■王剛
(1)“信息化”的起源。
“信息化”概念起源于日本。最早是日本學(xué)者梅棹忠夫于1963 年在《信息產(chǎn)業(yè)化》一書中預(yù)見了信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用將引起社會(huì)的全面變革。其后,日本政府的一個(gè)科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)研究小組比照“工業(yè)化”概念正式提出了“信息化”概念:信息化是向信息產(chǎn)業(yè)高度發(fā)達(dá)且在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)中占優(yōu)勢(shì)地位的社會(huì)—信息社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)態(tài)過程,它反映了由可觸摸的物質(zhì)產(chǎn)品起主導(dǎo)作用向難以捉摸的信息產(chǎn)品起主導(dǎo)作用的根本性轉(zhuǎn)變。
(2)財(cái)務(wù)管理信息化的概念。
財(cái)務(wù)管理信息化是指用信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段,基于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、分析、控制、決算和監(jiān)督等現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理模式和各種功能,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化。
(3)財(cái)務(wù)管理信息化的特征。
財(cái)務(wù)管理信息化具有以下特征:一是實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的同步,財(cái)務(wù)管理人員可直接通過對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)生成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析,了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中存在的問題;二是實(shí)現(xiàn)了集成化管理,登記賬簿、制作憑證、生成報(bào)表等都可通過系統(tǒng)集中完成;三是實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)組織彈性化管理,財(cái)務(wù)組織采用扁平化管理方式,實(shí)現(xiàn)管理遠(yuǎn)程化;四是財(cái)務(wù)資源供應(yīng)鏈化管理,大數(shù)據(jù)時(shí)代的財(cái)務(wù)管理信息化,市場(chǎng)交易的供應(yīng)鏈上下游企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)互通,公司管理層可從全產(chǎn)業(yè)鏈出發(fā),做出更有利于公司發(fā)展的經(jīng)營(yíng)決策。
我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化歷經(jīng)了以下三個(gè)階段:
第一個(gè)階段是會(huì)計(jì)電算化階段。通過使用單機(jī)電腦和會(huì)計(jì)電算化軟件實(shí)現(xiàn)登記賬簿、生成憑證、編制報(bào)表和制作財(cái)務(wù)分析文件的電子化。
第二個(gè)階段是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)財(cái)務(wù)管理信息化階段。企業(yè)內(nèi)部通過使用局域網(wǎng)和同一網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)互通,以及財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和其他企業(yè)管理系統(tǒng)的互聯(lián)、集成。
第三個(gè)階段是企業(yè)內(nèi)外部流程一體化階段。企業(yè)通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與生產(chǎn)、銷售和供應(yīng)鏈、人力等系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)共享,同時(shí)通過廣域網(wǎng)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)的使用,使企業(yè)內(nèi)部公司之間以及與外部關(guān)聯(lián)主體之間及時(shí)地互通財(cái)務(wù)信息。
財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展到第三階段才是真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理信息化。
國(guó)有企業(yè)通過建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化,并實(shí)現(xiàn)與生產(chǎn)、銷售、供應(yīng)鏈、人力等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接融合的環(huán)境下,很好的解決了財(cái)務(wù)信息“孤島”問題,更好地保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間和精力對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行更具深度和廣度的財(cái)務(wù)分析,能更精準(zhǔn)的挖掘企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)問題,為企業(yè)決策者和關(guān)聯(lián)方提供決策支持。
在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置有效的防控和預(yù)警,數(shù)據(jù)被系統(tǒng)集中自動(dòng)處理,使企業(yè)財(cái)務(wù)管理進(jìn)入了程序化管理模式,企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得到全面整理和收集,企業(yè)信息的共享程度和業(yè)財(cái)融合程度隨之提高,有效降低了手工處理錯(cuò)誤率、提升了財(cái)務(wù)管控監(jiān)督力度、推動(dòng)了各部門間團(tuán)結(jié)協(xié)作,更有利于集團(tuán)化企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程中的隱藏的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)發(fā)現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)定并制定有針對(duì)性的防控方式,促進(jìn)企業(yè)良性運(yùn)作。
財(cái)務(wù)管理信息化有助于國(guó)有企業(yè)流程化規(guī)范資金審批流程;有利于管理者更全面清晰地掌握資金流向;有益于企業(yè)更合理地配置使用資金,增加資金收益,提升資金使用效率。
通過預(yù)算執(zhí)行控制,嚴(yán)控超預(yù)算成本支出;通過業(yè)財(cái)融合信息化系統(tǒng),深入了解分析公司經(jīng)營(yíng)情況,類比相似項(xiàng)目,提出合理的項(xiàng)目成本控制方案。
部分國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化存在企業(yè)內(nèi)部使用不同的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)問題。當(dāng)前,部分國(guó)有企業(yè)的信息系統(tǒng)是由各子公司自行設(shè)計(jì)和建設(shè),各系統(tǒng)間存在較大差異。集團(tuán)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)不統(tǒng)一,企業(yè)集團(tuán)總部在財(cái)務(wù)管控上面臨以下兩種情況:一是對(duì)各子公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)沒有管理權(quán)限,總部不能對(duì)各子公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接查看使用;二是有各子公司的系統(tǒng)管理權(quán)限,但因各財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的操作和功能各不相同,總部想要實(shí)施監(jiān)管必須對(duì)各公司系統(tǒng)的使用方式了如指掌,現(xiàn)實(shí)中管理難度很大。另一方面,部分國(guó)有企業(yè)的不同法人主體間沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)信息互通,加大了財(cái)務(wù)部門收集數(shù)據(jù)的難度,無法了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)的真實(shí)現(xiàn)狀,財(cái)務(wù)部門不能給決策者進(jìn)行決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐,嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)和健康發(fā)展。
當(dāng)前國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)程度偏低,使用的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件版本較低導(dǎo)致系統(tǒng)操作步驟復(fù)雜、信息化支撐度不足,很多供財(cái)務(wù)分析使用的數(shù)據(jù)仍然需要財(cái)務(wù)人員通過excel 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理。國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化還處于初級(jí)階段,大多數(shù)情況下,只是對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢效率和功能上有所提高,但并未進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的革新,智能化程度不夠。另一方面,財(cái)務(wù)部門與人力資源部門、采購(gòu)部門和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)部門等各部門之間還存在諸多信息壁壘,信息數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)共享,如應(yīng)收款項(xiàng)催收和預(yù)付款項(xiàng)或借款核銷確認(rèn)收到影響。應(yīng)收款項(xiàng)催收方面,由于有些國(guó)有企業(yè)的公司架構(gòu)按照不同業(yè)務(wù)類型分設(shè)職能部門,存在同一客戶的應(yīng)收款項(xiàng)按照不同業(yè)務(wù)類型歸口不同職能部門負(fù)責(zé)跟蹤追索,因有些部門未及時(shí)聯(lián)系客戶催收,導(dǎo)致有支付能力的同一客戶的到期或超期應(yīng)收款項(xiàng)無法全額收回。預(yù)付賬款或借款核銷方面,有可能因員工離職審批環(huán)節(jié)中未設(shè)置對(duì)員工名下是否存在預(yù)付或借款等未決事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn),導(dǎo)致預(yù)付款項(xiàng)無法核銷、借款事項(xiàng)無法收回的結(jié)果。多部門間的信息數(shù)據(jù)不共享,致使部門間無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)控制管理,導(dǎo)致溝通成本、管理費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用進(jìn)一步增大。
國(guó)有企業(yè)內(nèi)控體系并不能真正契合企業(yè)管理防控要求,內(nèi)控管理大多流于形式。很多國(guó)有企業(yè)雖已建立內(nèi)控制度,但多數(shù)只是為了滿足國(guó)家的管理和各方面的檢查要求,內(nèi)控制度為建而建,并不貼合企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,制度沒有真正起到控制預(yù)防企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的作用。
企業(yè)現(xiàn)金流是否充足直接影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展,而應(yīng)收賬款是否能及時(shí)回收對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流的健康狀況造成重大影響?,F(xiàn)實(shí)中,很多國(guó)有企業(yè)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)沒有制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)也沒有預(yù)警和控制功能支持,很多項(xiàng)目的項(xiàng)目開發(fā)或承接人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人并不是同一個(gè)人,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)或運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé),項(xiàng)目合同是否簽訂、應(yīng)收款項(xiàng)是否如期收回,沒有人去落實(shí)管理,如果在簽訂合同前或應(yīng)收款項(xiàng)未收回前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變更可能導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)內(nèi)部沒有人了解項(xiàng)目歷史情況,進(jìn)而直接影響應(yīng)收款項(xiàng)的回收。
國(guó)有企業(yè)想要迅速提升管理,就要求業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)能高度融合,財(cái)務(wù)的核算和管理應(yīng)貼合業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際,業(yè)務(wù)的開展則需符合財(cái)稅規(guī)定。但現(xiàn)階段的國(guó)有企業(yè)當(dāng)中,業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息整合程度不足,財(cái)務(wù)部門對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)了解不足,業(yè)務(wù)部門對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也未充分掌握。若國(guó)有企業(yè)只是建立了高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng),而業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化程度較低,將出現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)分析結(jié)果嚴(yán)重偏離企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況的現(xiàn)象,不能給企業(yè)管理層提供有力的決策支撐。
當(dāng)前,國(guó)有企業(yè)基于大數(shù)據(jù)背景下的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),要求一般財(cái)務(wù)人員在掌握了基礎(chǔ)財(cái)務(wù)知識(shí)的同時(shí)學(xué)習(xí)掌握好信息化系統(tǒng)的使用方法;對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的管理人員提出了更高的要求,既要具備全面的管理會(huì)計(jì)知識(shí)又要具備很強(qiáng)的大數(shù)據(jù)意識(shí)、還要對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)邏輯架構(gòu)有一定的了解。但國(guó)有企業(yè)中,滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的財(cái)務(wù)人員大量欠缺。當(dāng)前財(cái)務(wù)培訓(xùn)多數(shù)是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)類知識(shí)的培訓(xùn),管理會(huì)計(jì)方面知識(shí)學(xué)習(xí)力度較小。國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)人員日常工作中被基礎(chǔ)財(cái)務(wù)核算和報(bào)表統(tǒng)計(jì)掩埋,很少與其他業(yè)務(wù)溝通交流,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和各職能部門的需求信息存在差異。多數(shù)財(cái)務(wù)人員大數(shù)據(jù)處理能力不夠、綜合素質(zhì)有待提高。支持財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的專業(yè)財(cái)務(wù)人員欠缺,直接影響到財(cái)務(wù)管理信息化架構(gòu)搭建的科學(xué)性。
目前,國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作積極性較低,主要是薪酬制度落后和人才激勵(lì)制度缺乏,工作表現(xiàn)并不能與工資獎(jiǎng)金水平掛鉤。另一方面,國(guó)有企業(yè)不會(huì)開除員工,沒有競(jìng)爭(zhēng)和辭退壓力,員工置身于穩(wěn)定的工作環(huán)境中,一旦看到了自身的職位天花板,就很容易兩級(jí)分化,要么在工作上采取得過且過的態(tài)度;要么主動(dòng)提出離職,去市場(chǎng)上尋求匹配自身工作能力和更能體現(xiàn)自我價(jià)值的工作機(jī)會(huì)。國(guó)有企業(yè)的“大鍋飯”現(xiàn)狀是財(cái)務(wù)人才缺乏的一大誘因。
解決企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)不統(tǒng)一問題,國(guó)有企業(yè)以總公司為信息中心,統(tǒng)一建立一套互聯(lián)共享的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng),財(cái)務(wù)采用集中管理模式,系統(tǒng)建成后,針對(duì)本企業(yè)系統(tǒng)特點(diǎn),制定系統(tǒng)使用、維護(hù)、備份、監(jiān)督等管理制度,用以保證:一是系統(tǒng)持續(xù)平穩(wěn)運(yùn)行;二是系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整,系統(tǒng)定期備份數(shù)據(jù),在系統(tǒng)遭遇惡意攻擊、數(shù)據(jù)篡改或錯(cuò)誤操作時(shí),能恢復(fù)到最近的完整數(shù)據(jù);三是系統(tǒng)安全,專人負(fù)責(zé)監(jiān)管系統(tǒng),及時(shí)采取措施解決系統(tǒng)異常問題。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)得到有效降低,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性得以提升。
國(guó)有企業(yè)應(yīng)建設(shè)符合自身實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng),了解公司經(jīng)營(yíng)情況的財(cái)務(wù)管理人員與負(fù)責(zé)信息化開發(fā)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人深入溝通,搭建與公司經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu),借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì),充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為支持企業(yè)管理的數(shù)據(jù)信息,提高財(cái)務(wù)管理信息化水平。
優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化,需要健全國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制體系,運(yùn)用健全的內(nèi)控體系中的各項(xiàng)內(nèi)控制度來指導(dǎo)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。上文中提到的應(yīng)收款項(xiàng)不斷增大、壞賬不斷攀升問題,首先是制定應(yīng)收款項(xiàng)內(nèi)控管理制度,明確項(xiàng)目整體流程的責(zé)任部門和責(zé)任人,項(xiàng)目責(zé)任人對(duì)項(xiàng)目從簽訂合同、實(shí)施項(xiàng)目、驗(yàn)收結(jié)算到催收應(yīng)收款項(xiàng)的整個(gè)流程負(fù)責(zé),落實(shí)主體責(zé)任,對(duì)項(xiàng)目形成有效的內(nèi)部管控。跟內(nèi)控制度,對(duì)財(cái)務(wù)關(guān)系信息化系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置自動(dòng)預(yù)警和控制,提醒財(cái)務(wù)管理人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)到期未收回的應(yīng)收款項(xiàng)及時(shí)催收,有效降低呆賬壞賬形成比率。健全國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部控制體系,同樣需要完善國(guó)有企業(yè)的績(jī)效評(píng)價(jià)體系,將財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)程度納入績(jī)效評(píng)價(jià)體系之中,通過正向的績(jī)效考核激勵(lì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)不斷完善。
針對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)金額業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合不足的問題,首先需要企業(yè)改變傳統(tǒng)的思維方式,財(cái)務(wù)管理不僅僅是做好財(cái)務(wù)核算,財(cái)務(wù)管理人員需要變被動(dòng)為主動(dòng),深入到經(jīng)營(yíng)一線和業(yè)務(wù)部門中,與業(yè)務(wù)管理人員充分溝通,切切實(shí)實(shí)地了解和知曉企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)模式和具體的經(jīng)營(yíng)內(nèi)容,通過財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),將財(cái)務(wù)工作延展到企業(yè)業(yè)務(wù)的全環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程充分融合,財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)和各職能管理系統(tǒng)需要融合對(duì)接形成臉孔,這樣能減小財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)差異,提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,也能有效推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化朝著事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后評(píng)價(jià)的方向不斷完善發(fā)展,最終達(dá)到改進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的目的。
國(guó)有企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),需要大量具備全面的管理會(huì)計(jì)知識(shí)、具備大數(shù)據(jù)意識(shí)、對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)邏輯架構(gòu)有一定的了解的財(cái)務(wù)管理綜合型人才。國(guó)有企業(yè)可以通過外部招聘和內(nèi)部專業(yè)培訓(xùn)的方式建設(shè)滿足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍。具體的說:一是通過外部招聘引進(jìn)具有豐富財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員;二是邀請(qǐng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)方面的專家開展企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)和信息系統(tǒng)使用操作熟練程度;三是將企業(yè)的財(cái)務(wù)骨干人員送到財(cái)務(wù)管理信息化技術(shù)先進(jìn)的企業(yè)中去學(xué)習(xí)鍛煉,將先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)帶回到自己公司進(jìn)行實(shí)踐。
建立財(cái)務(wù)人才激勵(lì)制度基于企業(yè)完善的薪酬績(jī)效體系,這需要國(guó)有企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況,針對(duì)不同層級(jí)的員工制定不同的激勵(lì)方案:對(duì)于基層員工,采取高比例基本工資加績(jī)效的考核方式;對(duì)于中層以上管理人員,運(yùn)用保證基本生活水平線的基本工資加高考核績(jī)效的方式。同時(shí),公司應(yīng)多采用正向激勵(lì)方式,通過設(shè)定合理的績(jī)效考核指標(biāo),不同管理層級(jí)的員工都有獲得超額激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)的可能,使員工能長(zhǎng)期保持工作的積極性,調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性提高工作效率。