閆靜 謝鵬鑫 張臻

（1.山東大學(xué)歷史文化學(xué)院 濟(jì)南 250100；2.中國人民大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展研究中心北京 100872；3.北京電子科技學(xué)院管理系 北京 100070）

0 引言

檔案開放是滿足公眾檔案利用需求的前提，也是檔案館實(shí)現(xiàn)公共文化服務(wù)職能的基礎(chǔ)，受到檔案學(xué)界和業(yè)界的普遍關(guān)注。新時(shí)期檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)對檔案開放工作提出更高的要求。新修訂《檔案法》將檔案封閉期限由三十年縮短至二十五年，而且在強(qiáng)調(diào)滿足公眾利用訴求的同時(shí)，重點(diǎn)明確了檔案館提供利用服務(wù)的責(zé)任和義務(wù)；《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在“完善檔案館開放制度”的基礎(chǔ)上，提出“檔案開放審核工作法治化、規(guī)范化、常態(tài)化”的新任務(wù)。這些新要求為新時(shí)代檔案開放工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇和諸多挑戰(zhàn)。

綜觀現(xiàn)有研究成果，檔案開放是學(xué)界的常熱話題，《檔案法》《政府信息公開條例》等法律法規(guī)的頒布、實(shí)施與修訂曾帶來數(shù)次研究熱潮?，F(xiàn)階段對檔案開放的研究主要集中在以下幾方面。一是理論層面針對檔案開放及利用等工作的概念、意義探討，如檔案開放的歷史必然[1]，用戶利用需求的影響因素[2]等；二是檔案開放的法律、政策制度研究，如開放責(zé)任機(jī)制建立的政策設(shè)計(jì)[3]，開放審核協(xié)同機(jī)制研究[4]等；三是對檔案開放相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，如檔案開放鑒定工作的問題分析[5]，檔案開放困境的原因分析[6]等；四是推動(dòng)檔案開放工作的措施研究，如智能技術(shù)在檔案開放審核領(lǐng)域的應(yīng)用研究[7]，國外檔案開放工作的經(jīng)驗(yàn)借鑒[8]等。盡管學(xué)界針對檔案開放問題展開了多方面的探討，但現(xiàn)有研究多為理論研究，較少有數(shù)據(jù)支撐。本文基于《各級國家綜合檔案館檔案開放情況調(diào)查問卷》的數(shù)據(jù)和部分檔案館的實(shí)地訪談?dòng)涗洠瑢徱暜?dāng)前檔案開放的現(xiàn)狀與存在問題，并提出對策建議，以助力檔案開放工作的推進(jìn)。

1 問卷情況及數(shù)據(jù)分析

1.1 問卷設(shè)計(jì)

本問卷旨在詳細(xì)摸排新修訂《檔案法》背景下各級國家綜合檔案館檔案開放與利用工作的基本情況，針對新時(shí)代檔案開放工作的新要求，圍繞檔案開放審核、檔案解密、檔案提供利用等內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)。為充分了解各檔案館在檔案開放利用工作中的典型經(jīng)驗(yàn)和工作難點(diǎn)，問卷采用“選擇題+填空題”、并在文末加入開放性問題的設(shè)計(jì)形式，確保各檔案館有足夠的作答空間陳述其經(jīng)驗(yàn)與想法。由于題型限制，本問卷尚未借助算法進(jìn)行效度和信度分析，而是在閱讀所有答卷的基礎(chǔ)上，采取以EXCEL軟件統(tǒng)計(jì)功能為主、以人工統(tǒng)計(jì)為輔的處理方式對問卷數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，確?；厥諉柧淼挠行院涂煽啃?。

1.2 問卷發(fā)放與回收

本問卷于2021年5月在國家檔案局館室司綜合檔案館處的幫助下，以“問卷星”的形式面向全國各級國家綜合檔案館在線發(fā)放，經(jīng)一個(gè)月發(fā)放周期后共收到問卷186份，經(jīng)初步數(shù)據(jù)處理后，共保留有效問卷146份。其中省級回收有效問卷23份，覆蓋北京市、山東省、廣東省等全國大部分省級檔案館；市級回收有效問卷40份，主要集中于浙江省、江西省、廣東省、云南省、黑龍江省等省份，涵蓋了國內(nèi)東部、南部和北部大部分地區(qū)；縣級回收有效問卷83份，主要集中于浙江省、江西省等省份的縣級檔案館；調(diào)查過程中未收到港澳臺地區(qū)檔案館提供的有效問卷。根據(jù)“地理位置分析”數(shù)據(jù)可視化結(jié)果（圖1），以省級行政區(qū)為單位，回收問卷來源較多的省份分別為云南省、黑龍江省、江西省、廣東省、浙江省等7個(gè)省份，地域分布上主要集中在東部地區(qū)，西部地區(qū)問卷回收量相對較少。

圖1 問卷來源地理位置分析

1.3 問卷分析與研究結(jié)果

1.3.1 檔案開放基本情況分析

（1）檔案開放比例

表1歸納了省、市、縣級檔案館檔案開放比例的總體情況。從數(shù)據(jù)可知，在接受調(diào)查的檔案館中，檔案開放比例在30%以下的檔案館占據(jù)大多數(shù)（省級為50%，市級為77.50%，縣級為56.09%）。省級檔案館平均開放比例為35.01%，市級檔案館和縣級檔案館平均開放比例分別為19.30%和30.75%。盡管這一數(shù)據(jù)并非全樣本分析，但也一定程度上表明目前各級綜合檔案館的開放比例仍然相對較低，檔案開放“欠賬”較多。

表1 各級檔案館檔案開放比例數(shù)據(jù)

（2）檔案開放工作機(jī)制

調(diào)查表明，部分檔案館并沒有明確檔案開放利用的工作方案和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也沒有根據(jù)本館的開放利用工作實(shí)際開展針對性的研究工作，這些現(xiàn)象在基層檔案館表現(xiàn)得更為明顯。如表2所示，69.57%的省級檔案館和略高于50%的市級檔案館制定了檔案開放利用工作細(xì)則，而縣級檔案館的數(shù)量僅有21.69%。如表3所示，開展了檔案開放利用研究工作的檔案館總數(shù)只占10.27%，縣級檔案館更僅有1.20%（這一情況省級占比34.78%，市級占比15%）。

表2 檔案開放利用工作細(xì)則的制定情況

表3 檔案開放利用研究工作的開展情況

（3）檔案開放工作方式

在對部分檔案館的實(shí)地調(diào)查中，為應(yīng)對日益增長的檔案利用需求、提高檔案開放效率，“批量鑒定”和“部分開放”（即將不開放部分遮擋）成為解決檔案開放比例較低與開放利用需求增大這一矛盾的有益嘗試。問卷作答情況顯示，受調(diào)查的檔案館對這兩種工作方式持有不同的態(tài)度。對于“批量鑒定”，有64.38%的受調(diào)查檔案館在實(shí)際工作中已采用這種方式（表4），其中大部分檔案館傾向于在“利用時(shí)進(jìn)行二次鑒定”（省級占比52.17%，市級占比50%，縣級占比48.19%）；但對于“部分開放”，愿意采取“未開放檔案遮蓋方式”的檔案館尚不足一半（表5，省級占比43.48%，市級占比37.5%，縣級占比39.76%）。

表4 批量處理工作方式的應(yīng)用情況

表5 采取未開放檔案遮蓋方式的應(yīng)用情況

（4）檔案開放中存在的問題與影響因素

對于目前檔案開放比例遠(yuǎn)低于理想狀況的原因，多數(shù)檔案館在問卷中表示“檔案鑒定工作量大”（72.60%）、“專業(yè)人才缺乏”（72.6%）、“鑒定標(biāo)準(zhǔn)不好掌握”（67.12%）、“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性不強(qiáng)”（45.21%）、“檔案鑒定涉及主體職責(zé)不明”（23.97%）、“檔案鑒定組織機(jī)制不健全”（20.55%）等（表6）。這些因素既有法規(guī)政策層面的，但更多的是具體操作層面的。新修訂《檔案法》為推進(jìn)檔案開放工作的開展，專門明確規(guī)定了開放審核的主體職責(zé)，后文將對檔案開放審核的情況予以分析。

表6 各級檔案館檔案開放中存在的問題

針對目前檔案開放中存在的問題，部分檔案館提出“明確權(quán)責(zé)”（28.76%）、“明確細(xì)則/標(biāo)準(zhǔn)”（28.76%）、“組建人才隊(duì)伍”（16.44%）、“交流培訓(xùn)”（8.90%）等建議（表7）。這些措施既涉及宏觀層面的制度供給，也涉及微觀層面檔案館的具體工作改進(jìn)。從內(nèi)容上看，上述措施多是針對表6指出的“專業(yè)人才缺乏”“鑒定標(biāo)準(zhǔn)不好掌握”“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)性不強(qiáng)”等問題，這說明目前檔案館對檔案開放工作中存在的問題與后續(xù)改進(jìn)措施有較為明確的認(rèn)知。

表7 促進(jìn)檔案開放的具體措施

1.3.2 檔案開放審核情況

“檔案開放審核”系新修訂《檔案法》首次提出的專業(yè)術(shù)語，故問卷專門就各檔案館開放審核情況進(jìn)行調(diào)查。根據(jù)問卷作答情況，目前檔案開放審核呈現(xiàn)兩個(gè)特點(diǎn)。一是檔案開放審核工作的流程漸趨標(biāo)準(zhǔn)化，受調(diào)查的半數(shù)檔案館均表示確定了規(guī)范化的檔案開放審核工作流程（表8，省級比例達(dá)到95.65%，市級比例達(dá)到82.5%，縣級比例達(dá)到59.04%）。盡管仍有一定比例的檔案館表示“從未”或“只開展過一次”館藏檔案開放審核工作（表9，省級占21.74%，市級占10%，縣級占6.02%），但“每年梳理”或“定期審核”的檔案館數(shù)量已占受調(diào)查檔案館總數(shù)的90.41%。此外，雖然目前明確檔案開放審核委員會工作流程的檔案館數(shù)量較少（根據(jù)表10和表11數(shù)據(jù)，明確開放審核委員會工作安排的檔案館數(shù)量僅占設(shè)置有開放審核委員會的檔案館數(shù)量的22.97%），但在明確檔案開放審核委員會工作流程的檔案館中，有70.59%的檔案館通過“預(yù)先設(shè)置計(jì)劃/標(biāo)準(zhǔn)”來發(fā)揮檔案開放審核委員會的作用（表10）。

表8 檔案開放審核工作流程的規(guī)范情況

表9 各級檔案館開放審核工作安排情況

表10 各級檔案館開放審核委員會工作安排情況

二是檔案開放審核推進(jìn)力度參差不齊。在實(shí)地調(diào)查中，面對檔案開放審核存在的難題，業(yè)界多次提出“設(shè)置開放審核委員會”“吸納檔案形成/移交單位意見”“借助智能信息處理工具”等措施，但其實(shí)際執(zhí)行效果存在較大的差距。在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，如表11所示，將近一半的檔案館并沒有設(shè)置檔案開放審核委員會，市級和縣級檔案館比例（分別占比41.03%和63.86%）遠(yuǎn)高于省級檔案館（占比8.70%）；在工作環(huán)節(jié)方面，大部分檔案館表示遵循“吸納檔案形成/移交單位意見”的工作要求（表12，省級占比65.22%，市級占比60%，縣級占比83.13%），但在具體執(zhí)行中僅有不到一半的移交單位能夠按照要求及時(shí)完成開放審核（省級占比16.67%，市級占比36.84%，縣級占比41.67%），且在完成的部分“開放審核質(zhì)量很難符合要求”的比例也占四成以上（省級達(dá)到55.56%），省市縣級檔案館都面臨“影響檔案移交接收進(jìn)度”或“無法落實(shí)”的問題（表13）；在輔助工具方面，現(xiàn)階段鮮有檔案館“借助智能信息處理工具”開展檔案開放審核工作，其中縣級檔案館比例遠(yuǎn)低于省級、市級檔案館（表14，省級占30.43%，市級占25%，縣級占3.61%）。

表11 檔案開放審核委員會的設(shè)置情況

表12 檔案開放審核中吸納檔案形成/移交單位意見的開展情況

表13 檔案移交單位對開放審核要求的落實(shí)情況

表14 智能信息處理工具在檔案開放審核的應(yīng)用情況

1.3.3 檔案解密情況

檔案解密是檔案開放利用的前提，解密工作的開展需要包括檔案館在內(nèi)多方主體合力進(jìn)行。根據(jù)問卷數(shù)據(jù)分析，目前檔案館是檔案解密審核的主力軍，承擔(dān)了大部分的工作壓力。受調(diào)查的大部分檔案館都開展了“檔案清查、解密審核工作”（表15，省級占比56.52%，市級占比57.50%，縣級占比62.65%）；半數(shù)以上檔案館并沒有選擇在開放審核的同時(shí)開展解密審核（表16，省級占比60.87%，市級占比72.50%，縣級占比54.22%）；此外，根據(jù)“誰定密誰解密”的原則，檔案解密需要提醒涉密單位參與（表17），半數(shù)以上檔案館承擔(dān)了這一任務(wù)（占受調(diào)查檔案館總數(shù)的51.37%）。這都在一定程度上加重了檔案開放的工作負(fù)擔(dān)。

表15 涉密檔案的清查、解密審核工作開展情況

表16 開放審核和解密審核的安排情況

表17 涉密檔案解密提醒工作的職責(zé)分配情況

1.3.4 檔案提供利用基本情況分析

（1）檔案提供利用方式

針對目前檔案提供利用的方式，據(jù)表18數(shù)據(jù)可以得出三個(gè)特點(diǎn)。一是開放檔案原件及提供復(fù)制服務(wù)是當(dāng)前檔案館提供利用的主要方式，省級、市級及縣級檔案館“提供檔案原件閱覽及復(fù)制件服務(wù)”均占90%以上。二是當(dāng)前的利用方式多為線下利用。雖然檔案館支持線上線下開放檔案目錄，但如果利用者需要利用檔案原文，各檔案館更傾向于“在館提供電子檔案全文”（省級占86.96%，市級占62.50%，縣級占51.81%），而非“網(wǎng)上提供開放檔案原文”（省級占39.13%，市級占7.5%，縣級占8.43%）。三是檔案館線上利用服務(wù)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。受調(diào)查的檔案館無論是“網(wǎng)上公布開放檔案目錄”還是“網(wǎng)上提供開放檔案原文”的比例均較低。

表18 檔案提供利用方式的實(shí)施情況

（2）檔案提供利用便利服務(wù)與約束條件

由于檔案種類多、類型復(fù)雜，在公眾利用檔案的過程中，檔案館通常會提供一些輔助服務(wù)，同時(shí)也會針對公眾的利用行為做出約束。根據(jù)問卷回答情況，大部分檔案館表示在公眾利用檔案過程中提供一定的便利服務(wù)（表19，僅有6.85%的檔案館表示“無”或沒有做出有效回答），且針對近幾年關(guān)注較多的檔案復(fù)制服務(wù)，較少檔案館對公眾復(fù)制檔案的行為進(jìn)行限制（表20，44.52%的檔案館表示并沒有提出約束條件）。但從表19中也可看出，檔案館提供的便利服務(wù)大多為線下服務(wù)，僅有22.60%的檔案館愿意在線上提供服務(wù)，這一趨勢與表18所反映的情況類似。

表19 檔案開放利用的便利服務(wù)的實(shí)施情況

表20 復(fù)制服務(wù)的約束條件的設(shè)置情況

（3）檔案利用手續(xù)和程序

根據(jù)問卷作答情況，檔案館針對國內(nèi)外不同群體制定了不同的利用手續(xù)和程序。對于大陸公民，辦理檔案利用手續(xù)只需攜帶身份證，一般不需介紹信；對于臺、港、澳同胞和華僑，絕大多數(shù)檔案館要求攜帶“有效身份證件（包括身份證、臺胞證、回鄉(xiāng)證、護(hù)照等）和介紹信”；不過對于外國組織或個(gè)人，除了少數(shù)檔案館“暫不提供查閱”外，大部分檔案館則需要“有關(guān)部門介紹及申請”并提供“來華有效證件”。對于未開放檔案，其利用程序則相對比較復(fù)雜，除經(jīng)檔案館同意外，必要時(shí)還需經(jīng)上級或同級檔案主管部門同意，且檔案形成（移交）單位在未開放檔案的利用中也具有重要話語權(quán)。

表21 未開放檔案的利用程序的具體情況

2 檔案開放利用中的三組矛盾

2.1 檔案開放效率較低與檔案利用需求持續(xù)高漲之間的矛盾

供需矛盾是檔案開放利用面臨的首要矛盾，在新修訂《檔案法》背景下其表現(xiàn)更為明顯，集中體現(xiàn)在供給數(shù)量和質(zhì)量兩個(gè)方面。一是檔案開放率低，難以滿足日益增長的利用需求。如表1所示，目前大部分檔案館的開放率都在30%以下。檔案開放率低與沿襲已久的保守陳舊的檔案觀念不無關(guān)系，但新的開放形勢無疑又加重了檔案館的檔案開放負(fù)擔(dān)。在二十五年開放期之下，各檔案館不僅要面對“館藏?cái)?shù)量增長率、增長速度高于檔案開放數(shù)量增長率和增長速度”[9]的現(xiàn)實(shí)問題，還需要額外處理檔案開放的歷史欠賬，在工作條件不變的基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)緩慢而謹(jǐn)慎的人工審核效率難以跟上公眾利用需求的增長速度。在實(shí)地調(diào)查中，NJ檔案館即表示“現(xiàn)按照25年封閉期限進(jìn)行劃控工作，應(yīng)是處理1996年形成的檔案，但按《檔案法》修訂前的正常進(jìn)度本計(jì)劃是處理1991年的檔案，那么從1992年至1996年的館藏35.6萬件檔案的開放審核，則是一個(gè)不小的數(shù)字”。

二是檔案開放利用仍主要以傳統(tǒng)開放利用方式為主，新興技術(shù)手段的應(yīng)用比例較低，難以滿足日益數(shù)字化、信息化的利用需求。在開放審核階段，如表14所示，目前鮮有檔案館“借助智能信息處理工具”開展檔案開放審核工作；而面對大量亟待開放的檔案，大多數(shù)檔案館都面臨人力資源不足的困境（表6中數(shù)據(jù)）。SH檔案館表示“目前館內(nèi)6名專職人員從事開放審核工作，仍難以滿足檔案開放進(jìn)度”，QD檔案館則表示“館內(nèi)每年開放審核的工作量達(dá)到10萬+，但專職從事開放審核的檔案人員只有3位”。對于智能技術(shù)的應(yīng)用，不少檔案館也持觀望態(tài)度。如NJ檔案館表示“現(xiàn)在的人工智能還是較難投入到檔案開放審核工作中，雖然可以輔助篩選，但還需要大規(guī)模的人力投入，這項(xiàng)技術(shù)仍不成熟”。而WX檔案館雖然已經(jīng)應(yīng)用了新的檔案管理系統(tǒng)，但是開放審核方面仍遇到較多難題，“即使有了敏感詞庫篩查，但仍不敢隨便開放，還是要（人員）逐級把控”。在提供利用服務(wù)方面，如表18、表19所示，大部分檔案館仍以線下利用服務(wù)為主，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)也止步于開放目錄，這與信息時(shí)代公眾的利用習(xí)慣存在一定的矛盾。此外，由于大部分檔案館網(wǎng)站的承載能力和服務(wù)能力有限，“將數(shù)字化的成果上傳網(wǎng)站難以全部實(shí)現(xiàn)”[10]，無法滿足公眾數(shù)字化、信息化的利用需求。

2.2 檔案開放機(jī)制不健全與檔案開放要求漸趨明確之間的矛盾

新修訂《檔案法》第二十七條明確了檔案自形成之日起滿二十五年向社會開放的年限，第二十八條明確了檔案館應(yīng)通過網(wǎng)站等方式定期公布開放檔案的目錄、不斷完善利用規(guī)則、創(chuàng)新服務(wù)形式、簡化手續(xù)、提供利用的要求，第二十九條明確了利用檔案館未開放檔案的國家有關(guān)規(guī)定，第三十條明確了館藏檔案和尚未移交進(jìn)館檔案在開放審核時(shí)的“會同”機(jī)制和檔案形成單位或保管單位的“附具意見”機(jī)制，等等?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平”作為發(fā)展目標(biāo)之一，要求建立健全檔案開放審核建議機(jī)制及各級國家檔案館館藏檔案解密和開放審核有關(guān)制度，并穩(wěn)步推進(jìn)開放檔案全文在線查閱。這些有關(guān)檔案開放的新要求和新規(guī)定以法律和政策的形式明確下來，為“十四五”期間檔案開放工作提供了方向指引。然而，問卷調(diào)查和實(shí)地調(diào)研表明，目前有相當(dāng)一部分檔案館檔案開放機(jī)制不健全、開放流程不規(guī)范、開放審核不完備，難以滿足“存量”和“增量”檔案開放需求，這一現(xiàn)象在表2、表3、表8、表10—表13等中也得到驗(yàn)證。調(diào)查中部分檔案館尚未制定適合本館的檔案開放利用工作細(xì)則，也未開展相關(guān)的研究工作，檔案開放審核流程尚未規(guī)范，“會同”機(jī)制和“附具意見”機(jī)制落實(shí)情況不甚樂觀，檔案提供利用的線上服務(wù)也差強(qiáng)人意。這些現(xiàn)狀與漸趨明確的檔案開放要求存在一定差距，亟需改善。

2.3 檔案開放與檔案解密具體落實(shí)過程中亟需加強(qiáng)銜接

現(xiàn)有研究表明，目前檔案開放與檔案解密之間的沖突主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案部門和保密部門對涉密檔案管理監(jiān)管職責(zé)不清，二是檔案開放方面的監(jiān)管職責(zé)存在交叉。[11]據(jù)實(shí)地調(diào)查，涉敏、涉密檔案一定程度上降低了檔案館的檔案開放工作效率，SH檔案館就表示“目前檔案館的檔案開放率為36.7%左右，但如果剔除涉及個(gè)人問題、歷史遺留問題以及涉密的檔案，該館的開放率可以達(dá)到65%左右”。WX檔案館也坦言，“現(xiàn)階段整個(gè)檔案系統(tǒng)在檔案開放中遇到的最大難題就是劃控鑒定、開放鑒定和到期鑒定。這些工作涉及的責(zé)任關(guān)系非常復(fù)雜，檔案館不敢主動(dòng)去做，一旦做了，相關(guān)的責(zé)任就會攬到檔案館頭上”。

調(diào)查數(shù)據(jù)中表15—表17所示，對于涉密檔案的清查和解密審核工作，檔案館是否應(yīng)主動(dòng)開展；對于開放審核和解密審核應(yīng)如何安排；對于涉密檔案的解密工作應(yīng)如何進(jìn)行，解密提醒應(yīng)由誰來負(fù)責(zé)等問題，受調(diào)查的檔案館仍莫衷一是。因此，如何處理檔案館、解密主體與主管部門在檔案開放與解密工作中的關(guān)系，是檔案開放工作的重要任務(wù)?，F(xiàn)階段館藏檔案解密制度仍以《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》為主要參考，盡管這一制度中早已對檔案形成（移交）單位提出了相應(yīng)要求，但由于沒有得到認(rèn)真貫徹執(zhí)行，逐漸形成了“檔案形成機(jī)關(guān)、移交單位對此不夠重視，檔案部門主攬責(zé)任”的局面。NJ檔案館也表示“越到基層越容易發(fā)現(xiàn)各個(gè)單位的檔案員可能都是臨時(shí)負(fù)責(zé)，沒有經(jīng)過專門培養(yǎng)，甚至經(jīng)常發(fā)生人員變動(dòng)，因此由形成（移交）單位主導(dǎo)檔案解密工作也不一定合適。”

3 檔案開放利用的對策建議

3.1 以信息技術(shù)賦能檔案開放工作的開展

盡管現(xiàn)階段信息技術(shù)在檔案開放工作中的應(yīng)用尚未成熟，但在檔案開放中如仍堅(jiān)持以人工手段為主則很難跟上信息時(shí)代的步伐。因此，以信息技術(shù)賦能檔案開放工作的開展，不僅是時(shí)代所需，也是檔案開放的未來發(fā)展趨勢。各檔案館應(yīng)在條件允許的情況下，積極嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案開放工作中來，既可以通過編制適合本館的敏感詞庫，將其嵌入原有檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，利用敏感詞全文比對算法、敏感詞篩選過濾機(jī)制、敏感詞準(zhǔn)確定位等技術(shù)輔助檔案初審乃至復(fù)審環(huán)節(jié)；也可以考慮將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用到檔案開放利用工作中，通過對檔案館海量數(shù)據(jù)的挖掘分析，探索文本之間的潛在聯(lián)系和內(nèi)在規(guī)律，對檔案開放審核過程中可能出現(xiàn)的敏感詞進(jìn)行自動(dòng)生成和提取，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能搜索和聚類分析[12]。此外，在各方面條件成熟時(shí)，還可以利用人工智能技術(shù)模擬人的思維過程和智能行為，實(shí)現(xiàn)檔案開放審核工作的自動(dòng)化開展。

3.2 完善檔案開放機(jī)制，簡化利用程序

為推進(jìn)檔案開放，滿足利用者日益增長的利用需求，各檔案館應(yīng)完善檔案開放機(jī)制，簡化公眾的利用程序。一方面，檔案館應(yīng)根據(jù)《檔案法》、檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃等法律政策，進(jìn)一步細(xì)化檔案開放的具體流程與工作制度。鼓勵(lì)各檔案館結(jié)合館藏實(shí)際情況，制定檔案開放工作計(jì)劃，確定檔案館優(yōu)先開放審核的檔案范圍；結(jié)合實(shí)際情況，針對不同類型的館藏檔案，厘清檔案形成（移交）單位、檔案館與檔案主管部門在“初審—復(fù)審—終審”的“三審制”工作機(jī)制的職責(zé)分配；完善檔案開放審核的具體環(huán)節(jié)，以細(xì)則、規(guī)劃等方式確定檔案開放審核“會同”機(jī)制的具體操作方式；在條件允許的情況下，邀請專家參與檔案開放工作，在檔案館開放審核委員會基礎(chǔ)上強(qiáng)化專家咨詢機(jī)制，或是建立專家?guī)欤岣邫n案開放利用工作的專業(yè)水平。另一方面，檔案館需根據(jù)公眾的利用訴求，進(jìn)一步簡化利用手續(xù)，提高利用滿意度。這既要求檔案館深入用戶群體開展調(diào)查，構(gòu)建用戶畫像，提高檔案利用服務(wù)的精準(zhǔn)度，也要鼓勵(lì)檔案館積極探索館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，貼合信息時(shí)代公眾的利用習(xí)慣。此外，檔案館還需針對開放檔案和未開放檔案的具體情境，簡化公眾利用檔案的手續(xù)流程，提高公眾的利用滿意度。

3.3 協(xié)調(diào)檔案開放與檔案解密的關(guān)系

為協(xié)調(diào)檔案開放與檔案解密二者的關(guān)系，檔案館需要在兩方面做好工作。一是積極開展檔案開放與檔案解密主體的協(xié)調(diào)工作。以檔案館和解密主體為例，在“誰定密誰解密”的原則下，解密主體一般是檔案形成單位或移交單位，這就意味著檔案館在開展檔案開放工作的過程中需要與檔案形成單位或移交單位協(xié)調(diào)檔案解密工作的開展。雙方需要明確解密工作的職責(zé)分配，并協(xié)調(diào)檔案解密與檔案開放工作的工作進(jìn)度和工作時(shí)間。二是建立聯(lián)合監(jiān)督檢查機(jī)制。監(jiān)督檢查是保證檔案開放、檔案解密工作落實(shí)與權(quán)責(zé)分配得當(dāng)?shù)闹匾胧?。作為法定的職能部門，檔案主管部門、保密行政管理部門對檔案開放和檔案解密分別負(fù)有行政管理職責(zé)。新《檔案法》明確規(guī)定，檔案主管部門應(yīng)對檔案館和機(jī)關(guān)等單位的“檔案提供利用等情況”進(jìn)行監(jiān)督檢查，“不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案的”應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。根據(jù)《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》（國家保密局令2014年第1號），保密行政管理部門應(yīng)對機(jī)關(guān)、單位定密工作（包括檔案解密）進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)糾正或者責(zé)令整改。鑒于檔案開放、解密之間的緊密聯(lián)系，可廣泛建立檔案主管部門、保密行政管理部門的聯(lián)合監(jiān)督檢查機(jī)制。這既符合黨和國家關(guān)于優(yōu)化行政執(zhí)法體制機(jī)制的總體要求，也符合統(tǒng)籌規(guī)范督查檢查考核工作的總體要求。在具體方式上，建議檔案主管部門、保密行政管理部門加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排、聯(lián)合開展監(jiān)督檢查工作，提高檔案開放與檔案解密的工作效率。