文/廣西幼兒師范高等專科學(xué)校 吳婷婷

2020年3月，《關(guān)于開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作的通知》公布了一系列電子文件歸檔和電子檔案管理的地區(qū)試點名單。隨后，國家稅務(wù)總局也開展了電子專票的先試點后推廣工作方案。2021年，中共中央辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔，大力推進黨政機關(guān)電子文件單套制歸檔，深化互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)等領(lǐng)域電子文件歸檔。將電子檔案單套制管理正式納入十四五檔案事業(yè)規(guī)劃，必將是大勢所趨。目前，高等院校仍然實行紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，即“雙套制”歸檔的管理模式：同一份文件，在歸檔時要求紙質(zhì)和電子兩種存儲形式。電子文件的大量產(chǎn)生和紙質(zhì)文件的大量積壓和浪費，使得文件的制作成本和管理成本都大大增加。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案界不斷試點和探索新的管理模式：電子檔案單套制管理模式。本文將從“目標(biāo)鏈”+“標(biāo)準(zhǔn)鏈”雙鏈打造的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)探討高校電子檔案單套制管理。

一、目標(biāo)鏈和標(biāo)準(zhǔn)鏈

目標(biāo)鏈?zhǔn)菍Ω咝８鲗蛹壞繕?biāo)之間關(guān)系的一種形象說法，這里引用目標(biāo)鏈的概念是為了形象表達電子檔案管理的總體目標(biāo)——根據(jù)國家“十四五”檔案事業(yè)規(guī)劃目標(biāo)和地區(qū)檔案發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)，完善高校檔案，提高學(xué)校的檔案管理效率，滿足學(xué)校長效及可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

標(biāo)準(zhǔn)鏈?zhǔn)菫榱藢崿F(xiàn)目標(biāo)鏈而采取的標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)，是開展電子檔案單套制管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和具體措施（詳見圖1）。

圖1 目標(biāo)鏈和標(biāo)準(zhǔn)鏈

（一）目標(biāo)鏈建設(shè)。2021年6月，中央辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，將加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，推進黨政機關(guān)電子文件“單套制”歸檔納入“十四五”規(guī)劃。廣西檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃也重申了國家檔案局事業(yè)規(guī)劃，強調(diào)“推進企事業(yè)單位電子文件單套制歸檔，加快推進發(fā)票電子化歸檔工作，全面開展歸檔電子檔案移交接收工作?！痹趪液偷貐^(qū)檔案管理部門電子檔案單套制歸檔要求的趨勢背景下，高校及企事業(yè)單位從“雙套制”過渡到“單套制”歸檔模式是必然要求。檔案作為憑證和參考的重要材料，在企事業(yè)單位發(fā)揮著不可替代的作用。電子檔案單套制管理的實現(xiàn)是提高高校信息化建設(shè)水平的一項重要舉措，對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展起著不可磨滅的作用，理應(yīng)納入高校檔案發(fā)展規(guī)劃。目前，國內(nèi)高校切實開展電子檔案歸檔模式的實例不多。重慶大學(xué)檔案館在2019年率先立項電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，逐步探索開展電子檔案歸檔模式，成功試點實施了學(xué)校OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及學(xué)校網(wǎng)站等文件類型的歸檔管理，為OA正式啟用電子簽章的單套制歸檔管理奠定了基礎(chǔ)，并在2020年取得了初步成效。重慶大學(xué)自2021年開始實行OA系統(tǒng)電子公文無紙化單套歸檔與紙質(zhì)材料整理歸檔相結(jié)合的形式，為全面推行單套制管理打下基礎(chǔ)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)鏈建設(shè)。國家檔案局2020年11月下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》（以下簡稱《一般要求》）中提出實現(xiàn)電子檔案單套制的條件，包括前置性條件、制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)和安全管理等要求，同時設(shè)置了電子檔案單套歸檔的評估標(biāo)準(zhǔn)。高校電子檔案單套制管理應(yīng)符合《一般要求》的評估標(biāo)準(zhǔn)，所以電子檔案單套制實行前應(yīng)進行自我評估。全國多地推行電子公文單套歸檔的試點工作，取得了一定成效。近年來，國家的制度扶持和推行試點的實踐示范，都為高校電子檔案的單套制管理提供了先導(dǎo)和經(jīng)驗借鑒。高校應(yīng)借此契機，結(jié)合自身特點制定符合學(xué)校發(fā)展的電子檔案單套制管理辦法和歸檔范圍。

二、高校電子檔案單套制管理實現(xiàn)途徑

檔案具有原始性、真實性和歷史性的特性。電子檔案在管理的過程中需要維護好檔案這三方面的特性。事實上，電子檔案單套制管理的難度也體現(xiàn)在如何維護好檔案的原始性、真實性、完整性和安全性。不同于以往紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)工作的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等工作，電子檔案管理需要經(jīng)過文件形成、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔、保管、利用等諸多環(huán)節(jié)。從文件生命周期理論的角度來看，文件從一開始產(chǎn)生到永久保存或者銷毀都需要制度和技術(shù)支撐。所以電子檔案單套制管理關(guān)鍵在于制度化建設(shè)、技術(shù)建設(shè)和業(yè)務(wù)能力建設(shè)。

（一）電子檔案制度建設(shè)。推行電子檔案單套制管理，需要自上而下，從制度層面的頂層設(shè)計開始。目前國家檔案局已經(jīng)制定出《一般要求》，多地也將開展電子檔案單套制列入政府工作報告，積極推進電子檔案單套制管理。電子檔案單套制的推行要從法律層面確保電子文件與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力，寫入制度明確。同時地方政府、高校也應(yīng)出臺相應(yīng)制度支持單套制管理，確保有章可循，有法可依。逐條分解明確各部門職責(zé)，明確歸檔制度、歸檔范圍和保管期限等。

（二）電子檔案技術(shù)建設(shè)。1.信息基礎(chǔ)化建設(shè)。做好電子檔案單套制管理的前提條件是完善信息基礎(chǔ)化建設(shè)。高校要實現(xiàn)智慧校園管理，完善OA系統(tǒng)與智慧校園的對接。信息系統(tǒng)能夠覆蓋高校大部分業(yè)務(wù)領(lǐng)域，建成智慧校園基礎(chǔ)平臺，實現(xiàn)信息系統(tǒng)與智慧校園的業(yè)務(wù)集成，推動網(wǎng)絡(luò)安全工作制度化，規(guī)范化。只有信息基礎(chǔ)化建設(shè)的強大和牢固，才能撐起電子檔案系統(tǒng)和校內(nèi)其他系統(tǒng)的運行和對接。2.系統(tǒng)建設(shè)。做好電子檔案單套制管理的難點在于技術(shù)支撐，也是矛盾的主要方面。設(shè)計與開發(fā)完備的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)，需要召集檔案管理部門與三大系統(tǒng)開發(fā)公司共同探討。需要系統(tǒng)將基礎(chǔ)功能與歸檔功能于一體，將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理對接，實現(xiàn)電子簽名、電子簽章的有效利用；系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置正確的歸檔范圍、保管期限等，實現(xiàn)檔案的自動或人工歸檔；設(shè)置歸檔文件的正確格式，模擬人工收集元數(shù)據(jù)，整理文件，維護資料的完整性，實現(xiàn)檔案的有效利用。同時安裝OA辦公系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)的互通，實現(xiàn)三大系統(tǒng)一體化管理。3.安全管理。電子檔案的安全性是管理的重中之重。安全性主要體現(xiàn)在電子檔案系統(tǒng)安全，需確保電子檔案系統(tǒng)有可靠的安全技術(shù)手段，歸檔后檔案的安全性、完整性、真實性，具備防病毒、防黑客、防丟失的功能，同時具備檔案元數(shù)據(jù)的備份和自我修復(fù)能力。對于存儲能力有限的檔案管理系統(tǒng)，除了擴大存儲空間外，應(yīng)以其他獨立的形式存儲檔案，并定期對系統(tǒng)的安全性、完整性進行自動檢測和風(fēng)險提示。

（三）電子檔案業(yè)務(wù)管理。電子檔案單套制的管理有別于傳統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案保管的是實體檔案本身，而單套制管理更多地維護好電子檔案系統(tǒng)。如何保證系統(tǒng)的正常運作和維護檔案的完整和安全性，是檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容，也是對檔案新技術(shù)的挑戰(zhàn)。學(xué)校的歸檔文件主要分為黨群類、行政類、教學(xué)類、學(xué)生類、科研類、基建設(shè)備類等，這些文件都需在OA辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理和完成。單套制管理推行初期需要高校各部門轉(zhuǎn)變思維和觀念，學(xué)習(xí)相應(yīng)系統(tǒng)，積極參加專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員要不斷更新思想，學(xué)習(xí)先進的管理思路和管理方法。既要提高電子檔案業(yè)務(wù)管理水平，也要提高計算機應(yīng)用水平，成為專業(yè)的復(fù)合型人才。對單套制試點成功的地區(qū)要組織人去積極調(diào)研，取其精華去其糟粕，為我所用。

三、結(jié)語

在多年實行“雙套制”歸檔的環(huán)境和“單套制”制度、技術(shù)不完善的背景下，實行電子檔案“單套制”管理不能一蹴而就，必定經(jīng)過漫長的探索過程。需要以點帶面，試點先行，充分總結(jié)經(jīng)驗，判斷“單套制”是否真正可行。新事物的出現(xiàn)往往帶有曲折和矛盾，“單套制”帶來的系統(tǒng)問題，成本投入，存儲空間問題需要思考和面對。同時，“單套制”是否適合所有機關(guān)單位、是否適合高校檔案管理，有待研究和討論。我國仍然沒有“永久”“30年”“單套制”保管的先河，需要提前預(yù)想諸多方面因素。用理性和現(xiàn)實相結(jié)合，看待電子檔案“單套制”的管理。只有這樣，才能真正實現(xiàn)“單套制”管理的目的——節(jié)約成本、提高效率。