文/山東省菏澤市單縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心 丁春玲

一、概述

近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)科技的應(yīng)用，我國檔案管理的現(xiàn)代化水平越來越高。無線射頻識(shí)別（又叫射頻識(shí)別技術(shù)，簡稱RFID），是一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，是通過無線射頻方式實(shí)現(xiàn)雙向數(shù)據(jù)非接觸通信，對射頻卡或電子標(biāo)簽記錄媒體進(jìn)行讀寫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、目標(biāo)識(shí)別等預(yù)期效果。因此，RFID技術(shù)又被認(rèn)為是21世紀(jì)最具發(fā)展?jié)摿Φ男畔⒓夹g(shù)之一。

（一）RFID技術(shù)原理。RFID（Radio Frequency Identification），無線射頻識(shí)別，是物聯(lián)網(wǎng)核心技術(shù)，作為一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它是通過無線射頻信號自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對象，并據(jù)此獲得相應(yīng)數(shù)據(jù)。一套完整的RFID由3個(gè)主要部分組成：標(biāo)簽（Tag）、閱讀器（Reader）、天線（Antenna）。其中，耦合元件、芯片組成標(biāo)簽，每個(gè)標(biāo)簽有唯一電子編碼，附著于物體標(biāo)識(shí)目標(biāo)對象；閱讀器，讀?。▽懭耄?biāo)簽信息的設(shè)備，分為固定式或手持式兩種；天線，在標(biāo)簽與閱讀器二者之間傳遞射頻信號，實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽與閱讀器有效連接。隨著計(jì)算機(jī)、掃描儀、信息軟件等在檔案管理中的深度應(yīng)用，設(shè)計(jì)基于RFID技術(shù)智能化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案智能化、自動(dòng)化管理水平，可顯著提高檔案存放、查閱、盤點(diǎn)、銷毀等效率。

（二）RFID技術(shù)優(yōu)勢。與條形碼、二維碼相比，RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理具有顯著優(yōu)勢：1.高速讀取。RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案庫房盤點(diǎn)，布設(shè)RFID天線位置，可隔空一次采集多個(gè)檔案信息，無須接觸檔案盒，也無須找到標(biāo)簽位置，便可實(shí)現(xiàn)高速信息讀取。2.重復(fù)應(yīng)用。RFID標(biāo)簽固定于檔案盒，無須取下。變更檔案盒著錄信息，僅需對RFID標(biāo)簽內(nèi)容進(jìn)行修改、重新寫入標(biāo)簽信息內(nèi)容即可。3.實(shí)時(shí)監(jiān)測。RFID標(biāo)簽貼于檔案盒，檔案存放位置、是否借出、歸還以及完整性等信息可隨時(shí)顯示于計(jì)算機(jī)終端設(shè)備，監(jiān)測與管理更加便利。4.安全可靠。將認(rèn)證、加密等技術(shù)應(yīng)用于RFID技術(shù)，能夠在檔案庫房外讀取RFID標(biāo)簽信號的可能性縮小，降低信息泄密的可能性。5.高效便捷。RFID技術(shù)能夠同時(shí)掃描識(shí)別、快速讀取若干標(biāo)簽信息，且RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)容量大，可達(dá)兆級字節(jié)。

二、基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

RFID技術(shù)優(yōu)勢，使其在推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，基于檔案管理功能內(nèi)容，結(jié)合RFID技術(shù)應(yīng)用，在設(shè)計(jì)基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包含檔案管理的架構(gòu)、支持系統(tǒng)運(yùn)行的硬件設(shè)備和保障檔案信息化管理的流程設(shè)計(jì)。

（一）管理架構(gòu)。將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，其管理架構(gòu)主要包括五個(gè)方面內(nèi)容：一是數(shù)據(jù)中心。管理終端與中心數(shù)據(jù)服務(wù)組成數(shù)據(jù)中心，也是整個(gè)管理架構(gòu)的核心，其功能目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息存儲(chǔ)及管理。二是內(nèi)務(wù)管理。檔案設(shè)備管理終端、標(biāo)簽發(fā)行、終端打印組成檔案內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，其功能目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案信息RFID標(biāo)簽制作與新建檔案裝入。三是流通管理。包括檔案借閱、歸還和防竊管理，其功能目標(biāo)協(xié)助檔案管理者在檔案借閱時(shí)將相關(guān)信息寫入標(biāo)簽，歸還時(shí)查驗(yàn)檔案，并與RFID標(biāo)簽信息互相驗(yàn)證。四是查詢系統(tǒng)。利用RFID技術(shù)查詢實(shí)體檔案庫藏具體位置，以及檔案文件簡介，其功能目標(biāo)是要借助智能移動(dòng)終端設(shè)備查詢檔案具體位置。五是賬號管理。對檔案借閱、查詢、歸還，以及管理者的身份賬號及該賬號所對應(yīng)的系統(tǒng)功能、權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。

圖1 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（二）硬件設(shè)置。RFID技術(shù)功能實(shí)現(xiàn)由標(biāo)簽及其信息項(xiàng)設(shè)定、閱讀器、天線等硬件設(shè)備共同組成。一是標(biāo)簽信息設(shè)定。包括檔案入庫時(shí)間、檔案編號、檔案名稱、檔案類別、檔案密級、檔案保管期限、檔案內(nèi)容摘要，標(biāo)簽定位其預(yù)存位置編號、類型及檔案區(qū)間和數(shù)量。設(shè)定標(biāo)簽信息是安裝的前提和基礎(chǔ)性工作。二是標(biāo)簽安裝。選用NXP公司ICODE SLI-SY標(biāo)簽，將設(shè)定好的標(biāo)簽信息封裝成紙質(zhì)不干膠或卡狀，粘貼于對應(yīng)的檔案或檔案盒。三是閱讀器安裝。閱讀器通常安裝在檔案室墻壁或天花板，額定110-240V電源適配器，通過網(wǎng)口與計(jì)算機(jī)互連，覆蓋局域網(wǎng)，將網(wǎng)絡(luò)傳輸至主機(jī)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽信息在一定范圍內(nèi)傳輸。四是天線安裝。RFID技術(shù)中天線安裝需要根據(jù)檔案庫房大小、布局等定制，實(shí)現(xiàn)最佳信息收發(fā)效果。

（三）流程設(shè)計(jì)。根據(jù)RFID技術(shù)及檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)，在整個(gè)流程系統(tǒng)設(shè)計(jì)中包括館藏檔案信息采集（標(biāo)簽信號讀取、門禁信號采集等）、館藏檔案監(jiān)控管理（出入監(jiān)控、開關(guān)監(jiān)控、攝像頭監(jiān)控等）、系統(tǒng)管理（日志填寫、檔案盤點(diǎn)）等。在相關(guān)信息錄入及修正等若干基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊搭建后，需要將采集檔案數(shù)據(jù)信息與在位信息對應(yīng)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息與在位信息集中顯示于數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫與OA系統(tǒng)信息共享。檔案的價(jià)值在于其利用。以檔案利用流程設(shè)計(jì)為例（見下圖），借閱庫藏檔案時(shí)，管理系統(tǒng)會(huì)將審批通過的特定檔案“合法”借出，并將“借出”信息寫入借閱卡片，借助借閱一體機(jī)，利用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案合法出庫及數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)更新，還可在終端設(shè)備中設(shè)置相應(yīng)借閱期限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒到期未還檔案。

圖2 檔案利用流程設(shè)計(jì)圖

三、基于RFID技術(shù)的檔案管理流程

通過預(yù)先設(shè)計(jì)指定的操作流程，借助RFID技術(shù)應(yīng)用，便可實(shí)現(xiàn)檔案有條不紊地高效管理?；赗FID技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理業(yè)務(wù)流程，開發(fā)設(shè)計(jì)相應(yīng)的簡化服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)入庫、查閱、銷毀、盤點(diǎn)和安全保障全閉環(huán)管理。

（一）入庫。就新收集到的檔案而言，需要對其進(jìn)行編目，重點(diǎn)是要做好新入庫檔案類別、密級、年份等信息入庫編目，并利用管理器將信息“寫入”RFID標(biāo)簽，再將寫入后的數(shù)據(jù)信息傳輸至計(jì)算機(jī)主機(jī)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫，利用局域網(wǎng)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)用共享。新檔案入庫時(shí)，管理系統(tǒng)中會(huì)讀取相應(yīng)入館檔案信息，并將其與標(biāo)簽中的信息匹配綁定。后期，借閱歸還時(shí)，可直接定位放至相應(yīng)位置。

（二）查閱。檔案查閱是發(fā)揮館藏檔案價(jià)值的重要載體，也是RFID技術(shù)現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的重要表現(xiàn)。檔案管理員通過系統(tǒng)查詢到相應(yīng)的檔案編目號及其存儲(chǔ)位置，經(jīng)核對無誤后發(fā)起出庫操作。這時(shí)，館藏檔案系統(tǒng)模塊會(huì)根據(jù)其存儲(chǔ)位置及編目號，快速查找到檔案所在位置，并作出出庫指令，存儲(chǔ)位置指示燈會(huì)亮起，然后迅速準(zhǔn)確調(diào)閱所需檔案資料。在整個(gè)查閱過程中，監(jiān)控管理系統(tǒng)會(huì)將出庫的RFID檔案信息反饋至整個(gè)檔案管理體系，由檔案管理人員對其檔案信息進(jìn)行確認(rèn)，并做出入庫登記記錄。

（三）銷毀。利用RFID技術(shù)協(xié)助檔案銷毀管理，主要體現(xiàn)在檔案銷毀子系統(tǒng)。在新檔案入館伊始，就將入館檔案的保管期限完整寫入RFID標(biāo)簽，并將其存放于檔案管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)保管期限屆滿時(shí)，檔案管理子系統(tǒng)會(huì)作出相應(yīng)的提示，決定是否對其進(jìn)行銷毀處理。管理員根據(jù)到期館藏檔案實(shí)際，作出銷毀或延長保管期限決定，使整個(gè)銷毀工作更加準(zhǔn)確、完整。

（四）盤點(diǎn)。檔案管理者根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，定期或不定期對館藏檔案進(jìn)行相應(yīng)盤點(diǎn)。RFID技術(shù)的應(yīng)用，使檔案盤點(diǎn)工作更加便捷，在檔案管理子系統(tǒng)中發(fā)起檔案盤點(diǎn)的操作指令，館藏中的RFID閱讀器便會(huì)對館藏內(nèi)的檔案資料、存儲(chǔ)位置信息等進(jìn)行核實(shí)，一旦出現(xiàn)與實(shí)際不符，則需人工現(xiàn)場進(jìn)行核實(shí)，并做出相應(yīng)的修改處理。

（五）安保。RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，能夠做好檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過監(jiān)控管理子系統(tǒng)獲取不同管理區(qū)域內(nèi)的情況，一旦發(fā)生異常，會(huì)實(shí)時(shí)啟動(dòng)報(bào)警功能，能夠有效防止檔案被毀或被盜。例如，防毀功能管理，利用RFID技術(shù)將入館檔案重量、大小及頁碼等物理特性輸入數(shù)據(jù)庫，檔案借出歸還時(shí)利用RFID技術(shù)與其預(yù)先存儲(chǔ)的物理特性進(jìn)行對比分析，異常情況需進(jìn)行核驗(yàn)。防盜管理是RFID技術(shù)的一大顯著特點(diǎn)和優(yōu)勢，入室館藏的檔案均處于閱讀器讀取范圍之中，在檔案管理子系統(tǒng)中未指示出館或其他安全操作的，相應(yīng)監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)監(jiān)測到RFID作出的出庫操作，防盜系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)提示。

四、RFID技術(shù)在檔案管理中的功能實(shí)現(xiàn)

RFID技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)合起來，通過授權(quán)、賦標(biāo)、溯源等，實(shí)現(xiàn)RFID技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的入庫、查閱、銷毀、盤點(diǎn)及安保功能。

（一）授權(quán)。利用RFID技術(shù)，授權(quán)檔案管理人員相應(yīng)的管理權(quán)限，使其掌握檔案管理相應(yīng)職責(zé)。具體來說，首先是收集檔案館藏監(jiān)控系統(tǒng)操作序列號、硬盤序列號等，然后利用RSA加密算法等將相關(guān)序列號進(jìn)行加密，并將其與檔案管理人員的身份信息（如工號、姓名等）進(jìn)行綁定，賦予相對應(yīng)的管理權(quán)限。

（二）賦標(biāo)。即，利用檔案館（室）前臺(tái)檔案管理系統(tǒng)，將館藏檔案信息進(jìn)行標(biāo)簽綁定、登記。館藏檔案信息實(shí)現(xiàn)RFID標(biāo)簽綁定及登記后，便可借助檔案管理人員授予的權(quán)限快速、精準(zhǔn)查詢相關(guān)的檔案資源。

（三）溯源。利用RFID技術(shù)中溯源查詢模塊，將檔案入庫、借閱、歸還、查詢、銷毀等流轉(zhuǎn)狀態(tài)全景式追溯，掌握館藏檔案是否被借閱或是否依然處于保管狀態(tài)之中，并通過精準(zhǔn)追溯其最近利用者或利用時(shí)間，便于檔案失泄密或丟失等責(zé)任的認(rèn)定。

五、檔案管理系統(tǒng)中RFID技術(shù)應(yīng)用效果

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中，利用其強(qiáng)大的自動(dòng)識(shí)別功能、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)功能，能夠快速定位館藏檔案，準(zhǔn)確高效盤點(diǎn)檔案，為檔案利用者提供個(gè)性化服務(wù)，全流程跟蹤檔案利用環(huán)節(jié)，有利于保障檔案安全，具有顯著的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。

（一）快速定位。隨著館藏檔案越來越多，快速查找到檔案所藏位置，是后期滿足檔案調(diào)閱、查找、利用的現(xiàn)實(shí)迫切要求。利用RFID技術(shù)，只需要讀寫器掃一下標(biāo)簽，便可識(shí)讀出檔案室館藏與標(biāo)簽中信息相匹配檔案的具體擺放位置，無須在庫房中逐一翻閱、查找，極大提升了庫房中檔案查找效率，服務(wù)體驗(yàn)感更強(qiáng)。

（二）高效盤點(diǎn)。隨著館藏檔案利用頻率和數(shù)量的不斷增加，庫房密集柜/架上的檔案擺放是否準(zhǔn)確，館藏中的檔案資料是否安全，都需要在日常檔案管理過程中經(jīng)常性地進(jìn)行盤點(diǎn)，也是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。利用RFID技術(shù)可一次性識(shí)讀出若干個(gè)RFID標(biāo)簽中的信息內(nèi)容，能夠幫助檔案管理者及時(shí)分辨出檔案出入庫狀態(tài)，盤點(diǎn)效率和準(zhǔn)確性顯著提高。

（三）特色服務(wù)。RFID技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案個(gè)性化特色管理服務(wù)。例如，將RFID標(biāo)簽粘貼于檔案借閱證，這時(shí)，檔案借閱者通過借閱證入庫借閱資料，檔案管理系統(tǒng)將標(biāo)簽中的信息與系統(tǒng)中關(guān)于檔案管理權(quán)限進(jìn)行比對，作出是否出借的決定，無須人工手動(dòng)審批。此外，還可以將RFID標(biāo)簽信息輸入檔案管理系統(tǒng)，利用智能手機(jī)登錄檔案管理App，隨時(shí)查閱館藏檔案詳細(xì)情況，增強(qiáng)檔案服務(wù)的針對性、實(shí)效性和個(gè)性化。

（四）流程跟蹤。檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用RFID技術(shù)，能夠?qū)崟r(shí)跟蹤、記錄庫房檔案出庫、入庫等流轉(zhuǎn)的時(shí)間、地點(diǎn)及人員信息，實(shí)現(xiàn)檔案全流程跟蹤管理，增強(qiáng)了檔案管理的安全性。例如，通過RFID技術(shù)能夠第一時(shí)間記錄檔案出庫、入庫的時(shí)間及查閱人員，當(dāng)需要了解館藏檔案信息時(shí)，只需要與檔案管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對，便可第一時(shí)間掌握檔案下落，增強(qiáng)了檔案的安全管理。

六、結(jié)語

“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”是新時(shí)代每一名蘭臺(tái)人的初心與使命。新時(shí)代，檔案事業(yè)發(fā)展步入新階段，需要廣大檔案工作者“不忘初心、牢記使命”，學(xué)會(huì)將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理中，不斷滿足人民群眾日益增長的信息需求。將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中，發(fā)揮科技在檔案管理中的巨大能量，不斷提升檔案管理能力和水平，助力檔案管理信息化水平再上新臺(tái)階。