文/濱州職業(yè)學(xué)院 賈勇

作為培養(yǎng)人才的基地，高職院校不僅要為學(xué)生提供豐富的教學(xué)資源，以便他們通過學(xué)習(xí)夯實專業(yè)知識，提升專業(yè)技能，為日后成為優(yōu)秀的建設(shè)者奠定基礎(chǔ)；還要通過各種有效舉措，解決學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的各種問題，為他們提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。作為高職院校管理工作的詳細(xì)體現(xiàn)，學(xué)生檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展，相關(guān)人員需要通過多種途徑，探索應(yīng)對挑戰(zhàn)的策略，以提升工作的質(zhì)量與效率，為解決學(xué)生后顧之憂創(chuàng)造良好的條件。

一、大數(shù)據(jù)時代高職院校學(xué)生檔案管理工作的特點

大數(shù)據(jù)時代的到來，促使高職院校學(xué)生檔案管理工作有了許多明顯的改變，具體表現(xiàn)為：

（一）檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出倍增的趨勢。高職院校在運行的過程中，需要保存所有與學(xué)生有關(guān)的信息，以便準(zhǔn)確記錄他們的大學(xué)生活，為他們?nèi)蘸蠛煤脤W(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。在傳統(tǒng)模式下，高職學(xué)校只需要對學(xué)生個人信息、學(xué)習(xí)成績等基本情況進(jìn)行詳細(xì)錄入，以便企業(yè)或者使用者更加了解學(xué)生的實際情況。然而，在大數(shù)據(jù)時代，與學(xué)生有關(guān)的資料出現(xiàn)成倍增長的趨勢，最為重要的是，這些資料的種類很多，既有簡單的文字信息，又有與學(xué)生有關(guān)的聲像、視頻等等，這在一定程度上增加了錄入、保存等工作的難度。如果相關(guān)人員對于學(xué)生檔案的管理依然采取過去的模式，那么是很滿足社會的需要。另外，海量檔案數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)，還增加了查閱的難度。在這種情況下，高職管理人員唯有在管理方式上做出科學(xué)的改變與調(diào)整，才能夠?qū)⒑Ａ康臋n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面錄入，確保學(xué)生檔案信息的安全性。

（二）檔案數(shù)據(jù)信息來源的多樣化。此前，高職管理人員獲取學(xué)生檔案信息的方式相對單一，多半靠學(xué)生口述，然后管理人員將其中的關(guān)鍵點整理成冊，形成獨屬于學(xué)生個人的檔案。期間，除非是出現(xiàn)相對較大的事情，需要記錄成冊，否則管理人員只需要根據(jù)科學(xué)的方式進(jìn)行保存即可。然而大數(shù)據(jù)時代的到來，則讓學(xué)生檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。當(dāng)前，管理人員獲取學(xué)生檔案信息的渠道很多，可以是學(xué)生的講述，也可以是其他學(xué)生的轉(zhuǎn)述，還可以是學(xué)生在社交平臺上的表現(xiàn)等等。為了更好地記錄學(xué)生的成長，管理人員將學(xué)生檔案信息進(jìn)行了科學(xué)的分類。例如，記錄學(xué)生基本信息的檔案、記錄學(xué)生心理健康的檔案、記錄學(xué)生思想工作的檔案等等。這些信息相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了完整的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息。

二、大數(shù)據(jù)時代高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案人員缺乏專業(yè)的能力。檔案人員的專業(yè)能力，直接決定著高職院校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。如果他們的專業(yè)能力較強(qiáng)，那么就能借助于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對于學(xué)生有關(guān)的海量信息進(jìn)行科學(xué)整理與歸納，并依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄和保存，以便日后能夠讓使用者在相對較短的時間內(nèi)找到自己所要的學(xué)生檔案信息。因此高職院校有必要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍，以便能夠最大程度降低不良因素對于檔案管理工作的負(fù)面影響，提升檔案管理工作的科學(xué)性。然而，在現(xiàn)實中，多數(shù)高職院校沒有做到這一點。由于學(xué)生檔案管理工作并非高職院校的日常工作，因此高職院校負(fù)責(zé)人對于這方面的關(guān)注度不夠。在這種情況下，學(xué)生檔案管理過程中，個別人員不夠?qū)I(yè)，他們多半由瀕臨退休的教師或超編閑雜人員構(gòu)成。這些人員或許有各種各樣的優(yōu)勢，但他們在學(xué)生檔案管理工作中最為明顯的劣勢是專業(yè)能力不夠。換言之，他們意識不到學(xué)生檔案管理工作的重要性，更意識不到自身缺乏專業(yè)能力對學(xué)生檔案管理工作的嚴(yán)重影響，因此在實際工作中表現(xiàn)敷衍。于他們而言，檔案管理工作就是簡單的文檔整理，無須花費太多的時間與精力。個別檔案管理人員對于信息化辦公持對抗態(tài)度，這在一定程度上影響了高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量的提高，不利于高職院校日?；顒拥挠行蜷_展。另外，未能給學(xué)生檔案管理部門提供一定的支持。高職院校以為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才為己任，在日常運行中比較注重對學(xué)生專業(yè)能力的培養(yǎng)與強(qiáng)化，但缺少對檔案管理工作的重視。部分高職院校為了節(jié)省開支，給予學(xué)生檔案管理人員的薪資是最低的，在資金方面，很少為檔案部門提供先進(jìn)的設(shè)備等等，至于培訓(xùn)檔案人員的機(jī)會就更少了。在這種氛圍的影響下，學(xué)生檔案管理人員很難從工作中獲得成就感，很難樹立終身學(xué)習(xí)的意識，這在一定程度上影響了檔案管理效率的增強(qiáng)。

（二）學(xué)生檔案管理工作評級機(jī)制不夠科學(xué)?？茖W(xué)的評價機(jī)制是保障學(xué)生檔案管理工作得以有序推進(jìn)的關(guān)鍵措施，是指導(dǎo)學(xué)生檔案管理人員工作的方向。如果評價機(jī)制缺乏科學(xué)性，那么檔案管理就無法看到自己的不足，無法制定科學(xué)的改進(jìn)措施，無法提高自身工作的質(zhì)量。因此，高職院校有必要構(gòu)建科學(xué)的評價機(jī)制，以便讓學(xué)生檔案管理人員有法可依，有章可循，然而多數(shù)高職院校沒有做到這一點。由于高職院校對于學(xué)生檔案管理工作缺乏足夠的重視，片面認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作保證與學(xué)生有關(guān)的資料不丟失即可，所以對于如何保管學(xué)生檔案、整理學(xué)生檔案等沒有嚴(yán)格的規(guī)定。這種不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量始終無法有效提高。以前學(xué)生檔案信息相對較少，有保存價值的資料也不多，即便工作機(jī)制不夠科學(xué)，對于管理工作的負(fù)面影響也是相對較小的。但是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，學(xué)生檔案信息的數(shù)量、規(guī)模、種類等突飛猛進(jìn)增長。在這種情況下，如果依然采取原來的管理制度，根本無法滿足學(xué)生的各種需求。另外，評價內(nèi)容過于單一。多數(shù)高職院校對于學(xué)生檔案管理工作的評價標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息存在即可。換言之，只要管理人員在工作中能夠保證學(xué)生檔案資料不丟失，就算工作到位。由于評價內(nèi)容過于單一，最終形成的評價根本不能對學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)。換言之，學(xué)生檔案評價體系的作用并未得到充分發(fā)揮，這導(dǎo)致管理人員不能客觀看待自己的工作，即找不出工作中的優(yōu)勢以便繼續(xù)保持，也找不出工作中的不足以便進(jìn)行改正，這會嚴(yán)重影響他們工作質(zhì)量的提高。此外，由于評價體系不夠科學(xué)，即便是出現(xiàn)學(xué)生檔案遺失、損害等情況，管理人員也不會受到嚴(yán)重的懲罰，無非就是被指責(zé)幾句。由于懲罰力度過輕，個別學(xué)生檔案管理人員產(chǎn)生了偷懶的念頭，其他管理人員受到他們的影響，也很難在工作中盡職盡責(zé)。這在一定程度上促進(jìn)了不良風(fēng)氣的產(chǎn)生，對于提升高職院校學(xué)生檔案管理工作是非常不利的。

三、提升高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量的措施

（一）提高學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)能力。相關(guān)人員需要深刻認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的重要性，意識到檔案管理工作人員的重要性，在具體工作中通過多種途徑，探索提高檔案管理工作人員專業(yè)能力的高效措施，以便他們的專業(yè)能力得以有效提升，為日后提高工作質(zhì)量與效率奠定牢固的基礎(chǔ)。首先，定期制定培訓(xùn)計劃。高職院校的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)學(xué)生檔案管理人員的具體情況，制定有針對性的提升計劃，其中既包括對他們專業(yè)能力的強(qiáng)化，以便他們通過學(xué)習(xí)學(xué)會利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)解決遇到的難題，最終實現(xiàn)工作質(zhì)量的提高；又要包括對他們責(zé)任心等方面的強(qiáng)化，促使他們在實際工作中能夠保持正確的工作態(tài)度。對于一些大問題，制定科學(xué)的預(yù)防方案；對于一些小問題，提高對其的重視，從而有效降低由于人為操作不當(dāng)對學(xué)生檔案造成的損害；還要包括對他們進(jìn)行信息化技術(shù)的培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代，過去的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高職院校的發(fā)展，在這種情況下，檔案管理人員必須加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，利用信息技術(shù)便捷、快速等優(yōu)勢，使學(xué)生檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。在培訓(xùn)方式的選擇上，相關(guān)人員可以采取面對面授課這種互動性相對較強(qiáng)的方式，也可以選擇通過社交平臺強(qiáng)化管理人員專業(yè)能力的方式?？傊?，要保證培訓(xùn)內(nèi)容的科學(xué)性、針對性，以便對學(xué)生檔案管理人員產(chǎn)生積極的影響。其次，加強(qiáng)考核。培訓(xùn)最終的目標(biāo)不是檔案管理人員了解與自身工作有關(guān)的知識即可，而是保證他們能夠?qū)W以致用，懂得利用自己所學(xué)的技巧解決工作中遇到的難題，從而為提高檔案管理的質(zhì)量創(chuàng)造有利的條件。想要完成這個目標(biāo)，相關(guān)人員還要加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理人員的考核，以便他們將所學(xué)的知識牢牢記入頭腦中，并通過合理的方式應(yīng)用到工作中。比如，相關(guān)人員可以通過筆試、實踐操作等方式，檢測檔案管理人員對于所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。對于表現(xiàn)優(yōu)異的人員可以給予物質(zhì)或者口頭的獎勵，以此來強(qiáng)化他們在學(xué)習(xí)過程中的成就感，以便他們形成良好的學(xué)習(xí)觀念，以積極的態(tài)度參與到培訓(xùn)過程中；對于表現(xiàn)較差的人員，可以給予科學(xué)的指導(dǎo)或者適當(dāng)?shù)膽土P，促使他們意識到自身的不足，并尋找改進(jìn)的策略。如果檔案管理人員學(xué)習(xí)態(tài)度太差，高職院?？梢詫ζ鋵嵤┣逋?。同時，引進(jìn)優(yōu)秀的人才。學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的提高，離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才的支持。因此高職院?？梢约訌?qiáng)對優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，通過提升工資、豐富福利等方式，吸引優(yōu)秀的人才加入檔案管理工作中，以便能夠整體提升學(xué)生檔案管理隊伍的質(zhì)量，為日后開展檔案管理工作奠定牢固的人力基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的檔案評價體系。學(xué)生檔案管理工作如果缺乏全面而科學(xué)的評價，那么提高質(zhì)量無從談起?？茖W(xué)的評價體系是學(xué)生檔案管理工作開展的保障。因此，相關(guān)人員需要通過各種有效舉措，認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理工作的不足，針對檔案丟失、損害等情況，制定嚴(yán)格的檔案管理流程。同時豐富評價的內(nèi)容與方式，以便檔案管理評價體系的作用得以充分發(fā)揮，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量有效提高。首先，豐富檔案評價體系的內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代，學(xué)生檔案管理人員不僅要做好與學(xué)生有關(guān)信息的記錄工作，還要做好整理、儲存、調(diào)閱等工作。因此對于這項工作的評價，不是保管好即可。相關(guān)人員需要以此為基礎(chǔ)，豐富檔案評價體系的內(nèi)容。例如，給檔案丟失制定高、中、低三個級別，然后根據(jù)學(xué)生檔案管理人員的表現(xiàn)，對其工作進(jìn)行科學(xué)評價。比如將預(yù)防措施的內(nèi)容納入評價體系中，看檔案人員是否能夠在工作中落實所制定的預(yù)防措施，為學(xué)生檔案管理工作的有序推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。比如將管理人員在培訓(xùn)中的態(tài)度納入評價體系，看他們在培訓(xùn)時是否能夠保持積極主動的態(tài)度等等。其次，加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。評價內(nèi)容的增多，勢必會增加評價人員的工作量。如果評價人員依然采取過去的評價方式，那么很難取得良好效果。在這種情況下，評價人員可以加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，借助于先進(jìn)技術(shù)便捷強(qiáng)大等功能，提高評價工作的質(zhì)量，以便能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行全面指導(dǎo)，促使他們改掉自身的不足，為日后提高工作質(zhì)量提供良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)對信息化設(shè)備的投入。信息化設(shè)備是提高學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)。如果高職院校不能為學(xué)生檔案管理人員提供先進(jìn)的信息化設(shè)備，即便他們專業(yè)能力再高超，所起到的作用也是有限的。因此相關(guān)人員需要加大對信息化設(shè)備的投入，以便檔案管理人員有趁手的工具。首先，提高重視。相關(guān)人員需要對投入資金進(jìn)行有效的控制，確保購買信息化設(shè)備所用的資金不會被其他項目挪用。其次，設(shè)置信息化設(shè)備專項基金。學(xué)生檔案部門在需要購買新設(shè)備時，可以通過專項基金獲得資金，從而減少申請的時間。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，原來的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會發(fā)展的需求，在這種情況下，相關(guān)人員有必要做出科學(xué)的調(diào)整，以便準(zhǔn)確記錄并保存與學(xué)生有關(guān)的一切信息，為日后使用者提供良好的參考依據(jù)。此外，高職院校的負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理工作的重視，為檔案人員提供學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會，以便能夠提高他們的專業(yè)能力，促使他們逐漸學(xué)會通過所學(xué)知識解決工作中遇到的難題，最終實現(xiàn)工作質(zhì)量的有效提高。條件允許的情況下，負(fù)責(zé)人還要為學(xué)生檔案管理人員提供信息化設(shè)備，使他們的智慧獲得發(fā)揮的機(jī)會，為提升高職院校學(xué)生檔案管理質(zhì)量創(chuàng)造良好的條件。