楊光均，楊 帆，吳 蕓，劉 松

（貴州茅臺(tái)酒股份有限公司，貴州仁懷 564501）

當(dāng)前，白酒生產(chǎn)企業(yè)實(shí)驗(yàn)室物資采購過程中，企業(yè)采購部門與實(shí)驗(yàn)室部門的良性溝通越來越多，相關(guān)人員對(duì)采購法的理解越來越深，但實(shí)驗(yàn)室物資包括常規(guī)耗材、化學(xué)品、小型設(shè)備、精密儀器等，種類繁多、規(guī)格劃分細(xì)碎、單品價(jià)值相差大，采購效率和管理效率有待提升。采購是企業(yè)經(jīng)營管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，是公司戰(zhàn)略決策中不可或缺的一部分，是公司各個(gè)相關(guān)部門都需要積極參與的一個(gè)綜合性管理過程。

科技創(chuàng)新是白酒生產(chǎn)企業(yè)的快速、高質(zhì)發(fā)展不可或缺的驅(qū)動(dòng)力，在“十四五”及未來，傳統(tǒng)白酒生產(chǎn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展依然是大趨勢(shì)?？萍紕?chuàng)新工作離不開實(shí)驗(yàn)物資的有效供應(yīng)保障，隨著傳統(tǒng)的白酒生產(chǎn)企業(yè)引進(jìn)更多的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)驗(yàn)室使用的物資種類和數(shù)量也越來越多，在采購提出時(shí)人員難以對(duì)采購數(shù)量的合理性進(jìn)行準(zhǔn)確的把握，在傳統(tǒng)白酒行業(yè)集中采購模式下怎樣快速、合規(guī)、準(zhǔn)確的采購，怎樣實(shí)現(xiàn)快速的出入庫庫存管理，成為亟需解決的問題。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 實(shí)驗(yàn)室物資采購管理存在的問題

傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室物資管理模式主要分為統(tǒng)一采購、存儲(chǔ)、按需申領(lǐng)的集中管理模式以及將采購權(quán)限下放到各個(gè)專業(yè)實(shí)驗(yàn)室，各自采購、獨(dú)立管理的分散管理模式，也有采用現(xiàn)代化LIMS 管理系統(tǒng)的模式，但LIMS 的適用性需根據(jù)各企業(yè)情況調(diào)整，同時(shí)在采購端，LIMS 系統(tǒng)的管理流程需進(jìn)一步延伸，搭建新的框架。在大型白酒生產(chǎn)企業(yè)，涉及實(shí)驗(yàn)室物資的部門主要有技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量檢測(cè)、生產(chǎn)管理化驗(yàn)、動(dòng)力管理、環(huán)保等部門，各部門研究的對(duì)象不同，所需的實(shí)驗(yàn)室物資種類和數(shù)量相差較大，審核需求專業(yè)性強(qiáng)。企業(yè)采購部門在實(shí)驗(yàn)物資管理過程中，很難實(shí)現(xiàn)完全的集中采購、管理，因此一般都是集中采購單位收集使用單位需求后實(shí)現(xiàn)部分集中采購與使用需求單位自行采購相結(jié)合方式，自行采購的方式要求每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)員了解采購管理的業(yè)務(wù)流程，過程繁雜，不利于實(shí)驗(yàn)室工作的高效開展，需在自行采購和集中采購之間掌握較好的平衡。

1.2 實(shí)驗(yàn)物資可視化存在的問題

在大型的白酒生產(chǎn)企業(yè)，企業(yè)實(shí)驗(yàn)室分布點(diǎn)較多，物資的管理均由使用單位自行管理，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室物資預(yù)算計(jì)劃性薄弱，經(jīng)費(fèi)資源分配不合理，采購數(shù)量隨意，存在一定資源浪費(fèi)情況。由于無統(tǒng)一的實(shí)驗(yàn)室物資存儲(chǔ)庫，各單位的實(shí)驗(yàn)室物資庫存管理不標(biāo)準(zhǔn)，存儲(chǔ)點(diǎn)多，分布點(diǎn)散，管理難度較大。各專業(yè)實(shí)驗(yàn)室獨(dú)立管理實(shí)驗(yàn)物資，無信息化系統(tǒng)或基于手機(jī)等便攜式設(shè)備的識(shí)別系統(tǒng)，不能完整地記錄耗材出入庫以及使用情況，對(duì)實(shí)驗(yàn)物資的使用情況無法準(zhǔn)確追蹤，容易造成各實(shí)驗(yàn)室只管自己所需的實(shí)驗(yàn)物資，對(duì)于買了多少，用了多少，剩余多少并沒有明確的記錄，導(dǎo)致入庫驗(yàn)收、出庫記錄不健全的情況。

2 實(shí)驗(yàn)室物資“一站式”管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探索

采購直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程、企業(yè)效益，是構(gòu)成企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要方面，起著非常重要的作用。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，各種信息系統(tǒng)在企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展過程中使用變得更加頻繁。針對(duì)以上問題，提出構(gòu)建基于二維碼的一體化采購和物料管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)是為了方便實(shí)驗(yàn)室物資的采購和物料管理而設(shè)計(jì)的，有利于提高采購實(shí)驗(yàn)員對(duì)實(shí)驗(yàn)物資情況的掌握，從而提高辦事的效率和質(zhì)量。本系統(tǒng)開發(fā)的主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)物資采購，過程管理的系統(tǒng)化、便捷化、清晰化、合理化、專業(yè)化。該系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)主要分為需求部門、采購部門、使用部門、使用人員。

2.1 各個(gè)部門的用戶分析

（1）需求部門即各實(shí)驗(yàn)室，主要職能是提出采購需求，進(jìn)行入庫、庫存管理、使用管理等。用戶包括實(shí)驗(yàn)室物資的管理員、采購員和使用員，實(shí)驗(yàn)室物資管理員負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)物資驗(yàn)收、入庫、貯存、出庫等工作，采購員負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)物資采購需求的統(tǒng)計(jì)、審核、驗(yàn)收等工作，使用員為實(shí)驗(yàn)室物資使用人員，負(fù)責(zé)按照相關(guān)要求使用實(shí)驗(yàn)室物資。

（2）采購部門的用戶包括采購員、管理員。主要職能是開展采購工作，系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)管理等。采購員進(jìn)一步審核需求的合理性，按照流程開展相關(guān)采購工作。管理員主要是負(fù)責(zé)在耗材管理系統(tǒng)后端維護(hù)系統(tǒng)并按照實(shí)驗(yàn)室需求優(yōu)化系統(tǒng)。

2.2 系統(tǒng)擬實(shí)現(xiàn)的功能探討

探索構(gòu)建一體化的采購管理系統(tǒng)，在采購過程中，對(duì)各實(shí)驗(yàn)室提出采購需求數(shù)量的科學(xué)性和合理性進(jìn)行初步審核，具體為自動(dòng)邏輯計(jì)算過去三年的采購數(shù)量、現(xiàn)有的庫存數(shù)量、本年度的使用數(shù)量、需求數(shù)量四個(gè)數(shù)據(jù)關(guān)系，進(jìn)行自動(dòng)審核，及時(shí)提示修改，減少人工審核的工作量，避免人為的誤判，提高采購效率。在過程管理過程中，實(shí)驗(yàn)室物資到貨時(shí)，通過系統(tǒng)生成唯一的二維碼，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室物資在各實(shí)驗(yàn)室的快速、精準(zhǔn)入庫、出庫管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)物資管理的便捷化、清晰化、合理化、專業(yè)化。構(gòu)建該系統(tǒng)擬實(shí)現(xiàn)以下功能。

2.2.1 采購需求端

各實(shí)驗(yàn)室通過系統(tǒng)掃二維碼直接顯示物料信息（或直接查詢物料信息），錄入預(yù)采購數(shù)量，點(diǎn)擊審核，后臺(tái)通過自動(dòng)邏輯計(jì)算上一年度的采購數(shù)量、現(xiàn)有的庫存數(shù)量、本年度的使用數(shù)量、需求數(shù)量四個(gè)數(shù)據(jù)關(guān)系進(jìn)行自動(dòng)審核，在合理區(qū)間顯示審核通過，超出或低于合理區(qū)間提示進(jìn)行核對(duì)，若無誤需在備注欄填入具體理由后才能點(diǎn)擊提交。針對(duì)新物資，可以手動(dòng)添加實(shí)驗(yàn)物資相關(guān)信息及采購量的合理性說明，如需分析多少樣品，每個(gè)樣品需要該物資多少，共計(jì)需多少物資，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)新物資流程審核。如表1所示。

表1 采購需求功能設(shè)計(jì)

2.2.2 使用端

可實(shí)現(xiàn)查詢信息、二維碼打印、掃碼入庫、分類貯存、掃碼出庫、驗(yàn)收及供方評(píng)價(jià)，如表2所示。

表2 使用端功能設(shè)計(jì)

2.2.3 采購單位端

對(duì)需求合理的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)，手動(dòng)確認(rèn)需求不合理的數(shù)據(jù)，查詢信息，合同管理。如表3所示。

表3 采購單位端功能設(shè)計(jì)

2.2.4 供應(yīng)商端

實(shí)現(xiàn)預(yù)算價(jià)報(bào)價(jià)，供應(yīng)商自評(píng)價(jià)。見表4。

表4 供應(yīng)商端功能設(shè)計(jì)

2.2.5 后臺(tái)管理

數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理，系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)合理的、高效率的管控，物料信息有條件的共享、嚴(yán)格的查看審批權(quán)限等。通過即時(shí)信息通知方式實(shí)現(xiàn)各相關(guān)部門協(xié)同跟進(jìn)同一項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)在各工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)高效的審批、審閱，通過物料庫實(shí)施集中式管理，實(shí)現(xiàn)各類資源的有效共享。見表5。

表5 后臺(tái)管理功能設(shè)計(jì)

2.2.6 庫存管理

實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)庫存量統(tǒng)計(jì)、庫存量警戒提醒，耗材有效日期管理，使用時(shí)先進(jìn)先用原則提醒。

3 結(jié)論

基于傳統(tǒng)白酒生產(chǎn)企業(yè)實(shí)驗(yàn)室物資采購、管理的現(xiàn)狀，結(jié)合集中采購和LIMS管理經(jīng)驗(yàn)和理念，通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)室物資數(shù)據(jù)的收集，自動(dòng)邏輯計(jì)算上一年度的采購數(shù)量、現(xiàn)有的庫存數(shù)量、本年度的使用數(shù)量、需求數(shù)量4 個(gè)數(shù)據(jù)的關(guān)系，讓采購人能夠提出科學(xué)合理準(zhǔn)確完整的采購需求，為后期的采購提供規(guī)范的基礎(chǔ)，進(jìn)一步規(guī)范采購流程，提高實(shí)驗(yàn)物資采購數(shù)量的合理性。

通過二維碼的生成，實(shí)現(xiàn)掃碼入庫并分類貯存、掃碼出庫、掃碼提出采購需求，供應(yīng)商端的持續(xù)評(píng)價(jià)和改進(jìn)，進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)物資管理的便捷化、清晰化、專業(yè)化。該系統(tǒng)需兼容電腦端、手機(jī)端（手機(jī)端支持?jǐn)z像頭掃碼），配置出入庫固定掃碼器及手持掃碼器。

綜上所述，實(shí)驗(yàn)室物資的采購和管理對(duì)白酒生產(chǎn)企業(yè)的實(shí)驗(yàn)室工作十分重要，直接影響到實(shí)驗(yàn)室工作的開展，以及實(shí)驗(yàn)室結(jié)果的可靠性和正確度，必須高度重視并規(guī)范其相關(guān)管理流程和方法。該系統(tǒng)的構(gòu)建將有效解決傳統(tǒng)白酒生產(chǎn)企業(yè)實(shí)驗(yàn)室物資采購時(shí)效性不足、先進(jìn)性有待提升等問題，提高實(shí)驗(yàn)物資的使用效率，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室水平的提升，對(duì)促進(jìn)集中采購改革產(chǎn)生重要意義。