文/陜西省一三九煤田地質水文地質有限公司 楊爽

在企業(yè)的生產(chǎn)過程中，檔案管理同時跟進，避免了測繪成果以及核心機密的泄露，不僅能夠優(yōu)化企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，更能補充社會信息系統(tǒng)的需求。檔案整理工作因其數(shù)據(jù)量大且復雜，在工作中應該清楚分類、簡單明了。伴隨著政務工作的開展，檔案保密工作的難度隨之加劇，等級劃分、工作保密制度的完善都亟須解決。公司要嚴格執(zhí)行《保密法》及《測繪成果保密法》的有關規(guī)定，在開發(fā)利用好檔案信息資源的同時，從人員、基礎設施、技術三方面加強保密工作。

一、企業(yè)測繪檔案保密要求和制度

（一）保密要求。沒有取得企業(yè)相關領導部門批準，所有的保密測繪結果不能對外提供。測繪結果的性質不同，不能隨意更改保密的等級、更改保密期限等 （重點是涉及國家測繪信息的保密資料），如果相關企業(yè)在生產(chǎn)中需要借閱、索取密級測繪資料，需要憑借歸口單位的介紹信經(jīng)省級基礎地理信息中心辦理才可。

（二）監(jiān)督。國有企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的檔案眾多，在局部生產(chǎn)過程中無法避免相關工作人員調(diào)取檔案，使用人員的保密素質和意識的欠缺，不僅要通過保密制度宣傳來落實，還需要增加監(jiān)督措施。及時發(fā)現(xiàn)使用人員的不正當調(diào)閱。及時控制導致檔案機密泄露的可能性。整個監(jiān)督流程分為記錄監(jiān)督、調(diào)取監(jiān)督、使用監(jiān)督，在每個流程的監(jiān)督過程中要及時發(fā)現(xiàn)問題處理問題。具體措施：1.做好最基本的制度建設。應該從工作的實際需求出發(fā)，將檔案管理制度分為保密和調(diào)取借閱及利用數(shù)據(jù)和后期維護等。首先明確各部門及工作人員在職責范圍內(nèi)能利用的檔案范圍，在適用范圍中劃分機密等級 （因職務級別調(diào)取檔案的保密級別），在不同企業(yè)或單位使用調(diào)取過程中，規(guī)定不同的審批手續(xù)和核簽方式，讓檔案的使用流程有跡可循。這樣能在很大程度上確保文件不泄密。在具體實施過程中，要不斷完善漏洞，進一步規(guī)范檔案管理使用方面的制度。2.加強監(jiān)督措施。國企的經(jīng)營涉及核心數(shù)據(jù)、成果。公司的地質科技檔案關系著相關施工企業(yè)的總體施工部署、方案、質量等。其中，涉密測繪成果和地質報告的借閱使用和二次開發(fā)利用，必須符合涉密測繪成果保密管理制度，符合自然資源廳以及地理信息局關于涉密測繪資料借閱使用流程和保管標準，符合公司涉密測繪成果保密相關制度，由公司法人整體負責，由總工程師主管，檔案管理部門保密人員直接管理，業(yè)務部門指定保密責任人指導涉密檔案的利用。同時，配備相關硬件設施、專用的移動存儲介質，專用于涉密資料的查閱及開發(fā)利用，保證涉密資料的完整與安全。在保密法律宣傳和保密制度的實施過程中，仍要加強監(jiān)督落實。確保調(diào)取使用檔案的人員，從審批、調(diào)取、使用、歸還、保密這一系列流程是可以直接監(jiān)督的。監(jiān)督過程中需要注意使用人員是否更改、銷毀、涂損，泄露、外用。在重點環(huán)節(jié)，應該增加監(jiān)督力度，合理調(diào)配檔案管理人員，協(xié)同檔案管理保密工作的實施。3.檔案保密管理者與使用者利用檔案的協(xié)同關系。企業(yè)測繪檔案保密是為了保證企業(yè)的良性發(fā)展，而企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營一定會涉及各種信息資源的匯總調(diào)取和分配，這會影響檔案保密與使用者的協(xié)同平衡關系。從實際出發(fā)，檔案就是信息，檔案管理人員必須對檔案和企業(yè)發(fā)展有清晰的認識，不是因為檔案保密而嚴防死守、拒不調(diào)取使用，而是在配合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展中，將檔案的適用范圍進行合理規(guī)劃，選擇性開放檔案：以職務級別（分地點、時間、限制范圍）等合法、合理的使用，跟進檔案使用過程中的協(xié)同關系，促進企業(yè)在生產(chǎn)中的硬性需求，又讓檔案調(diào)取使用更加的合理。協(xié)同關系的利用還應該考慮特殊使用對象的審批、調(diào)取、保密三個階段，配合企業(yè)生產(chǎn)的同時，加大監(jiān)督力度或報備上級領導部門。

二、技術歸檔

（一）交由檔案室管理。企業(yè)的技術人員外出參加工作、學習時，所收集的會議專用資料、測繪信息等文件應在回到工作崗位前交由檔案管理室，方便查閱和使用。此外，個人不得單獨保存、使用文件資料。

（二）技術檔案歸檔管理。技術檔案是企業(yè)測繪以及具體施工階段的核心檔案，其地理信息、測繪信息記錄、測量施工圖紙等都必須經(jīng)過審驗。檔案接收時要核對流程和信息，在具體數(shù)據(jù)的錄入中一定要準確無誤，能夠真實地反映現(xiàn)場信息。錄入完成后制檔，建立歸檔數(shù)據(jù)庫（要求能夠符合數(shù)據(jù)檔案科學化的標準，并且方便抽調(diào)查看），在管理中嚴格把控借閱的流程。在借用檔案時要認真落實借閱手續(xù)和登記，借閱時間內(nèi)要按時歸還消除記錄，嚴禁個人以任何理由將檔案外傳，如有泄、失密的情況，要及時向上級匯報并采取措施。

三、保密工作及開展

（一）企業(yè)測繪密級資料類型和要求。企業(yè)測繪檔案包括測量技術數(shù)據(jù)、測量流程監(jiān)控、現(xiàn)場勘測土質、合同評審檔案、審核數(shù)據(jù)等，而實際取得的數(shù)據(jù)又分為秘密、機密和絕密等。凡是涉及國家地理信息（1:5000到1:500000）比例尺的地形圖、國家四等三角點的和各級GPS點、國家坐標體系及相關的處理技術算法等都是絕密文件類型。在絕密級測繪結果檔案管理中一定要嚴格執(zhí)行以下要求：1.如不是原劃分密級等級的單位，一律不準復制錄用相關資料；2.絕密資料的攜帶、轉發(fā)必須有專人小心處理，時刻保持必要的安保措施，一律不能使用普通快遞進行傳輸；3.在保存絕密測繪結果資料時，確定檔案庫房或相應存儲設備的完善；4.因涉及相關企業(yè)使用而調(diào)取測繪成果的必須按省、市相關要求，經(jīng)上級批復，按照流程備注調(diào)取記錄和約定歸還要求；5.發(fā)現(xiàn)泄露、遺失等必須采取最快的反應措施補救，并及時向上級測繪管理處報備。

（二）劃分保密期限。檔案保管的期限是否為永久和限制期限，需做好分類處理。明確檔案的保存期限應該根據(jù)企業(yè)的實際需要進行劃分，對限期保存的檔案按時銷毀，永久保存的檔案落實好是否涉密及密級。檔案管理人員要確保在檔案保存期間第一時間優(yōu)化調(diào)閱，確保對機密檔案泄露后產(chǎn)生的后果有應對方案。例如企業(yè)的秘密測繪成果中體現(xiàn)國家布防、軍事體系、重要經(jīng)濟生產(chǎn)坐標的，都應定為長期保密期限。企業(yè)的檔案保密工作也應該遵循《國家秘密保密期限的規(guī)定》及企業(yè)《涉密測繪成果保密制度》。

（三）測繪結果保密檔案的調(diào)取。具保密級別的檔案按照企業(yè)生產(chǎn)要求和國家相關要求進行管理。首先，劃分檔案是否涉及企業(yè)生產(chǎn)核心、是否為科研成果、是否會對社會、對國家產(chǎn)生影響；其次，劃分企業(yè)生產(chǎn)使用范圍，再劃分適用人員職務級別。所有涉密檔案的調(diào)閱必須有調(diào)閱目錄和使用期限。在整個調(diào)閱的過程中，要有規(guī)范的流程：1.企業(yè)借調(diào)。企業(yè)借調(diào)實施歸口管理，要求向省級基礎地理信息中心提交相關的申請以及企業(yè)運營范圍和合法營業(yè)證件，經(jīng)批復后備案。在借調(diào)時必須憑借歸口單位的介紹信和正規(guī)的申請表在省、市相關地理處理服務處辦理，索取電子檔案需簽訂相關的許可協(xié)議。2.企業(yè)個人查閱。（1）首先是調(diào)取使用人員的申請，其次是管理人員與企業(yè)領導的批復；（2）由具體生產(chǎn)單位授權調(diào)取范圍與調(diào)取期限；（3）由專業(yè)調(diào)取人員調(diào)取并及時記錄相關借閱抽調(diào)記錄；（4）檔案管理相關工作人員對整個流程進行監(jiān)督，并及時發(fā)現(xiàn)、處理問題。3.涉外調(diào)取。如果因涉外工作或者項目等原因，必須提供測繪結果及相關記錄檔案的，要經(jīng)過市局提出相關的申請，由省測繪相關部門進行批復才可。若要攜帶保密檔案出入境的，也需經(jīng)省保密局批復才能辦理。

（四）紙質測繪涉密檔案的科學管理。企業(yè)測繪結果保密檔案應該有不同的保險機制。在測繪相關檔案歸類、放置的過程中，避免和一般檔案混淆。如果目前存在機密檔案混淆的情況，那原有的混合裝機密檔案不動。有需要調(diào)閱的，只提供相關文本及電子版內(nèi)容，不提供原卷。如有外單位查檔時，必須對不同測繪涉密檔案采取密封封存。檔案的適用范圍和權限做好分類處理，檔案的級別應有什么加密措施等應該明確載錄，分別進行單盒保存和標記。為了避免調(diào)取麻煩和遵守保密機制，可以制定密級文件目錄和相關的涉密文件統(tǒng)計臺賬，在存放管理中編制地點索引，以便達到涉密檔案的科學管理。

（五）電子涉密檔案管理及銷毀。在電子檔案的保密使用過程中，應該遵循誰使用、誰保管、誰負責，同時進行監(jiān)督管理。如果在已有的涉密檔案中出現(xiàn)故障和損毀的，應報備企業(yè)，經(jīng)由保密人員和技術人員進行備份和修復。存儲文件的計算機應該有專業(yè)加密軟件和硬件進行保護，密碼定時更換，在涉密信息調(diào)取和使用過程中，需要對電磁輻射泄密進行防控，不單獨使用保密計算機進行聯(lián)網(wǎng)和消毒。嚴格落實電子文本文檔的銷毀機制，過限制期的檔案要及時銷毀并記錄。需要向上級部門報備銷毀的文件要按規(guī)定流程進行。

四、結語

檔案保密工作較為復雜，保密機制和檔案保密人員的素質極為重要，保密檔案的調(diào)取和相關的管理制度要落到實處。要加大監(jiān)管和預防風險的能力。