文/濟南市企業(yè)服務中心（濟南市行政審批綜合保障中心） 呂秋儀

行政檔案管理是高校行政工作中重要的組成部分，掌握著高校所有部門和教職工以及學生的檔案，這些檔案對高校穩(wěn)定發(fā)展有著積極的影響，所以，應重視和關注檔案行政管理工作。當前，各大高校的規(guī)模在不斷拓展，學生與教職工數(shù)量以及各項工作隨之增加，在這一背景下，高校的檔案內(nèi)容與數(shù)量會增加，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應當前高校的發(fā)展需要。因此，需要深入分析高?，F(xiàn)行檔案行政管理存在的問題，并運用行之有效的對策加以解決。

一、高?，F(xiàn)行檔案行政管理存在的常見問題

（一）尚未形成檔案管理制度。因為個別高校領導不重視檔案管理，檔案管理制度不健全。高校檔案管理如果沒有有效的管理制度來保障，那么檔案管理人員就不會重視檔案管理工作，工作的積極性與主動性也會隨之降低，甚至在檔案管理過程中存在應付心理，經(jīng)常消極對待工作。另外，檔案管理人員的離職與升遷以及部門更換都缺少明確的規(guī)定，不知道哪些檔案資料需要移交，也不清楚應該移交給誰，甚至單純地認為工作中形成的檔案屬于個人，最后這些檔案的歸檔不了了之。針對剛剛?cè)肼毣騽偨邮謾n案管理的工作人員來講，他們一方面想要將檔案管理工作做好，但另一方面又無從下手，不知道該如何進行。如果檔案管理人員長時間努力而沒有結(jié)果，那么他們就會出現(xiàn)懈怠工作的心理，進而降低檔案管理的有效性。

（二）檔案管理人員業(yè)務知識欠缺。針對新時期高校檔案行政管理工作來說，完善且健全的檔案行政管理制度體系十分關鍵和重要，但目前個別高校沒有構建和形成完善的檔案管理制度體系，這就造成檔案管理人員很難依照相關制度來開展工作，并且導致檔案管理工作人員認識不到檔案工作的重要性。另外，由于檔案工作基本上由兼職人員來完成，那么他們難以準確分辨哪些檔案需要歸檔哪些不需要歸檔，并且歸檔的范圍也不清晰，導致行政檔案通常較為零散，有的是文字檔案，有的是圖片檔案，還有的是實物檔案，不同的檔案其歸檔方式并不相同，在檔案管理人員業(yè)務能力和業(yè)務知識較為欠缺的背景下，都會造成檔案歸檔不規(guī)范。另外，檔案歸檔時間與歸檔內(nèi)容的要求也不盡相同，存在較大的差異，但因為檔案管理人員的流動性較大，在工作交接時沒有積極做好這項工作，同時因為兼職人員的存在，難以顧及到一些細致的工作內(nèi)容，甚至不熟悉業(yè)務知識，導致難以管好檔案。

（三）檔案沒有得到全面且充分利用。高校檔案行政管理只有做好檔案的歸類和匯總，這樣才可以確保檔案在使用階段發(fā)揮出自身作用，但因為沒有做好檔案管理工作，導致檔案在未來需要使用時難以及時有效地提供相關檔案資料，并且查找十分困難，甚至部分檔案缺失。例如年度總結(jié)與評定優(yōu)秀教職工時都缺少檔案支撐，進而出現(xiàn)臨時抱佛腳或東拼西湊的現(xiàn)象。這一問題出現(xiàn)的主要原因是兼職檔案管理人員只是為了完成歸檔任務，并不會重視檔案是否有利用價值，也不會對檔案進行妥善管理和細致分類，甚至錯誤地認為檔案管理工作可有可無。

二、高校檔案行政管理問題的對策

（一）健全檔案管理制度體系。在高校檔案行政管理工作中，健全檔案管理制度體系是提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要措施，檔案及時歸檔且統(tǒng)一分類以及全面匯總可以保障檔案管理的完整性與規(guī)范性。在構建檔案管理工作機制的基礎上，還需要進一步明確檔案收集、保管、借閱制度，同時，需要制定流程與工作表格，這樣的方式不僅可以保障檔案管理工作有章可循，還能夠促進檔案管理的科學化。另外，高校應適當增加檔案管理資金的投入力度，使檔案存放環(huán)境更加充足，還可以購買相關設備，如打印機、復印機以及掃描儀等，這樣既可以做好檔案管理工作，還能夠提高檔案管理工作效率。同時，需要完善檔案信息化管理制度體系，將管理重點放在電子文件管理過程中，并且保障電子文件檔案管理工作落實到位。在此過程中，檔案管理與電子政務應接軌，保障檔案為學校與社會提供服務。

（二）穩(wěn)定隊伍，提升檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)。針對剛接觸高校檔案管理工作的人來說，因為他們?nèi)鄙傧鄳墓ぷ鹘?jīng)驗，難以將檔案管理工作細致做好。在時代快速發(fā)展的背景下，高校檔案行政管理工作需要創(chuàng)新和優(yōu)化。因此，新入職的檔案管理人員需要對其進行崗前業(yè)務知識培訓，確保其快速熟悉和適應檔案管理工作流程。另外，針對在崗檔案管理工作人員，在對其開展知識業(yè)務培訓與設備使用培訓的基礎上，還應為他們提供交流平臺和學習的機會，不定期開展交流會，這樣既可以讓檔案管理人員互相學習，同時還可以實現(xiàn)共同提高的目標。穩(wěn)定檔案管理隊伍也十分關鍵，規(guī)避頻繁更換工作人員的現(xiàn)象。如果需要更換，則應做好檔案管理交接工作，避免檔案資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）科學且充分利用檔案。檔案管理工作開展的最終目的是全面利用檔案，保障檔案為教學與科研等提供信息，并且為高校領導提供決策依據(jù)，最為重要的是能夠為高校發(fā)展提供檔案信息。在過程中，想要提升檔案的利用效率，需要著重培養(yǎng)檔案工作人員的利用意識與分享意識，且不可將歸檔之后的檔案當成收藏品，應全面分析、匯總檔案資料，構建完善的借閱制度流程，及時發(fā)布相關檔案信息。另外，檔案管理人員需要具有較強的安全意識，優(yōu)化檢閱與歸還制度體系，這樣才可以有效收回檔案資料。

三、高校檔案行政管理模式的創(chuàng)新思考

在高校檔案行政管理工作過程中，應廣泛運用現(xiàn)代化科技。例如將信息化技術運用到檔案行政管理中，借助信息技術來促進檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，這是促進高校檔案行政管理的重要方式。其一，需要強化檔案信息化軟硬件建設水平。高校檔案行政管理工作的開展，想要通過信息化技術來促進工作效率的提升，需要強化檔案信息化軟硬件建設水平，其是信息化檔案管理工作開展的支撐。在此過程中，需要配備檔案管理工作站，將照相機、攝像機、掃描儀和計算機等硬件設備配備齊全。同時，還需要開發(fā)與應用軟件設施，需要選擇適合本校檔案行政管理的軟件，然后將其與校園網(wǎng)進行融合，這樣就可以全面實現(xiàn)檔案信息資源的共享；其二，應依照信息化管理規(guī)則與信息化管理標準來開展高校檔案行政管理，為進一步方便查詢與使用數(shù)字化檔案，檔案采集、整理及調(diào)閱等各項環(huán)節(jié)都需要依照信息化標準來進行編碼。同時需要注意的是，計算機中的編碼格式應與終端機運用軟件相匹配，原始檔案信息目錄應與計算機電子檔案的目錄統(tǒng)一，進行一對一編制，這樣的方式不僅有利于降低故障率，還能夠保障檔案信息儲存單元化目標的實現(xiàn)，重要的是有利于檔案數(shù)據(jù)庫的拓展。另外，計算機電子檔案的儲存和備份系統(tǒng)需要與主系統(tǒng)分別放置，以免出現(xiàn)同時損壞或丟失現(xiàn)象；其三，在5G時代，網(wǎng)絡技術呈現(xiàn)出快速發(fā)展態(tài)勢，在這一基礎上出現(xiàn)了諸多非法網(wǎng)絡人才。因此，為進一步保障高校檔案的完整性與安全性，需要強化檔案安全管理意識，同時充分明確檔案信息化管理過程中可能會出現(xiàn)的風險，促進檔案管理人員信息化管理操作的規(guī)范性與系統(tǒng)性。此外，高校檔案行政管理需要引入專業(yè)能力較強的網(wǎng)絡人才，這樣就可以提升檔案信息化管理的安全性。專業(yè)管理人員應定期對系統(tǒng)更新檢查，安裝防火墻和設置登錄權限，在這種安全的環(huán)境中，可以規(guī)避檔案盜取或檔案非法篡改的現(xiàn)象。同時，高校還應進一步完善和優(yōu)化信息化檔案管理細則，將管理責任落實到位，保障檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會快速發(fā)展的背景下，人們的思想觀念不斷改變，對檔案的重視度隨之提升。針對高校檔案行政管理工作來說，應保障檔案管理工作的多元化發(fā)展，全面探索現(xiàn)行檔案行政管理存在的問題，提出相應的解決措施，從根本上解決高校檔案行政管理中出現(xiàn)的問題，促進檔案管理工作不斷進步與發(fā)展。