(jì)末，加拿大著名檔案學(xué)家 Terry Cook 提出“一些電子文件，如天氣、行星和環(huán)境數(shù)據(jù)，顯然具有重要的檔案價值，但卻不能接收進(jìn)館……這種文件只能由其形成者通過與檔案機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系加以保存”[3]，我國檔案管理專家提出了科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理的框架與路徑[4,5]，不斷總結(jié)探索檔案協(xié)同管理的經(jīng)驗與規(guī)律。從科研檔案管理實踐看，美國國家檔案與文件管理署（NARA）作為美國唯一的聯(lián)邦政府級檔案機(jī)構(gòu)，明確要求：觀測數(shù)據(jù)宜由擁有必要專業(yè)知識的科學(xué)數(shù)據(jù)中心持續(xù)維護(hù)，NARA 人員對數(shù)據(jù)中心的相關(guān)政策進(jìn)行審查，并確定具有長期科學(xué)價值的數(shù)據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)；要求樣品、樣本由研究人員作為項目記錄處理，研究機(jī)構(gòu)要對其加以規(guī)范管理⑤National Archives and Records Administration (NARA). Appraisal Policy of the National Archives. (2007-09-20). https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal?_ga=2.90006683.1080862192.1644389517-803561134.1644389517.。美國國家航空航天局、地質(zhì)調(diào)查局等在 NARA 指導(dǎo)下制定了本機(jī)構(gòu)文件保管期限表⑥National Aeronautics and Space Administration(NASA). NASA Records Retention Schedules. (2021-10-15). https://nodis3.gsfc.nasa.gov/NPR_attachments/NRRS_1441.1.pdf. U.S. Geological Survey (USGS). Records Disposition Schedules. https://www.usgs.gov/survey-manual/records-disposition-schedules.，規(guī)定了移交 NARA 及其所屬聯(lián)邦文件中心保管的文件范圍（其中包含永久保存數(shù)據(jù)的移交規(guī)定），同時在其相關(guān)政策指令⑦中提出與 NARA 等開展實體共享。英國洛桑試驗站早期形成的觀測記錄、樣品記錄已全部電子化并保存在其電子檔案館（Electronic Rothamsted Archive）進(jìn)行管理[6]。國內(nèi)的全國地質(zhì)資料館⑧全國地質(zhì)資料館. 國家地質(zhì)資料數(shù)據(jù)中心建設(shè)總體方案. (2020-06-21). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.、國家海洋檔案館⑨海洋檔案. 海洋信息化路上的工匠精神. (2019-05-24). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化，在科學(xué)數(shù)據(jù)管理和利用中檔案發(fā)揮了重要作用。由此可見，科研檔案已經(jīng)融入科技資源體系，協(xié)同管理、共建共享是野外臺站檔案科學(xué)、規(guī)范管理的必然選擇。

基于本次調(diào)研情況，中科院檔案館室藏中包含大量記錄本底信息和基礎(chǔ)科學(xué)數(shù)據(jù)的檔案，同時在野外臺站檔案、科學(xué)數(shù)據(jù)、標(biāo)本樣品等各類資源管理方面存在交叉和重復(fù)建設(shè)的問題，因而有必要將檔案管理納入中科院科技資源體系中，在科技資源的整體框架下，加強(qiáng)各主體的協(xié)同管理。各管理主體需以國家科技資源共建共享為出發(fā)點(diǎn)，基于各自資源與管理的特色，加強(qiáng)資源互補(bǔ)互通，從組織、制度、機(jī)制等方面加強(qiáng)協(xié)同管理。

結(jié)合國內(nèi)外協(xié)同管理的理論與實踐，中科院應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)兩方面工作：①院層面：將檔案納入中科院科技資源體系，加強(qiáng)主管業(yè)務(wù)局中科院科技促進(jìn)發(fā)展局、野外臺站數(shù)據(jù)/資源管理中心（平臺）與中科院辦公廳（中科院檔案館）等在政策標(biāo)準(zhǔn)制定、管理體系構(gòu)建、資源歸屬與流向、資源開放共享與長期保存等方面的溝通與合作，加強(qiáng)政策指導(dǎo)的一致性，避免多頭分散管理，特別要明確檔案館（室）、數(shù)據(jù)中心、野外臺站等不同資源管理主體的定位，避免資源重復(fù)建設(shè)，要將檔案管理納入國家站、院級站的考評、驗收工作，加強(qiáng)資源共建共享，共同開發(fā)高質(zhì)量數(shù)據(jù)產(chǎn)品。②研究所層面：要加強(qiáng)野外臺站管理主體職能、業(yè)務(wù)流程的整合和優(yōu)化，構(gòu)建合理的管理網(wǎng)絡(luò)和資源保管體系，要將歸檔工作納入到野外臺站各項管理制度和業(yè)務(wù)工作流程，實現(xiàn)檔案與各業(yè)務(wù)工作同步管理；檔案部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管，實現(xiàn)野外臺站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。③ 野外臺站層面：要加強(qiáng)人力資源協(xié)同，重視檔案資源收集和管理，按要求完成歸檔工作。

2.2 構(gòu)建門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的野外臺站檔案資源體系，逐步建立資源共建機(jī)制

構(gòu)建一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的野外臺站檔案資源體系，是中科院野外臺站檔案工作的基石，它決定著檔案服務(wù)科技管理和創(chuàng)新活動的廣度和深度，是全面記錄臺站發(fā)展歷史的主要任務(wù)，是科研院所治理能力建設(shè)的基本保障。中科院檔案部門（檔案館、綜合檔案室）作為檔案管理的責(zé)任主體，應(yīng)將野外臺站檔案納入全宗檔案范疇，加強(qiáng)野外臺站檔案資源與其他各類檔案資源的關(guān)聯(lián)和集成。對于保存在院所級數(shù)據(jù)中心、野外臺站、植物園、標(biāo)本館的相應(yīng)科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等要納入檔案資源體系，發(fā)揮檔案部門監(jiān)管職能，依托數(shù)字檔案館室平臺建設(shè)，實現(xiàn)野外臺站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

基于對野外臺站產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件的調(diào)研結(jié)果分析和中科院檔案資源體系的現(xiàn)狀，依據(jù)國家、中科院相關(guān)檔案法規(guī)制度的要求，建議構(gòu)建如下覆蓋野外臺站各項活動、突出野外臺站定位與目標(biāo)的檔案資源體系框架（表 8）。

在上述檔案資源體系的構(gòu)建過程中，檔案部門應(yīng)與野外臺站、數(shù)據(jù)中心等機(jī)構(gòu)建立共建機(jī)制，對于無法直接歸檔的數(shù)據(jù)、標(biāo)本、樣品等資源要加強(qiáng)協(xié)同管理，保證這部分具有檔案屬性和永久保存價值的資源能夠得到安全、規(guī)范管理，通過集約化建設(shè)塑造發(fā)展新優(yōu)勢，具體可從 2 個方面著手。

（1）對于長期觀測、監(jiān)測文件和數(shù)據(jù)的歸檔與管理。其中科研人員人工觀測、監(jiān)測及分析產(chǎn)生的記錄表、記錄本、分析表等文件應(yīng)定期歸檔，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，“任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”⑩《中華人民共和國檔案法》第三章第十四條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。對于設(shè)備自動觀測、采集形成的大批量數(shù)據(jù)和整理后的數(shù)據(jù)集，可按目前管理方式由院所數(shù)據(jù)中心、野外臺站集中管理，檔案部門要建立監(jiān)管機(jī)制，對保管機(jī)構(gòu)的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)集的元數(shù)據(jù)管理，建立“一個中央目錄以確?？稍L問”⑦，保障檔案資源可控、可追溯。對于管理不善或擬撤并的數(shù)據(jù)中心、野外臺站的數(shù)據(jù)，院所主管部門應(yīng)及時鑒定評估，“按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案”11《中華人民共和國檔案法》第三章第十六條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。

（2）對于樣品、標(biāo)本等實物的歸檔與管理。① 樣品、標(biāo)本等采集、整理時形成的記錄表、統(tǒng)計表、分析表等原始記錄，以及實物檔案目錄，應(yīng)定期歸檔并由檔案部門集中管理；② 樣品、標(biāo)本等管理過程中形成的數(shù)據(jù)集，可按目前管理方式由院所標(biāo)本館、信息中心、野外臺站規(guī)范管理，檔案部門通過監(jiān)管的模式進(jìn)行管理；③ 對實物本身的管理，可保持管理現(xiàn)狀，對于管理不善或擬撤并的實物保管機(jī)構(gòu)，院所主管部門應(yīng)及時鑒定評估，將實物檔案移交相關(guān)機(jī)構(gòu)或檔案部門管理。

1.3 加強(qiáng)野外臺站檔案資源的開發(fā)與共享利用，有效支撐科技管理和創(chuàng)新活動

野外臺站檔案資源具有鮮明的內(nèi)容特色，檔案部門應(yīng)深入分析野外臺站檔案資源的特點(diǎn)和科研工作需求，圍繞科研項目、觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)、人員、時間、地點(diǎn) 6 方面主題深化檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)引，建立野外臺站檔案資源組織模型（圖 7），為野外臺站檔案內(nèi)容深度挖掘和共享利用奠定基礎(chǔ)。

圖7 中科院野外臺站檔案資源組織模型Figure 7 Organization model of archives resources of CAS field stations

基于上述檔案資源組織模型，圍繞科研和管理人員對野外臺站信息的利用需求，現(xiàn)階段檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng) 3 個方面的檔案資源開發(fā)與共享利用。

（1）要建立基礎(chǔ)觀測監(jiān)測檔案專題數(shù)據(jù)庫，有效開發(fā)野外臺站早期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄，形成與數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)集的銜接。要在紙質(zhì)檔案數(shù)字化和檔案目錄基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)內(nèi)容深度標(biāo)引，進(jìn)一步完善采集的數(shù)據(jù)要素、時空信息等內(nèi)容，為全面了解和深度開發(fā)早期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源提供支撐。要加強(qiáng)與院所數(shù)據(jù)中心、資源中心等機(jī)構(gòu)的合作，探索由專業(yè)研究人員負(fù)責(zé)早期檔案的數(shù)據(jù)化工作，形成規(guī)范的可共享的數(shù)據(jù)集，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，并逐步納入院開放共享科技資源體系，實現(xiàn)多平臺集成管理與服務(wù)。

架框系體源資案檔站臺外野院科 8 中表Table 8 Framework of archives resource system of CAS field stations據(jù)依度制圍范檔歸的件文、據(jù)數(shù)成形站臺外野類門案檔規(guī)限期管》保范案）》（DA/T 2）》規(guī)檔》范檔書范文）規(guī)》規(guī)規(guī)建》范令 第8號檔定第15號范理檔案范和規(guī)令管建檔）規(guī)圍建理部案備目檔案管術(shù)檔設(shè)項建檔局檔案技題器設(shè)案歸案書檔學(xué)課度儀建檔料檔文4）究科究制研本像材家院研、研的科基2015〕176 號聲件國學(xué)術(shù)局術(shù)到院院〔院文關(guān)》（科技案技學(xué)學(xué)字學(xué)國學(xué)檔學(xué)表1提科科辦科機(jī)科家科中國國發(fā)國①《 定中②《 （ZKY/B002-①《國 （②《文中中科中③《（ZKY/B002-4）《（《（ZKY/B002-5）科始成，原集；的件等據(jù)等果獨(dú)文本數(shù)片成單等錄和底研，準(zhǔn)記錄、科中標(biāo)、記片要案、表的照重檔范錄析的；像規(guī)記分成片聲務(wù)括和形底入業(yè)包理動、放；的，整活片先件發(fā)據(jù)過等行大照優(yōu)文制數(shù)經(jīng)集執(zhí)重的可等，、集，據(jù)圍、本件度件錄據(jù)集數(shù)范議標(biāo)文制文）記數(shù)據(jù)、檔會品等理等中測和數(shù)錄歸要樣頻管理案監(jiān)錄和記的重；視、管檔測記錄究定開片音障目題觀的記研規(guī)召底、）保項課的析始察院織、片理勤、研期分原觀科組片底管后劃科長和的、中；照、行；、計入、理成表按等的片進(jìn)件理、放的整形析：片成照件文管結(jié)先中分案底形等施總件統(tǒng)過察、檔、作的條并設(shè)、文行優(yōu)系經(jīng)考表的片工本理撤礎(chǔ)劃等執(zhí)應(yīng)的等查計成照等標(biāo)管構(gòu)基規(guī)議圍據(jù)象告調(diào)統(tǒng)形的察品案機(jī)、作會范數(shù)現(xiàn)報等、目成考樣檔，費(fèi)工或檔類然析境表項形查、像設(shè)經(jīng)務(wù)動歸各自分環(huán)錄件設(shè)等調(diào)察聲建、業(yè)活的的對、、記文建查、考按，、員站流定析：表源的件的件本檢測查號址人臺交規(guī)分據(jù)析資成文造文基、監(jiān)調(diào)見選站：外院、數(shù)分：形件關(guān)改關(guān)的察測、互站臺件對科集和、據(jù)集文相、相建視觀測的）臺：文、中采件表數(shù)采關(guān)的護(hù)的擴(kuò)導(dǎo)、監(jiān)案案：件類務(wù)按要文計和物相置維設(shè)和領(lǐng)究測檔檔件文理服：需測統(tǒng)件實的購、建建外研片文類管放案究監(jiān)；文等制備用統(tǒng)改內(nèi)題。觀研照革理務(wù)開檔研、集察本研設(shè)使系、院課等的科照沿管業(yè)、題題測據(jù)考標(biāo)備器備測建：：片量與參史政研傳課課研：觀數(shù)期和、、設(shè)儀設(shè)觀類類底批立新容理研、：建站品器要器要內(nèi)2 行1 歷3 科宣普1 科注（2 長錄查記3 調(diào)4 樣1 儀2 重3 儀4 重臺1 管2 科片注，照（類（案備目案案書案檔設(shè)項檔檔文檔研器案建案片頻科儀檔基檔照音科技檔案聲像檔案）案檔片照照參容內(nèi)（案檔頻視）》定15號規(guī)第理令管部案技檔科究、研局術(shù)案技檔學(xué)家科國《（物實等本標(biāo)、本樣、品樣案檔物實

（2）以時間為線，圍繞科研項目、人員、事件等主題形成野外臺站發(fā)展歷史檔案專題庫和專題展覽，為臺站歷史研究和傳承科學(xué)家精神服務(wù)?；谝巴馀_站網(wǎng)站普遍缺少歷史沿革內(nèi)容的現(xiàn)狀，急需以檔案為憑證，清晰回溯野外臺站的發(fā)展歷史及各階段科研成就，展示為野外臺站建設(shè)奉獻(xiàn)的重要人物，真實反映中科院野外臺站開放共享、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等重要里程碑事件。縱觀中科院野外臺站的發(fā)展歷程，它培養(yǎng)造就了眾多杰出的科學(xué)家，他們堅守在野外科研一線，親赴雪域高原、沙漠戈壁、深山老林等遠(yuǎn)離城市、條件艱苦的野外長期開展試驗，產(chǎn)生了很多可歌可泣的典型人物和事跡，在現(xiàn)階段開展“傳承老科學(xué)家精神”的重要時期，有必要通過豐富的野外臺站檔案資源展示這些科學(xué)家不為名利、忍耐寂寞、勇于創(chuàng)新的精神風(fēng)貌，將一代又一代野外臺站的科學(xué)精神傳承下去。

（3）面向科研管理決策和科研創(chuàng)新工作，構(gòu)建科研檔案知識圖譜，提供檔案知識服務(wù)。要深入分析科研工作需求，基于科研檔案特征與館室藏檔案資源基礎(chǔ)，分析挖掘科研項目、科研成果、科研人員、科研團(tuán)隊、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等知識單元并構(gòu)建多維度關(guān)聯(lián)，形成多學(xué)科交叉、各類資源整合的科研檔案知識圖譜和可視化展示，喚醒檔案這座“沉睡的寶藏”，為中科院科技創(chuàng)新提供檔案知識服務(wù)。