文/馬婷艷

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,社會(huì)領(lǐng)域內(nèi)各行各業(yè)對信息化建設(shè)也越來越重視。檔案業(yè)務(wù)管理體系的信息化應(yīng)用與規(guī)范化制度建設(shè)等也是影響其未來穩(wěn)定發(fā)展的一大重要工作方向,檔案現(xiàn)代化管理工作要充分適應(yīng)社會(huì)發(fā)展日新月異的工作需求,結(jié)合檔案工作發(fā)展的最新要求,制定一系列有具體針對性特色的數(shù)字檔案規(guī)范管理創(chuàng)新方案,提高檔案信息化管理應(yīng)用的服務(wù)效率服務(wù)水平與質(zhì)量。本文旨在以當(dāng)前檔案基礎(chǔ)管理及其信息化環(huán)境建設(shè)應(yīng)用的必要性為分析切入點(diǎn),對現(xiàn)階段檔案基本管理及信息化技術(shù)建設(shè)研究的現(xiàn)狀等進(jìn)行初步探討,以便進(jìn)一步為開展檔案基層信息化技術(shù)建設(shè)提供有益的參考

隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用于各領(lǐng)域內(nèi)。檔案是作為信息承載傳遞信息，促進(jìn)各類信息傳播使用的一項(xiàng)重要物質(zhì)載體，在檔案管理實(shí)踐中推廣運(yùn)用檔案信息化，不僅能夠符合當(dāng)前新的社會(huì)發(fā)展趨勢，也是在適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)時(shí)代中對電子檔案管理提出的最新要求，各個(gè)行業(yè)都在積極利用檔案信息化系統(tǒng)管理技術(shù)對館藏檔案進(jìn)行資料采集、整理編目和歸檔利用，建設(shè)電子檔案系統(tǒng)信息化綜合管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)[1]。同時(shí)，構(gòu)建檔案信息化服務(wù)管理模式，也是現(xiàn)代檔案管理工作人員急需解決的問題之一。因此檔案規(guī)范化管理與工作模式進(jìn)行全面改革與創(chuàng)新，提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，不僅有利于社會(huì)信息化建設(shè)，還能有效推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.有助于降低檔案管理的難度

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻㈦娮訖n案，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)字化的處理，能有效改善紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)難的問題，可以大幅降低檔案資料的收集保存處理難度。另外，檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)能夠大幅減少由于存儲(chǔ)的環(huán)境條件對紙質(zhì)檔案資料完整性的潛在影響，可以真正確保檔案系統(tǒng)的完整性[2]。

2.有利于檔案信息資料的查詢

傳統(tǒng)的檔案管理主要是為用戶提供分散的檔案信息，使用者一般情況下需要根據(jù)分散的數(shù)據(jù)尋找數(shù)據(jù)間的因果關(guān)系，而從這些數(shù)據(jù)之間很難發(fā)現(xiàn)其內(nèi)涵信息與關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)效果不理想。而且，對于檔案管理部門來說，在信息了管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息資料，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理操作模式中，想要使用電子檔案資料還要經(jīng)過一系列的數(shù)字掃描、電子存儲(chǔ)等工作程序操作來最終實(shí)現(xiàn)電子信息化查詢，大大地降低了檔案信息電子化管理工作的總體工作效率。因此，加強(qiáng)檔案的信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化與檔案現(xiàn)代化管理新體系，能及時(shí)有效地提高用戶檔案信息資料查詢檢索的應(yīng)用效率，便于檔案資料及時(shí)有效查詢使用與公開借閱，提升檔案信息資源的利用率。

3.檔案管理途徑發(fā)生根本性變化

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)資源的高度整合是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化發(fā)展是推動(dòng)檔案信息管理實(shí)現(xiàn)跨界、跨行業(yè)信息資源整合，實(shí)現(xiàn)信息快速流轉(zhuǎn)、融合,促進(jìn)檔案信息化深入發(fā)展的關(guān)鍵。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理時(shí)代，檔案管理部門雖然掌握了海量數(shù)據(jù)信息，但因?yàn)閿?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形態(tài)的原因，無法充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的作用[3]。而未來隨著社會(huì)檔案系統(tǒng)信息化體系建設(shè)進(jìn)一步的加快推進(jìn)，在構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)信息化綜合業(yè)務(wù)模式的實(shí)踐中，檔案資料一定能夠?qū)崿F(xiàn)以大量電子數(shù)據(jù)文件的結(jié)構(gòu)化方式呈現(xiàn)出來，可以真正通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)全面完成所有檔案信息內(nèi)容的綜合收集、整理、存儲(chǔ)、使用與統(tǒng)一管理，檔案管理途徑發(fā)生根本性變化，不但能切實(shí)加快整個(gè)檔案信息服務(wù)管理行業(yè)的整體效率，還能極大提高檔案信息資源綜合的利用率。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.工作人員對檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

目前，一些政府部門的行政領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者對檔案信息化建設(shè)重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，并未正式將館藏檔案及信息化系統(tǒng)建設(shè)等納入長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)劃中，對現(xiàn)行檔案事業(yè)和檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)方面重視程度尚不夠，在推進(jìn)檔案事業(yè)信息化體系建設(shè)方面實(shí)際投入相應(yīng)的人力、物力、時(shí)間和財(cái)力也較少，致使檔案及信息化的建設(shè)發(fā)展受到阻力，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)方面的運(yùn)作效率不高，信息化管理的質(zhì)量也一般。如：陜西省地質(zhì)資料檔案館負(fù)責(zé)管理工作的人員只有11名，機(jī)關(guān)檔案4人，專業(yè)檔案6人，信息化專員1人，檔案管理部門不能完成目錄檢索，缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)購買檔案管理工作軟件，館藏檔案數(shù)字化建設(shè)投入資金較少。尤其是近年來不斷增加的館藏量，導(dǎo)致檔案管理工作者的日常工作量加大，在很大程度上影響了檔案管理工作的完成度，導(dǎo)致檔案管理工作難度增大。上述案例表明現(xiàn)階段的檔案管理工作不受重視，相關(guān)部門對檔案管理工作各方面的投入不到位。

2.檔案管理工作人員的整體素質(zhì)較低

一直以來，檔案管理工作在企事業(yè)單位、地方黨政機(jī)關(guān)等部門重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員普遍存在綜合素質(zhì)能力較差、專業(yè)性不強(qiáng)、缺乏檔案專業(yè)崗位技能、不具備信息技術(shù)采集能力，無法適應(yīng)當(dāng)前信息化工作時(shí)代。目前很多地區(qū)仍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理服務(wù)模式，不僅檔案工作開展效率低，還影響制約了整個(gè)檔案事業(yè)管理和改革的長遠(yuǎn)發(fā)展。目前檔案管理機(jī)構(gòu)工作一線人員業(yè)務(wù)能力較弱，信息化操作技術(shù)水平不高，且人員缺乏規(guī)范服務(wù)意識(shí)，管理程序不規(guī)范操作等，導(dǎo)致檔案信息使用率的低下[4]。而檔案管理部門無法及時(shí)利用各種現(xiàn)代信息化技術(shù)有效開展數(shù)字檔案服務(wù)工作，在極大影響檔案信息管理工作效率的同時(shí)，也無法保障檔案信息管理的效果與質(zhì)量。

3.檔案信息化建設(shè)與管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性

在推進(jìn)檔案事業(yè)管理與實(shí)施信息化建設(shè)的工作中，一些傳統(tǒng)檔案的管理單位會(huì)根據(jù)自身檔案的發(fā)展實(shí)際工作情況，制定相應(yīng)配套的檔案及信息化體系建設(shè)方案，并將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)模式引入信息化管理體系中，從而較有成效地實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理與信息化建設(shè)效果。但是，在許多實(shí)際信息化的建設(shè)過程中，很容易出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不明確的情況，而且各個(gè)行業(yè)檔案管理部門的信息化建設(shè)情況又存在差異，致使用戶在日常管理應(yīng)用工作中，無法達(dá)成統(tǒng)籌管理與出現(xiàn)多重設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，從而容易對檔案信息化建設(shè)流程及系統(tǒng)管理使用效果等方面造成諸多不便。比如，檔案信息化管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)由于存儲(chǔ)記錄方式和軟件接口技術(shù)方面產(chǎn)生的一些差異，會(huì)導(dǎo)致檔案信息交換共享利用與傳輸流通造成障礙，從而可能影響檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行和數(shù)據(jù)庫管理服務(wù)的最終效果。

三、檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化策略

1.建立完善的檔案信息化資源管理體系

檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅包括各種基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源建設(shè)，還包括制度規(guī)范、安全保障體系建設(shè)等[5]。檔案監(jiān)管部門在逐步意識(shí)到推進(jìn)檔案工作管理與信息化建設(shè)科學(xué)重要性認(rèn)識(shí)后，正在盡快推進(jìn)檔案系統(tǒng)信息化體系建設(shè)方面的健康可持續(xù)良性發(fā)展，增強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際效果。結(jié)合實(shí)際情況對各檔案管理部門工作中的各種情況及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制定系統(tǒng)科學(xué)全面的檔案行業(yè)管理與信息化的建設(shè)方案，以整體提升檔案管理工作信息化建設(shè)程度。通過進(jìn)一步對檔案現(xiàn)代化管理方法的實(shí)踐成果進(jìn)行綜合分析，明確當(dāng)前信息化建設(shè)狀況與傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)工作方式差異。在實(shí)際推進(jìn)檔案信息化工作時(shí)，還需要進(jìn)一步結(jié)合電子、數(shù)字檔案的具體情況，合理調(diào)整檔案管理工作，創(chuàng)建較為完善的科學(xué)化管理體系，提高檔案管理的科學(xué)化效能。首先，檔案業(yè)務(wù)管理部門可以適時(shí)結(jié)合信息化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)際工作的需求，對有關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行修訂完善。并根據(jù)制度規(guī)范制定相應(yīng)的檔案管理方案，明確具體流程。對于檔案管理工作出現(xiàn)的問題，可以結(jié)合實(shí)際情況對各項(xiàng)管理措施進(jìn)行調(diào)整，以免檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，影響檔案信息化建設(shè)的完整性。其次，各檔案業(yè)務(wù)管理及工作單位還需要及時(shí)對現(xiàn)行檔案信息管理規(guī)范制度加以改革完善，同時(shí)也對各類檔案信息服務(wù)管理工作制度進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，在持續(xù)完善檔案信息系統(tǒng)管理與制度框架的建設(shè)基礎(chǔ)上，提升檔案信息的使用效率和管理水平，確?，F(xiàn)代檔案服務(wù)管理信息化共享的建設(shè)成果。

2.加強(qiáng)對檔案管理工作者的教育與培訓(xùn)

檔案信息化管理工作程序比較復(fù)雜、瑣碎，對于開展檔案工作信息化及管理工作方面的人員而言確實(shí)有一定技術(shù)難度要求，且安全風(fēng)險(xiǎn)也較高。因此，檔案的信息化管理體系建設(shè)更需要相關(guān)技術(shù)人員，具有較高水準(zhǔn)的信息專業(yè)理論知識(shí)和信息化應(yīng)用管理技術(shù)水平[6]。而基層檔案管理工作人員自身也同樣只有充分地認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)用的社會(huì)重要性，才能夠主動(dòng)進(jìn)行實(shí)踐探索，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。在目前檔案業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)工作流程中，為了有效提升從業(yè)者整體業(yè)務(wù)能力，還需要我們對檔案管理人員定期進(jìn)行相關(guān)制度學(xué)習(xí)，促使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念和作風(fēng)，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。在對各部門檔案資源需求情況進(jìn)行分析的情況下，完善檔案管理工作的服務(wù)體系，提高其檔案管理工作的綜合效能。另外，還要通過檔案繼續(xù)教育對相關(guān)工作人員及時(shí)全面進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使我們的專業(yè)隊(duì)伍能夠在各種日常實(shí)際中開展檔案管理工作。最后，各業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織進(jìn)行檔案系統(tǒng)工作的指導(dǎo)交流活動(dòng)，使檔案人能保持進(jìn)取的態(tài)度，積極創(chuàng)新，促使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)長久、穩(wěn)定的發(fā)展。

3.進(jìn)一步完善檔案管理信息化技術(shù)體系

在當(dāng)前檔案管理工作信息化平臺(tái)建設(shè)勢在必行的現(xiàn)實(shí)背景前提下，檔案管理部門要明確檔案的管理需要數(shù)字化信息技術(shù)力量的進(jìn)一步大力推動(dòng)支持。只有我們在對館藏檔案信息管理的工作手段進(jìn)行了改革、創(chuàng)新，將各種先進(jìn)高效的數(shù)字化管理運(yùn)作方式有效引入到檔案工作信息化系統(tǒng)建設(shè)中，才能更好使數(shù)字信息資源充分有效發(fā)揮作用，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)工作與信息化建設(shè)向一體化的方向發(fā)展。首先，相關(guān)的檔案管理部門需要大量引進(jìn)高素質(zhì)的信息化技術(shù)人才，在專業(yè)人才的支持下，對檔案管理工作的信息化技術(shù)體系進(jìn)行優(yōu)化與完善，以提高檔案管理工作的信息化程度與安全性。其次，可以根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要進(jìn)行技術(shù)研發(fā)。再次，結(jié)合檔案綜合管理發(fā)展的具體實(shí)際進(jìn)展情況，構(gòu)建檔案館信息化技術(shù)管理及其相應(yīng)體系，提升檔案管理信息化專業(yè)水平,促進(jìn)檔案技術(shù)管理工作信息化發(fā)展。

不言而喻，在信息化進(jìn)程快速發(fā)展的歷史時(shí)代背景要求下，檔案信息管理研究工作既要考慮實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)目標(biāo)的戰(zhàn)略發(fā)展，還要主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代潮流。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)工作信息化制度建設(shè)，不僅在于要注重對過去傳統(tǒng)檔案管理工作模式進(jìn)行探索創(chuàng)新,還要重視進(jìn)一步創(chuàng)新檔案工作信息化法律法規(guī)體系,制定出臺(tái)檔案信息化基本管理制度,充分推進(jìn)運(yùn)用先進(jìn)信息化的技術(shù)方式開展數(shù)字化檔案服務(wù)工作,提高數(shù)字檔案業(yè)務(wù)管理與工作方式的系統(tǒng)綜合效能,為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，借以推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)化、可持續(xù)發(fā)展。