胡克紅

管理城市建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)是一項系統(tǒng)化工程，看似簡單卻意義重大。近年來，在時代進步及經(jīng)濟飛速發(fā)展的帶動下，城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理也與時俱進，其管理模式由傳統(tǒng)管理模式逐步轉(zhuǎn)型為新型的數(shù)字化檔案管理模型，取得了良好的發(fā)展，但面臨的挑戰(zhàn)同樣不容忽視。本文圍繞城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理工作如何與時俱進進行了詳細闡述。

眾所周知，城建檔案的管理對于城市發(fā)展建設(shè)有著十分重要的作用，關(guān)系到城市建設(shè)方方面面的內(nèi)容，任務(wù)繁重且涉及的專業(yè)性也較強，是一項意義重大的系統(tǒng)性作業(yè)工程。一方面，在新技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，城建檔案業(yè)務(wù)管理也及時采用新技術(shù)的加持，管理水平和效率得到有效提高，從傳統(tǒng)的手工管理模式逐漸向以計算機為主體的數(shù)字化管理模式方向轉(zhuǎn)型，如今又在信息時代的沖擊下，從數(shù)字化管理向信息化管理轉(zhuǎn)型。這對城建檔案管理工作來說無疑是一種新機遇新跨越。另一方面，社會發(fā)展和技術(shù)進步也對當(dāng)今的城建檔案業(yè)務(wù)管理水平有了更嚴格的規(guī)范，要求工作人員不僅要具備專業(yè)技能和服務(wù)意識，還要掌握一些與時俱進的管理技能。傳統(tǒng)的管理理念與方法已無法滿足新時代發(fā)展需求，新發(fā)展新理念新變革也必然在城建檔案管理工作中展開。在新形勢下使城建檔案管理工作與時代接軌，全面提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)技能和信息化技能，滿足城市發(fā)展需要已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、城建檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1.現(xiàn)狀

現(xiàn)狀城市建設(shè)的各方面都與城建檔案密切相關(guān)，檔案數(shù)量眾多，并且形成周期長使得歸檔時間也相應(yīng)較長。因此，在管理過程中要保證這些檔案資料類別清晰、功能明確、環(huán)環(huán)相扣、系統(tǒng)連貫，這是當(dāng)前城建檔案管理工作需要重點突破的一大難點。

城建檔案管理工作絕不是只需要一個部門單獨開展就能完成的工作，而是需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理及形成城建檔案的各相關(guān)部門共同參與、共同配合以形成有機管理體制，任何的短板和任一環(huán)節(jié)的疏漏都會造成檔案資料管理的漏洞。因此，做好各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作成為當(dāng)前城建檔案管理工作中的另一個難點。

2.存在的問題

（1）城建檔案管理制度建設(shè)不夠完善

城建檔案整理、編制和歸檔的工作量很大，工作程序繁雜，面對龐大的檔案資料，存在部分工作人員主觀思想問題，表現(xiàn)為在工作中不主動、不積極，在檔案的編制、管理工作中流于形式，流于應(yīng)付，完全沒能意識到城建檔案管理相關(guān)工作對于城市建設(shè)的重要性。同時，相關(guān)管理工作人員之間在工作時缺乏必要的溝通交流協(xié)作，也會引起檔案資料管理渠道不通暢，甚至發(fā)生檔案材料缺失現(xiàn)象。

部分地區(qū)城建管理制度不健全、工作標(biāo)準(zhǔn)不完善、激勵管理制度不成熟、檔案管理規(guī)范化程度不高。這種相對滯后的管理水平已經(jīng)跟不上城市現(xiàn)代化建設(shè)的要求，對城市的經(jīng)濟發(fā)展有可能產(chǎn)生不利的影響。

（2）城建檔案管理效率低下，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

城建檔案管理中涉及的信息錄入量相當(dāng)龐雜，獲取到的來自基層建筑單位的檔案包羅萬象，且紙質(zhì)檔案較多，為檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化錄入造成了相當(dāng)大的難度和挑戰(zhàn)，錄入耗時較長。在施工過程中產(chǎn)生的檔案成套性差，有的檔案內(nèi)容存在信息缺失、材料混亂等問題，進一步加大了檔案整理錄入的難度。由于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案信息的采集和錄入格式不一致，各種檔案的大綱編制和分類號也各不相同，不可避免引起各級管理部門理解和執(zhí)行上的偏差，從而造成工作上的被動狀態(tài)。

二、城建檔案業(yè)務(wù)管理工作的新要求

1.與時俱進，創(chuàng)新優(yōu)質(zhì)服務(wù)模式

從主觀上扭轉(zhuǎn)服務(wù)理念，完成工作人員被動服務(wù)到主動服務(wù)的理念轉(zhuǎn)型，將原有的階段性服務(wù)轉(zhuǎn)變?nèi)^程服務(wù)方式，切實提高服務(wù)質(zhì)量，變單向服務(wù)為雙向服務(wù)，更加積極主動。在實施過程中可采取上門指導(dǎo)、遠程電話支持、“綠色通道”等手段，無縫對接工程服務(wù)，盡全力保障城市規(guī)劃發(fā)展的要求。

2.分工協(xié)作，實行工程劃片管理

城建檔案工作和工程項目建設(shè)工作應(yīng)保持聯(lián)動，依據(jù)實際建設(shè)施工項目的具體開展情況和需要，對項目按類別、區(qū)域等進行分工并進行相關(guān)指導(dǎo)，著重管理進館竣工檔案質(zhì)量和進館率，對其制定標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一檢查，同時定期召開工作會議，嚴格把控各類型工作業(yè)務(wù)都能順利開展，實現(xiàn)工程建設(shè)與城建檔案管理的聯(lián)動同步進行。

3.拓寬范圍，加大檔案征收力度

在實際工作中，除了對建設(shè)單位提供有效的全過程服務(wù)外，還需要加強對建設(shè)單位的城建檔案工作的管理，加大檔案征收力度，督促建設(shè)單位及時報送資料。根據(jù)實際情況要求，對重點工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施、城市地下管線工程、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門、業(yè)務(wù)技術(shù)等加強征收力度。并同步開展數(shù)字化城建檔案建設(shè)工作，推進相關(guān)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上報備審批業(yè)務(wù)，推動城建檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)。

4.依法治檔，體現(xiàn)檔案執(zhí)法“權(quán)威性”

城建檔案管理工作的法制保障是擁有城建檔案行政執(zhí)法檢查權(quán)，城建檔案管理部門有權(quán)與有關(guān)行政管理部門進行聯(lián)合執(zhí)法檢查，例如與拆遷管理部門聯(lián)合檢查拆遷檔案或與重點工程建設(shè)部門聯(lián)合檢查重點工程檔案等。切實運用執(zhí)法權(quán)力，檢查單位檔案情況，對發(fā)現(xiàn)的問題予以書面通報、限期整改等形式強制建設(shè)單位整改，將職責(zé)和權(quán)力落到實處，加強城建檔案業(yè)務(wù)管理工作的規(guī)范化、法制化，彰顯檔案執(zhí)法的“權(quán)威性”。

三、城建檔案業(yè)務(wù)管理工作新舉措

1.改革觀念，提高管理意識

城建檔案管理工作人員有著“為人民服務(wù)”的高尚服務(wù)理念，就一定可以使城建檔案管理工作更好地服務(wù)于城市發(fā)展建設(shè)，實時關(guān)注社會發(fā)展動態(tài)及經(jīng)濟發(fā)展趨勢，緊跟城市發(fā)展潮流，時時自我更新，主動提高服務(wù)技能水平，時刻準(zhǔn)備著更好地為城市建設(shè)服務(wù)。首先，改變觀念，主動服務(wù)，將重藏輕用的觀念破除，進一步樹立與時俱進的、以用為主的理念。以社會需求為自我進步的方向，主動為城市建設(shè)提供服務(wù)。其次，增強管理意識，要深刻理解城建檔案管理工作對于城市發(fā)展建設(shè)的重大意義，所以必須給予重視，要將高度的責(zé)任感和管理意識刻進每一個工作者的“基因”中，從源頭上確保城建檔案管理工作能夠與時俱進地高水平發(fā)展。

2.引入數(shù)字化理念，創(chuàng)新管理模式

隨著信息化進程的日益加快，全國已掀起一股信息化熱潮，建立數(shù)字檔案館已成為城建檔案管理發(fā)展的主要方向。因此，城建檔案管理工作應(yīng)逐步引入數(shù)字化的理念，才能促進其走向現(xiàn)代化軌道。首先，需要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息，并應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)及計算機技術(shù)為其建設(shè)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源上的共享。其次，利用現(xiàn)代化技術(shù)，將信息數(shù)據(jù)庫進行科學(xué)分類，根據(jù)當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)需求，設(shè)計不同的檔案查詢窗口、管理窗口、修改窗口及存儲窗口，提高城建檔案信息檢索效率。

3.完善相關(guān)法律法規(guī)，健全規(guī)章制度

制度是保障，還需加強對城建檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度和法律法規(guī)的完善，從制度上保證城建檔案管理工作能夠與時俱進。首先是建立科學(xué)系統(tǒng)的城建檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促使城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。其次需建設(shè)嚴格的責(zé)任制度，明確各項工作的責(zé)任人，使眾人分工有序、權(quán)責(zé)明晰，確保每一項工作都能正常開展。

4.豐富館藏，加強城建檔案信息資源建設(shè)

當(dāng)前城建檔案信息資源的主要獲取方式仍較單一，要么是從傳統(tǒng)檔案經(jīng)數(shù)字化處理后產(chǎn)生的數(shù)字檔案信息，要么是通過網(wǎng)絡(luò)從其它城建檔案機構(gòu)信息資源庫中收集的數(shù)字信息。信息時代的到來使信息量日益增大，人們對城建檔案也有著更大的需求。因此，城建檔案館除了傳統(tǒng)收集信息資源渠道外，還可從互聯(lián)網(wǎng)中獲取網(wǎng)絡(luò)信息資源，以此來豐富館藏。除此之外，還要結(jié)合地區(qū)資源與優(yōu)勢，開發(fā)特色專題。例如將地方水文地質(zhì)、城市環(huán)境規(guī)劃及城市勘探等內(nèi)容納入到城建檔案管理中來豐富館藏。

5.城建檔案管理多元化

在新形勢下，各種高科技層出不窮，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，城建檔案也要逐漸實施多元化的管理和服務(wù)，才能符合新時代發(fā)展的要求。一方面，伴隨著科技的高速發(fā)展，城建檔案管理要能夠滿足設(shè)計單位、施工組織、相關(guān)建筑企業(yè)及社會各行業(yè)的各種需求，可以使檔案內(nèi)容更加適應(yīng)于人們的需要，及時補充檔案資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各企業(yè)提供不間斷的服務(wù)。另一方面，基于計算機的城建檔案管理平臺也應(yīng)呈現(xiàn)出多元化的特色，具有極其強大的搜索功能，能更加快速準(zhǔn)確地找到所需信息資源。能夠根據(jù)用戶要求進行定制，以各種不同的形式將信息資源展現(xiàn)在用戶面前，便于各種數(shù)據(jù)的提取、整理和分析，允許多種方式進行數(shù)據(jù)傳輸與存儲，讓用戶享受到更多的便捷。

多元化的檔案管理模式能夠最大限度地提升檔案管理部門的服務(wù)水平?，F(xiàn)在公眾對于檔案有著更深刻的認識，調(diào)用檔案的需求也與日俱增，檔案管理部門在保留傳統(tǒng)的服務(wù)方式的同時，要將傳統(tǒng)服務(wù)方式提升優(yōu)化。紙質(zhì)文件、掃描件、聲像資料等屬于實體性檔案信息，提供實體檔案信息的服務(wù)需要進一步深化，不僅簡簡單單地提供實體資料，還可以對實體資料展開信息的深加工，提供更加廣泛的信息資源和載體，而這些信息資源和載體的提供均離不開多元化的檔案管理體制。通過分門別類地建立檔案數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)完整地編錄各類檔案收集號，既全面保留了檔案原始信息，又能夠揭示各類檔案的內(nèi)在聯(lián)系，大大提高了工作效率。另一個方面，檔案管理部門也要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息科技開展新的服務(wù)方式，實現(xiàn)各類關(guān)聯(lián)檔案的跨地區(qū)、跨省市快速查詢調(diào)用，實現(xiàn)不同檔案資料的館際互借，為不同企業(yè)提供多元化的綜合網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。在工作中綜合傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新模式，取長補短、相互配合，全力提高城建檔案管理工作水平，并逐步實現(xiàn)多元化的檔案管理模式。

6.加強人才隊伍建設(shè)，提高綜合素質(zhì)

培養(yǎng)適應(yīng)于新時代發(fā)展的城建檔案工作人員，使其在滿足基礎(chǔ)的專業(yè)檔案管理知識和技能的基礎(chǔ)上，還要掌握一定的計算機、數(shù)據(jù)管理及信息技術(shù)等方面的能力。除此之外還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力及資源開發(fā)能力。首先，提高城建檔案管理入職門檻，盡量引進高質(zhì)量、高技術(shù)水平的人才到城建檔案管理中來。其次，對工作人員要組織有效培訓(xùn)和培養(yǎng)，幫助其掌握相關(guān)技能。城建檔案管理部門要多鼓勵工作人員參加相關(guān)管理知識講座及先進技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，使每位工作者的綜合素質(zhì)、服務(wù)意識及技能水平全面提高，全面提高城建檔案管理工作水平和質(zhì)量。

7.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

城建檔案的人才隊伍建設(shè)應(yīng)以培養(yǎng)管理型人才為基礎(chǔ)，打造高水平城建檔案管理隊伍。相關(guān)工作人員有著過硬的專業(yè)素養(yǎng)，具備認真細致、嚴謹求實的工作態(tài)度。新時代對檔案管理工作者提出了專業(yè)化的新要求，需要從業(yè)者除掌握足夠的專業(yè)知識技能外，還要掌握先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機操作水平，能夠與時俱進地更新自己的知識結(jié)構(gòu)，勇于接受新時代變革給檔案管理工作帶來的各種挑戰(zhàn)。打造高素養(yǎng)、高水平的檔案管理團隊，可以通過多種方式的教學(xué)、科研、進修等活動來加強對管理人才的培養(yǎng)，在教學(xué)活動中，既要進行理論專業(yè)知識的培訓(xùn)，更應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際案例組織分析交流討論，并將知識的講解融入到檔案管理的信息化和數(shù)字化當(dāng)中去，優(yōu)化城建檔案管理隊伍。

此外，快速提高城建檔案管理工作者綜合素養(yǎng)的有效途徑包括“人才引進”方式，可以到高等院校選拔合適的優(yōu)秀畢業(yè)生人才，或在城建檔案管理部門發(fā)掘有潛質(zhì)的檔案管理人才，從而可以節(jié)約人員投入，并打造出高素質(zhì)的人才。