楊婧

摘要：管理好國有企業(yè)外事檔案，不僅是國有企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需要，也是國家政策研究及經(jīng)濟戰(zhàn)略發(fā)展的需要，因此，需要加強對國有企業(yè)外事檔案的管理，不斷探索外事檔案管理提升舉措。該文對我國當前國有企業(yè)外事檔案的內(nèi)涵與特點進行了闡述，對其不足之處進行了分析，總結出國有企業(yè)外事檔案精細化管理的有效措施。

關鍵詞：國有企業(yè) 外事檔案 制度流程

首都北京的城市戰(zhàn)略定位是“全國政治中心、文化中心、國際交往中心、科技創(chuàng)新中心”。加強國際交往中心建設，也意味著首都外事工作的地位進一步提高。當前，我國國有企業(yè)積極推進“一帶一路”建設，著力實現(xiàn)中國制造到“中國智造”，從某種程度上說，外事檔案工作是實施“一帶一路”“周邊外交”的重要保障。外事檔案工作的規(guī)范化管理是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，能夠助力國有企業(yè)實施“走出去”戰(zhàn)略。

（一）國有企業(yè)外事檔案的內(nèi)涵

國有企業(yè)外事檔案一般包含上級主管外事部門關于外事工作的文件、批復；國有企業(yè)外事工作計劃、總結、報告、外事工作規(guī)章制度、外事工作會議材料；上級主管部門對因公出國（境）人員管理的有關規(guī)定、國有企業(yè)人員因公出國（境）各項資料、因公出國（境）人員歸國出訪報告；邀請外國人來華訪問相關資料及國（境）外合作客戶贈予的紀念品、感謝信等。本文以國有企業(yè)外事檔案中最重要、復雜的因公出國（境）的相關檔案作為切入點，分析如何做好國有企業(yè)外事檔案的管理工作。

（二）國有企業(yè)外事檔案管理工作的特點

1.強調(diào)涉外嚴肅性。國有企業(yè)外事檔案一般產(chǎn)生于有涉外資質(zhì)的國有企業(yè)。以筆者所在的大型國有建筑企業(yè)為例，國際部負責全集團公司的因公出國（境）管理工作。隨著國有企業(yè)國際布局的不斷拓展，在“走出去”“引進來”的背景下，產(chǎn)生了大量國有企業(yè)外事檔案。在對這些材料進行歸檔和再利用時，我們必須提高政治站位，注意做好保密工作，重視涉外嚴肅性。

2.重復借出性高。國有企業(yè)外事檔案的歸檔時間為每年的3月，根據(jù)筆者所在建筑單位的企業(yè)性質(zhì)，出訪團組常駐國外建設項目往往需要2～3年，在實際執(zhí)行出訪任務時，團組往往需要多次修改上級主管機關下發(fā)的任務批件，這就會涉及多次借出外事檔案，待任務批件修改完畢，再歸還檔案。

（一）分類管理外事檔案的意識不強

國有企業(yè)外事檔案涉及眾多分類，以筆者所在企業(yè)為例，國際部負責集團公司全部人員因公出國（境）審核審批工作，涉及歸檔的外事材料可以說涵蓋整個集團公司。面對眾多自上而下的制度文件、人員出入境審批材料、感謝信及紀念品等不同類別的外事檔案，外事檔案管理人員分類管理外事檔案的意識不強。另外，對于涉及個人隱私和敏感工程項目的重要外事檔案，沒有合理進行分類管理，導致外事檔案的管理較為混亂。

（二）缺乏完善的外事檔案管理制度和工作程序

現(xiàn)階段，雖然國有企業(yè)檔案管理部門紛紛制定了相應的檔案管理制度，但是仍存在制度不健全的情況。國有企業(yè)的檔案管理制度相對比較籠統(tǒng)，并不能涵蓋各種檔案類型及注意事項。比如外事檔案的頻繁借出，若檔案制度中并沒有對此明確規(guī)定檔案的借出和歸還要求，加上檔案人員責任心不強，不及時催繳借出的外事檔案，長時間就會造成外事檔案的遺失和損毀，甚至造成上級外事主管部門的追責，對國有企業(yè)外事管理帶來負面影響。

（三）外事檔案管理人員綜合能力有待提高

目前，許多國有企業(yè)的外事檔案管理工作人員并非專業(yè)檔案管理人員，沒有接受過專業(yè)的業(yè)務培訓，無法對檔案管理模式進行更新和改革，甚至在日常管理方面無法按照正規(guī)流程進行，只是按照工作交接的方案去執(zhí)行。再加上，國有企業(yè)檔案管理部門優(yōu)秀人才進入較少，這樣就造成部分國有企業(yè)外事檔案管理效率低下、管理質(zhì)量低下的現(xiàn)象，導致外事檔案管理工作很難滿足國有企業(yè)的發(fā)展需求。同時，在國有企業(yè)中，沒有形成復合型檔案信息化人才隊伍，無論是專職外事檔案管理人員還是兼職外事檔案管理人員，其綜合能力均需進一步提高。

（四）外事檔案信息化建設水平欠缺

隨著信息化的不斷發(fā)展，一些國有企業(yè)將信息技術引入檔案管理中，建立了本單位的檔案管理信息系統(tǒng)，但仍有部分國有企業(yè)檔案管理人員深受傳統(tǒng)管理理念的影響，難以適應信息化社會的發(fā)展趨勢。以筆者所在單位為例，檔案管理信息系統(tǒng)仍在開發(fā)階段，尚未完全投入使用。這也就導致了外事檔案無法形成電子檔案，依舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理辦法，手工收集、整理檔案，既費時又費力，且效益低下。遇到需要緊急調(diào)閱外事檔案的情況，檔案管理人員往往需要花費較長時間搜索。此外，一些國有企業(yè)為節(jié)省運營成本并不會在檔案管理方面投入過多資金。這直接導致了檔案室空間狹小，配備的電腦、打印機、掃描儀等基礎設施過于老舊，對外事檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成影響，同時也不利于外事檔案信息的二次開發(fā)利用。

（一）分門別類，做好外事檔案的分類管理

國有企業(yè)外事檔案中很重要的一部分是人員因公出國（境）管理，這項工作具有較強的政策性。其中對涉及敏感工程項目以及個人隱私的外事檔案，必須要做到“普通檔案一般管，重要檔案重點管”。此外，外事材料必須要按照歸檔目錄清單進行認真核對后才能進行歸檔，不能遺漏。按照筆者的工作經(jīng)驗，若因公出訪人員在國外發(fā)生護照遺失，則需要第一時間聯(lián)系總部檔案部門，緊急借閱外事檔案的團組資料，按照清單搜索出訪人員護照及簽證復印件，然后才能前往中國駐外領事館進行補發(fā)護照申請，確保順利返回國內(nèi)。若國有企業(yè)沒有做好外事檔案的分類保管，團組檔案中沒有留存所需復印件，一旦在國外發(fā)生護照遺失的情況就會非常棘手。所以，對外事檔案必須要進行精細化的分類管理，為國有企業(yè)的國際化發(fā)展提供有效的信息保障。

（二）完善外事檔案管理制度，規(guī)范外事檔案工作程序

國有企業(yè)應根據(jù)自身實際情況來設計外事檔案管理制度和操作流程，目的是讓收集、歸檔等方面的工作變得更加規(guī)范。比如，就因公出國而言，應以制度的形式明確規(guī)定每個團組歸來一個月內(nèi)提交出訪報告，并且計入個人工作績效考核。之所以這樣規(guī)定，是因為有的出訪人員往往因手頭工作忙不提交，這就造成外事檔案的缺失。若后續(xù)人員離職，這項外事檔案就會變成永久性缺失，不利于外事工作的管理與銜接。另外，因外事檔案性質(zhì)較為特殊，有的項目具有較高的保密性，對于這些涉密級的外事檔案，需要制定更加嚴格的管理制度，比如對其進行單獨存檔，制定出科學合理且具有針對性的外事檔案借閱程序，并有效監(jiān)督程序的執(zhí)行。

（三）加強培訓，建立復合型檔案信息化人才隊伍

“走出去”促進了國有企業(yè)外事活動的不斷增加，為外事檔案管理提出了更高的要求。國有企業(yè)應注重培養(yǎng)、建立一支高素質(zhì)、高能力、高水平的檔案信息化人才隊伍，可以通過定期邀請檔案領域的專家對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，增加檔案業(yè)務實操訓練，計入個人年度考核內(nèi)容，倒逼其成為檔案業(yè)務工作上的行家里手。同時，國有企業(yè)還應注重引進優(yōu)秀的檔案管理人才，為現(xiàn)有檔案隊伍注入新鮮血液，借助優(yōu)秀人才的先進思想、實操能力，不斷改善外事檔案管理流程，提升外事檔案管理水平。

（四）注重信息化建設，提升外事檔案信息化管理力度

新時代發(fā)展背景下各行各業(yè)都在朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，國有企業(yè)的外事檔案管理也在逐漸落實信息化要求，提高管理效率以及質(zhì)量。國有企業(yè)需要引進先進的管理理念以及技術，打造互聯(lián)網(wǎng)+外事平臺，進行外事信息的收集、處理以及歸檔，構建完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，國有企業(yè)還要加大在檔案管理方面的投入，及時更新電腦、打印機、掃描儀等基礎設施，同時優(yōu)化傳統(tǒng)管理辦法，創(chuàng)新和完善外事檔案痕跡管理，多參考相關案例的成功經(jīng)驗，促進外事檔案管理體系變得更科學、更規(guī)范。

外事檔案管理工作對國有企業(yè)的運營發(fā)展能夠起到重要的推動作用，更會直接影響國有企業(yè)國際化發(fā)展。所以，國有企業(yè)應當加強對外事檔案管理的重視，提升外事管理人員的檔案意識與業(yè)務能力，采用精細化的管理模式來提升外事檔案管理工作水平，進而實現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：北京城建集團有限責任公司