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        R公司基于六盒模型的組織診斷和改進(jìn)建議

        2022-07-04 15:16:50王忠花
        科學(xué)與財(cái)富 2022年10期

        摘? 要:公司組織是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容之一,面對(duì)外部環(huán)境的變化,公司必須隨之進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)變革,變革的前提則是對(duì)組織進(jìn)行診斷,本文運(yùn)用六盒模型對(duì)R公司進(jìn)行了組織診斷,并對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題提出了改進(jìn)建議,希望能對(duì)企業(yè)下一步的組織結(jié)構(gòu)變革提供參考。

        關(guān)鍵詞:組織;六盒模型;組織診斷

        一、 R公司簡(jiǎn)介

        R公司于2012年成立,屬于航空服務(wù)業(yè),主要為航空運(yùn)輸企業(yè)及旅客提供地面保障服務(wù)、為各航司和飛行培訓(xùn)單位提供起降及其他輔助服務(wù)、民用航空器維修等。目前公司有260多名員工,共運(yùn)營(yíng)航線12條,航線通達(dá)18個(gè)國(guó)內(nèi)城市,暫未開(kāi)通國(guó)際航線,公司處于穩(wěn)定的發(fā)展時(shí)期。

        二、相關(guān)概念

        從管理學(xué)的角度定義,組織是為實(shí)現(xiàn)某種共同的目標(biāo),按照一定的結(jié)構(gòu)形式、活動(dòng)規(guī)律結(jié)合起來(lái)的一個(gè)社會(huì)實(shí)體,有明確的邊界,同時(shí)又與外部環(huán)境保持密切的聯(lián)系。

        組織診斷是對(duì)組織進(jìn)行觀察的一種方法,主要用來(lái)確定組織“是什么”和“應(yīng)該是什么”之間的差距。

        六盒模型是從目的、結(jié)構(gòu)、關(guān)系、激勵(lì)、幫助機(jī)制、領(lǐng)導(dǎo)方式等6個(gè)方面,對(duì)組織內(nèi)部進(jìn)行分析,全面了解自我,然后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,是一種比較常用的組織診斷工具,通過(guò)“分析現(xiàn)狀”然后“預(yù)測(cè)未來(lái)”,有助于企業(yè)進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn),優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。

        三、用六盒模型對(duì)R公司進(jìn)行組織診斷

        (一)第一個(gè)盒子:目的

        R公司從事航空服務(wù)業(yè)務(wù),戰(zhàn)略目標(biāo)是全面提升綜合運(yùn)行保障能力,打造“國(guó)內(nèi)一流支線機(jī)場(chǎng)”,本著“真誠(chéng)服務(wù)、向前一步”的理念,竭誠(chéng)為社會(huì)各界服務(wù)。

        診斷:R公司戰(zhàn)略目標(biāo)明確,比較清晰,人們的非正式行為在大部分程度上與組織的目的保持一致,但是存在部分行為,與戰(zhàn)略目標(biāo)不相關(guān),比如企業(yè)銷售酒水業(yè)務(wù),沒(méi)有充分開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研,對(duì)市場(chǎng)把控不準(zhǔn)確,盲目采購(gòu)大量酒水,導(dǎo)致庫(kù)存積壓,公司為盡快減少庫(kù)存,回籠資金,將任務(wù)分配給所有員工,上到公司高層管理人員下到普通員工,紛紛推銷酒水,業(yè)務(wù)重心發(fā)生偏移,影響企業(yè)主要業(yè)務(wù)的開(kāi)展,對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)產(chǎn)生不利影響。

        (二)第二個(gè)盒子:結(jié)構(gòu)

        經(jīng)過(guò)10年的發(fā)展,R公司形成了如圖1所示的組織架構(gòu)體系。公司按職能劃分為15個(gè)部門(mén),其中有8個(gè)行政部門(mén),7個(gè)一線部門(mén),成立了4個(gè)子公司。公司高層管理人員由綜合管理部統(tǒng)一發(fā)文,明確職責(zé)和分管部門(mén)。每個(gè)部門(mén)有自己的運(yùn)行手冊(cè),分別制定了自己的職責(zé)分工,各部門(mén)之間職責(zé)明確,互不干涉。

        診斷:R公司整體組織架構(gòu)比較完整,分工明確,各部門(mén)有專業(yè)能力支撐,有機(jī)會(huì)把專業(yè)工作做到極致,員工比較穩(wěn)定和安全。同時(shí)也存在不完善的地方:一是R公司仍然存在一些重要的組織任務(wù)沒(méi)有明確分工的情況,比如企業(yè)沒(méi)有固定資產(chǎn)管理部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等,固定資產(chǎn)均由使用部門(mén)自行管理,沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,一些閑置資產(chǎn)無(wú)法調(diào)動(dòng),造成資源浪費(fèi);采購(gòu)物資一般由使用部門(mén)申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)審批后自行采購(gòu),對(duì)于采購(gòu)中的收受賄賂、拿回扣等問(wèn)題缺乏監(jiān)管;二是在人員分配上存在不恰當(dāng)之處,母公司與子公司共用管理人員和財(cái)務(wù)人員,員工身兼數(shù)職,在母子公司之間角色交叉,不利于企業(yè)管理。

        圖1 R公司組織機(jī)構(gòu)框架

        (三)第三個(gè)盒子:關(guān)系

        R公司各部門(mén)基本以自己的業(yè)務(wù)為主,涉及到需要合作的業(yè)務(wù)主要是后勤部門(mén)協(xié)助于一線部門(mén),例如辦理費(fèi)用報(bào)銷、人事關(guān)系調(diào)整、合同審核、信息咨詢等,并沒(méi)有形成管理沖突的有效機(jī)制,如果發(fā)生重大沖突,一般由公司領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

        診斷:在合作過(guò)程中,部門(mén)之間發(fā)生沖突,一般先由部門(mén)負(fù)責(zé)人自行溝通,如果協(xié)商不一致,則由領(lǐng)導(dǎo)層參與,給出解決方案。公司沒(méi)有處理沖突的有效機(jī)制,基本憑借自己的主觀判斷進(jìn)行溝通、協(xié)商,難免存在個(gè)人偏見(jiàn),而且一般與領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)系較好的部門(mén),更容易受益,造成不公平的現(xiàn)象發(fā)生,不利于企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作與和諧發(fā)展。

        (四)第四個(gè)盒子:激勵(lì)

        R公司并沒(méi)有以文件形式正式下發(fā)激勵(lì)相關(guān)規(guī)定,是隨著公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展,潛移默化形成自己的激勵(lì)體系。比如一線部門(mén)制定經(jīng)濟(jì)目標(biāo),超額完成任務(wù)的部分按照一定的比例給與獎(jiǎng)勵(lì);每年評(píng)選“金牌員工”、“優(yōu)秀員工”等。

        診斷:企業(yè)形成的激勵(lì)體系并沒(méi)有完全激發(fā)員工的工作積極性,甚至存在一些不公平的現(xiàn)象。一是目標(biāo)責(zé)任書(shū)由各部門(mén)自己制定,各部門(mén)為了能夠順利完成任務(wù),普遍制定較低目標(biāo),以獲得公司的獎(jiǎng)勵(lì),公司管理人員在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整,但是遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到部門(mén)的最高水平,激勵(lì)效果較差。二是經(jīng)濟(jì)目標(biāo)只有一線創(chuàng)收部室可以制定,導(dǎo)致一線部室可以獲得較高獎(jiǎng)勵(lì),而行政部室只享有總獎(jiǎng)勵(lì)的一定百分比,金額較小,嚴(yán)重打擊行政部室工作積極性。三是評(píng)選優(yōu)秀員工等精神獎(jiǎng)勵(lì)方面,評(píng)選小組雖制定了工作方案,但在實(shí)際執(zhí)行中,投票結(jié)果并未公開(kāi),僅公示最終確定的人員名單,無(wú)法保證評(píng)選活動(dòng)的公平性。

        (五)第五個(gè)盒子:幫助機(jī)制

        R公司設(shè)有預(yù)算系統(tǒng)、釘釘審批系統(tǒng)、OA報(bào)銷系統(tǒng)等。充分發(fā)揮預(yù)算在目標(biāo)引領(lǐng)、資源配置等方面的功能作用,各部門(mén)根據(jù)年度目標(biāo)任務(wù)通過(guò)預(yù)算系統(tǒng),制定年度預(yù)算;釘釘審批系統(tǒng)主要用于事前審批,比如出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)等;OA報(bào)銷系統(tǒng)用于公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷審批,線上填寫(xiě)報(bào)銷內(nèi)容、無(wú)紙化審批。

        診斷:公司設(shè)置了預(yù)算系統(tǒng),雖然起到了一定的控制成本的作用,但是在準(zhǔn)確性上仍然存在一些問(wèn)題,各部門(mén)在制定預(yù)算時(shí),往往夸大費(fèi)用支出,雖經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層的壓縮,但仍然偏高,每年總有一些預(yù)算用不完。OA報(bào)銷系統(tǒng)只有電腦終端沒(méi)有手機(jī)客戶端,審批人只能在公司的電腦上進(jìn)行審批,公司領(lǐng)導(dǎo)出差或沒(méi)有打開(kāi)軟件會(huì)錯(cuò)過(guò)許多單據(jù)審批,造成大量單據(jù)積壓,影響審批效率。

        (六)第六個(gè)盒子:領(lǐng)導(dǎo)方式

        R公司領(lǐng)導(dǎo)層主要是政府委派,中層管理人員采用公開(kāi)招聘或者競(jìng)爭(zhēng)上崗等方式,具有一定的專業(yè)能力和良好的管理能力。公司領(lǐng)導(dǎo)屬于指令型,具有一定的遠(yuǎn)見(jiàn),可以指導(dǎo)工作,能夠定義企業(yè)目的、保持組織完整性,工作項(xiàng)目與目的大部分保持一致,但在處理內(nèi)部沖突上存在一定的個(gè)人主觀判斷和偏見(jiàn)。

        診斷:R公司的領(lǐng)導(dǎo)層以前大部分是在政府部門(mén)任職,對(duì)于企業(yè)管理缺乏一定的經(jīng)驗(yàn),在逐步的摸索中形成了自己的管理風(fēng)格。管理者并沒(méi)能很好的處理組織內(nèi)部的沖突,一線部室是主要的創(chuàng)收部門(mén),相對(duì)于后勤行政部室而言在發(fā)生沖突時(shí)更主觀偏向于一線部室。

        四、基于組織診斷結(jié)果提出改進(jìn)建議

        本文根據(jù)六盒模型就R公司現(xiàn)狀進(jìn)行分析,并按照要求建立全面的組織視角,就該公司組織狀態(tài)和組織結(jié)構(gòu),提出以下建議:

        (一)管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高管理水平

        公司管理人員在很大程度上影響著企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標(biāo),R公司管理人員需要加強(qiáng)管理知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理能力??梢越M織到優(yōu)秀的企業(yè)參觀交流,學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理模式。當(dāng)今時(shí)代,外部環(huán)境變化較快,管理理念日新月異,管理者只有不斷地提高自身理論素養(yǎng)和知識(shí)水平,才能適應(yīng)環(huán)境變化、樹(shù)立正確的管理理念。同時(shí),管理人員要做到學(xué)以致用,不斷提高自身分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。

        (二)完善組織結(jié)構(gòu),明確職責(zé)分工

        R公司應(yīng)設(shè)立單獨(dú)的采購(gòu)部門(mén),將公司的采購(gòu)職能分離出來(lái),統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu),發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì),既能提高產(chǎn)品質(zhì)量還可以獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì),同時(shí)降低單獨(dú)采購(gòu)的舞弊、收受賄賂的風(fēng)險(xiǎn)。因R公司規(guī)模較小,可以不單獨(dú)設(shè)立固定資產(chǎn)管理部門(mén),但應(yīng)將固定資產(chǎn)管理的職責(zé)分離出來(lái),將其并入企業(yè)綜合管理部門(mén),對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)施統(tǒng)一管理,對(duì)于部門(mén)內(nèi)部的閑置資產(chǎn)進(jìn)行梳理,其他部門(mén)有需要的,優(yōu)先從閑置資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥,充分利用自有資產(chǎn),節(jié)約企業(yè)資源。同時(shí)也有助于企業(yè)固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn),掌握真實(shí)的資產(chǎn)信息。

        (三)建立有效的激勵(lì)機(jī)制,提高工作積極性

        企業(yè)建立激勵(lì)機(jī)制的目的就是提高員工的積極性,在激勵(lì)的過(guò)程中員工是否被公平對(duì)待,將嚴(yán)重影響到自身的情緒和工作態(tài)度,進(jìn)而影響工作效率和效果。在制定激勵(lì)機(jī)制時(shí)應(yīng)廣泛征求員工的意見(jiàn),在此基礎(chǔ)上建立大多數(shù)人認(rèn)可的激勵(lì)政策,并在全公司進(jìn)行公示。建立配套的監(jiān)督機(jī)制,促進(jìn)激勵(lì)政策的貫徹落實(shí)和公平公正。企業(yè)激勵(lì)機(jī)制除了物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)外,還可以給予員工參與管理的機(jī)會(huì),使其能夠通過(guò)實(shí)踐不斷學(xué)習(xí)和成長(zhǎng),實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值,提高心理滿足感,同時(shí)提高對(duì)企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感。

        (四)完善信息系統(tǒng)建設(shè),提高工作效率

        隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),信息變成企業(yè)的一種資源,信息系統(tǒng)的建設(shè)尤為重要。完善的信息系統(tǒng)可以更加便捷的獲取信息,對(duì)信息進(jìn)行加工和分析,更好的輔助企業(yè)日常業(yè)務(wù)處理。R公司需要完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),開(kāi)通OA系統(tǒng)的手機(jī)客戶端和信息提醒功能,以便使用人員及時(shí)接收信息進(jìn)行處理,提高工作效率;關(guān)聯(lián)報(bào)銷系統(tǒng)與入賬系統(tǒng),使得報(bào)銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入入賬系統(tǒng),降低人工工作量,使其從事其他更有意義的事情。

        五、總結(jié)

        本文通過(guò)對(duì)R企業(yè)目的、結(jié)構(gòu)、關(guān)系、激勵(lì)、幫助機(jī)制、領(lǐng)導(dǎo)方式等6個(gè)方面進(jìn)行組織診,分析存在的問(wèn)題,并提出了管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高管理水平;完善組織結(jié)構(gòu),明確職責(zé)分工;建立有效的激勵(lì)機(jī)制,提高工作積極性;完善信息系統(tǒng)建設(shè),提高工作效率等方面提出了改進(jìn)建議,希望能對(duì)公司下一步組織結(jié)構(gòu)變革提供參考。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫晉怡.關(guān)于“六盒模型”在企業(yè)組織診斷中的應(yīng)用.中小企業(yè)管理與科技[J],2019(02):26-27

        [2]鮑玉瓊.企業(yè)組織診斷系統(tǒng)的模型構(gòu)建及應(yīng)用研究--以南京市制造企業(yè)為例[D].南京財(cái)經(jīng)大學(xué),2013

        [3]黃廖樂(lè).企業(yè)組織診斷研究[D].廣西大學(xué),2004

        作者簡(jiǎn)介

        作者姓名:王忠花

        職稱:中級(jí)會(huì)計(jì)師、中級(jí)審計(jì)師

        學(xué)歷:碩士(中國(guó)海洋大學(xué)在讀)

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