李 淼 梁 昊 葉 甜 孟理靜 譚明亮 岳 曉 李興娟 李盛楠 楊 萍 潘亞男*
1 中國(guó)科學(xué)院 檔案館 北京 1001902 中國(guó)科學(xué)院遺傳與發(fā)育生物學(xué)研究所 北京 1001013 中國(guó)科學(xué)院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院 蘭州 7300004 中國(guó)科學(xué)院沈陽(yáng)應(yīng)用生態(tài)研究所 沈陽(yáng) 1100165 中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心 北京 1001906 中國(guó)科學(xué)院 科技促進(jìn)發(fā)展局 北京 100864
“檔案工作存史資政育人,是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)”①國(guó)家檔案局. 國(guó)家檔案局印發(fā)《通知》要求認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作重要批示.(2021-07-29). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202107/4447a48629a74bfba6ae8585fc133162.shtml.?!啊奈濉瘯r(shí)期,檔案作為重要信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn),價(jià)值日益凸顯,檔案工作對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出”②國(guó)家檔案局. 中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》. (2021-06-08). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1 b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.。如何提升檔案治理效能,更好地支撐、服務(wù)科技創(chuàng)新活動(dòng),是中國(guó)科學(xué)院(簡(jiǎn)稱“中科院”)檔案工作面臨的重要任務(wù),也是建設(shè)現(xiàn)代科研院所的應(yīng)有之義。
近年來(lái),國(guó)家愈加重視對(duì)科研檔案特別是科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本的歸檔及其管理工作。2020年國(guó)家檔案局、科學(xué)技術(shù)部發(fā)布第 15 號(hào)令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱“第 15 號(hào)令”),對(duì)科研檔案管理提出了新的要求,明確歸檔范圍應(yīng)包括“……科學(xué)數(shù)據(jù);研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實(shí)物及其目錄、圖片等”③國(guó)家檔案局 中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令 第15號(hào). 科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定. (2020-09-11). http://www.gov.cn/gongbao/content/2020/content_5565834.htm?ivk_sa=1024320u.;2021年中辦、國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,要求“大力推動(dòng)科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”②。野外臺(tái)站形成的檔案是上述歸檔內(nèi)容的集中體現(xiàn),因而新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)野外臺(tái)站檔案的規(guī)范管理是豐富科研檔案資源體系、解決科研檔案管理突出性問(wèn)題的重要環(huán)節(jié)。
中科院自建院以來(lái)共有 50 余個(gè)研究所建立了近 300 個(gè)野外臺(tái)站,其中國(guó)家站 68 個(gè)(占國(guó)家站總數(shù)的 40.7%),涉及生態(tài)、環(huán)境、農(nóng)業(yè)、海洋、地球物理、天文、空間、金屬腐蝕等研究領(lǐng)域[1]。野外臺(tái)站是重要的國(guó)家科技創(chuàng)新基地,為科學(xué)研究提供了大量、直接、綜合和長(zhǎng)期的第一手?jǐn)?shù)據(jù)和資料,在服務(wù)國(guó)家和地方農(nóng)業(yè)發(fā)展、生態(tài)建設(shè)、環(huán)境治理、資源可持續(xù)利用、災(zāi)害防治等方面發(fā)揮著重要科技支撐作用。中科院野外臺(tái)站分布范圍廣、多處偏遠(yuǎn)地區(qū),臺(tái)站隸屬不同的法人單位,依托管理層次不同,臺(tái)站規(guī)模大小不一,人員調(diào)整、變化頻繁;新時(shí)期野外臺(tái)站信息化、智能化水平日益提高,形成的數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)迅猛;作為科技支撐平臺(tái),既要滿足越來(lái)越多的重點(diǎn)科學(xué)研究任務(wù),又要服務(wù)于國(guó)家重大需求,同時(shí)也要服務(wù)于地方科技示范需求和部門業(yè)務(wù)需求等,這些特征給野外臺(tái)站的檔案管理工作提出了更高要求,也給科研檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為了完善中科院野外臺(tái)站檔案管理體系,提高中科院科研檔案管理水平,更好地服務(wù)科技創(chuàng)新活動(dòng),中科院檔案館牽頭對(duì) 50 個(gè)院屬單位所屬野外臺(tái)站的數(shù)據(jù)、文件形成及其歸檔情況、檔案保管與利用現(xiàn)狀進(jìn)行了詳實(shí)調(diào)研。本文以調(diào)研數(shù)據(jù)為研究基礎(chǔ),總結(jié)分析了中科院野外臺(tái)站檔案管理的現(xiàn)狀,對(duì)野外臺(tái)站檔案管理的突出問(wèn)題提出了思考與完善建議。
本次調(diào)研采取問(wèn)卷調(diào)查與訪談兩種方式相結(jié)合。收回有效問(wèn)卷 153 份,受訪者所在單位涉及50個(gè)院屬單位(野外臺(tái)站依托單位)、137 個(gè)野外臺(tái)站(表 1、表 2),重點(diǎn)訪談野外臺(tái)站及相關(guān)管理部門 5 個(gè),涉及的野外臺(tái)站范圍廣、類型全,調(diào)研人員含野外臺(tái)站管理人員(站長(zhǎng)、副站長(zhǎng)、駐站管理人員和科研人員等)及其依托單位檔案部門人員,填報(bào)數(shù)據(jù)具有可信度,因而能夠反映出中科院野外臺(tái)站檔案管理的基本情況。
表1 調(diào)研野外臺(tái)站的構(gòu)成情況Table 1 Composition of investigated CAS field stations
表2 調(diào)研野外臺(tái)站的所屬研究領(lǐng)域情況Table 2 Research fields of investigated CAS field stations
(1)具有較完善的檔案管理體制,保障野外臺(tái)站檔案工作開(kāi)展與檔案資源建設(shè)。中科院檔案工作堅(jiān)持院所兩級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)、統(tǒng)分結(jié)合的管理體制。中科院辦公廳是全院檔案工作的主管部門,中科院檔案館受辦公廳委托,履行全院檔案工作行政管理和業(yè)務(wù)建設(shè)職能,并依法集中保管院屬單位具有永久保存價(jià)值的檔案;院屬單位設(shè)置綜合檔案室、配備專職檔案人員,歸口管理本單位各類檔案工作,要求對(duì)單位內(nèi)各野外臺(tái)站的檔案和檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理;野外臺(tái)站的主管部門及各臺(tái)站應(yīng)配備兼職檔案人員,負(fù)責(zé)歸檔工作。這種自上而下的檔案管理體制,較好地保證了野外臺(tái)站的檔案工作開(kāi)展和檔案資源管護(hù)。從對(duì) 50 個(gè)院屬單位綜合檔案室的調(diào)研反饋情況看(圖 1),多數(shù)單位能夠?qū)σ巴馀_(tái)站形成的文書(shū)檔案、科研課題檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案等進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
圖1 中科院50個(gè)院屬單位野外臺(tái)站檔案集中統(tǒng)一管理現(xiàn)狀(按單位數(shù)量統(tǒng)計(jì))Figure 1 Current situation of centralized and unified management of field station archives of 50 CAS affiliated institutions (counted by number of institutions)
(2)具有相應(yīng)的檔案管理制度依據(jù),指導(dǎo)野外臺(tái)站檔案管理。中科院歷來(lái)重視野外臺(tái)站檔案的管理,從 1964年制定全院科技檔案管理制度起,一直將野外臺(tái)站形成的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件納入歸檔范圍(表 3)。從調(diào)研情況看,77% 的國(guó)家級(jí)野外臺(tái)站的管理制度中明確了文件歸檔或數(shù)據(jù)歸檔的要求,甚至部分野外臺(tái)站制定了專門的檔案管理制度。新時(shí)期,《中國(guó)科學(xué)院“十四五”檔案工作發(fā)展規(guī)劃》中更明確提出要“規(guī)范并加強(qiáng)野外臺(tái)站建檔工作”。這些制度和規(guī)劃為野外臺(tái)站檔案資源規(guī)范管理提供了重要依據(jù)和保障。
表3 中科院野外臺(tái)站檔案管理相關(guān)制度沿革Table 3 List of main regulations for archives management of CAS field stations
(3)歸檔保存了較豐富的野外臺(tái)站檔案,形成了特色鮮明的專題檔案資源。野外臺(tái)站是開(kāi)展野外觀測(cè)、試驗(yàn)、研究和示范的科研平臺(tái),在科學(xué)發(fā)展和滿足國(guó)家戰(zhàn)略需求方面具有重要的地位和不可替代的作用,其形成的觀測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等是不可重復(fù)、不可再生的基礎(chǔ)科技資源。野外臺(tái)站檔案是野外臺(tái)站在管理、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,囊括了文書(shū)、科研、基建、設(shè)備、聲像等各門類檔案內(nèi)容,其中野外臺(tái)站形成的科研檔案中既有常規(guī)的科研課題(項(xiàng)目)檔案,又包含上述觀測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本等特色檔案內(nèi)容。據(jù)初步統(tǒng)計(jì),中科院檔案館館藏有 200 余個(gè)野外臺(tái)站的相關(guān)檔案內(nèi)容,是國(guó)內(nèi)任何一家檔案館所無(wú)法企及的。從觀測(cè)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本目錄檔案看,由于 20 世紀(jì) 90年代前多采用紙質(zhì)記錄形式,因而大量的觀測(cè)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本目錄已歸檔并已移交到中科院檔案館保存,館藏最早的觀測(cè)數(shù)據(jù)可追溯到 1912年徐家匯、佘山天文臺(tái)形成的氣象觀測(cè)記錄,最早的標(biāo)本目錄為鐘觀光先生所著的植物標(biāo)本目錄。中科院成立最早的生態(tài)站——寧夏沙坡頭沙漠生態(tài)系統(tǒng)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站(以下簡(jiǎn)稱“沙坡頭站”),歸檔保存了綜合事務(wù)管理、科研課題、動(dòng)植物標(biāo)本、土壤樣品等豐富的檔案資源,通過(guò)檔案真實(shí)、全面地記錄了該站近 70年的發(fā)展歷程(圖 2)。同時(shí)中科院檔案館還保存有重要科研成果檔案(圖 3)、臺(tái)站發(fā)展歷史檔案,以及相關(guān)科學(xué)家(如高魯、劉慎諤、張鈺哲等)的檔案(見(jiàn)封三),這些檔案一方面真實(shí)記錄和反映了野外臺(tái)站的發(fā)展歷史和科研歷程,是重要的科技文化遺產(chǎn);一方面蘊(yùn)藏了較全面、系統(tǒng)的原始的科學(xué)數(shù)據(jù)資源,是中科院重要的基礎(chǔ)科技資源。
圖2 沙坡頭站紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案Figure 2 Paper archives and physical archives of Shapotou Desert Research and Experiment Station
圖3 天山冰川觀測(cè)試驗(yàn)站科研檔案——照片記錄烏魯木齊河源1號(hào)冰川60年變遷Figure 3 Scientific research archives of Tianshan Glaciological Station—Photos record changes of Glacier No.1 at headwater of Urumqi River
1.2.1 野外臺(tái)站檔案處于多頭分散管理狀態(tài)
野外臺(tái)站是國(guó)家基礎(chǔ)科技資源的重要來(lái)源,從調(diào)研情況看,其產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本、檔案等資源目前分屬不同的管理主體,且各自形成了相對(duì)獨(dú)立的管理體系(表 4)。這一多頭管理的現(xiàn)狀明顯與我國(guó)檔案法律法規(guī)“集中統(tǒng)一管理”的要求,以及第15號(hào)令將“科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等”納入科研檔案歸檔范圍的規(guī)定不符。
表4 中科院野外臺(tái)站管理主體情況Table 4 Management subjects of CAS field stations
從對(duì) 50 個(gè)院屬單位檔案部門的調(diào)研反饋情況看(圖 4),觀測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本基本由野外臺(tái)站自行保管,未納入歸檔范圍和檔案部門管理范疇;常規(guī)檔案門類管理方面,超過(guò) 30% 的單位對(duì)野外臺(tái)站的文書(shū)、科研課題、基建、設(shè)備等檔案尚未進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,78% 的單位未對(duì)野外臺(tái)站的聲像檔案(包括照片、音頻、視頻檔案)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理;仍有部分單位的野外臺(tái)站文件、數(shù)據(jù)分散保存在其他相關(guān)部門或個(gè)人手中。
圖4 中科院野外臺(tái)站各類檔案集中統(tǒng)一管理情況(按單位數(shù)量統(tǒng)計(jì))Figure 4 Centralized and unified management of various archives of CAS field stations
野外臺(tái)站檔案資源分散管理的狀況會(huì)給臺(tái)站管理和科學(xué)研究工作帶來(lái)弊端。根據(jù)中科院檔案館館藏檔案梳理,建立于20世紀(jì)50年代的某臺(tái)站因缺少早期成立的相關(guān)文件,其歷史沿革無(wú)法完整記錄;某些臺(tái)站因未歸檔保存早期的觀測(cè)、科考數(shù)據(jù)和底片造成資源丟失,嚴(yán)重影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)長(zhǎng)期積累和科研工作的延續(xù)性?!皺n案不全、甚至沒(méi)有檔案,就會(huì)影響出成果、出人才”④1987年,中科院召開(kāi)科技檔案工作會(huì)議,時(shí)任中科院副院長(zhǎng)孫鴻烈出席會(huì)議并講話。
1.2.2 缺乏針對(duì)性的檔案管理制度體系和約束機(jī)制
中科院自 20 世紀(jì) 80年代開(kāi)始籌建野外臺(tái)站網(wǎng)絡(luò),先后建立了中國(guó)生態(tài)系統(tǒng)研究網(wǎng)絡(luò)(CERN)、高寒區(qū)地表過(guò)程與環(huán)境觀測(cè)研究網(wǎng)絡(luò)(HORN)、日地空間環(huán)境觀測(cè)研究網(wǎng)絡(luò)(STERN)、近海海洋環(huán)境觀測(cè)研究網(wǎng)絡(luò)(OMORN)等 4 個(gè)綜合觀測(cè)研究網(wǎng)絡(luò)和 6 個(gè)專項(xiàng)觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)。其中 CERN 是生態(tài)系統(tǒng)領(lǐng)域國(guó)家野外站的主體,主導(dǎo)、引領(lǐng)了我國(guó)生態(tài)系統(tǒng)領(lǐng)域國(guó)家野外站建設(shè)、發(fā)展的方向;CERN 在國(guó)際上是與美國(guó)長(zhǎng)期生態(tài)研究網(wǎng)絡(luò)(LTER Network)、英國(guó)環(huán)境變化網(wǎng)絡(luò)(ECN)齊名的世界三大國(guó)家級(jí)生態(tài)網(wǎng)絡(luò)之一,具有重要影響力,在野外站網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中,野外臺(tái)站的規(guī)范化管理水平不斷提升[1]。但是,中科院野外臺(tái)站的檔案管理工作一直未引起各級(jí)管理層的重視,目前仍處于相對(duì)落后的狀態(tài)。相較于野外臺(tái)站網(wǎng)絡(luò)近年來(lái)的迅猛發(fā)展,特別是在野外臺(tái)站網(wǎng)絡(luò)體制機(jī)制和規(guī)范制度日益建立、健全,管理體制和運(yùn)行機(jī)制逐步完善,建制化優(yōu)勢(shì)和網(wǎng)絡(luò)化特征突出的背景下,作為管理工作的一個(gè)重要方面,野外臺(tái)站的檔案管理近年來(lái)卻存在被弱化的問(wèn)題,其中檔案制度體系不健全、缺少有效的約束機(jī)制是重要表現(xiàn)。
從中科院層面看,野外臺(tái)站的檔案管理缺乏頂層設(shè)計(jì),缺少制度體系設(shè)計(jì)和有效管理機(jī)制。針對(duì)野外臺(tái)站檔案管理的特殊性、復(fù)雜性問(wèn)題,當(dāng)前缺少對(duì)檔案管理職責(zé)體系、歸檔范圍、共享利用和安全管理等方面的具體規(guī)定和要求,現(xiàn)有制度體系中沒(méi)有針對(duì)野外臺(tái)站檔案管理的專門性制度?,F(xiàn)行的《中國(guó)科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》僅對(duì)納入課題研究范圍的觀測(cè)、調(diào)查考察的資料要求歸檔保存,而對(duì)于未納入課題研究范疇的系統(tǒng)的、長(zhǎng)期觀測(cè)的原始記錄則缺少規(guī)定,因而造成這部分重要資源游離于檔案之外。在《關(guān)于規(guī)范我院野外站網(wǎng)絡(luò)的通知》《中國(guó)科學(xué)院野外臺(tái)站國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》等制度及野外臺(tái)站驗(yàn)收考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中,缺少對(duì)文件、數(shù)據(jù)歸檔及檔案管理的要求,缺少對(duì)野外臺(tái)站檔案管理的有效考核和約束機(jī)制。
從研究所、野外臺(tái)站層面看,缺少切實(shí)可行的臺(tái)站檔案管理制度和相關(guān)要求。從調(diào)研情況看,55 個(gè)野外臺(tái)站(占調(diào)研總數(shù) 40%)未在相關(guān)管理制度中明確規(guī)定“歸檔”或“檔案管理”的要求。同時(shí)各級(jí)野外臺(tái)站的檔案管理制度呈現(xiàn)分化態(tài)勢(shì)(表 5),國(guó)家站管理雖然相對(duì)規(guī)范,但未明確歸檔或檔案管理要求的仍占 22.82%;院級(jí)站、所級(jí)站未明確歸檔或檔案管理要求的占 50% 以上;室/組級(jí)站管理相對(duì)隨意,各野外臺(tái)站缺少歸檔或檔案管理要求。
表5 調(diào)研野外臺(tái)站檔案管理制度情況Table 5 Archive management regulations of investigated field stations
1.2.3 野外臺(tái)站缺少必要的檔案保管設(shè)施及條件
野外臺(tái)站大都位于遠(yuǎn)離研究所的偏遠(yuǎn)野外區(qū)域,且站點(diǎn)分布分散,檔案管理相對(duì)獨(dú)立,異地管理難度很大。從調(diào)研情況看,規(guī)模普遍較?。?0 人以下臺(tái)站占比 60.8%),野外臺(tái)站的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)有限,因而檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、保管條件欠缺,檔案存在蟲(chóng)蛀、高溫、高濕等安全隱患;所級(jí)站、室/組級(jí)站多因階段性工作而設(shè)立,其變動(dòng)、撤銷情況時(shí)有發(fā)生,機(jī)構(gòu)與人員變動(dòng)過(guò)程中存在檔案丟失的安全風(fēng)險(xiǎn);從內(nèi)設(shè)管理部門看,僅有 17.6% 的臺(tái)站設(shè)有管理部門,負(fù)責(zé)綜合性事務(wù)工作,73.9% 的臺(tái)站配備了相關(guān)管理崗位人員(如數(shù)據(jù)管理、設(shè)備管理等),多由科研人員兼任,各野外臺(tái)站均未設(shè)立檔案部門或配備專兼職檔案人員,檔案專業(yè)管理能力明顯欠缺。
野外臺(tái)站檔案是國(guó)家和中科院的寶貴財(cái)富和信息資源,檔案安全保管需要配置適宜的庫(kù)房、必要的設(shè)施設(shè)備。但從調(diào)研現(xiàn)狀看,目前多數(shù)野外臺(tái)站檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有限,暫時(shí)不能配置獨(dú)立的檔案保管庫(kù)房、設(shè)置檔案部門或配備專職檔案人員,不具備獨(dú)立承擔(dān)檔案安全保管的條件和能力,野外臺(tái)站各類檔案資源需要由其依托單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理。
1.2.4 野外臺(tái)站部分重要檔案資源處于失存狀態(tài)
野外臺(tái)站圍繞“長(zhǎng)期觀測(cè)、科學(xué)研究、示范應(yīng)用、開(kāi)放服務(wù)”的目標(biāo)和定位開(kāi)展工作。根據(jù)調(diào)研情況,野外臺(tái)站主要形成長(zhǎng)期觀測(cè)數(shù)據(jù)、行政管理性文件、研究成果文件等 8 個(gè)方面的資源內(nèi)容(圖 5),應(yīng)納入相應(yīng)檔案門類的歸檔范圍。但從管理現(xiàn)狀看,每一類資源的構(gòu)成體系、具體的歸檔范圍等缺少相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,各野外臺(tái)站歸檔及管理情況差異很大。
圖5 調(diào)研野外臺(tái)站資源構(gòu)成情況Figure 5 Resources composition of investigated field stations注:該內(nèi)容調(diào)研問(wèn)卷設(shè)計(jì)為多選題,選項(xiàng)百分比=該選項(xiàng)被選擇次數(shù)÷有效答卷份數(shù),所以對(duì)于多選題百分比相加可能超過(guò)100%The survey questionnaire of this content is designed to be multi topic, and the percentage of options = the number of times this option is selected ÷ the number of valid answers, so the sum of the percentage of multi topic may exceed 100%
在野外臺(tái)站的核心檔案資源——數(shù)據(jù)管理方面,國(guó)家、中科院及院屬單位對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量審核、數(shù)據(jù)匯交制度等都有相對(duì)成熟的規(guī)范和要求,但各野外臺(tái)站匯交管理狀況不盡相同,不同級(jí)別臺(tái)站差異較大(表 6)。國(guó)家站、院級(jí)站基本能做到規(guī)范化管理,絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)都通過(guò)野外站網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行匯交、運(yùn)維和管理,并長(zhǎng)期保存;而所級(jí)站、室/組級(jí)站則多散存在站長(zhǎng)、副站長(zhǎng)或相關(guān)個(gè)人手中,這部分?jǐn)?shù)據(jù)資源面臨著人員變動(dòng)、機(jī)構(gòu)撤并等問(wèn)題,極有可能帶來(lái)數(shù)據(jù)缺失或散落的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于野外臺(tái)站自主管理和處置的數(shù)據(jù),如自主監(jiān)測(cè)及野外調(diào)查記錄、樣品標(biāo)本采集原始記錄、站務(wù)管理數(shù)據(jù)、中間計(jì)算數(shù)據(jù)等,從長(zhǎng)期保存的角度,這部分資源面臨著失存風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。
表6 調(diào)研野外臺(tái)站的數(shù)據(jù)資源匯交與管理情況Table 6 Data collection and management of investigated field stations
在對(duì)樣品標(biāo)本的管理方面,根據(jù)調(diào)研問(wèn)卷統(tǒng)計(jì),68 個(gè)野外臺(tái)站未建立樣品庫(kù)、標(biāo)本館或相關(guān)管理場(chǎng)所,一部分樣品、標(biāo)本等實(shí)物處于無(wú)專人管理的狀態(tài);在樣品標(biāo)本等實(shí)物歸檔意識(shí)方面,有 31.37% 的問(wèn)卷認(rèn)為僅歸檔目錄數(shù)據(jù)即可,不必進(jìn)行實(shí)物歸檔保存,甚至個(gè)別臺(tái)站人員認(rèn)為實(shí)物及目錄都不必歸檔保存,這明顯與第 15 號(hào)令管理要求相悖。
1.2.5 野外臺(tái)站檔案管理自動(dòng)化、信息化水平較低
在野外臺(tái)站電子檔案資源管理方面,存在著海量數(shù)據(jù)歸檔難、存儲(chǔ)難的問(wèn)題。近年來(lái),野外臺(tái)站科研與管理自動(dòng)化水平不斷提升,結(jié)合衛(wèi)星遙感、無(wú)人機(jī)、激光雷達(dá)等新技術(shù)開(kāi)展多維多時(shí)空自動(dòng)化監(jiān)測(cè),獲取了大范圍、多尺度、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的高頻次、高精度數(shù)據(jù),部分?jǐn)?shù)據(jù)達(dá)到海量級(jí)別。根據(jù)調(diào)研問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)(表 7),野外臺(tái)站存量數(shù)據(jù)日益增多,增量數(shù)據(jù)增速加快,科學(xué)數(shù)據(jù)體量較大,如某觀象臺(tái)每年數(shù)據(jù)量將達(dá)到 PB 級(jí)別,給數(shù)據(jù)自動(dòng)收集、長(zhǎng)期存儲(chǔ)和共享利用等工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。野外臺(tái)站的信息化要求同步推進(jìn)檔案信息化建設(shè),但從 50 個(gè)野外臺(tái)站依托單位的調(diào)研情況下,38 個(gè)單位(占比 76%)暫未研發(fā)或購(gòu)置檔案管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備,48 個(gè)單位(占比 96%)尚未開(kāi)發(fā)歸檔接口、不能實(shí)現(xiàn)各類資源在線歸檔和管理。
表7 調(diào)研野外臺(tái)站數(shù)據(jù)存量及增量情況統(tǒng)計(jì)表Table 7 Statistics of data stock and increment of investigated field stations
在野外臺(tái)站檔案資源共享利用方面,存在著科研利用需求旺盛與臺(tái)站檔案資源開(kāi)發(fā)不足的矛盾。從研究人員對(duì)臺(tái)站信息的利用需求看(圖 6),觀測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、樣品標(biāo)本資源、研究成果文件的需求排在首要位置,這些重要資源部分保存在檔案館(室)中,而從檔案資源的開(kāi)發(fā)利用層面看,檔案部門尚未有效開(kāi)發(fā)這些原始記錄,未開(kāi)展檔案的數(shù)據(jù)化工作,未建立相關(guān)專題數(shù)據(jù)庫(kù)。面對(duì)野外臺(tái)站“從定性描述性研究到定量、模型模擬、生態(tài)過(guò)程的精細(xì)化描述和預(yù)測(cè)研究的升級(jí)”[2],檔案部門和人員尚不具備對(duì)館室藏資源整合、組織和深度挖掘的能力,相關(guān)工作有待全面推進(jìn)。
圖6 調(diào)研野外臺(tái)站各類資源利用需求情況Figure 6 Use demand of various resources of investigated field stations*注:該內(nèi)容調(diào)研問(wèn)卷設(shè)計(jì)為排序題,選項(xiàng)平均綜合得分=(∑ 頻數(shù)×權(quán)值)/本題填寫人次,它反映了選項(xiàng)的綜合排名情況,得分越高表示綜合排序越靠前The content questionnaire is designed as a ranking question, and the average comprehensive score of the options =( ∑ frequency × weight) / the number of people who fill in this question, which reflects the comprehensive ranking of options. The higher the score, the higher the comprehensive ranking
從科研檔案管理的理論看,早在 20 世紀(jì)末,加拿大著名檔案學(xué)家 Terry Cook 提出“一些電子文件,如天氣、行星和環(huán)境數(shù)據(jù),顯然具有重要的檔案價(jià)值,但卻不能接收進(jìn)館……這種文件只能由其形成者通過(guò)與檔案機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系加以保存”[3],我國(guó)檔案管理專家提出了科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理的框架與路徑[4,5],不斷總結(jié)探索檔案協(xié)同管理的經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律。從科研檔案管理實(shí)踐看,美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署(NARA)作為美國(guó)唯一的聯(lián)邦政府級(jí)檔案機(jī)構(gòu),明確要求:觀測(cè)數(shù)據(jù)宜由擁有必要專業(yè)知識(shí)的科學(xué)數(shù)據(jù)中心持續(xù)維護(hù),NARA 人員對(duì)數(shù)據(jù)中心的相關(guān)政策進(jìn)行審查,并確定具有長(zhǎng)期科學(xué)價(jià)值的數(shù)據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn);要求樣品、樣本由研究人員作為項(xiàng)目記錄處理,研究機(jī)構(gòu)要對(duì)其加以規(guī)范管理⑤National Archives and Records Administration (NARA). Appraisal Policy of the National Archives. (2007-09-20). https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal?_ga=2.90006683.1080862192.1644389517-803561134.1644389517.。美國(guó)國(guó)家航空航天局、地質(zhì)調(diào)查局等在 NARA 指導(dǎo)下制定了本機(jī)構(gòu)文件保管期限表⑥National Aeronautics and Space Administration(NASA). NASA Records Retention Schedules. (2021-10-15). https://nodis3.gsfc.nasa.gov/NPR_attachments/NRRS_1441.1.pdf. U.S. Geological Survey (USGS). Records Disposition Schedules. https://www.usgs.gov/survey-manual/records-disposition-schedules.,規(guī)定了移交 NARA 及其所屬聯(lián)邦文件中心保管的文件范圍(其中包含永久保存數(shù)據(jù)的移交規(guī)定),同時(shí)在其相關(guān)政策指令⑦中提出與 NARA 等開(kāi)展實(shí)體共享。英國(guó)洛桑試驗(yàn)站早期形成的觀測(cè)記錄、樣品記錄已全部電子化并保存在其電子檔案館(Electronic Rothamsted Archive)進(jìn)行管理[6]。國(guó)內(nèi)的全國(guó)地質(zhì)資料館⑧全國(guó)地質(zhì)資料館. 國(guó)家地質(zhì)資料數(shù)據(jù)中心建設(shè)總體方案. (2020-06-21). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.、國(guó)家海洋檔案館⑨海洋檔案. 海洋信息化路上的工匠精神. (2019-05-24). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化,在科學(xué)數(shù)據(jù)管理和利用中檔案發(fā)揮了重要作用。由此可見(jiàn),科研檔案已經(jīng)融入科技資源體系,協(xié)同管理、共建共享是野外臺(tái)站檔案科學(xué)、規(guī)范管理的必然選擇。
基于本次調(diào)研情況,中科院檔案館室藏中包含大量記錄本底信息和基礎(chǔ)科學(xué)數(shù)據(jù)的檔案,同時(shí)在野外臺(tái)站檔案、科學(xué)數(shù)據(jù)、標(biāo)本樣品等各類資源管理方面存在交叉和重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題,因而有必要將檔案管理納入中科院科技資源體系中,在科技資源的整體框架下,加強(qiáng)各主體的協(xié)同管理。各管理主體需以國(guó)家科技資源共建共享為出發(fā)點(diǎn),基于各自資源與管理的特色,加強(qiáng)資源互補(bǔ)互通,從組織、制度、機(jī)制等方面加強(qiáng)協(xié)同管理。
結(jié)合國(guó)內(nèi)外協(xié)同管理的理論與實(shí)踐,中科院應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)兩方面工作:①院層面:將檔案納入中科院科技資源體系,加強(qiáng)主管業(yè)務(wù)局中科院科技促進(jìn)發(fā)展局、野外臺(tái)站數(shù)據(jù)/資源管理中心(平臺(tái))與中科院辦公廳(中科院檔案館)等在政策標(biāo)準(zhǔn)制定、管理體系構(gòu)建、資源歸屬與流向、資源開(kāi)放共享與長(zhǎng)期保存等方面的溝通與合作,加強(qiáng)政策指導(dǎo)的一致性,避免多頭分散管理,特別要明確檔案館(室)、數(shù)據(jù)中心、野外臺(tái)站等不同資源管理主體的定位,避免資源重復(fù)建設(shè),要將檔案管理納入國(guó)家站、院級(jí)站的考評(píng)、驗(yàn)收工作,加強(qiáng)資源共建共享,共同開(kāi)發(fā)高質(zhì)量數(shù)據(jù)產(chǎn)品。②研究所層面:要加強(qiáng)野外臺(tái)站管理主體職能、業(yè)務(wù)流程的整合和優(yōu)化,構(gòu)建合理的管理網(wǎng)絡(luò)和資源保管體系,要將歸檔工作納入到野外臺(tái)站各項(xiàng)管理制度和業(yè)務(wù)工作流程,實(shí)現(xiàn)檔案與各業(yè)務(wù)工作同步管理;檔案部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管,實(shí)現(xiàn)野外臺(tái)站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。③ 野外臺(tái)站層面:要加強(qiáng)人力資源協(xié)同,重視檔案資源收集和管理,按要求完成歸檔工作。
構(gòu)建一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的野外臺(tái)站檔案資源體系,是中科院野外臺(tái)站檔案工作的基石,它決定著檔案服務(wù)科技管理和創(chuàng)新活動(dòng)的廣度和深度,是全面記錄臺(tái)站發(fā)展歷史的主要任務(wù),是科研院所治理能力建設(shè)的基本保障。中科院檔案部門(檔案館、綜合檔案室)作為檔案管理的責(zé)任主體,應(yīng)將野外臺(tái)站檔案納入全宗檔案范疇,加強(qiáng)野外臺(tái)站檔案資源與其他各類檔案資源的關(guān)聯(lián)和集成。對(duì)于保存在院所級(jí)數(shù)據(jù)中心、野外臺(tái)站、植物園、標(biāo)本館的相應(yīng)科學(xué)數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等要納入檔案資源體系,發(fā)揮檔案部門監(jiān)管職能,依托數(shù)字檔案館室平臺(tái)建設(shè),實(shí)現(xiàn)野外臺(tái)站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。
基于對(duì)野外臺(tái)站產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件的調(diào)研結(jié)果分析和中科院檔案資源體系的現(xiàn)狀,依據(jù)國(guó)家、中科院相關(guān)檔案法規(guī)制度的要求,建議構(gòu)建如下覆蓋野外臺(tái)站各項(xiàng)活動(dòng)、突出野外臺(tái)站定位與目標(biāo)的檔案資源體系框架(表 8)。
在上述檔案資源體系的構(gòu)建過(guò)程中,檔案部門應(yīng)與野外臺(tái)站、數(shù)據(jù)中心等機(jī)構(gòu)建立共建機(jī)制,對(duì)于無(wú)法直接歸檔的數(shù)據(jù)、標(biāo)本、樣品等資源要加強(qiáng)協(xié)同管理,保證這部分具有檔案屬性和永久保存價(jià)值的資源能夠得到安全、規(guī)范管理,通過(guò)集約化建設(shè)塑造發(fā)展新優(yōu)勢(shì),具體可從 2 個(gè)方面著手。
(1)對(duì)于長(zhǎng)期觀測(cè)、監(jiān)測(cè)文件和數(shù)據(jù)的歸檔與管理。其中科研人員人工觀測(cè)、監(jiān)測(cè)及分析產(chǎn)生的記錄表、記錄本、分析表等文件應(yīng)定期歸檔,由檔案部門集中統(tǒng)一管理,“任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”⑩《中華人民共和國(guó)檔案法》第三章第十四條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。對(duì)于設(shè)備自動(dòng)觀測(cè)、采集形成的大批量數(shù)據(jù)和整理后的數(shù)據(jù)集,可按目前管理方式由院所數(shù)據(jù)中心、野外臺(tái)站集中管理,檔案部門要建立監(jiān)管機(jī)制,對(duì)保管機(jī)構(gòu)的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查,加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)集的元數(shù)據(jù)管理,建立“一個(gè)中央目錄以確??稍L問(wèn)”⑦,保障檔案資源可控、可追溯。對(duì)于管理不善或擬撤并的數(shù)據(jù)中心、野外臺(tái)站的數(shù)據(jù),院所主管部門應(yīng)及時(shí)鑒定評(píng)估,“按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案”11《中華人民共和國(guó)檔案法》第三章第十六條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。
(2)對(duì)于樣品、標(biāo)本等實(shí)物的歸檔與管理。① 樣品、標(biāo)本等采集、整理時(shí)形成的記錄表、統(tǒng)計(jì)表、分析表等原始記錄,以及實(shí)物檔案目錄,應(yīng)定期歸檔并由檔案部門集中管理;② 樣品、標(biāo)本等管理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)集,可按目前管理方式由院所標(biāo)本館、信息中心、野外臺(tái)站規(guī)范管理,檔案部門通過(guò)監(jiān)管的模式進(jìn)行管理;③ 對(duì)實(shí)物本身的管理,可保持管理現(xiàn)狀,對(duì)于管理不善或擬撤并的實(shí)物保管機(jī)構(gòu),院所主管部門應(yīng)及時(shí)鑒定評(píng)估,將實(shí)物檔案移交相關(guān)機(jī)構(gòu)或檔案部門管理。
野外臺(tái)站檔案資源具有鮮明的內(nèi)容特色,檔案部門應(yīng)深入分析野外臺(tái)站檔案資源的特點(diǎn)和科研工作需求,圍繞科研項(xiàng)目、觀測(cè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)、人員、時(shí)間、地點(diǎn) 6 方面主題深化檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)引,建立野外臺(tái)站檔案資源組織模型(圖 7),為野外臺(tái)站檔案內(nèi)容深度挖掘和共享利用奠定基礎(chǔ)。
圖7 中科院野外臺(tái)站檔案資源組織模型Figure 7 Organization model of archives resources of CAS field stations
基于上述檔案資源組織模型,圍繞科研和管理人員對(duì)野外臺(tái)站信息的利用需求,現(xiàn)階段檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng) 3 個(gè)方面的檔案資源開(kāi)發(fā)與共享利用。
(1)要建立基礎(chǔ)觀測(cè)監(jiān)測(cè)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù),有效開(kāi)發(fā)野外臺(tái)站早期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄,形成與數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)集的銜接。要在紙質(zhì)檔案數(shù)字化和檔案目錄基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容深度標(biāo)引,進(jìn)一步完善采集的數(shù)據(jù)要素、時(shí)空信息等內(nèi)容,為全面了解和深度開(kāi)發(fā)早期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源提供支撐。要加強(qiáng)與院所數(shù)據(jù)中心、資源中心等機(jī)構(gòu)的合作,探索由專業(yè)研究人員負(fù)責(zé)早期檔案的數(shù)據(jù)化工作,形成規(guī)范的可共享的數(shù)據(jù)集,建立檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù),并逐步納入院開(kāi)放共享科技資源體系,實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)集成管理與服務(wù)。
架框系體源資案檔站臺(tái)外野院科 8 中表Table 8 Framework of archives resource system of CAS field stations據(jù)依度制圍范檔歸的件文、據(jù)數(shù)成形站臺(tái)外野類門案檔規(guī)限期管》保范案)》(DA/T 2)》規(guī)檔》范檔書(shū)范文)規(guī)》規(guī)規(guī)建》范令 第8號(hào)檔定第15號(hào)范理檔案范和規(guī)令管建檔)規(guī)圍建理部案?jìng)淠繖n案管術(shù)檔設(shè)項(xiàng)建檔局檔案技題器設(shè)案歸案書(shū)檔學(xué)課度儀建檔料檔文4)究科究制研本像材家院研、研的科基2015〕176 號(hào)聲件國(guó)學(xué)術(shù)局術(shù)到院院〔院文關(guān)》(科技案技學(xué)學(xué)字學(xué)國(guó)學(xué)檔學(xué)表1提科科辦科機(jī)科家科中國(guó)國(guó)發(fā)國(guó)①《 定中②《 (ZKY/B002-①《國(guó) (②《文中中科中③《(ZKY/B002-4)《(《(ZKY/B002-5)科始成,原集;的件等據(jù)等果獨(dú)文本數(shù)片成單等錄和底研,準(zhǔn)記錄、科中標(biāo)、記片要案、表的照重檔范錄析的;像規(guī)記分成片聲務(wù)括和形底入業(yè)包理動(dòng)、放;的,整活片先件發(fā)據(jù)過(guò)等行大照優(yōu)文制數(shù)經(jīng)集執(zhí)重的可等,、集,據(jù)圍、本件度件錄據(jù)集數(shù)范議標(biāo)文制文)記數(shù)據(jù)、檔會(huì)品等理等中測(cè)和數(shù)錄歸要樣頻管理案監(jiān)錄和記的重;視、管檔測(cè)記錄究定開(kāi)片音障目題觀的記研規(guī)召底、)保項(xiàng)課的析始察院織、片理勤、研期分原觀科組片底管后劃科長(zhǎng)和的、中;照、行;、計(jì)入、理成表按等的片進(jìn)件理、放的整形析:片成照件文管結(jié)先中分案底形等施總件統(tǒng)過(guò)察、檔、作的條并設(shè)、文行優(yōu)系經(jīng)考表的片工本理撤礎(chǔ)劃等執(zhí)應(yīng)的等查計(jì)成照等標(biāo)管構(gòu)基規(guī)議圍據(jù)象告調(diào)統(tǒng)形的察品案機(jī)、作會(huì)范數(shù)現(xiàn)報(bào)等、目成考樣檔,費(fèi)工或檔類然析境表項(xiàng)形查、像設(shè)經(jīng)務(wù)動(dòng)歸各自分環(huán)錄件設(shè)等調(diào)察聲建、業(yè)活的的對(duì)、、記文建查、考按,、員站流定析:表源的件的件本檢測(cè)查號(hào)址人臺(tái)交規(guī)分據(jù)析資成文造文基、監(jiān)調(diào)見(jiàn)選站:外院、數(shù)分:形件關(guān)改關(guān)的察測(cè)、互站臺(tái)件對(duì)科集和、據(jù)集文相、相建視觀測(cè)的)臺(tái):文、中采件表數(shù)采關(guān)的護(hù)的擴(kuò)導(dǎo)、監(jiān)案案:件類務(wù)按要文計(jì)和物相置維設(shè)和領(lǐng)究測(cè)檔檔件文理服:需測(cè)統(tǒng)件實(shí)的購(gòu)、建建外研片文類管放案究監(jiān);文等制備用統(tǒng)改內(nèi)題。觀研照革理務(wù)開(kāi)檔研、集察本研設(shè)使系、院課等的科照沿管業(yè)、題題測(cè)據(jù)考標(biāo)備器備測(cè)建::片量與參史政研傳課課研:觀數(shù)期和、、設(shè)儀設(shè)觀類類底批立新容理研、:建站品器要器要內(nèi)2 行1 歷3 科宣普1 科注(2 長(zhǎng)錄查記3 調(diào)4 樣1 儀2 重3 儀4 重臺(tái)1 管2 科片注,照(類(案?jìng)淠堪赴笗?shū)案檔設(shè)項(xiàng)檔檔文檔研器案建案片頻科儀檔基檔照音科技檔案聲像檔案)案檔片照照參容內(nèi)(案檔頻視)》定15號(hào)規(guī)第理令管部案技檔科究、研局術(shù)案技檔學(xué)家科國(guó)《(物實(shí)等本標(biāo)、本樣、品樣案檔物實(shí)
(2)以時(shí)間為線,圍繞科研項(xiàng)目、人員、事件等主題形成野外臺(tái)站發(fā)展歷史檔案專題庫(kù)和專題展覽,為臺(tái)站歷史研究和傳承科學(xué)家精神服務(wù)?;谝巴馀_(tái)站網(wǎng)站普遍缺少歷史沿革內(nèi)容的現(xiàn)狀,急需以檔案為憑證,清晰回溯野外臺(tái)站的發(fā)展歷史及各階段科研成就,展示為野外臺(tái)站建設(shè)奉獻(xiàn)的重要人物,真實(shí)反映中科院野外臺(tái)站開(kāi)放共享、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等重要里程碑事件??v觀中科院野外臺(tái)站的發(fā)展歷程,它培養(yǎng)造就了眾多杰出的科學(xué)家,他們堅(jiān)守在野外科研一線,親赴雪域高原、沙漠戈壁、深山老林等遠(yuǎn)離城市、條件艱苦的野外長(zhǎng)期開(kāi)展試驗(yàn),產(chǎn)生了很多可歌可泣的典型人物和事跡,在現(xiàn)階段開(kāi)展“傳承老科學(xué)家精神”的重要時(shí)期,有必要通過(guò)豐富的野外臺(tái)站檔案資源展示這些科學(xué)家不為名利、忍耐寂寞、勇于創(chuàng)新的精神風(fēng)貌,將一代又一代野外臺(tái)站的科學(xué)精神傳承下去。
(3)面向科研管理決策和科研創(chuàng)新工作,構(gòu)建科研檔案知識(shí)圖譜,提供檔案知識(shí)服務(wù)。要深入分析科研工作需求,基于科研檔案特征與館室藏檔案資源基礎(chǔ),分析挖掘科研項(xiàng)目、科研成果、科研人員、科研團(tuán)隊(duì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等知識(shí)單元并構(gòu)建多維度關(guān)聯(lián),形成多學(xué)科交叉、各類資源整合的科研檔案知識(shí)圖譜和可視化展示,喚醒檔案這座“沉睡的寶藏”,為中科院科技創(chuàng)新提供檔案知識(shí)服務(wù)。