邊穎

摘? 要：大數(shù)據(jù)技術應用于檔案建設管理中，可以在檔案管理中起到積極的輔助作用，最大化地將檔案信息資源的價值發(fā)揮出來。 結合當前的大數(shù)據(jù)背景，該文對檔案管理中規(guī)范化建設的必要性進行了簡單分析，在闡述當前檔案規(guī)范化建設面臨的新要求的基礎上分析了當前建設中面臨的幾個方面的問題， 基于此提出規(guī)范化建設的對策，為當前大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理的規(guī)范化、信息化程度提供參考依據(jù)。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案數(shù)據(jù)安全存儲

引言

隨著數(shù)字化時代的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息化對檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，社會各界也逐漸重視綜合檔案的信息化管理，合理利用綜合檔案資源能夠為社會各類工作和活動的開展提供有效的基礎信息資源。社會各界的綜合檔案采用信息化管理方式，能夠為社會的發(fā)展建設提供有力保障，而社會各界要想使綜合檔案資源的管理更加科學、有效、規(guī)范，就必須在數(shù)字化時代的發(fā)展背景下，加強對社會各界綜合檔案管理信息化的建設。

1檔案的規(guī)范化建設中面臨的問題分析

1.1檔案的規(guī)范化建設中相關機制不完善

在檔案的管理中， 有的人員對檔案的規(guī)范化建設缺乏全面的認識、還不夠重視，一直存在檔案的規(guī)范化管理工作的實施應該由檔案部門內(nèi)部來落實的思想， 對檔案規(guī)范化管理方面需要的資金及技術投入不足，基礎設備方面的建設比較滯后，加上相關人員的專業(yè)技術水平不高， 致使檔案規(guī)范化管理工作難以取得明顯的進展。有的檔案部門缺乏協(xié)同意識，在推進規(guī)范化建設過程中缺乏與其他相關部門的聯(lián)系及合作，導致收集的檔案信息零散、時效性不強，加上歸檔分類不及時等， 對后期檔案信息的規(guī)范化整理不利。 目前不少單位未建立起完善的檔案管理體系，在大數(shù)據(jù)背景下未積極主動去適應、不能為信息化檔案規(guī)范化管理制度體系的構建提供支持，導致工作開展中相應的依據(jù)不足而影響規(guī)范化建設的進程。

1.2檔案管理的數(shù)據(jù)分析和信息化建設不足

一些檔案管理部門在實施檔案的規(guī)范化建設過程中，雖然引進了必要的基礎設備及技術，但是由于存在不重視信息化建設、 管理人員思想觀念落后等問題，檔案的規(guī)范化建設及管理進程緩慢，引進的先進設備難以發(fā)揮出相應的作用。 有的檔案管理部門在整合資源信息方面能力不強， 難以深度挖掘出檔案資源中的深層次信息， 對檔案部門服務能力及水平的提高不利。當前大數(shù)據(jù)時代背景下 5G 技術得到了快速的發(fā)展， 未來檔案管理部門為大眾提供服務方式主要往電子服務方向發(fā)展，部分信息化、規(guī)范化建設還比較落后的檔案管理部門難以適應此種發(fā)展趨勢，與經(jīng)濟社會發(fā)展的需求不相適應， 勢必會大大降低檔案管理部門的服務能力及水平。

1.3檔案信息化人才短缺

在社會各界開展綜合檔案管理信息化建設工作的過程中，信息化專業(yè)技術人才是建設的必備因素之一。然而當前社會各界在進行綜合檔案管理信息化建設時，具備專業(yè)信息化技術以及計算機技術的人才較少，使檔案信息化建設的工作無法正常開展。很多原有的綜合檔案管理人員，在入職檔案管理崗位前沒有接受過專業(yè)的信息化技術以及計算機技術的培訓，缺少對信息化技術的認知，更嚴重的是，許多社會團體或組織在社會的綜合檔案管理中，聘用知識水平較低、年齡較大的員工作為綜合檔案管理部門的管理人員，整個檔案管理部門只有極少部分人懂得基本的計算機或者信息化的相關知識，導致檔案管理信息化建設的進程緩慢。

1.4綜合檔案管理信息化建設缺乏安全性

由于部分社會團體或組織在綜合檔案管理信息化建設中，出現(xiàn)信息化網(wǎng)絡不完善、信息化手段落后、信息化專業(yè)建設人員不足等問題，導致社會各界綜合檔案管理信息化建設中的綜合檔案信息資源缺乏一定的安全保障。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式保存方法相比，信息化的綜合檔案管理工作需要滿足更多條件，以保證信息化管理工作的正常運行。綜合檔案管理信息化除了要重視對綜合檔案資源的保護，還要重視對綜合檔案信息資源的安全建設。然而許多組織或團體在建設過程中忽視了綜合檔案信息化的安全建設，綜合檔案資源的數(shù)據(jù)易被人篡改和刪除，影響了社會各界綜合檔案資源的完整性，阻礙了綜合檔案信息管理化的建設進程。

2檔案管理規(guī)范化建設的對策

2.1構建大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員應不斷更新工作習慣和方法，尋找獲取和管理檔案信息的新方法，使檔案管理方式多樣化，明確檔案管理的工作方式。作為具體管理任務的一部分，檔案管理人員應制定工作計劃，積極開發(fā)全面的數(shù)據(jù)管理模式，并為合并和處理檔案信息制定嚴格的標準。此外，通過對相關數(shù)據(jù)實施精細結構化管理，計算機的計算能力不斷提高，從而可以高效地處理大量文件信息。為了進一步細化檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案信息實際處理的有效性，受影響的部門必須盡可能改進系統(tǒng)。為了規(guī)范和提高檔案管理的效率，受影響的地區(qū)還應更加致力于執(zhí)行檔案管理任務，并不斷提高檔案管理人員的責任意識，以便創(chuàng)造良好的職業(yè)生涯，從而能夠更好地應對檔案管理任務。

2.2提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

在對檔案文件進行數(shù)字化時，應嚴格控制質(zhì)量，確保文件數(shù)據(jù)的真實性，提高文件信息的準確性。檔案管理的軟硬件設備應不斷更新，以確保大量數(shù)據(jù)客觀、真實、準確，并能夠清晰地再現(xiàn)檔案管理所需數(shù)據(jù)的基本狀態(tài)。第二，在數(shù)字化文件的時候，你要優(yōu)化文件轉(zhuǎn)換，讓文件轉(zhuǎn)換更高效，盡量減少文件數(shù)字化誤差。它還加快了文件數(shù)字化的速度，改進了文件清理的基礎，確保了法規(guī)遵從性以及適當和規(guī)范的文件管理，驗證了審查文件管理操作的基礎，并提高了文件管理的標準化。最后，創(chuàng)建一個無縫的文件管理任務鏈，加強文件管理質(zhì)量標準，制定更完善的文件管理方法，細化文件管理的各個方面，提高對文件管理的問責和質(zhì)量的認識。

2.3提高建設人員的信息化建設意識

在社會各界的綜合檔案管理信息化建設中，提高管理人員的信息化建設意識極為重要，只有管理人員的信息化建設意識得到提高，社會各界的綜合檔案管理信息化建設工作才能夠順利開展，并持續(xù)向前發(fā)展。促進管理人員綜合檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，使他們能夠從傳統(tǒng)的綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)社會綜合檔案管理的信息化建設目標。

2.4建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站

網(wǎng)站是人們在互聯(lián)網(wǎng)暢游中經(jīng)常使用的信息查詢工具，因此，社會各組織應該建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個有效的媒介，使群眾能夠在網(wǎng)站中快速、便捷、準確地查詢到所需要的相關檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會的發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值[1]。

2.5強化檔案數(shù)據(jù)安全

在大數(shù)據(jù)的背景下，不僅關乎文件的有用性，還關乎文件管理的安全性。應仔細分析與檔案數(shù)字化相關的風險，特別是加強數(shù)據(jù)庫建設、監(jiān)測檔案信息、建立檔案信息預警機制、及時控制轉(zhuǎn)移檔案時的風險以及優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的風險評估[2]。

結束語

大數(shù)據(jù)時代， 信息數(shù)據(jù)使得檔案管理工作更加復雜化， 檔案管理工作面臨著各種問題與挑戰(zhàn)。而基于大數(shù)據(jù)技術的檔案管理模式，處理方式發(fā)生了巨大的改變， 與傳統(tǒng)管理方式相比有著顯著的不同， 這對檔案管理人員也是一種全新的挑戰(zhàn)。 因此， 檔案管理人員要積極掌握和探索現(xiàn)代化管理手段，更好地應對新時代下的檔案管理工作[3]。

參考文獻：

[1]鐘小梅.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理策略[J].現(xiàn)代企業(yè)，2022（04）：23-24.

[2]鄭盛楠.大數(shù)據(jù)背景下檔案規(guī)范化建設研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2022，6（04）：106-109.

[3]王林娜，孫智宏.大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲與管理[J].教育教學論壇，2018（29）：14-15.