康芳華，郭 珺

（1. 江西省豐城市水利水電技術(shù)服務(wù)站，江西 豐城，331100；2. 江西省豐城市水利水電勘測設(shè)計室，江西 豐城，331100）

0 引 言

建立檔案是記錄水利工程建設(shè)過程的一種手段，在工程全生命周期管理中占有重要地位[1]，而在實際工作過程中，檔案管理人員參差不齊、管理配套設(shè)施不全、檔案收集的時效性和真實性不佳、檔案使用發(fā)揮作用不明顯等重建設(shè)輕檔案管理現(xiàn)象一直存在[2，3]。究其原因，有管理體系不健全、制度落實不到位，最主要的是缺少合理的檔案管理評價考核方法[4-6]。為清晰查找項目檔案管理中的關(guān)鍵問題，評價檔案管理的水平，確定檔案管理的級別，本文以江西省豐城市黃金水庫除險加固工程檔案管理為例，從組織機構(gòu)、管理制度、日常管理、配套設(shè)施和檔案開發(fā)利用等5 方面構(gòu)建指標體系，采用基于（0.1～0.9）的9 標度改進模糊AHP 法對水利工程檔案管理進行綜合評價。

1 研究對象概況

豐城市黃金水庫位于清豐山溪水系豐水河上游，壩址座落于江西省豐城市荷湖鄉(xiāng)。壩址以上控制流域面積55.2km2，總庫容5 079×104m3。水庫設(shè)計灌溉面積4 000hm2，電站裝機500kW，是一座以灌溉為主，兼顧防洪、發(fā)電等綜合效益的中型水庫。主要建筑物包括：大壩、溢洪道、壩下輸水涵管、泄洪輸水隧洞等。

該水庫成立了管理所，制定了相關(guān)檔案整理、保管制度，安排了人員，設(shè)置了檔案保管室。

2 評價體系建立及結(jié)果分析

2.1 評價體系建立

本文依據(jù)水利工程檔案管理特點結(jié)合目前普遍存在的問題以及對已有文獻[7，8]的梳理總結(jié)，將水利工程檔案管理評價體系分為：目標層、準則層和指標層等三個層級。通過對數(shù)據(jù)資料的全面性、獨立性和可獲得性分析，本文從組織機構(gòu)、管理制度、日常管理、保管設(shè)施和開發(fā)利用等方面篩選25 個指標，構(gòu)建三層次檔案管理評價指標體系見表1。

2.2 指標權(quán)重系數(shù)的確立

根據(jù)表1，水利工程檔案管理指標體系指標共分三個等級。其中目標層水利工程檔案管理U 為一級指標；準則層組織機構(gòu)U1、管理制度U2、日常管理U3、保管設(shè)施U4、開發(fā)利用U5為二級指標；指標層檔案管理工作制度u11、檔案工作集中統(tǒng)一管理制度u12～效益開發(fā)u52為三級指標等；

表1 水利工程檔案管理評價指標體系

判斷矩陣元素的值反應(yīng)了各元素間的相對重要程度。本文基于（0.1～0.9）的標度改進AHP 法來構(gòu)造判斷矩陣，通過元素間兩兩比較先確定比較矩陣，進而確定判斷矩陣。根據(jù)改進AHP 法的賦權(quán)步驟，邀請了水利工程和檔案管理方面的專家對所建立的水利工程檔案管理評價體系中指標的相對重要性賦值。根據(jù)專家們的討論研究，經(jīng)整理計算得到水利工程檔案管理評價體系的目標層比較矩陣和準則層比較矩陣，目標層比較矩陣見表2，準則層比較矩陣參照管理子系統(tǒng)比較矩陣見表3。

表2 水利工程檔案管理目標層比較矩陣

表3 準則層管理工作子系統(tǒng)比較矩陣

通過進一步計算可得到水利工程檔案管理評價體系各指標層次單排序及層次總排序結(jié)果如表4，具體計算方法見文獻[9-11]，各指標的權(quán)重為ωi。

表4 評價體系指標層次單排序和層次總排序

賦權(quán)結(jié)果表明，5 個二級指標中組織機構(gòu)、管理制度、日常管理、保管設(shè)施權(quán)重系數(shù)均為0.208，開發(fā)利用權(quán)重系數(shù)為0.168。25 個三級指標中，檔案檢索開發(fā)和效益開發(fā)權(quán)重最大，均為0.084，檔案室科學(xué)化管理制度最小，為0.016。

3 實例分析

3.1 評分等級確定

水利工程檔案管理評價指標評定結(jié)果分優(yōu)良、合格、不合格三個等級。等級確定標準為：優(yōu)良（A≥85分）；合格（85＞A≥70）；不合格（A＜70）。評價結(jié)束后，即可發(fā)現(xiàn)各個水利工程檔案管理存在的主要問題，可以為管理者制定相應(yīng)的對策提供科學(xué)依據(jù)。

3.2 黃金水庫檔案管理評價實例

根據(jù)現(xiàn)場調(diào)查情況，該水庫為中型水庫，管理所設(shè)置了相關(guān)檔案整理、保管制度，并按照相關(guān)制度執(zhí)行到位。水庫管理所目前在崗人員5 人：其中行政管理3人，技術(shù)管理2 人。建立了領(lǐng)導(dǎo)崗位和檔案人員崗位責(zé)任制，缺乏檔案人員薪資和培訓(xùn)制度。成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期對檔案管理、保管情況進行檢查，設(shè)置了專職的檔案管理機構(gòu)，配備了專職管理人員。根據(jù)收集資料情況，大部分電子檔案進行了歸檔，還有小部分未進行歸檔。設(shè)置了保管檔案的庫房，但環(huán)境有待提高。其他檔案管理工作基本規(guī)范。

根據(jù)水庫檔案管理現(xiàn)場調(diào)查情況，依據(jù)前面水利工程檔案管理評價指標賦分和評定方法，對水庫檔案管理進行檔案評級。具體結(jié)果見表5。

根據(jù)表5 可知，黃金水庫檔案管理最終得分為712/1000=71.2 分＞70 分，水庫檔案管理合格，但在人員薪酬制度、人員培訓(xùn)制度和效益開發(fā)方面得分為零，需加強改進。

表5 水利工程檔案管理評價指標評分

3.3 改進建議

（1）完善制度強化落實。完善管理體制，明確職責(zé)，落實責(zé)任。加強對檔案工作的監(jiān)督檢查，定期對建設(shè)、設(shè)計、施工及監(jiān)理等單位進行檔案管理的考核、評比，把檔案質(zhì)量與檔案人員工作考評結(jié)合起來，與經(jīng)濟效益結(jié)合起來，調(diào)動其積極性，保證檔案管理工作的有效運行。

（2）提高人員素質(zhì)，構(gòu)建檔案“互聯(lián)網(wǎng)”。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，構(gòu)建檔案“互聯(lián)網(wǎng)”，涵蓋每個工程的具體內(nèi)容。從橫向上來看，各個部門之間應(yīng)保持聯(lián)系，方便溝通，從縱向上來看，有工程檔案主要負責(zé)人，而各個級別又有一個負責(zé)本級的檔案負責(zé)人，明確職責(zé)范圍和工作內(nèi)容，構(gòu)建內(nèi)部各成員之間相互檢查、監(jiān)督的網(wǎng)絡(luò)。

（3）加大投入完善檔案保管設(shè)施。檔案室建設(shè)要與水利工程同步建設(shè)，檔案室專用，盡量與閱覽、辦公分開，還可以增加檔案整理室、陳列室等專門庫房，日常管理要滿足“八防”要求。統(tǒng)一檔案盒，擺放整齊；分類明確，統(tǒng)一標識，統(tǒng)一標簽；定期對檔案保管狀況進行檢查，制定破損檔案的補救措施。

（4）規(guī)范化信息化管理檔案。根據(jù)信息化建設(shè)的要求，檔案資料要電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，兩種檔案需要同時歸檔。

4 結(jié) 論

本文從組織機構(gòu)、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施、日常管理和檢索開發(fā)等5 個方面對水利工程檔案管理進行了分析，并采用改進AHP 法與模糊數(shù)學(xué)結(jié)合的方法構(gòu)建了模型。豐城市黃金水庫檔案管理工作模型計算得分為71.2 分，檔案管理工作合格。通過現(xiàn)場檢查和日常管理情況與評價結(jié)果對比，評價結(jié)果真實，與現(xiàn)場管理者反應(yīng)的情況一致。

結(jié)果表明，基于采用改進AHP 法的評價模型具有較好的可信度。該方法創(chuàng)新了一種檔案管理手段，為今后做好水利工程檔案管理提供了科學(xué)依據(jù)，有助于提升檔案管理工作的完整性、準確性和系統(tǒng)性。