文/藺彥梅

干部人事檔案管理與利用工作的系統(tǒng)性較強(qiáng)，為了提高檔案管理與利用的水平，需要合理分析當(dāng)前人事檔案管理與利用工作存在的主要問題，掌握干部人事檔案管理與利用的特征，以解決具體問題為出發(fā)點(diǎn)，提升人事檔案管理與利用效果。同時，本文提出了更新檔案管理與利用工作觀念、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料歸檔流程、打造企業(yè)人才招聘建設(shè)的體系等策略

新時期背景下，加強(qiáng)干部人事檔案管理與利用工作，對實(shí)現(xiàn)相關(guān)單位全面發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。通過檔案管理與利用工作，不僅可以反映出工作人員的實(shí)際工作能力，還可以從側(cè)面反映出工作人員的工作作風(fēng)。

一、干部人事檔案管理與利用的問題

（一）檔案管理與利用工作觀念待更新

干部人事檔案管理工作開展中許多管制方法影響了人才的自由流動，進(jìn)而無法發(fā)揮優(yōu)秀人才對檔案管理利用的作用?，F(xiàn)代化社會發(fā)展中，相關(guān)單位需要給予人才更多自由工作的空間，提升人才參與工作的主動性，進(jìn)而才能為相關(guān)單位獲得更多經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)相關(guān)人才獲得更多進(jìn)步與成長，增強(qiáng)實(shí)際工作效果。因此，對于相關(guān)單位而言，如果忽略干部人事檔案管理工作的重要性，未能及時更新工作觀念，給予優(yōu)秀人才更多工作機(jī)會，仍然運(yùn)用固有的管理辦法以及編制方式，那么必然會造成單位日常管理和運(yùn)用成本增加，不利于提高檔案管理與利用效果。

（二）檔案管理和資料歸檔流程不完善

在干部人事檔案管理工作開展中，單位應(yīng)該明確將這項管理工作提上日程，注重相關(guān)檔案資料的管理與利用，然而不少單位在實(shí)際工作中存在檔案管理和資料歸檔流程不完善的情況。相關(guān)單位缺乏規(guī)范的檔案材料獲取渠道，在日常工作中較大的人事變動會對人才檔案流動產(chǎn)生一定影響，而且大范圍的職位調(diào)整也會影響人才檔案流動，對于有關(guān)單位而言，難以對變動情況進(jìn)行具體的預(yù)估。面對這種情況，單位需要構(gòu)建完善的檔案管理與資料歸檔流程體系，加上不同單位和部門等都有著與干部人事管理有關(guān)的材料資料，所以，對于各個單位的發(fā)展而言，事先做好各單位之間的妥當(dāng)溝通和聯(lián)絡(luò)是很必要的，或者可以通過部門與部門之間構(gòu)建交接渠道的方式，有效防止干部人事檔案資料出現(xiàn)遺漏等問題，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理與資料歸檔效果。如果管理部門在全面接收和整理相關(guān)檔案資料過程中得到的資料信息不完整，也會在很大程度上導(dǎo)致檔案管理工作難度增加，無法提高檔案管理與利用效果。

（三）單位人才招聘建設(shè)體系不夠健全

在調(diào)整相關(guān)職位期間，為了發(fā)揮優(yōu)秀人才對干部人事檔案管理與利用的優(yōu)勢，單位需要發(fā)揮人才招聘建設(shè)體系的指導(dǎo)作用，對人才相關(guān)職位和工作內(nèi)容進(jìn)行有效調(diào)整。同時，相關(guān)單位需要通過完善的人才招聘建設(shè)體系，有效解決因為人為的失誤和疏忽而造成干部人事檔案管理與利用工作難以發(fā)揮有效作用這一問題。且在該問題的影響下，也會造成單位在完成人才招聘工作以后，難以多方面了解相關(guān)人才具體的工作歷程，無法結(jié)合準(zhǔn)確檔案資料，為相關(guān)人才安排適合的工作崗位。因此，打造健全的人才招聘建設(shè)體系，對人才招聘方法進(jìn)行優(yōu)化和改革，正確調(diào)整干部人事檔案管理的相關(guān)工作職能，可以很好地提高和增強(qiáng)實(shí)際管理與利用工作效果。

二、干部人事檔案管理與利用的特征

當(dāng)前干部人事檔案管理工作開展中，其工作的主要目的是從多方面掌握不同工作人員的不同年度工作績效，還有與其相關(guān)的工作獎懲情況。同時，在分析工作人員工作變動情況過程中，也可以通過干部人事檔案管理有效分析出來，進(jìn)而幫助人事部門有效掌握每一位工作人員的實(shí)際狀態(tài)，根據(jù)檔案管理工作情況，客觀評價有關(guān)工作人員，從而運(yùn)用有效的考核和激勵措施提高人員管理效果，因此，干部人事檔案管理與利用中收集性是主要特征之一。從檔案管理工作實(shí)際角度而言，針對干部人事檔案管理是一個動態(tài)變化的工作，一些工作人員會受到多種原因影響，造成其自身的工作情況發(fā)生較大調(diào)整和變化，比如因為提拔、病休、辭職等相關(guān)原因，相關(guān)單位要想全方面跟蹤了解工作人員工作變化情況，就必須引導(dǎo)人事部門及時完善人事檔案資料，通過檔案資料的管理與利用，提高單位整體管理效果。所以，干部人事檔案管理中具備流動性這一特征。此外，干部人事檔案管理與利用中還存在統(tǒng)一性的特征。檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是一項專項工作，有關(guān)政府職能部門在組織相關(guān)管理工作過程中需要選派專門的人事干部去開展管理工作，而且應(yīng)該在指定的區(qū)域放置所整理的檔案資料。同時，在加強(qiáng)檔案資料更新、保管以及轉(zhuǎn)移的過程中需要堅持精細(xì)化管理原則，相關(guān)人事干部也需要積極跟隨人事檔案管理程序，增強(qiáng)工作效果。

三、干部人事檔案管理與利用的路徑

（一）更新檔案管理與利用工作觀念

單位可以在實(shí)際工作中引入獎懲機(jī)制，對有關(guān)工作人員積極優(yōu)化了原有檔案管理與利用觀念、模式，單位可以給予一定的獎勵，進(jìn)而增強(qiáng)工作人員的主動性。干部人事檔案管理工作中，人事干部是一線實(shí)踐人員，應(yīng)該具有將先進(jìn)技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)融合的意識，更要對原有的管理與利用工作觀念進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用工作有序開展，增加實(shí)際工作效果。此外，在工作觀念改革與優(yōu)化中，要積極宣傳干部人事檔案管理與利用的作用，使大家真正明確這一工作的重要性，進(jìn)而為相關(guān)工作的開展獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料歸檔流程

新時期背景下，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的干部人事檔案資料收集歸檔流程體系，落實(shí)檔案資料收集歸檔等相關(guān)工作，可以持續(xù)增加檔案管理與利用效果。目前，有關(guān)單位其人事干部可以根據(jù)政府職能部門的具體情況，完善檔案資料收集歸檔流程，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)坐等相關(guān)檔案資料主動上門的這一工作模式，運(yùn)用定向收集、長期收集的方式，讓相關(guān)檔案資料的收集工作更加全面。多方面增加檔案資料收集歸檔效果，也可以打造更加健全的資料收集長效機(jī)制，提升干部人事檔案資料收集的主動性和完整性，進(jìn)而為檔案收集的多樣化發(fā)展提供良好保障。同時，在具體工作中，人事干部可以積極運(yùn)用實(shí)地考察的方式，有效分析和驗證檔案資料的真實(shí)性，不斷將干部人事檔案管理的作用體現(xiàn)出來。相關(guān)干部也需要合理擴(kuò)大檔案資料收集與整理的渠道，構(gòu)建更加合理、科學(xué)的資料收集機(jī)制。另外，需要結(jié)合嚴(yán)格的檔案管理制度，完善檔案資料歸檔工作，并對相關(guān)工作進(jìn)行全面監(jiān)督，進(jìn)而更好地增強(qiáng)實(shí)際工作效果。

（三）打造單位人才招聘建設(shè)的體系

為了充分解決干部人事檔案管理與利用人才不足這一情況，需要相關(guān)單位打造適合自身單位發(fā)展的人才招聘建設(shè)體系，增強(qiáng)干部人事檔案的利用率，發(fā)揮人才對檔案管理和利用的優(yōu)勢作用。首先，相關(guān)單位可以對現(xiàn)有的人才招聘建設(shè)體系進(jìn)行優(yōu)化，有效聘請檔案管理與利用經(jīng)驗豐富、擁有實(shí)際管理工作經(jīng)驗和技能的人才。相關(guān)單位也可以構(gòu)建干部人事檔案信息化平臺，積極聘請可以運(yùn)用電子化、數(shù)據(jù)化形式開展相關(guān)工作的優(yōu)秀人才，從而達(dá)到干部人事檔案資料動態(tài)及時更新的目的，這樣也可以讓相關(guān)人員及時掌握工作人員的工作動態(tài)。其次，人事干部可以對現(xiàn)有的檔案管理人員和人才進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，并對相關(guān)人才和人員的職業(yè)資格證書、參與培訓(xùn)活動的情況進(jìn)行有效記錄，這樣也可以更好地為相關(guān)人員和人才構(gòu)建個性化的能力培訓(xùn)方案，強(qiáng)化工作人員的綜合素質(zhì)。最后，有關(guān)單位在選拔人才過程中，可以將相關(guān)人才的檔案管理信息化能力當(dāng)作進(jìn)賢用能的主要參考依據(jù)之一，不斷將檔案信息戰(zhàn)略性的地位呈現(xiàn)出來，推動檔案管理與利用工作和業(yè)務(wù)工作之間的有機(jī)融合，推動傳統(tǒng)檔案管理工作方式的改革和創(chuàng)新。

在實(shí)際工作中，單位部門分管領(lǐng)導(dǎo)需要了解檔案管理與利用工作創(chuàng)新的價值，更新原有的管理與利用工作觀念，將自身的管理職責(zé)發(fā)揮出來，對檔案管理工作開展情況進(jìn)行實(shí)時跟進(jìn)和監(jiān)督，引導(dǎo)人事干部積極參與到各項工作中，進(jìn)而從多方面增強(qiáng)干部人事檔案管理與利用的工作效果。