■張冬花

Excel是Microsoft office系列套裝辦公軟件中的一個(gè)重要組成部分，其功能強(qiáng)大、易于操作，尤其是在財(cái)務(wù)管理的計(jì)算、分析方面，Excel通過(guò)制作電子表格，很方便地輸入數(shù)據(jù)、函數(shù)、公式以及圖形對(duì)象，可以生成直觀的表格、圖形和專業(yè)的圖表等，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速生成、交互使用、計(jì)算、分析及可視化。因此，Excel已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、文秘辦公、行政管理和協(xié)同辦公等日常事務(wù)中。

一、Excel的功能與優(yōu)勢(shì)

（一）電子表格和圖表處理

Excel電子表格是微軟公司研制的Office軟件套裝的重要組成部分，其功能主要有建立工作簿、管理數(shù)據(jù)、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享、制作圖表以及開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)等。Excel電子表格具有操作界面直觀、計(jì)算功能強(qiáng)大、圖標(biāo)工具出色、應(yīng)用范圍廣、與其他電子表格有很好的兼容性等特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、金融、物流管理以及公共管理等領(lǐng)域。

Excel具有比較完整的圖表工具，不僅可以生成常用的折線圖、柱狀圖、面積圖和散點(diǎn)圖等圖表，還可以生成較為復(fù)雜的動(dòng)態(tài)圖表和三維立體圖表。此外，Excel還為用戶提供了20多種自定義圖表類型，方便用戶根據(jù)需求選擇使用。

（二）函數(shù)計(jì)算

Excel提供了大量的內(nèi)置函數(shù)可供用戶使用，這些函數(shù)本質(zhì)上就是一些事先設(shè)定的公式。每一個(gè)函數(shù)都由函數(shù)名稱和規(guī)定的參數(shù)構(gòu)成，這些參數(shù)都有特定的順序和結(jié)構(gòu)，可以進(jìn)行各種運(yùn)算。Excel函數(shù)通過(guò)對(duì)特定數(shù)據(jù)的公式計(jì)算，還可以擴(kuò)充為一整行或一整列的計(jì)算，包括常用函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、邏輯函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等十一大類。Excel函數(shù)可以在很短的時(shí)間里完成多種復(fù)雜運(yùn)算，既可以大大簡(jiǎn)化公式，還可以提高計(jì)算的速度和準(zhǔn)確性。

（三）數(shù)據(jù)分析處理

Excel為用戶提供了非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析處理功能，包括數(shù)據(jù)的排序、查找與篩選、分類與匯總、數(shù)據(jù)透視分析、模擬分析以及規(guī)劃求解等內(nèi)容。Excel允許對(duì)數(shù)字、字符等數(shù)據(jù)按大小順序進(jìn)行升序或降序進(jìn)行排列，不同類型的數(shù)據(jù)默認(rèn)的排序原則不同，如數(shù)值默認(rèn)從小到大的排序。數(shù)據(jù)查找是指從原始數(shù)據(jù)中提取滿足條件的數(shù)據(jù)記錄，源數(shù)據(jù)仍然保留。數(shù)據(jù)篩選是指把數(shù)據(jù)庫(kù)或數(shù)據(jù)清單中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)記錄都隱藏起來(lái)，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)查找與篩選方式有記錄單查找、自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。數(shù)據(jù)的分類與匯總是將數(shù)據(jù)清單中相同類型數(shù)據(jù)歸類并求和。在分類匯總之前必須先對(duì)數(shù)據(jù)按一定要求進(jìn)行排序。數(shù)據(jù)透視表是用于快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式表格，我們可以通過(guò)轉(zhuǎn)換其行和列來(lái)查看對(duì)數(shù)據(jù)源的不同匯總，進(jìn)而使透視表的數(shù)據(jù)表達(dá)的信息更加清晰完整。數(shù)據(jù)的模擬分析是將工作表中的某一單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬運(yùn)算，測(cè)試使用一個(gè)或兩個(gè)變量對(duì)運(yùn)算結(jié)果的影響。對(duì)于需要通過(guò)許多變量的變化來(lái)找到一個(gè)目標(biāo)值，如查找最大值、最小值或某個(gè)確定的值等問(wèn)題，就需要運(yùn)用Excel中的規(guī)劃求解工具來(lái)解決。

（四）開(kāi)發(fā)工具

開(kāi)發(fā)工具屬于Excel的一項(xiàng)拓展功能，用戶可以根據(jù)需要選擇不同類型的控件。先根據(jù)可能出現(xiàn)的各種方案建立數(shù)據(jù)源區(qū)域，然后選擇控件類型，再在控件格式中輸入數(shù)據(jù)源區(qū)域和單元格鏈接，即可通過(guò)切換控件按鈕來(lái)查看每一種方案下的計(jì)算結(jié)果。開(kāi)發(fā)工具一般適用于分期償還借款模型的建立和利潤(rùn)的敏感性分析等問(wèn)題。

（五）模板與宏功能

Excel中有大量的自帶模板，如會(huì)議議程、簡(jiǎn)歷、課程表、發(fā)票、庫(kù)存控制及財(cái)務(wù)報(bào)表等模板。這些模板在使用時(shí)用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和自己的需求，對(duì)模板的信息格式進(jìn)行篩選使用，既方便了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，也使同類表格在信息格式上相對(duì)統(tǒng)一。

Excel的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)還在于它提供的宏語(yǔ)言Visual Basic for Application（VBA），它是Visual Basic的一個(gè)子集，被廣泛地應(yīng)用于微軟公司開(kāi)發(fā)的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。宏的作用是將操作步驟錄制成宏，然后再執(zhí)行宏，可以批量實(shí)現(xiàn)一些重復(fù)操作。用戶通過(guò)設(shè)置宏，簡(jiǎn)單而快速地完成大量相同步驟的工作，極大地提高了工作效率。

二、Excel在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）分期償還借款分析

在企業(yè)融資決策中，各項(xiàng)借款究竟在什么時(shí)點(diǎn)償還對(duì)企業(yè)最有利是財(cái)務(wù)人員經(jīng)常面臨的問(wèn)題。長(zhǎng)期借款的各種因素是相互作用的，一般情況下，借款期限越長(zhǎng)利率越高，而借款利率的高低又直接影響每期還款額的多少。人工測(cè)算不同期限、不同利率下的每期還款額工作量非常大。對(duì)于借款利率和借款期限同時(shí)變動(dòng)對(duì)每期還款額的影響，可以利用Excel的模擬運(yùn)算表分析工具，快速地計(jì)算出兩個(gè)因素在各種組合情況下的分析結(jié)果。

例如，甲公司擬向銀行申請(qǐng)200萬(wàn)元貸款，借款年利率在4%到8%之間變化，借款期限在3到7年之間變化，貸款采用按年分期等額本息還款方式償還，每年末還款額的計(jì)算如圖1所示。

圖1 雙變量模擬運(yùn)算表

在圖1的雙變量模擬運(yùn)算表中，行和列交叉位置的金額，就是通過(guò)Excel的模擬分析工具計(jì)算出的長(zhǎng)期借款每年末的還款金額。比較每一行的數(shù)值可以看出隨著還款年限的延長(zhǎng)每年末還款額是逐漸下降的，比較每一列的數(shù)值可以看出隨著利率的提高每年末還款額是不斷增加的。

（二）商品銷售情況分析

企業(yè)商品銷售情況非常復(fù)雜，如果想快速和交互地查找一定時(shí)期內(nèi)不同銷售人員的銷售業(yè)績(jī)和每一種商品的銷售情況以及地區(qū)分布情況，就需要建立數(shù)據(jù)透視表來(lái)完成。

例如，乙公司2021年10月上旬的各類商品銷售的詳細(xì)情況見(jiàn)表1所示：

表1 乙公司商品銷售明細(xì)清單

根據(jù)表1的資料，建立數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖如圖2和圖3所示。

圖2 商品銷售數(shù)據(jù)透視表

圖3 商品銷售數(shù)據(jù)透視圖

在圖2所建立的數(shù)據(jù)透視表上，可以看出每個(gè)銷售人員所銷售商品的種類、數(shù)量銷售額及總計(jì)，可以很方便地對(duì)每個(gè)銷售人員的銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)。還可以通過(guò)下拉列表查看每個(gè)銷售人員的銷售情況以及每種商品的銷售情況，可以很方便地進(jìn)行多角度的統(tǒng)計(jì)與分析。若想查看表中某些數(shù)據(jù)項(xiàng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，只需要雙擊該數(shù)據(jù)項(xiàng)即可。從圖3可以更直觀地分析出每種商品和每個(gè)銷售人員的銷售情況。

（三）本量利分析模型

本量利分析是對(duì)成本、業(yè)務(wù)量和利潤(rùn)三者之間的關(guān)系進(jìn)行分析，從而揭示本量利內(nèi)在變化規(guī)律的一種分析方法。Excel通過(guò)開(kāi)發(fā)工具建立本量利分析模型，非常方便、直觀地進(jìn)行多因素變動(dòng)分析，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤(rùn)提供分析思路。

例如，丙公司生產(chǎn)和銷售A產(chǎn)品，2020年銷售數(shù)量為120000件，銷售單價(jià)為15元，單位變動(dòng)成本為9元，固定成本總額為450000元，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)270000元。2021年，丙公司希望能增加利潤(rùn)到320400元，分別測(cè)算各因素的變動(dòng)率。

A產(chǎn)品的本量利分析模型如圖4所示。

圖4 本量利分析模型

在圖4的本量利模型中，通過(guò)對(duì)控制條的調(diào)節(jié)，不僅可以分析單一因素變動(dòng)對(duì)利潤(rùn)的影響，還可以分析幾個(gè)因素同時(shí)變動(dòng)對(duì)利潤(rùn)的影響，極大地提高了決策的效率和準(zhǔn)確性。

（四）經(jīng)濟(jì)批量模型

在存貨管理中，經(jīng)濟(jì)批量模型可以測(cè)算出儲(chǔ)存成本和訂貨成本最低時(shí)的存貨采購(gòu)批量。Excel的規(guī)劃求解工具經(jīng)常被用以解決生產(chǎn)和生活中經(jīng)常涉及到的最大利潤(rùn)和最小成本、目標(biāo)規(guī)劃、線性回歸及非線性回歸等問(wèn)題。

例如，丁公司全年需要B材料120000千克，每次的訂貨成本為400元，材料單價(jià)30元，單位材料的年儲(chǔ)存成本為6元，求B材料的經(jīng)濟(jì)訂貨批量。B材料的經(jīng)濟(jì)批量模型如圖5所示。

圖5 經(jīng)濟(jì)批量模型

在圖5中，根據(jù)基本數(shù)據(jù)區(qū)各因素之間的內(nèi)在聯(lián)系，運(yùn)用規(guī)劃求解工具建立了B材料的經(jīng)濟(jì)批量模型，很方便地計(jì)算出B材料的經(jīng)濟(jì)批量為4000千克。

三、改進(jìn)Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的建議

（一）Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用存在的問(wèn)題

由于Excel具有最全面的公式和函數(shù)、圖表功能，兼容性好，因此Excel在財(cái)務(wù)管理實(shí)際工作中的應(yīng)用已經(jīng)得到推廣與普及。但是，我們也發(fā)現(xiàn)在Excel的實(shí)際應(yīng)用中仍然存在一些問(wèn)題。首先，Excel的許多自帶模板的格式與實(shí)際工作差距較大，很多時(shí)候使用起來(lái)并不是很方便，甚至是每使用一次就需要定義各種公式；其次，財(cái)務(wù)管理人員對(duì)Excel電子表格的處理更多是模擬手工處理，缺乏數(shù)據(jù)庫(kù)的思想，沒(méi)有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的概念，不懂得如何做到數(shù)據(jù)共享。比如，在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的輸入時(shí)，很多財(cái)務(wù)管理人員不知道可以將工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容事先定義為序列，這樣在后續(xù)的公式輸入時(shí)就可以進(jìn)行填充復(fù)制。也不清楚可以把數(shù)據(jù)處理時(shí)經(jīng)常需要用到的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)區(qū)域定義為單元格或工作表，然后就可以在后續(xù)的數(shù)據(jù)處理中進(jìn)行單元格或工作表的名稱引用。甚至還有很多人在進(jìn)行單元格的引用時(shí)，不明白什么情況下應(yīng)該使用絕對(duì)引用，什么情況下應(yīng)該使用相對(duì)引用。最后，極少應(yīng)用到宏與VBA。在財(cái)務(wù)管理的日常工作中會(huì)產(chǎn)生很多相同的、多次重復(fù)進(jìn)行的操作，比如產(chǎn)品成本的計(jì)算、銷售收入的計(jì)算，材料、半成品、產(chǎn)成品的入庫(kù)和出庫(kù)等，由于很多財(cái)務(wù)管理人員對(duì)宏和VBA知之甚少，就造成了大多數(shù)情況下進(jìn)行著簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的勞動(dòng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作的效率極低。

（二）改進(jìn)Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的建議

對(duì)于提高Excel在財(cái)務(wù)管理實(shí)際應(yīng)用中的效率，提出如下幾點(diǎn)建議。第一，財(cái)務(wù)管理人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人士協(xié)同設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理專用模板。財(cái)務(wù)管理人員將財(cái)務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和具體要求以書(shū)面的形式提出來(lái)，計(jì)算機(jī)專業(yè)人士在設(shè)計(jì)模板過(guò)程中就可以充分考慮企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和實(shí)際需要，這樣設(shè)計(jì)出的模板才會(huì)更加具體化、人性化，財(cái)務(wù)管理人員使用起來(lái)也比較得心應(yīng)手。既節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，也能避免在輸入公式過(guò)程中出現(xiàn)的人為錯(cuò)誤。第二，合理設(shè)計(jì)工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能區(qū)域。在建立工作表的工作區(qū)域時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)分析方法的特點(diǎn)選擇有利于提高輸入效率和準(zhǔn)確性的輸入方法，對(duì)于有排序關(guān)系的數(shù)據(jù)最好置于同一行或同一列，以便于后續(xù)公式計(jì)算中使用序列填充。對(duì)于需要重復(fù)使用的一系列數(shù)據(jù)，可以事先建立工作表區(qū)域并加以命名，以便于在不同的工作表中進(jìn)行引用。如果每個(gè)字段輸入的各個(gè)記錄的數(shù)據(jù)均不相同，但輸入的數(shù)據(jù)量非常大，可以使用Excel的記錄單來(lái)輸入和管理數(shù)據(jù)，這樣可以節(jié)省不少時(shí)間，還能提高輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在引用單元格數(shù)據(jù)時(shí)，最好引用單元格而不是直接輸入數(shù)據(jù)，這樣做的好處是如果前面的數(shù)據(jù)或計(jì)算發(fā)生錯(cuò)誤需要修改或需要更新時(shí)，后面引用過(guò)該單元格的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)修正或更新。在Excel公式的復(fù)制填充中，如果隨著公式位置的改變，引用的單元格也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變動(dòng)時(shí)應(yīng)該使用相對(duì)引用；若該單元格中的數(shù)據(jù)總是重復(fù)使用，不隨公式位置的移動(dòng)而變化，就屬于絕對(duì)引用。第三，加強(qiáng)Excel的宏和VBA功能的應(yīng)用。由于財(cái)務(wù)管理工作中存在大量重復(fù)性的工作，因此財(cái)務(wù)管理人員有必要加強(qiáng)宏和VBA功能的學(xué)習(xí)和使用。在首次操作時(shí)設(shè)置宏并錄制宏，在以后的操作過(guò)程中直接運(yùn)行宏即可。這樣一方面極大地提高了財(cái)務(wù)管理的工作效率，還能減少人工操作過(guò)程帶來(lái)的錯(cuò)誤。