馮建亮

摘要：企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)各類物資的需求量也在持續(xù)提升，物資采購管理面臨的工作壓力也相應(yīng)增加。除了要注意控制物資采購的質(zhì)量、成本外，還要實(shí)現(xiàn)物資的最優(yōu)化利用，減少因?yàn)閹齑娣e壓帶來的損耗。將信息技術(shù)應(yīng)用到物資采購管理中，搭建物資采購管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購方案、采購合同的科學(xué)管理，以及對(duì)采購過程的全面監(jiān)督，推動(dòng)物資采購管理向規(guī)范化、精益化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);企業(yè)物資采購管理;信息化

引言

隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)今社會(huì)正處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代企業(yè)。企業(yè)在生活的各個(gè)方面都要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和自己的管理理念，方法與模式的更新是采購管理是企業(yè)內(nèi)部管理的核心任務(wù)，企業(yè)必須高度重視，充分認(rèn)識(shí)信息所提供在物資采購管理領(lǐng)域的重要作用和信息技術(shù)的應(yīng)用;改善材料的質(zhì)量和效率創(chuàng)建管理。在網(wǎng)上信息收集過程中，材料比對(duì)最終會(huì)選擇更多的產(chǎn)品，有效提高物資管理的易用性。

1加強(qiáng)企業(yè)物資采購管理的必要性

追求最大的經(jīng)濟(jì)利益是企業(yè)的本能。市場競爭越激烈，或者市場為企業(yè)提供的競爭環(huán)境越公平，企業(yè)對(duì)最大化其經(jīng)濟(jì)利益的渴望和沖動(dòng)就越強(qiáng)烈。除了創(chuàng)新的生產(chǎn)技術(shù)，標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)和運(yùn)營管理，科學(xué)的發(fā)展計(jì)劃和企業(yè)決策可以推動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升外，良好的物資采購管理也是必不可少的組成部分。良好的物資采購管理應(yīng)包括科學(xué)規(guī)劃、組織和控制各種物資的購買、儲(chǔ)存、運(yùn)輸和使用。物資采購管理的任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營所需的各種物資的質(zhì)量、數(shù)量和按時(shí)供應(yīng)，保證供應(yīng)和銷售之間的平衡，使得企業(yè)有足夠的物資來進(jìn)行市場競爭。企業(yè)物資采購管理的內(nèi)容包括建立物資采購計(jì)劃、組織供應(yīng)商、簽訂采購合同、運(yùn)輸和核對(duì)物資、分配物資儲(chǔ)備以及建立庫存。如果沒有良好的物資采購管理，例如驗(yàn)收、存儲(chǔ)、維護(hù)、物資發(fā)放、物資消耗匯總分析、物資核算處理等，就不可能實(shí)現(xiàn)更高的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，也不能提高企業(yè)的市場競爭力[1]。

2信息化在企業(yè)物質(zhì)采購管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1企業(yè)采購管理部門的信息基礎(chǔ)較為薄弱

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的重視程度越來越高，但是在采購業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后。雖然企業(yè)采購部門也順應(yīng)信息化發(fā)展形勢，引進(jìn)了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒有跟進(jìn)，信息系統(tǒng)的價(jià)值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等各個(gè)方面，是現(xiàn)代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進(jìn)了ERP系統(tǒng)，但是沒有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，日常的運(yùn)營維護(hù)工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購管理中的實(shí)際作用沒有完全發(fā)揮出來。

2.2物資采購管理者的信息技術(shù)操作能力不足

隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，對(duì)采購管理人員綜合素質(zhì)的要求也越來越高。研究表明，企業(yè)內(nèi)部的許多采購經(jīng)理并不熟悉相應(yīng)管理信息系統(tǒng)，只能完成基本操作，比如數(shù)據(jù)資源的獲取和分析、采購和供應(yīng)協(xié)調(diào)等工作，而不擅長其他的重要功能。在這種情況下，采購管理的信息應(yīng)用優(yōu)勢沒有得到體現(xiàn)，無法為企業(yè)創(chuàng)造應(yīng)有的價(jià)值和利潤。部分企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此也缺少關(guān)注，不利于企業(yè)物資采購信息化的真正建立[2]。

2.3現(xiàn)有物資采購管理信息系統(tǒng)的功能單一

不同企業(yè)在物質(zhì)采購管理信息化建設(shè)方面投入的財(cái)力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實(shí)用功能各有差異。從整體上來看，物資采購管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購業(yè)務(wù)開展的需要?，F(xiàn)有的采購管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價(jià)格對(duì)比、價(jià)格預(yù)測的功能，但是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中的價(jià)格信息更新緩慢，這也導(dǎo)致系統(tǒng)提供的物料參考價(jià)格不具備實(shí)用性。

3信息化在企業(yè)物資采購管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

3.1供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)的動(dòng)態(tài)管理

供應(yīng)商的質(zhì)量直接影響企業(yè)物資采購的質(zhì)量。有效的方法是整合供應(yīng)商，在需要采購物資時(shí)首先選擇高質(zhì)量的供應(yīng)商。優(yōu)秀供應(yīng)商的選擇要通過特定的信息化審核流程來判斷，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格和產(chǎn)品質(zhì)量，以此來檢查供應(yīng)商的綜合實(shí)力。另外，有必要建立評(píng)估監(jiān)督機(jī)制，通過評(píng)估監(jiān)督對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行分類，特別是要在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行分類。好的供應(yīng)商可以提升其合作優(yōu)先級(jí)，不合格的供應(yīng)商則應(yīng)直接從合作清單中刪除，以促進(jìn)供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)之間的公平競爭。在精細(xì)化的管理要求下，企業(yè)物資采購可以更加密集且有效。

3.2采購方案管理

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中存在著很大的差異，需求不同材料。采購的材料數(shù)量少，材料的缺乏，將導(dǎo)致創(chuàng)業(yè)工作的可持續(xù)性下降，在同一時(shí)間購買過多的材料會(huì)導(dǎo)致橋接增加庫存?；谛畔⒓夹g(shù)的物資采購管理系統(tǒng)可以動(dòng)態(tài)地改變庫存、供需關(guān)系。首先，根據(jù)公司制定的生產(chǎn)計(jì)劃，管理信息系統(tǒng)，包括一個(gè)時(shí)期內(nèi)所需材料的種類和數(shù)量。其次，定期對(duì)剩余庫存量進(jìn)行比較，并根據(jù)比較結(jié)果確定銷售計(jì)劃，對(duì)不同材料的采購量進(jìn)行重新定義。這樣就可以避免物質(zhì)短缺或過剩的問題。

3.3財(cái)務(wù)結(jié)算管理

通過將信息化應(yīng)用到企業(yè)采購管理中，財(cái)務(wù)結(jié)算管理主要包括出入庫匯總、稽查單據(jù)、統(tǒng)計(jì)收發(fā)單據(jù)以及申請(qǐng)付款等內(nèi)容。對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)行管理，要將采購過程中的出入庫單、合同、移庫單、貨款發(fā)票、報(bào)廢單等數(shù)據(jù)加以審核和統(tǒng)計(jì)，辦理相應(yīng)的付款憑證。統(tǒng)一管理物資采購中的資金，定期對(duì)采購儲(chǔ)備資金的使用情況、周轉(zhuǎn)情況加以分析，并對(duì)在途資金及時(shí)清理，確保能夠?qū)ξ镔Y采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)資金預(yù)算與支付狀況進(jìn)行有效監(jiān)督[3]。

3.4加強(qiáng)對(duì)庫存管理的改進(jìn)

改善庫存管理的重要性在于減少庫存余額，釋放流動(dòng)資金，提高資金流動(dòng)效率并增加企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營的靈活性。如果企業(yè)的庫存管理不善，在消耗不及的情況下必然造成庫存過多，則企業(yè)的營運(yùn)資金流動(dòng)不暢，生產(chǎn)經(jīng)營會(huì)受到限制，難以保證達(dá)到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，獲得企業(yè)應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)利益。為了改善庫存管理，需要瞄準(zhǔn)兩個(gè)方面的工作：一種是查明物資庫存并及時(shí)調(diào)整庫存狀態(tài);另一種是與供應(yīng)商合作，按需和按時(shí)供應(yīng)物資，以減少庫存，防止物資壓力或供應(yīng)中斷。而這些都是信息技術(shù)發(fā)揮作用的機(jī)會(huì)。

3.5建立長效投入機(jī)制，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)采購部門信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，需要一定的資金投入。為了支持采購管理工作的高質(zhì)量開展，企業(yè)方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質(zhì)層面上提供充分的保障。要建立長效投入機(jī)制，除了在前期用于信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的費(fèi)用外，后期物資采購管理系統(tǒng)的運(yùn)營維護(hù)、更新升級(jí)等，也要提供專項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)支持。以目前主流的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長則一兩年，就會(huì)進(jìn)行一次系統(tǒng)升級(jí)，例如增加數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的數(shù)量、優(yōu)化用戶界面等。

結(jié)束語：目前我國企業(yè)采購部門存在著信息系統(tǒng)功能不統(tǒng)一、采購員沒有操作信息系統(tǒng)等問題。企業(yè)應(yīng)重視物資管理的重要作用。應(yīng)采取更有效的措施解決物資管理問題整合。通過信息技術(shù)與物資管理，充分利用其優(yōu)點(diǎn)成型技術(shù)，想要促進(jìn)公司的發(fā)展，就要妥善解決物資采購中供需信息不配套、信息交流不充分等問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]李娜.信息化技術(shù)在國有企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用[J].中國市場，2019（32）：187-188.

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[3]盧加元，楊鳴.科技反腐視角下高校物資采購信息化建設(shè)與實(shí)踐[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2019，38（09）：279-281+292.