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        企業(yè)應(yīng)收賬款的管理實踐

        2022-07-29 06:44:04雷淵斌
        關(guān)鍵詞:清欠賬款信用

        ◎雷淵斌

        (作者單位:湖南省礦產(chǎn)資源調(diào)查所)

        當(dāng)前市場競爭越來越激烈,企業(yè)經(jīng)營面臨著很多的挑戰(zhàn),大多數(shù)企業(yè)為了發(fā)展會選擇賒銷,以提升自身的市場份額和競爭力。但是這種方式會讓應(yīng)收賬款不斷增加,長期如此,會加大壞賬風(fēng)險,使得企業(yè)流動資金不足,不利于企業(yè)的運(yùn)營,同時還會影響財務(wù)及管理成本等。為了減少和避免這種問題,企業(yè)需要注重應(yīng)收賬款的管理工作,制定有效的管理制度,采取有效的管理措施,提高工作的實效性,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        為了減少壞賬問題的產(chǎn)生,文章對企業(yè)應(yīng)收賬款的管理實踐進(jìn)行研究,文中分析了企業(yè)應(yīng)收賬款管理工作的作用和存在的問題,并提出了優(yōu)化對策,包括做好事前信用管理工作;健全賒銷審批及合同管理;構(gòu)建清欠聯(lián)動工作機(jī)制;采取客戶欠賬跟蹤制度,強(qiáng)化應(yīng)收賬款后續(xù)管理控制,重視應(yīng)收賬款管理和催收;發(fā)揮法務(wù)部門的作用,通過法律的方式維護(hù)企業(yè)利益;利用信息技術(shù),動態(tài)化管理;希望可以為有關(guān)人員提供參考。

        一、企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理工作的重要性

        第一,有利于提高資金利用效率。流動資金關(guān)系到企業(yè)的正常經(jīng)營和發(fā)展,對優(yōu)化現(xiàn)金流量管理具有重要影響,加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理工作,能夠促進(jìn)資金的回收利用,獲得更多的流動資金,確保企業(yè)的健康發(fā)展,提高企業(yè)的盈利水平,建設(shè)資金利用循環(huán)體系,高效的利用資金,整合相關(guān)的經(jīng)濟(jì)資源,促進(jìn)企業(yè)的整體運(yùn)營發(fā)展。第二,有利于加快資金回收速度。企業(yè)在市場競爭中為了提升競爭力,很多企業(yè)選擇賒銷的方式,導(dǎo)致年底產(chǎn)生很多的應(yīng)收賬款,如果在規(guī)定時間內(nèi)無法收回,可能產(chǎn)生壞賬的問題,不利于企業(yè)的效益,加重其經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),對此,企業(yè)就要構(gòu)建系統(tǒng)的管理控制方式,提升自身的競爭力。在收款時可以通過優(yōu)惠政策以及日常催收,促進(jìn)應(yīng)收賬款的快速收回,維持正常經(jīng)營,提升企業(yè)的實力。第三,可以提升企業(yè)的競爭力?;诩訌?qiáng)應(yīng)收賬款管理工作,建立合理的制度體系,運(yùn)用恰當(dāng)?shù)拇胧刂茟?yīng)收賬款,最大程度的降低經(jīng)營風(fēng)險的產(chǎn)生,提升企業(yè)的競爭力,

        二、企業(yè)應(yīng)收賬款管理中的問題

        1.沒有完善的內(nèi)控管理制度。

        首先,應(yīng)收賬款管理部門存在職責(zé)權(quán)限不明確的問題。內(nèi)部沒有清楚的管理流程,財務(wù)部門有關(guān)制度規(guī)定比較細(xì)致,市場部門的業(yè)務(wù)及銷售環(huán)節(jié)較多,并未制定明確的管理制度,對市場業(yè)務(wù)人員沒有劃分職責(zé)權(quán)限。針對應(yīng)收賬款管理,一些企業(yè)并未構(gòu)建完善的信用管理部門,讓財務(wù)及市場部門負(fù)責(zé)設(shè)置信用權(quán)限,使得信用管理沒有清楚的標(biāo)準(zhǔn),一些職工出于增加銷售額的目的忽略了潛在信用風(fēng)險。其次,缺乏完善的回收激勵機(jī)制。對于欠收、壞賬等情況,雖然組建了專門的催收小組,然而缺乏健全的考核激勵機(jī)制,人員設(shè)置也存在不足,缺乏工作的熱情,導(dǎo)致工作效率不高,無法充分發(fā)揮出工作應(yīng)有的作用。

        2.應(yīng)收賬款控制水平不高。

        首先,應(yīng)收賬款質(zhì)量不高。企業(yè)為了提升市場占有率,可能產(chǎn)生過度賒銷的問題,一些中小企業(yè)應(yīng)收賬款規(guī)模太大,在賒銷時并沒有全面、認(rèn)真地評估客戶的信用情況,導(dǎo)致其變現(xiàn)能力較弱,之所以會這樣,主要是因為企業(yè)為了擴(kuò)大市場份額,不合理的運(yùn)用信用銷售方式,隨著應(yīng)收賬款越來越多,給企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)帶去了消極影響。其次,對于大客戶的依賴性較強(qiáng)。企業(yè)出于留住大客戶的目的,在沒有調(diào)查掌握客戶財務(wù)情況時,就為其提供很高的信用額度,如果客戶行業(yè)產(chǎn)生市場風(fēng)險,就會有很多壞賬,導(dǎo)致企業(yè)收款工作難度較大。最后,日常管理不到位。平常企業(yè)在管理時主要是分析賬齡,然而賒銷之后,企業(yè)沒有全面的評估客戶信用及財務(wù)情況,沒有構(gòu)建完善的監(jiān)控制度,使得企業(yè)無法及時了解客戶的情況,不能有效地控制應(yīng)收賬款規(guī)模。

        3.沒有動態(tài)化的進(jìn)行監(jiān)管。

        應(yīng)收賬款相關(guān)的客戶狀態(tài)會隨著時間發(fā)展而發(fā)生變化,產(chǎn)生到期、逾期等問題??梢?,應(yīng)收賬款在不斷的變化中,對其進(jìn)行管理就要采取動態(tài)化的方式。然而很多企業(yè)并未采取動態(tài)化的跟蹤管理方式,首先,并沒有安排專門的人員實施跟蹤管理,使得催收工作無法及時開展。其次,沒有及時的分析以及核實,無法及時有效地反饋客戶變化情況等。

        三、企業(yè)應(yīng)收賬款管理策略

        1.加強(qiáng)事前信用管理。

        首先,堅持對客戶信息進(jìn)行優(yōu)化及完善。應(yīng)該做好對客戶情況的盡職調(diào)查,如經(jīng)營情況、履約能力,由于客戶提交材料帶有主觀性,會盡量美化,對此,企業(yè)需要在完善信息時進(jìn)一步調(diào)查,從內(nèi)、外部核實信息是否可靠。其次,健全客戶信用政策。第一,細(xì)化信用等級的設(shè)置,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展,一些企業(yè)之前的評級模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展要求,對于更復(fù)雜的客戶信用風(fēng)險,需要細(xì)致的設(shè)置等級;第二,健全的信用政策要涵蓋相關(guān)的內(nèi)容,如現(xiàn)金折扣條件、賒銷方式、信用期限等,進(jìn)而避免銷售人員為了提升業(yè)績而隨意選擇優(yōu)惠方式、延長信用期限。

        2.加強(qiáng)賒銷審批及合同管理。

        健全賒銷審批制度,合理設(shè)置賒銷審批等級,同時明確審批負(fù)責(zé)人。比如賒銷額在20 萬元以下的,可以由主管負(fù)責(zé);在20-100 萬元之間,可以由銷售部長負(fù)責(zé);超過100 萬元則由總經(jīng)理審批。審批時需要財務(wù)和信用管理部門都參與進(jìn)來,通過聯(lián)合審批,加強(qiáng)對賒銷的管控。除此之外,要想促進(jìn)賒銷審批制度的落實,在賒銷時就要利用信息系統(tǒng)錄入。銷售人員提交賒銷申請,將信息錄入管理系統(tǒng),同時標(biāo)記清楚有關(guān)的信息,如賒銷額度、客戶信息等。審批負(fù)責(zé)人通過線上獲取相關(guān)的信息實施審批,為工作的開展提供便利,防止申請在多個部門之間流轉(zhuǎn)影響到時效性,確保信息的可靠性及準(zhǔn)確性,有利于后期監(jiān)管。

        企業(yè)還要加強(qiáng)合同管理。首先,設(shè)置單獨的合同管理崗位,安排負(fù)責(zé)人員,制定合同版本,規(guī)范合同格式,設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的合同內(nèi)容,清楚說明雙方的履約內(nèi)容,可以減少矛盾的產(chǎn)生,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,如果銷售合同的嚴(yán)謹(jǐn)性不足,就會加大回收賬款的難度,一些客戶會找出其中的漏洞,拖欠款項,導(dǎo)致存在壞賬風(fēng)險。其次,制定明確的合同管理流程。在簽訂合同前,先經(jīng)法務(wù)部門審核,涉及到客戶的信用額度、等級和期限等,檢查這些是否和管理規(guī)定一致;簽訂合同后,要把合同備份,保存好合同,合同管理人員負(fù)責(zé)管理合同原件,并且錄入到系統(tǒng)中,財務(wù)和銷售部門分別保管復(fù)印件。合同管理人員需要協(xié)助信用管理部門,構(gòu)建合同檔案,同時跟蹤監(jiān)控其履行狀況,進(jìn)而在產(chǎn)生逾期欠款時,提醒銷售人員采取催收措施,及時和客戶交流。從上面的圖1 中可以看到應(yīng)收賬款風(fēng)險管理控制流程。

        圖1 應(yīng)收賬款風(fēng)險管理控制流程

        在合同履行中,銷售人員和客戶要確認(rèn)應(yīng)收賬款,通常是以月為時間周期,通過確認(rèn)函,確認(rèn)金額,同時提醒及催收。可以設(shè)置客戶動態(tài)數(shù)據(jù)庫,具體的反映客戶應(yīng)收賬款的情況,包括金額增減變化、每筆賬齡、余額等,不斷的更新客戶履約狀況;每個月制定清收計劃,給銷售人員布置催收的任務(wù),結(jié)合完成度實施考核。企業(yè)還要評價風(fēng)險,同時出具意見書。某企業(yè)構(gòu)建了以賬齡管理為中心的回收流程體系,在管理中側(cè)重于合同到期前,避免超過期限變成壞賬,還設(shè)置了預(yù)警指標(biāo)(如表1 所示)。

        表1 風(fēng)險等級預(yù)警指標(biāo)

        基于具體的分析拖欠原因及情況,判斷風(fēng)險產(chǎn)生的可能性;依據(jù)欠款金額,評估風(fēng)險,構(gòu)建風(fēng)險等級預(yù)警指標(biāo),判斷等級。并且結(jié)合等級情況,有針對性的采取措施。

        3.利用系統(tǒng)管理理念,構(gòu)建清欠聯(lián)動工作機(jī)制。

        為了促進(jìn)賬款的回收,可以利用系統(tǒng)管理理念,構(gòu)建這一機(jī)制。某企業(yè)是大型國企,內(nèi)部管理比較完善,職責(zé)清楚,然而在管理中相關(guān)部門側(cè)重于自身的工作,相互之間缺乏有效的溝通及協(xié)作,導(dǎo)致應(yīng)收賬款管理和風(fēng)險管理效果不理想,無法有效的控制財務(wù)風(fēng)險。對此,可以參考系統(tǒng)管理理念,基于總體控制、跨部門分工合作,構(gòu)建聯(lián)動機(jī)制(如上圖2 所示)。

        圖2 清欠聯(lián)動工作機(jī)制

        首先,設(shè)置清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由其負(fù)責(zé)制定方案和決策。每個月的月初由總會計師與主管業(yè)務(wù)副廠長組織會議,組織相關(guān)部門,通報清欠工作進(jìn)展?fàn)顩r,協(xié)助解決重要的問題,并且制定后續(xù)工作計劃及方案。其次,規(guī)范聯(lián)動部門職能。領(lǐng)導(dǎo)小組主要監(jiān)督管理清欠工作,并且實施分析及預(yù)警,還有工作的組織、策劃、開展、監(jiān)督。銷售部是責(zé)任主體,專職清欠工作,對應(yīng)收賬款進(jìn)行清查、梳理、明確責(zé)任、組織催收。財務(wù)部整理及核對欠款的相關(guān)數(shù)據(jù),同時跟蹤及匯總回款信息,結(jié)合工作結(jié)果考核實施相應(yīng)的獎懲。紀(jì)檢監(jiān)察審計部是監(jiān)察部門,主要是界定責(zé)任、審計檢查、查處責(zé)任人。法務(wù)部可以為清欠工作的開展提供保障,提供法律方面的咨詢,負(fù)責(zé)訴訟。從下面的圖3 中可以看到清欠工作的流程?;跇?gòu)建聯(lián)動機(jī)制,可以促進(jìn)部門的信息共享,促進(jìn)清欠工作的高效開展。

        圖3 清欠工作流程

        4.重視應(yīng)收賬款催收流程和策略。

        企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理及催收工作,構(gòu)建健全的催收制度,明確催收的流程、方式,促進(jìn)責(zé)任人催收工作的有效開展,為實踐提供依據(jù)。第一,構(gòu)建健全的催收流程。先由銷售人員進(jìn)行催收,之后由銷售部門主管談判,盡量收回應(yīng)收款項。當(dāng)前期催收沒有效果時,企業(yè)應(yīng)該提交催收通知。最后,通過法律訴訟或引入催款機(jī)構(gòu)。第二,對催收的方式進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)可以通過多種方式和客戶交流,如上門面談、電話微信、郵件信函等。首先,在催收時,應(yīng)該先禮貌地問候。若是超過規(guī)定時間較短,可以讓業(yè)務(wù)人員先通過電話或信函提醒客戶。如果時間繼續(xù)延長,可以上門和客戶面談。其次,嚴(yán)正交涉。

        5.發(fā)揮出法務(wù)部門的作用,通過法律的方式維護(hù)企業(yè)利益。

        第一,法務(wù)部門需要和其他部門一起制定銷售合同,清楚規(guī)定相關(guān)方的義務(wù)以及責(zé)任,審查合同權(quán)責(zé)是否清楚明確、違約條款是否合理、詞語有沒有歧義等等,防止以后產(chǎn)生糾紛。第二,產(chǎn)生逾期款項后,對于清理比較困難,惡意拖欠款項的單位,可以通過法務(wù)部門維權(quán),保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。這就要求法務(wù)部門不僅要做好本身的工作,還要積極參與到清欠工作中。比如某企業(yè)通過這種手段清理拖欠的應(yīng)收賬款,法院判決勝訴20 余起,發(fā)函超過百次,追回2390 萬欠款,法務(wù)部門發(fā)揮了顯著作用。

        6.利用信息技術(shù),為應(yīng)收賬款管理提供便利。

        當(dāng)前信息技術(shù)在各領(lǐng)域中均得到了有效的應(yīng)用,在應(yīng)收賬款管理中應(yīng)用,可以提高工作效率,確保工作的準(zhǔn)確性。對此,企業(yè)應(yīng)該在應(yīng)收賬款管理中積極的引入大數(shù)據(jù)管理,運(yùn)用數(shù)據(jù)化管理軟件,高效的處理和客戶的交易記錄,構(gòu)建客戶檔案數(shù)據(jù)庫。與客戶互通共享信息,加強(qiáng)有關(guān)部門之間的合作。另外,企業(yè)應(yīng)該及時的更新和升級信息系統(tǒng),采取動態(tài)化的管理方式,款項從發(fā)生到收回,各項信息均要錄入系統(tǒng)中。財務(wù)及信用管理部門可以結(jié)合信息化管理,掌握相關(guān)的信息,采取有針對性的應(yīng)對措施,減少壞賬問題。

        結(jié)語:綜上所述,應(yīng)收賬款管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性及綜合性,企業(yè)需要引起高度重視,分析工作中的問題,立足于不同的方面,采取合理的措施,綜合的評估客戶的信用情況,注重應(yīng)收賬款管理與催收;運(yùn)用信息技術(shù)輔助管理等,提升應(yīng)收賬款管理的實效性,盡可能的減少壞賬風(fēng)險,確保企業(yè)的健康發(fā)展。

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