陳靜

（工業(yè)和信息化部電子第五研究所， 廣東 廣州 511370）

0 引言

為深化標(biāo)準(zhǔn)化工作改革， 加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作的管理， 建立公開(kāi)透明、 快速反應(yīng)市場(chǎng)需求的標(biāo)準(zhǔn)制修訂機(jī)制， 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)和工業(yè)和信息化部分別于2005 年和2017 年開(kāi)始試行“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作管理信息系統(tǒng)” 和“工業(yè)通信業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)信息系統(tǒng)”， 兩部委充分利用信息化手段提升了標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作的效率和質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的全生命周期管理。 但對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“標(biāo)委會(huì)”） 內(nèi)部而言， 標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理目前沒(méi)有一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。 一方面無(wú)法實(shí)現(xiàn)標(biāo)委會(huì)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目?jī)?nèi)部全生命周期管理和控制， 另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式產(chǎn)生的信息多次重復(fù)傳輸， 以及文件管理混亂的情況， 大大地影響了工作效率和工作質(zhì)量。 因此， 建立標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)意義重大， 將有助于提升標(biāo)委會(huì)工作人員的工作效率和管理水平[1-2]。 筆者根據(jù)自身多年在標(biāo)委會(huì)秘書(shū)處工作的經(jīng)驗(yàn)， 提出了標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)方案， 以期為有關(guān)人員開(kāi)展相關(guān)工作提供參考。

1 業(yè)務(wù)需求分析

根據(jù)技術(shù)委員會(huì)實(shí)際的工作需要， 標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求主要包括標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程管理、 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件投票管理（針對(duì)有歸口國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織的技術(shù)委員會(huì)）、 文件歸檔管理、 已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理、 統(tǒng)計(jì)分析和事務(wù)提醒等6 個(gè)方面， 具體如下所述。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程管理

技術(shù)委員會(huì)內(nèi)部因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)， 文件的傳輸大都是通過(guò)郵箱、 微信等被廣泛使用的社交軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的， 起草人提交申報(bào)材料給標(biāo)委會(huì)工作人員， 有意見(jiàn)退回也是通過(guò)發(fā)信息或者打電話的方式通知對(duì)方， 沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行交互， 后續(xù)有問(wèn)題需要追溯時(shí)就很難在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到相關(guān)的信息， 同時(shí)還存在信息清理后無(wú)法追溯的情況； 此外， 征求意見(jiàn)時(shí)委員發(fā)送的意見(jiàn)比較分散，匯總時(shí)容易遺漏。

系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)資料提交平臺(tái)，方便起草人提交、 修改資料， 技術(shù)委員會(huì)工作人員審核、 退回、 歸檔和匯總資料等， 從而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程中各種信息的追溯和標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

1.2 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件投票管理

這個(gè)主要針對(duì)的是有對(duì)應(yīng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的技術(shù)委員會(huì)， 該類技術(shù)委員會(huì)為了更好地跟蹤國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)， 不斷地加強(qiáng)對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制修訂的參與程度， 經(jīng)常廣泛地組織委員對(duì)正在制修訂的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行分析和研究， 提出意見(jiàn)和建議， 并由技術(shù)委員會(huì)工作人員匯總后對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行答復(fù)。傳統(tǒng)的方式是通過(guò)各種社交軟件來(lái)進(jìn)行文件的傳輸， 對(duì)于委員和技術(shù)委員會(huì)的工作人員來(lái)說(shuō)， 面對(duì)工作中大量的信息， 會(huì)很容易地遺漏掉投票相關(guān)通知或回復(fù)意見(jiàn)。

工作人員可以在系統(tǒng)中發(fā)起投票， 將相應(yīng)的國(guó)際投票文件發(fā)給委員， 委員可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)將意見(jiàn)建議反饋給工作人員， 這樣可以方便工作人員匯總每個(gè)文件的意見(jiàn)建議， 提高技術(shù)委員會(huì)日常管理的效率。

1.3 文件歸檔管理

技術(shù)委員會(huì)事務(wù)比較繁雜， 日常管理中會(huì)產(chǎn)生很多類型的文件， 比如： 收文、 發(fā)文、 標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程中各個(gè)階段的資料、 年度會(huì)議資料、 工作總結(jié)、 標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審資料和考核評(píng)估資料等。 面對(duì)多種類型文件管理， 有些文件還需要技術(shù)委員會(huì)工作人員之間進(jìn)行共享， 所以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文件歸檔功能可以提高技術(shù)委員會(huì)內(nèi)部的工作效率， 同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)文件的統(tǒng)一性， 避免不同的工作人員所持有的文件版本不一致。

技術(shù)委員會(huì)工作人員可以在系統(tǒng)中建立相應(yīng)的文件夾， 將對(duì)應(yīng)文件的最終版本上傳至文件夾。 文件夾及其文件的呈現(xiàn)方式可以參考電腦上的顯示方式， 這樣可以方便工作人員瀏覽查看文件。

1.4 已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理

對(duì)于技術(shù)委員會(huì)來(lái)說(shuō)， 標(biāo)準(zhǔn)的正式頒布也標(biāo)志著一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目制修訂過(guò)程的完結(jié)。 在此過(guò)程中， 起草人、 技術(shù)委員會(huì)工作人員、 委員等相關(guān)人員都為此付出了努力， 所以通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)能展示成果給大家， 一方面可以讓大家了解標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)展情況， 另一方面可以激勵(lì)大家更多地參與到標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作中。

當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)頒布后， 技術(shù)委員會(huì)工作人員可以在系統(tǒng)中錄入標(biāo)準(zhǔn)的信息， 并上傳標(biāo)準(zhǔn)的正式版本， 方便工作人員匯總和查看， 有需要的人員可以進(jìn)行查看和下載。

1.5 統(tǒng)計(jì)分析

對(duì)于技術(shù)委員會(huì)工作人員來(lái)說(shuō)， 經(jīng)常需要統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)， 用于匯報(bào)工作、 撰寫(xiě)年度工作報(bào)告或者跟蹤年度項(xiàng)目完成情況等。

該系統(tǒng)對(duì)所需的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析， 并將數(shù)據(jù)匯總給工作人員， 方便工作人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯報(bào)工作或者撰寫(xiě)年度報(bào)告。 同時(shí)， 對(duì)年度需完成的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 以便提醒工作人員按時(shí)完成標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目[3]。

1.6 事務(wù)提醒

技術(shù)委員會(huì)事務(wù)性工作比較多， 很多事項(xiàng)具有時(shí)間節(jié)點(diǎn)， 有些事項(xiàng)時(shí)間跨度比較長(zhǎng)， 傳統(tǒng)的提醒方式， 無(wú)法滿足現(xiàn)有的工作需要。

對(duì)于技術(shù)委員會(huì)具有時(shí)間期限的事項(xiàng)， 比如征求意見(jiàn)、 投票和提交資料等系統(tǒng)均可以設(shè)置時(shí)間提醒， 還可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目整個(gè)制修訂過(guò)程中各個(gè)階段的時(shí)間安排進(jìn)行設(shè)置， 避免工作人員因事務(wù)繁多而遺忘。

2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)包含了標(biāo)委會(huì)日常辦公的應(yīng)用， 具有很強(qiáng)的通用性。 其主要的功能設(shè)計(jì)如圖1 所示[4-5]。

圖1 標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

2.1 標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程管理

標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程管理是標(biāo)委會(huì)日常管理中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作， 過(guò)程涉及多個(gè)階段， 每個(gè)階段需要管理的資料也不同， 如下所述。

2.1.1 立項(xiàng)申報(bào)階段

立項(xiàng)申報(bào)階段主要工作是標(biāo)委會(huì)內(nèi)部審查項(xiàng)目， 然后給出是直接申報(bào)、 需修改后進(jìn)行申報(bào)還是不能申報(bào)的建議， 為起草人和標(biāo)委會(huì)工作人員就標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)提供了一個(gè)統(tǒng)一的溝通平臺(tái)， 有如下兩個(gè)流程。

a） 起草人登錄賬戶后填寫(xiě)申報(bào)標(biāo)準(zhǔn)的基本信息，一般按照項(xiàng)目建議書(shū)的內(nèi)容進(jìn)行填報(bào)， 同時(shí)還需要提供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和聯(lián)系方式， 在此需要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)名稱和采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)號(hào)（如果有的話） 進(jìn)行查重， 避免重復(fù)申報(bào)， 如果有重復(fù)就無(wú)法提交立項(xiàng)材料。 附件上傳項(xiàng)目建議書(shū)、 草案等規(guī)定的申報(bào)材料。

b） 上報(bào)標(biāo)委會(huì)， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)處秘書(shū)收到立項(xiàng)材料后對(duì)提交的材料進(jìn)行審查， 如有問(wèn)題需要修改或者不適合立項(xiàng)， 則退回給起草人， 并附上具體的修改意見(jiàn)或說(shuō)明不適合立項(xiàng)的理由； 如無(wú)問(wèn)題， 則上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審查， 如有問(wèn)題需要修改或者不適合立項(xiàng)， 則退回給起草人， 并附上具體的修改意見(jiàn)或說(shuō)明不適合立項(xiàng)的理由， 如沒(méi)有則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔并在主管部門指定平臺(tái)進(jìn)行上報(bào)。 詳細(xì)的流程如圖2 所示。

圖2 立項(xiàng)申報(bào)階段流程圖

該模塊需要具備錄入、 上傳、 修改、 提交、 退回、 下載和歸檔等功能。

2.1.2 征求意見(jiàn)階段

征求意見(jiàn)階段主要是就征求意見(jiàn)稿材料向委員及其他領(lǐng)域的專家征求意見(jiàn)， 一般為期兩個(gè)月，有如下兩個(gè)流程。

a） 起草人上傳征求意見(jiàn)材料， 上報(bào)標(biāo)委會(huì)，標(biāo)委會(huì)秘書(shū)收到征求意見(jiàn)稿材料后對(duì)提交的材料進(jìn)行審查， 如有問(wèn)題需要修改， 則退回給起草人； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核。

b） 秘書(shū)長(zhǎng)審查， 如有問(wèn)題， 則退回給起草人進(jìn)行修改； 如沒(méi)有則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔并對(duì)外進(jìn)行征求意見(jiàn)。

此外， 除了官方渠道之外， 還可以通過(guò)系統(tǒng)發(fā)給委員征求意見(jiàn)； 還可以發(fā)給該領(lǐng)域的專家征求意見(jiàn)。 詳細(xì)的流程如圖3 所示。

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 退回、 分發(fā)、 下載和歸檔等功能。

2.1.3 征求意見(jiàn)稿意見(jiàn)匯總

意見(jiàn)匯總流程為： 委員如對(duì)征求意見(jiàn)稿有意見(jiàn)， 可以上傳意見(jiàn)材料， 提交給標(biāo)委會(huì)秘書(shū)； 然后， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)將意見(jiàn)通過(guò)系統(tǒng)打包反饋給起草人， 并對(duì)資料進(jìn)行歸檔。 詳細(xì)的情況如圖3 所示。

圖3 征求意見(jiàn)階段及意見(jiàn)匯總流程圖

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 下載、 匯總意見(jiàn)和歸檔等功能。

2.1.4 送審階段

送審階段主要是針對(duì)送審稿材料進(jìn)行審查， 提出審查意見(jiàn)， 為召開(kāi)審查會(huì)做前期準(zhǔn)備工作， 流程如下。

a） 起草人上傳送審稿材料， 上報(bào)標(biāo)委會(huì)，標(biāo)委會(huì)秘書(shū)收到送審稿材料后對(duì)提交的材料進(jìn)行審查， 如有問(wèn)題需要修改， 則退回給起草人； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核。

b） 秘書(shū)長(zhǎng)審查如有問(wèn)題， 則退回給起草人進(jìn)行修改； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔并在標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審會(huì)召開(kāi)前一個(gè)月將資料發(fā)出征求意見(jiàn)。

此外， 還可以通過(guò)系統(tǒng)發(fā)給委員來(lái)征求意見(jiàn)；還可以發(fā)給該領(lǐng)域的專家征求意見(jiàn)， 為后續(xù)召開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)審查會(huì)議做準(zhǔn)備。 詳細(xì)的情況如圖4 所示。

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 退回、 分發(fā)和歸檔等功能。

2.1.5 送審稿意見(jiàn)匯總

意見(jiàn)匯總的流程為： 委員如對(duì)送審稿有意見(jiàn)，可以上傳意見(jiàn)材料， 提交給標(biāo)委會(huì)秘書(shū)； 然后， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)將意見(jiàn)通過(guò)系統(tǒng)打包反饋給起草人， 并對(duì)資料進(jìn)行歸檔。 詳細(xì)的情況如圖4 所示。

圖4 送審階段及意見(jiàn)匯總流程圖

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 下載、 匯總意見(jiàn)和歸檔等功能。

2.1.6 報(bào)批階段

報(bào)批階段主要是起草單位根據(jù)審查會(huì)的結(jié)論和專家意見(jiàn)形成標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿。 這個(gè)階段需要提交的資料相對(duì)比較多， 流程如下。

a） 起草人上傳報(bào)批稿材料， 上報(bào)標(biāo)委會(huì)， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)收到報(bào)批材料后對(duì)提交的材料進(jìn)行審查，如有問(wèn)題需要修改， 則退回給起草人； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核。

b） 秘書(shū)長(zhǎng)審查如有問(wèn)題， 則退回給起草人進(jìn)行修改； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔， 并將資料上報(bào)主管部門。 詳細(xì)的情況如圖5 所示。

圖5 報(bào)批階段流程圖

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 退回、 下載和歸檔等功能。

2.1.7 報(bào)批資料修改

這主要針對(duì)主管部門對(duì)提交的報(bào)批材料審核后提出意見(jiàn)的情況， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)將提出的意見(jiàn)反饋給起草人， 起草人按要求修改后將資料提交給標(biāo)委會(huì)秘書(shū)， 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)提交的資料進(jìn)行審查， 如有問(wèn)題需要修改， 則退回給起草人； 如沒(méi)有問(wèn)題， 則上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核。 秘書(shū)長(zhǎng)審查如有問(wèn)題， 則退回給起草人進(jìn)行修改，如沒(méi)有則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔，并將資料上報(bào)主管部門。 詳情如圖6 所示。

圖6 報(bào)批資料修改流程圖

該模塊需要具備上傳、 修改、 提交、 退回、 下載和歸檔等功能。

2.1.8 項(xiàng)目跟蹤

主要是為了方便標(biāo)委會(huì)工作人員了解標(biāo)準(zhǔn)的整體情況， 可以通過(guò)此功能查看本標(biāo)委會(huì)申報(bào)的國(guó)標(biāo)計(jì)劃項(xiàng)目、 正在制修訂中的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目進(jìn)展和已完成的標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目。

2.1.9 信息查詢

可以通過(guò)立項(xiàng)編號(hào)、 下達(dá)計(jì)劃號(hào)、 標(biāo)準(zhǔn)名稱、等同采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、 制修訂情況和當(dāng)前狀態(tài)對(duì)系統(tǒng)中已有的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的信息進(jìn)行查詢。

2.2 國(guó)際文件投票管理

主要針對(duì)IEC/TC 56 網(wǎng)站上發(fā)布的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)投票文件， 需要發(fā)給標(biāo)委會(huì)的所有委員進(jìn)行征求意見(jiàn)， 并將收集到的意見(jiàn)進(jìn)行反饋。

國(guó)際文件投票管理的流程為： 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)提交國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件征集意見(jiàn)所需資料， 上報(bào)標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核， 如有問(wèn)題需要修改， 則退回給秘書(shū)；如沒(méi)有問(wèn)題， 秘書(shū)則將資料分發(fā)給各位委員。 委員如對(duì)文件有意見(jiàn)， 可以上傳意見(jiàn)材料， 提交給標(biāo)委會(huì)秘書(shū)； 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)將意見(jiàn)通過(guò)系統(tǒng)打包下載、 匯總， 然后將匯總后的意見(jiàn)和其他上報(bào)材料提交標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行審核； 秘書(shū)長(zhǎng)審查如有問(wèn)題， 則退回給秘書(shū)進(jìn)行修改， 如沒(méi)有問(wèn)題， 則通知標(biāo)委會(huì)秘書(shū)對(duì)材料進(jìn)行歸檔， 并將資料上報(bào)主管部門。 詳情如圖7 所示。

圖7 國(guó)際文件投票管理流程圖

該模塊需具備錄入、 上傳、 修改、 提交、 退回、 下載和歸檔等功能。

2.3 已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理

已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理可以方便標(biāo)委會(huì)相關(guān)人員查看以及參考標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)信息。

標(biāo)委會(huì)秘書(shū)將已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、 名稱和采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)號(hào)錄入系統(tǒng)， 并將正式發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)文本上傳并歸檔。

該模塊需具備錄入、 上傳、 修改、 提交、 下載和歸檔等功能。

2.4 文件歸檔管理

收文、 發(fā)文、 會(huì)議資料、 工作年報(bào)、 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織專家申報(bào)、 標(biāo)委會(huì)換屆、 標(biāo)委會(huì)考核評(píng)估和標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審等其他相關(guān)的需要?dú)w檔的材料。 這一事項(xiàng)由標(biāo)委會(huì)秘書(shū)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。

2.5 統(tǒng)計(jì)分析

對(duì)年度立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、 征求意見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)、 送審標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)和已頒布標(biāo)準(zhǔn)等錄入系統(tǒng)的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析， 同時(shí)對(duì)年度需完成的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總， 在系統(tǒng)首頁(yè)對(duì)標(biāo)委會(huì)工作人員進(jìn)行展示。

2.6 事務(wù)提醒

對(duì)于具有時(shí)間期限的事件， 錄入事件的基本信息、 需要處理的事務(wù)和設(shè)置起始日期。 對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目整個(gè)制修訂過(guò)程的各個(gè)階段可以劃分時(shí)間段設(shè)置， 并明確各個(gè)時(shí)間段需要處理的事務(wù)。

2.7 系統(tǒng)管理

該模塊于后臺(tái)運(yùn)行， 以數(shù)據(jù)維護(hù)和安全管理為主， 不對(duì)外公開(kāi)。 主要功能包括用戶管理、 角色管理、 權(quán)限管理、 安全管理和日志管理。 一般由標(biāo)委會(huì)工作人員兼職管理。

用戶管理是為起草人、 標(biāo)委會(huì)工作人員、 委員及其他領(lǐng)域?qū)＜业忍峁┫嚓P(guān)信息的增加、 修改和刪除等功能。 通過(guò)該功能可以設(shè)置用戶的基本信息。

角色管理與權(quán)限管理密不可分， 角色是權(quán)限的基礎(chǔ)。 角色管理是針對(duì)系統(tǒng)用戶的角色資源進(jìn)行的管理， 包括角色設(shè)置、 角色分類和角色授權(quán)（模塊資源授權(quán)和權(quán)限分配）。

權(quán)限是用戶只能訪問(wèn)自己被授權(quán)的資源， 并進(jìn)行相關(guān)的操作。 權(quán)限管理為標(biāo)準(zhǔn)起草人、 標(biāo)委會(huì)工作人員、 委員及其他領(lǐng)域?qū)＜摇?管理員等用戶設(shè)置特定操作功能， 實(shí)現(xiàn)用戶系統(tǒng)功能的使用， 保障整個(gè)系統(tǒng)正常有序地運(yùn)行。

安全管理是對(duì)用戶的登錄賬號(hào)和密碼進(jìn)行管理。

日志管理是記錄系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程和狀況， 包括系統(tǒng)日志、 操作日志和安全日志， 不同的日志記錄對(duì)應(yīng)模塊的信息， 同時(shí)提供日志查詢、 統(tǒng)計(jì)和維護(hù)功能[6]。

3 用戶權(quán)限

用戶權(quán)限功能模塊是為了控制不同用戶對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限， 提供用戶身份訪問(wèn)控制和操作授權(quán)服務(wù)。

3.1 管理員

根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)需求， 管理員具有用戶管理、 角色管理、 權(quán)限管理、 安全管理和日志管理等系統(tǒng)管理權(quán)限， 主要承擔(dān)系統(tǒng)日常維護(hù)工作， 為支撐用戶開(kāi)展各項(xiàng)工作提供技術(shù)保障[6]。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)起草人

標(biāo)準(zhǔn)起草人的權(quán)限主要跟標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目有關(guān)， 具有立項(xiàng)申報(bào)階段、 征求意見(jiàn)階段、 征求意見(jiàn)稿意見(jiàn)匯總、 送審階段、 送審稿意見(jiàn)匯總、 報(bào)批階段、 報(bào)批稿修改和項(xiàng)目跟蹤， 以及信息查詢等權(quán)限， 項(xiàng)目跟蹤和信息查詢權(quán)限僅限于查詢標(biāo)準(zhǔn)起草人自己申報(bào)的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目。 標(biāo)準(zhǔn)起草人可以著錄、 修改、 刪除標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目基本信息， 上傳材料附件， 下載征求意見(jiàn)材料。

3.3 標(biāo)委會(huì)工作人員

標(biāo)委會(huì)工作人員是指標(biāo)委會(huì)的秘書(shū)長(zhǎng)和秘書(shū)。他們主要承擔(dān)技術(shù)委員會(huì)的日常管理工作和資料的審核工作。 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)具有除系統(tǒng)管理之外的大部分功能的權(quán)限， 即對(duì)立項(xiàng)申報(bào)階段、 征求意見(jiàn)階段、 送審階段、 報(bào)批階段和國(guó)際文件投票管理等的審核權(quán)限， 項(xiàng)目跟蹤、 已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理、 統(tǒng)計(jì)分析等的查看權(quán)限， 對(duì)所有的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目具有信息查詢的權(quán)限， 對(duì)事務(wù)提醒具有建立、 刪除、 修改、 查看等權(quán)限。 標(biāo)委會(huì)秘書(shū)與標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)所具有的權(quán)限略有不同， 秘書(shū)增加征求意見(jiàn)稿意見(jiàn)匯總和送審稿意見(jiàn)匯總上轉(zhuǎn)發(fā)、 歸檔的權(quán)限， 國(guó)際文件投票管理具有著錄、 修改、 刪除、 上傳和歸檔等權(quán)限， 其他的均與標(biāo)委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)的權(quán)限一致。

3.4 審查專家

審查專家一般由標(biāo)委會(huì)委員及其他的領(lǐng)域?qū)＜医M成。 標(biāo)委會(huì)的委員在一段時(shí)間內(nèi)相對(duì)固定， 由顧問(wèn)、 主任委員、 副主任委員、 委員、 秘書(shū)長(zhǎng)等組成。 審查專家具有在征求意見(jiàn)匯總和送審稿意見(jiàn)匯總階段查看、 下載、 上傳及修改意見(jiàn)等權(quán)限， 還具有已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)管理的查看、 下載權(quán)限， 本人已審核的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的信息查詢權(quán)限。 委員除了以上權(quán)限之外， 還具有國(guó)際文件投票管理的查看、 下載、 上傳及修改意見(jiàn)等權(quán)限。

4 系統(tǒng)預(yù)計(jì)達(dá)到的效果

4.1 提高工作效率

標(biāo)委會(huì)內(nèi)部建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)后， 文件傳輸不再需要通過(guò)社交軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)， 標(biāo)委會(huì)工作人員對(duì)資料有意見(jiàn)可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行交互， 后續(xù)有問(wèn)題需要追溯時(shí)可以在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到相關(guān)的信息，一般情況下標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的信息會(huì)一直在系統(tǒng)中保存，而且信息相對(duì)比較集中， 尤其是專家提出的意見(jiàn)，匯總時(shí)也不易被遺漏。 同時(shí)系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)分析功能， 可以方便工作人員快速地提取所需要的數(shù)據(jù)匯報(bào)工作或者撰寫(xiě)年度報(bào)告。 標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)可以達(dá)到既簡(jiǎn)化工作流程又節(jié)省資料查找時(shí)間， 僅資料查找一項(xiàng)工作一年預(yù)計(jì)能節(jié)約300 h 以上， 可以大大地提高標(biāo)委會(huì)的辦公效率。

4.2 加強(qiáng)人員交流

標(biāo)委會(huì)很多事務(wù)需要通過(guò)有效的交流才能得以順利地開(kāi)展， 這就要求標(biāo)委會(huì)內(nèi)部工作人員之間、工作人員與起草人及委員之間， 都要建立起有效的溝通途徑。 但是目前的溝通過(guò)程中總是存在種種障礙， 有的是溝通者本身的原因， 有的是溝通渠道或方式有問(wèn)題。 標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)建成后， 可以為標(biāo)委會(huì)提供一個(gè)高效和暢通的溝通平臺(tái)， 通過(guò)系統(tǒng)傳輸?shù)母鞣N信息資源， 加強(qiáng)人員之間的有效溝通。

4.3 規(guī)范審批流程

通過(guò)標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)規(guī)范化的電子流程，可以有效地降低人為因素對(duì)流程的干擾， 對(duì)于具體事項(xiàng)的辦理情況可以進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤， 而且計(jì)算機(jī)處理手段可以保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和可靠性。 使用文件管理系統(tǒng)后， 任何一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)， 它的流程都是固化的， 要經(jīng)過(guò)誰(shuí)審批， 審批意見(jiàn)如何， 都需要按步驟、 按要求進(jìn)行， 而且整個(gè)審批過(guò)程一目了然， 責(zé)任明確， 可以確保標(biāo)委會(huì)內(nèi)部管理的規(guī)范化[7]。

5 結(jié)束語(yǔ)

標(biāo)委會(huì)文件管理系統(tǒng)是依據(jù)標(biāo)委會(huì)內(nèi)部具體工作要求而設(shè)計(jì)的， 由此可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)委會(huì)內(nèi)部具體工作和文件的信息化管理； 同時(shí)， 也有助于提升標(biāo)委會(huì)工作人員的工作效率和管理水平。 隨著技術(shù)的進(jìn)步和管理的加強(qiáng)， 本系統(tǒng)還需要根據(jù)實(shí)際使用中的問(wèn)題持續(xù)地完善， 希望本設(shè)計(jì)方案能起到拋磚引玉和相應(yīng)的參考作用。