陳春花

近年，由于疫情的緣故，很多企業(yè)開啟了線上辦公模式，員工迅速轉(zhuǎn)變成為數(shù)字個(gè)體。為了激活員工的積極性，保證線上辦公與協(xié)同效率，很多管理者都會通過線上會議，進(jìn)行日常工作的溝通。但很多管理者并不知道如何開好一個(gè)會。

本文給大家簡單介紹高效會議的五個(gè)原則，讓會議真正有價(jià)值而非虛假繁忙。

主題一定要明確，會議不是來討論問題的，而是需要解決問題。

如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見才適合開會；方案確定以后要通知大家也可以開會，除此之外不需要開會。開會是達(dá)成共識，而不是討論問題，因?yàn)殚_會討論問題是不會有結(jié)果的。

因此，會議必須有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒有準(zhǔn)備的會議是沒有意義的，這是一個(gè)非常明確的要求。

會議的工作方法決定了公司的兩個(gè)結(jié)果，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。如果這個(gè)方法論不做好的話，公司的效率會十分低下，所以一定不要小看會議的方法論。

開會誰來做主持人？一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人適合來做主持人，因?yàn)橹挥兴艜氡M辦法讓這個(gè)會議有結(jié)果。

如果不是對這個(gè)問題負(fù)責(zé)的人來主持，他可能就會按流程把會議主持完，但是他絕對不關(guān)心會議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

很多公司開會喜歡讓老板來主持，我建議除了戰(zhàn)略會之外，老板都不要主持，因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會是老板的責(zé)任，其他會議都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人來主持。

比如說產(chǎn)品會、經(jīng)營會，其實(shí)都不需要老板來主持，應(yīng)該由主負(fù)責(zé)人來主持。

會議的所有時(shí)間都要約定清楚，這包括以下四個(gè)時(shí)間：

1. 開始和結(jié)束的時(shí)間；

2. 發(fā)言的時(shí)間；

3. 與會者決議達(dá)成共識的時(shí)間；

4. 行動方案確定的時(shí)間。

很多時(shí)候，大家開工作會議只會做出一個(gè)決定。這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動方案也確定下來，就是做什么不做什么。

還有一個(gè)特別需要大家注意的，就是一個(gè)有效的會議建議不要超過30分鐘，最長就是40分鐘。

為什么要這么短？兩個(gè)原因：

第一，來開會的人基本都在重要崗位上，開得越長，公司的成本越高。

第二，解決問題的會議跟時(shí)間長短沒關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會議效率就會越高，所以日常會議一定要短。

開會的目的是要解決具體問題。因此，開會的核心主要是談行動方案，不是談觀點(diǎn)，也不是談問題。

在管理工作中，我們遇到最大的問題是大家陷在問題里。如果你仔細(xì)觀察，會發(fā)現(xiàn)很多公司的會議都是問題導(dǎo)向的——只要有問題，就召開會議，也正因?yàn)槿绱?，企業(yè)內(nèi)部的會議非常多。另外，問題也會層出不窮。

正確的做法是，會議是行動方案導(dǎo)向的。也就是有問題不需要開會，而是明確行動方案才開會。因?yàn)橐詥栴}為導(dǎo)向的會議，往往很難達(dá)成共識，同時(shí)會耗費(fèi)時(shí)間，需要多人參與，這對解決問題而言，不是最好的方式。

要知道，理解和判斷問題應(yīng)該是回到問題發(fā)生地，而不是在會議室。

會議開完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無法把會議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭論并堅(jiān)持各自的見解，恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。

建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子：日常會議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做。

會議工作法是管理者常用的工作方法，但是開會只能證明你比較忙碌，不代表開會是有價(jià)值的。如果開會不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒有意義，我們稱之為虛假繁忙。

所以，希望本文通過高效會議五個(gè)原則的介紹，幫助大家去開一個(gè)好會，通過開好會與團(tuán)隊(duì)形成共同的工作方法，真正發(fā)揮會議的價(jià)值。

本文來自公眾號春暖花開